Baixe Protocolo de Recebimento de Materiais no Hospital Universitário do Vale do São Francisco e outras Notas de estudo em PDF para Materiais, somente na Docsity!
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 1 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/
- SUMÁRIO
- SIGLAS E CONCEITOS ................................................................................................................... 01
- OBJETIVOS.................................................................................................................................... 02
- JUSTIFICATIVAS ........................................................................................................................... 02
- CRITÉRIOS DE INCLUSÃO E DE EXCLUSÃO................................................................................. 03
- PROCEDIMENTOS ....................................................................................................................... 04
- CONFERÊNCIA NO ATO DE RECEBIMENTO ............................................................................... 06
- RECUSA DE RECEBIMENTO ......................................................................................................... 08
- RECEBIMENTO PARCIAL .............................................................................................................. 08
- DESCRIÇÃO DE TAREFAS ........................................................................................................... 09
- ACEITE TOTAL. ........................................................................................................................... 12
- LAÇAMENTO NO SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE – AGHU........................................... 13
- ENCAMINHAMENTO PARA LIQUIDAÇÃO .................................................................................. 17
- FLUXOGRAMA............................................................................................................................ 25
- REFERÊNCIAS ............................................................................................................................ 26
- HISTÓRICO DE REVISÃO ............................................................................................................ 26
- SIGLAS E CONCEITOS AF - Autorização de Fornecimento; AGHU - Aplicativo de Gestão dos Hospitais Universitários; AG - Almoxarifado Geral; DLIH – Divisão de Logística, Infraestrutura e Hotelaria; EBSERH – Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares; HU-UNIVASF - Hospital Universitário da Universidade Federal do Vale do São Francisco;
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 2 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ NE – Nota de Empenho; UA – Unidade de Abastecimento; UAG – Unidade de Abastecimento Geral; UNIVASF - Universidade Federal do Vale do São Francisco;
- OBJETIVOS 3.1. Estabelecer procedimentos para fins de realizar o recebimento de materiais da forma orientada, assegurando que o material entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no contrato e/ou na Autorização de Fornecimento ou documento equivalente, aumentando o controle e a confiabilidade em relação aos fornecedores.
- JUSTIFICATIVAS 4.1. Considerando que o recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de responsabilidade do Almoxarife a conferência dos materiais destinados à Instituição. 4.2. Considerando que as atividades abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. 4.3. Considerando que a função de recebimento de materiais compõe um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. 4.4. Sendo assim, as atividades da UA estão descriminadas neste protocolo com o objetivo de formalizar as ações dentro das normas vigentes de maneira que facilite o trabalho de todos os envolvidos neste processo.
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 4 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ 5.8. HORÁRIO DE EXPEDIENTE: 5.9. Observação: todos com uma hora para o almoço. FUNÇÕES 2ª FEIRA 3ª FEIRA 4ª FEIRA 5ª FEIRA 6ª FEIRA SÁBADO DOMINGO FERIADO PLANTONISTA DIURNO 7:00 às 19: 7:00 às 19: 7:00 às 19: 7:00 às 19: 7:00 às 19: 7:00 às 19: 7:00 às 19: 7:00 às 19: PLANTONISTA NOTURNO 19:00 às 7: 19:00 às 7: 19:00 às 7: 19:00 às 7: 19:00 às 7: 19:00 às 7: 19:00 às 7: 19:00 às 7: ADMINISTRATIVO 01 7:00 às 17: 7:00 às 17: 7:00 às 17: 7:00 às 17: 7:00 às 16: NÃO NÃO NÃO ADMINISTRATIVO 02 8:00 às 17: 8:00 às 17: 8:00 às 17: 8:00 às 17: 8:00 às 17: 8:00 às 12: NÃO NÃO ADMINISTRATIVO 03 8:00 às 18: 8:00 às 18: 8:00 às 18: 8:00 às 18: 8:00 às 17: NÃO NÃO NÃO MOTORISTA 8:00 às 18: 8:00 às 18: 8:00 às 18: 8:00 às 18: 8:00 às 17: NÃO NÃO NÃO 5.10. DEPÓSITO DO ALMOXARIFADO (Código AGHU 01) Depósito do Almoxarifado está localizado na avenida Sete de Setembro, n° 800, Vila Eulália, Petrolina-PE, é um espaço destinado a guarda das mercadorias em atacado que atende as necessidades dos materiais demandados pela unidade de Abastecimento. 5.11. HORÁRIO DE EXPEDIENTE: FUNÇÕES 2ª FEIRA 3ª FEIRA 4ª FEIRA 5ª FEIRA 6ª FEIRA SÁBADO DOMINGO FERIADO ADMINISTRATIVO 01 7:00 às 17:00^ 7:00 às 17:00^ 7:00 às 17:00^ 7:00 às 17:00^ 7:00 às 16:00 NÃO NÃO NÃO 5.12. Observação: Com uma hora para o almoço.
- PROCEDIMENTOS 6.1. O recebimento pode ser subdividido em duas etapas: provisório e definitivo.
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 5 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ 6.2. PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO – O recebimento de materiais não consiste somente no ato de descarregá-los e armazená-los em algum lugar onde exista um espaço livre para posterior utilização. O material adquirido é entregue ao órgão/entidade no local definido, não implicando necessariamente em aceitação. Nesse momento serão realizados procedimentos de conferência para aceitar ou não a carga. Algumas observações devem ser feitas e registradas: 6.3. Ao responsável pelo RECEBIMENTO PROVISÓRIO dos materiais compete preencher o “RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MERCADORIA” (RRM) Fig. 01, no momento que os recebe, preenchendo todos os campos do cabeçalho e os pontos de 1.1 a 1.6, assinalando “SIM” ou NÃO, conforme o questionário. 6.4. Caso algum dos questionamentos seja assinalado “NÃO’, o superior imediato deve ser informado,
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 7 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ Conferência do CNPJ: Exame do CNPJ do destinatário da mercadoria ( 15.126.437/0021-97), na NOTA FISCAL. Conferência quantitativa: verificação se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à quantidade recebida, podendo ser realizada: Pelo volume total da entrega: quando a carga é averiguada em sua integralidade, contabilizando-se todos os itens que foram entregues. Pode ser realizada de duas maneiras: O servidor verifica a Nota Fiscal e, sabendo dos quantitativos dos materiais, faz a contagem da carga para apurar possíveis desvios; O servidor faz a contagem da carga e depois compara com os quantitativos da Nota Fiscal identificando possíveis desvios. Essa técnica é conhecida como “contagem cega”. Conferência da quantidade de volumes: Exame do quantitativo de volumes registrados na NOTA FISCAL em relação ao efetivamente entregue. Conferência qualitativa: análise de qualidade efetuada por meio da confrontação das condições contratadas na proposta do fornecedor com as consignadas na Nota Fiscal pelo fornecedor. Essa análise visa garantir o recebimento adequado do material contratado por meio do exame de suas características dimensionais, específicas e restrições de especificação. Após a conferência dos materiais recebidos no almoxarifado, o almoxarife/servidor ou comissão poderá realizar a recusa total, ou recebimento total ou parcial. OBS.: Nos casos em que o servidor do almoxarifado não tiver conhecimento técnico para aceitar o material, este deverá convocar o demandante ou servidor que possua conhecimento necessário para realização do RECEBIMENTO.
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 8 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ Conferência visual: Exame para constatação de avarias (defeitos), análise da disposição das cargas, observação das embalagens quanto a evidências de quebras, umidade, amassados, dentre outros. Diante destas evidências, as embalagens avariadas deverão ser abertas e seus conteúdos contados e avaliados. Conferência do responsável pelo frete: exame, na nota fiscal, no campo destinado ao responsável pelo frete deverá constar: EMITENTE ou REMETENTE.
- RECUSA DE RECEBIMENTO 8.1. A recusa total consiste na situação em que a carga é recusada pelo almoxarife/servidor ou comissão, compreendendo as seguintes possibilidades: 8.2. Nota Fiscal não confere com a autorização de fornecimento. 8.3. Falta de documentação além da Nota Fiscal, exigível para um dos itens. 8.4. A especificação do item é diferente da constante na proposta de fornecimento.
- RECEBIMENTO PARCIAL 9.1. Nos casos da recusa total há a possibilidade de novo agendamento para entrega. O recebimento total corresponde à situação em que o fornecedor efetua a entrega corretamente, atendendo todos os requisitos de documentação, quantidade e qualidade dos itens, caso em que o recebimento é finalizado. 9.2. O recebimento parcial consiste no aceite da parte “correta” dos itens, retendo a Nota Fiscal e agendando nova entrega para o quantitativo pendente. A Nota Fiscal somente será liberada
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 10 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ Engano por parte da transportadora: De imediato, constatado o equívoco, o responsável pelo recebimento de materiais deve despachar o veículo utilizado para trazer a carga.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
PROVISÓRIO
Compra e/ou documentação contendo incorreções: Deve motivar o contato telefônico com o fornecedor e, dentro do razoável e dos procedimentos legais, tentar regularizar a situação. Não sendo possível sanar as irregularidades, o responsável deve recusar o material e despachar o motorista/entregador.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
DEFINITIVO
Compra com incorreções e documentação regular: Também neste caso deve-se fazer contato com o fornecedor/fabricante e propor alternativas possíveis, sob o aspecto legal, de regularização. Caso a adoção desta medida não seja possível, o responsável deve recusar o recebimento das mercadorias e despachar o motorista/entregador.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
DEFINITIVO
Compra regular e documentação contendo incorreções: Deve-se comunicar o fornecedor, solicitando de imediato a correção dos documentos. Neste momento, o funcionário deve aguardar a possível solução para o empecilho. Caso a adoção desta medida não seja possível, o responsável deve recusar o recebimento das mercadorias e despachar o motorista/entregador.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
DEFINITIVO
Compra e documentação regular: Neste caso o encarregado deve realizar todos os procedimentos com o fito de receber os materiais.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
PROVISÓRIO
As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
PROVISÓRIO
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 11 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ As divergências e incorreções insanáveis, constatadas em relação às condições de contrato, devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade, dentre outros danos.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
PROVISÓRIO
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
PROVISÓRIO
De posse de todos os documentos, o responsável deve proceder à conferência visual, realizar a conferência quantitativa conforme descrito em Nota Fiscal. Ao mesmo tempo, também de posse da Nota Fiscal, o responsável deve iniciar os trabalhos para fins de conferência qualitativa, qual seja, analisar se os itens estão de acordo com as especificações do pedido de compras, se houve eventuais danos ao produto, se existem itens defeituosos ou com integridade física comprometida e, na oportunidade, avaliar o prazo de validade.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
DEFINITIVO
Em se encontrando alguma inconformidade no tocante a conferência qualitativa, seja de imediato ou mesmo após a realização de todos os procedimentos anteriores, deve-se, para tanto, notificar o fornecedor a respeito do que fora encontrado e aguardar um posicionamento do mesmo.
RESPONSÁVEL PELO
RECEBIMENTO
DEFINITIVO
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 13 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/
- LANÇAMENTO NO SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE – AGHU 12.1. O servidor responsável por lançar as informações no sistema AGHU, deverá observar os seguintes passos: 12.2. Verificar se o fornecedor é cadastrado no sistema, não sendo, solicitar o cadastramento ao seu superior. 12.3. Observar se a descrição e a unidade do produto adquirido estão em acordo com o cadastro no sistema. 12.4. Observar se o subitem registrado no empenho corresponde ao que o produto foi cadastrado no AGHU. Caso seja diferente, sinalizar, imediatamente, para seu superior. 12.5. Observando que se trata de um produto novo e que nunca foi cadastrado, deverá solicitar, ao CHEFE DA UNIDADE, autorização para um novo cadastramento e fornecer as seguintes informações: descrição completa e resumida do produto, a unidade de dispensação, o grupo correspondente no AGHU, o grupo correspondente no SIAFI (empenho) e a nota fiscal. 12.6. Procedidos os passos anteriores, o servidor responsável fará os lançamentos pertinentes, no AGHU, quando couber, conforme figuras abaixo: FIGURA 01 – RRM; FIGURA 02 – Gerar Nota de Recebimento; FIGURA 03 – Cadastramento de Material: FIGURA 04 – Desbloqueando Estoque; FIGURA 05 – Lançamento de Lote e Validade;
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 14 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ FIGURA 2 – Gerando Nota de Recebimento;
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 16 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ FIGURA 4 – Desbloqueando Estoque;
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 17 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ FIGURA 5 – Preenchimento de Lote e Validade; 12.7. Deve-se digitalizar as Notas Fiscais, para que os documentos originais possam ser arquivados na Unidade de Abastecimento. Em relação a documentação digitalizada, esta deve ser remetida via “SEI!” para Unidade de Liquidação, para que os processos de liquidação e pagamento da mercadoria sejam efetuados.
- ENCAMINHAMENTOS PARA LIQUIDAÇÃO
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 19 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ 13.7. Preencher os dados: tipo, data, nome da árvore, formato, nível de acesso, anexar arquivo e confirmar dados; 13.8. Tipo, 13.9. Data, 13.10. Nome da árvore, 13.11. Nível de acesso, 13.12. Anexar arquivo,
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DO VALE DO SÃO FRANCISCO Tipo do Documento: PROTOCOLO PRT.001.001 - Página 20 de 27 Título do Documento: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Emissão: 30/01/2020 Próxima revisão: Versão: 01 30/01/ 13.13. Confirmar dados. 13.14. Inserir a NR/AGHU no processo sei; 13.15. Realizar o mesmo caminho do “Inserir NF no processo Sei” alterando apenas o tipo. 13.16. Tipo de documento, 13.17. Após inserir os anexos: NF e NR/AGHU o próximo passo é realizar o termo de aceite definitivo;
