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TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
INTRODUÇÃO
Os termos técnicos utilizados em arquivos são essenciais para o bom desenvolvimento dos trabalhos realizados na área de conservação, restauração, manutenção e criação de arquivos.
O objeto da pesquisa é o estudo dos termos arquivísticos e suas nomenclaturas, abrangendo desde a gestão dos documentos até sua destinação final.
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
ACERVO
Reunião de registros armazenados num arquivo.
ACESSO / POLÍTICA
Desimpedimento, direito de buscar informação e pesquisa numa documentação, porém atendendo as normas e legislações, assim como, o direito à privacidade, a segurança nacional e a ordem pública.
ARMAZENAMENTO
Estocagem de documentos, em locais apropriados que lhe garantam preservação.
ARQUIVAMENTO
Consiste na embalagem e estocagem de documentos de forma adequada a sua conservação, proteção, facilitando seu manuseio e obedecendo a uma ordem estabelecida.
ARQUIVÍSTICA
Ciência, conhecida como arquivologia, tem como objeto o estudo dos arquivos, seus princípios e técnicas, sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
Disciplina que permite a gestão da informação orgânica, de três maneiras:
- Unicamente administrativa - principal preocupação com o valor primário do documento;
- Tradicional - dá ênfase o valor secundário do documento;
- Integrada - maneira nova e englobante, ocupando-se simultaneamente com o valor primário e secundário do documento.
ARQUIVO CORRENTE
Constituído de documentos em movimentação ou freqüentemente consultado, exclusivo do órgão produtor. Seu uso apresenta valor primário, atendendo aos objetivos de sua criação.
Unidade ou órgão responsável pelo arquivo corrente.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos,
sua destinação final.
Unidade ou órgão responsável pelo arquivo intermediário.
ARQUIVO PERMANENTE
Constituído de documentos de guarda permanente em razão do seu valor histórico informativo e probatório. Seu uso apresenta um valor secundário de testemunho e informação.
Unidade ou órgão responsável pelo arquivo permanente
AVALIAÇÃO
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Serie de etapas na qual passam os documentos, caracterizados em intervalos de tempo, de acordo com a freqüência da sua utilização. A vida dos documentos de arquivo são divididas em três intervalos de tempo: a atividade, a semi-atividade e a inatividade.
CLASSIFICAÇÃO
Organização da qual a instituição gestora visa a disposição dos documentos de um arquivo, podendo haver restrição ou não quanto ao acesso e uso dependendo das normas e legislações vigente.
CONSERVAÇÃO
Papel da arquivística que tem por destinação garantir aos documentos de arquivo, condicionamento, armazenamento, preservação e restauração.
CONTENCIOSO ARQUIVÍSTICO
Conflito de jurisdição arquivística.
DATAS-LIMITE
Dados que identificam a cronologia da unidade de arquivamento, indicando datas de início e término do período que contém os documentos.
DESCRIÇÃO
Constituídos de procedimentos, que partindo de elementos formais e de conteúdo, permitem identificar o acervo arquivístico e elaborar instrumentos de pesquisa.
DESTINAÇÃO
Registro do ciclo de vida dos documentos, elaborado após análise e aprovação por autoridade competente, determinando o prazo de guarda, transferência, recolhimento, eliminação e reprodução dos documentos.
TEORIA DAS TRÊS IDADES
Teoria na qual os arquivos passam por três períodos distintos de arquivamento, dependendo de seu uso: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Conjunto de caracteres utilizados para estudar os tipos documentais.
VALOR PRIMÁRIO
Valor que o documento apresenta para atender a finalidade de sua criação, com vista ao uso para fins administrativos, legais e fiscais.
VALOR PROBATÓRIO
Valor que possuem os documentos que envolvam direitos, prova ou testemunho, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade.
VALOR SECUNDÁRIO
Com fins, diferentes para os quais foram originados, tem em vista o uso do documento como fonte de pesquisa, informação para o próprio serviço e para terceiros.
VIGÊNCIA
Tempo na qual os documentos possuem validade, obedecendo a um ciclo de vida e uma tabela de temporalidade.
CONCLUSÃO
No decorrer do trabalho, observei o quanto as terminologias do curso de Arquivologia são importantes para os estudantes arquivistas e para profissionais que atuam diretamente com documentos de arquivos e a informação em geral.
Ter conhecimento sobre palavras como acervo, fundo, organicidade dentre outras, contribuiu para melhor entendimento das aulas do curso.
É muito importante para qualquer ramo de atividade, que o profissional consiga entender o maior número de palavras técnicas referente ao seu trabalho, atingindo melhor atuação e realização na sua área.
BIBLIOGRAFIA
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- (disponível): http://www.pmatozo.hpg.ig.com.br/artigos4.htm (12/11/02).
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CASTILHO, Ataliba Teixeira de. A sistematização de arquivos públicos, Campinas, 1991.
HOUAISS, Antônio, VILLAR, Mauro de Salles. Mini Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa. 1ª edição. Rio de Janeiro: Objetiva, 2001.
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Portugal , Lisboa: Publicações Dom Quixote. 1990.
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA. (disponível): http://www.coc.fiocruz.br/areas/dad/ guia_acervo/glossario.htm (6/11/02).
