Comunicação na Organização: Tipos, Importância e Barreiras, Teses (TCC) de Gestão Empresarial

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FACULDADE EDUCAMINAS

AMANDA LIMA BARROS

TEORIAS E ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO ESSENCIAIS PARA A

GESTÃO E MANUTENÇÃO DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL

SAUDÁVEL

CONCEIÇÃO DO JACUÍPE / BA

FACULDADE EDUCAMINAS

AMANDA LIMA BARROS

TEORIAS E ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO ESSENCIAIS PARA A

GESTÃO E MANUTENÇÃO DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL

SAUDÁVEL

Artigo Científico apresentado à instituição EducaMinas, como parte das exigências de Pós-graduação do curso de Gestão Hospitalar e Gestão Empresarial. Orientador: CONCEIÇÃO DO JACUÍPE / BA 2022

RESUMO

Este trabalho informa sobre o quão importante é a comunicação interna, a relação humana, assim como as suas motivações entre seus colaboradores. A boa relação e a boa comunicação é uma prática essencial para o funcionamento correto da organização, e para a qualidade de vida do trabalhador, pois, é a partir desse diálogo interno e dessa confirmação de informações verdadeiras, feedback entre os trabalhadores, seja ele de qualquer nível hierárquico, que se consegue alcançar as metas estabelecidas pela organização, com bons resultados desde o começo do processo, com eficiência e eficácia, sem que haja desgaste físico e mental. Esses líderes, em nível hierárquico mais elevado, têm a incumbência de liderar seus contratados com o entendimento da importância que cada indivíduo tem, para o êxito do resultado esperado pela instituição, como um todo. Essa prática estabelecida por muitas empresas tem o intuito de favorecer, positivamente, a convivência no ambiente de trabalho, buscando manter o bom desempenho dos seus colaboradores, mantendo o colaborador comprometido com a organização e aumentando o conhecimento social e pessoal dos demais envolvidos na laboração. PALAVRAS-CHAVE: Motivação; Relações humanas; Comunicação organizacional; Feedback; Qualidade de vida no trabalho

SUMÁRIO

• Introdução …...………………………………………………………………………………
• Teoria de Maslow ……………………………………………………………………………
• Teoria de Mayo ………………………………………………………………...……………
• 1. Conceito de comunicação …...………...………………………………………....….
  • 1.1 Tipos de comunicação ……………………………………………….………
  • 1.2 Tipos de comunicação organizacional .....…………………..……....……….
• 2. Fluxos de comunicação ……………………………………………………………...
  • 2.1 Comunicação interna e seus fluxos …………………………………………..
• 3. Comunicação formal e informal ...……………………………….…………………..
• 4. Tipos de redes de comunicação formal …………...………………………….………
• 5. Comunicação interna …………………………………………………………………
• 6. Conceito de barreiras de comunicação …………….……………………………...…
  • 6.1 Tipos de barreiras de comunicação/interferências ………………………..…
  • 6.2 Origem das barreiras …………………………………………………………
• Janela de Johari - os 4 EUs ……………………...……..…………………………...………..
• 7. Feedback ……………………………………..………………………………….…...
  • 7.1 Tipos de feedback …………………….………………………………………
  • 7.2 Etapas do feedback …………………….…………………………………..…
• Cultura organizacional e clima organizacional/interno ………………………………………
• Qualidade de vida no trabalho ……………………………………………...……………......
• Conclusão ………………………………………………………………………………....….
• Referências ……………...……………………………………………………………………

TEORIA DE MASLOW

Abraham Harold Maslow , foi um grande professor e psicólogo, referência na psicologia humanista, norte americano, descendente de russos e judeus, estudou sobre sexualidade humana, também estudava o comportamento humano e o que os influenciavam. Sua primeira pesquisa foi feita em macacos, sobre dominância entres grupos de macacos e humanos, onde suas conclusões foram divulgadas em 1954, conhecida como a Teoria da Motivação Humana. Partindo do entendimento da Pirâmide de Maslow ou da Teoria da Hierarquia das Necessidades Humanas, inspirada em um conceito psicológico bastante difundido entre os gestores; embasada nas necessidades humanas, dividida em níveis hierárquicos, sendo que a cada nível o ser humano é motivado por algo que ainda não foi conquistado e que o próximo nível lhe trará maior satisfação. A motivação funciona nos indivíduos como desejo e receio, tendo cada pessoa necessidades, valores sociais e objetivos diferentes, sendo que o resultado alcançado gera um comportamento diferenciado em cada ser humano. ( CHIAVENATO , 2004) Um dos grandes desafios do administrador é motivar as pessoas. Motivação é o desejo de exercer altos níveis de esforços em direção a determinados objetivos organizacionais, condicionados pela capacidade de satisfazer objetivos pessoais. ( CHIAVENATO , 2020.) A Pirâmide de Maslow expõe o que motiva e o que é necessário para manter a satisfação e afinco do indivíduo; ela é dividida em três níveis de necessidades e satisfação humana, são eles: nível primário, nível secundário e nível terciário. Na necessidade primária é a busca pela sobrevivência, um elemento intrínseco, que está no primeiro nível, é a base da pirâmide e nela se encontram as necessidades fisiológicas que são itens essenciais para a sobrevivência; saciar a sede, saciar a fome, qualidade de sono, satisfação sexual. No segundo nível, que também são necessidades primárias, está a segurança e a autopreservação; a segurança física do indivíduo e de seus familiares, habitação, a estabilidade profissional, a estabilidade financeira.

No terceiro nível, são as necessidades psicológicas, tidas como necessidades secundárias, essas visam a satisfação como ser humano, o bem-estar social em conjunto com o meio. Nesse nível é o momento em que percebemos o predomínio da carência psicológica e das necessidades sociais; são os relacionamentos entre as pessoas, seja esse relacionamento social ou amoroso, o indivíduo busca afeto, é esperado aceitação e validação enquanto ser, é desejável ser visto como insubstituível pelo outro, uma forma de reconhecimento individual de pertencimento a um grupo distinto, nesse momento o ser quer se sentir valorizado, tanto no âmago familiar, quanto no social. A cada etapa realizada, seus desejos serão transmitidos para o próximo nível fazendo com que o nível anterior já não seja desejado, apesar de ter sido importante no decorrer do processo e no momento presente do mesmo, sendo que as próximas etapas não existirão sem as anteriores. E nessa escalada de níveis, o indivíduo vai se sentir cada vez mais motivado a dar o próximo passo, fazendo sentir-se valorizado e realizado. TEORIA DE MAYO George Elton Mayo , foi um psicólogo australiano, professor, sociólogo e pesquisador, contratado por uma fábrica (Western Electric Company) para experimentos com os operários, comparando a produtividade e as condições físicas as quais os funcionários eram condicionados. Conhecido como pai da Relações Humanas, por sua Teoria das Relações Humanas, onde foi realizada a Experiência de Hawthorne, solicitada pelo Conselho Nacional de Pesquisa dos Estados Unidos ((National Research Council), entre 1927 e 1932, pondo em dúvida a Teoria Clássica da Administração. Mayo conduziu uma pesquisa em uma indústria têxtil com elevadíssima rotatividade de pessoal [...] e que havia tentado inutilmente vários esquemas de incentivos salariais. Mayo introduziu um intervalo de descanso, delegou aos operários a decisão sobre horários de produção e contratou uma enfermeira. Em pouco tempo, emergiu um espírito de grupo, a produção aumentou e a rotatividade do pessoal diminuiu. ( CHIAVENATO , 1979)

Ao mesmo tempo em que esses trabalhadores formam subgrupos com regras próprias comportamentais, seguem as regras e normas da organização. É de entendimento de todos que, de forma a ser recompensado e ter um valor social entre os membros do grupo, que esse acordo não seja desrespeitado, e assim vão adquirindo comportamentos e valores de acordo com aquilo para se assemelhar ao outro. Quanto às relações humanas , são elos, vínculos desenvolvidos através da convivência, seja em rotinas diárias, familiar ou de trabalho. Mediante essas relações com o próximo é que esses indivíduos são influenciados, estimulados, e encorajados a expor suas opiniões e mudar suas atitudes, expressando-se de maneira a ser compreendido, com o intuito de desenvolver uma relação harmoniosa no seu meio. Em relação à importância do conteúdo do cargo , a especialização não é tão eficiente quanto se presume, a rotatividade das atividades é mais importante. O trabalhador não se torna mais eficiente com o trabalho repetitivo, isso é visto como um trabalho maçante, com isso as atitudes e satisfação com o trabalho são diminuídas. Enfatizando os aspectos emocionais , esses são vistos com mais atenção, entende-se que emoções e sentimentos são valores a agregar na relação entre o empregador e o empregado. Portanto, a ênfase passou a ser dada às pessoas que participam ou trabalham nas organizações e não mais na tarefa ou estrutura organizacional. Isto foi possível devido ao desenvolvimento das ciências humanas, principalmente a Psicologia do Trabalho ( CHIAVENATO , 1979). Concluiu-se que para uma produção eficiente depende não somente do fator fisiológico, mas, do envolvimento social entre os funcionários, que seu comportamento em relação ao trabalho se firma a partir do que é definido e defendido pelos grupos informais aos quais eles pertencem, é estimada a boa convivência entres os indivíduos. A troca de funções evita o cansaço da repetição do trabalho, e seus sentimentos e emoções são compreendidos.

1. CONCEITO DE COMUNICAÇÃO

A comunicação sempre foi algo muito presente na humanidade, desde sempre, pois, era através de desenhos que os povos primitivos se comunicavam. A comunicação é o meio usado no dia-a-dia, para passar adiante informações, desejos, ideias e conceitos; transmitir informação entre duas pessoas ou mais, de forma clara e objetiva, seja ela de forma oral/verbal, escrita e visual, visto que, são esses os principais e mais importantes tipos de comunicação organizacional. Com a tecnologia, os meios de comunicação tornaram-se mais rápidos em sua transmissão e têm maior visibilidade. Comunicar é ter atitude. A comunicação é uma atividade administrativa, constituindo-se em dois propósitos. O primeiro é repassar as informações com clareza para que as pessoas possam realizar bem suas tarefas. O segundo é promover a motivação, cooperação e satisfação das pessoas nos seus respectivos cargos. ( CHIAVENATO , 2000) Comunicação é a transmissão de uma informação de uma pessoa para a outra ou de uma organização para a outra. A comunicação é o fenômeno pelo qual um emissor influencia e esclarece um receptor… com a intenção de influenciar o comportamento. ( CHIAVENATO ,

Comunicação são ideias compartilhadas, discutidas, analisadas e definidas, com a finalidade de chegar a um consenso sobre o que e como serão definidos os objetivos e metas, visando o bem geral e o bom funcionamento da organização. É importante você não confundir comunicação com o conceito platônico de participação. Dois ou mais elementos com as mesmas propriedades não significa comunicação, mas participação. Também é importante que você não confunda comunicação com uma espécie de ação ou hábito coletivo. Comunicação não significa “ter algo em comum” por ser da mesma comunidade. A comunicação é um processo bem delimitado no tempo e não se confunde com a convivialidade. ( MARTINO , 2013) A comunicação tem como propósito repassar informações claras e verdadeiras com a finalidade de ter como resultado um trabalho eficaz, ademais, promove a motivação, satisfação e cooperação dos envolvidos.

A comunicação é essencial para que o grupo possa transmitir dados/informações para que as ações necessárias ocorram de uma maneira correta visando o bom funcionamento da organização e o bem estar dos funcionários. A boa comunicação, atualmente, é uma habilidade imprescindível no mercado de trabalho. É válido ressaltar que existem várias linguagens utilizadas na transmissão de dados, variados tipos de comunicação. O meio de comunicação é o recurso empregado para que essa mensagem seja difundida e compreendida pelo receptor. É Interessante, também, que os envolvidos saibam sobre a cultura local para auxiliar na interpretação dos dados ou informações recebidas. Os elementos que constituem a comunicação são: ● Emissor - que produz/emite o comunicado, o transmissor; ● Canal - o meio de veiculação do comunicado; fala, livro, tv…; ● Código - conjunto de signos usados na linguagem utilizada; ● Mensagem - a informação transmitida, comunicado; ● Contexto - o assunto referente, a situação, o fato; ● Receptor - quem recebe a mensagem transmitida, o destinatário, o intérprete do comunicado. 1.1 TIPOS DE COMUNICAÇÃO Comunicação verbal/oral , é comunicação através da fala, é o tipo de comunicação mais comum. A linguagem de sinais, também, é uma comunicação oral. A comunicação verbal é rápida, de grande importância e eficiência. Comunicação não-verbal/corporal , é a comunicação que usa a linguagem corporal, por meio de gestos (mímicas) e expressões faciais. Com essa comunicação somos capazes de entender pensamentos e sentimentos do outro. Comunicação alternativa e aumentativa (AAC) , quando o emissor precisa utilizar como canal de comunicação um sistema chamado de Assistive Context-Aware Toolkit (ACAT), sistema esse que, através de movimentos faciais consegue codificar os dados

emitidos e transformá-los em uma voz artificial para que essa informação seja entendida pelo receptor. Chamado de Assistive Context-Aware Toolkit (ACAT), a ferramenta permite que os usuários usem computadores com poucos movimentos físicos — tanto que ela foi desenvolvida para Hawking, que possui esclerose lateral amiotrófica (ALS). O físico Stephen William Hawking , usava o ACAT para transformar os movimentos faciais em texto e, posteriormente, voz. A ferramenta é constituída por três partes: um sensor infravermelho ou uma webcam que detecta os movimentos faciais, uma interface que seleciona letras para formar palavras e um software de predição para entender a mensagem que o usuário deseja passar. (https://www.tecmundo.com.br/intel/85030-software-fala-stephen-hawnking- disponivel-gratuitamente.htm#:~:text=Chamado%20de%20Assistive%20Co ntext%2DAware,esclerose%20lateral%20amiotr%C3%B3fica%20(ALS) A versão mais recente, desenvolvida pela Intel e cedida a Hawking em 2013, rastreia o movimento dos olhos do cientista para gerar palavras, embora o cientista tenha afirmado em seu site oficial que preferia usar o "cheek tracking" (rastreamento da bochecha) para utilizar a interface ACAT (Sistema desenvolvido pela Intel). (https://pt.wikipedia.org/wiki/Stephen_Hawkin) Comunicação escrita , são os símbolos, números e letras utilizados na transmissão dos dados, com esse tipo de comunicação é possível compartilhar a informação para um maior público e obter registros dos dados dispostos. Comunicação visual , é uma comunicação inclusiva e atrativa, um tipo de comunicação de simples entendimento, utiliza imagens, gráficos, tabelas, desenhos para a transmissão da mensagem. 1.2 TIPOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Comunicação organizacional , o processo de comunicação que ocorre no contexto da organização, são os recursos e os meios que a organização dispõe através de uma gestão estratégica, eficiente e funcional, com o propósito de interagir com os colaboradores e com o público alvo, que é a parte interna e externa da empresa; a boa estratégia comunicativa,

2. FLUXOS DA COMUNICAÇÃO

Fluxo descendente - comunicação vinda do topo da pirâmide do setor presidencial, setor gerencial, setor de liderança, para o setor técnico/operacional. Fluxo predominante na maioria das empresas, pode haver ruídos no canal de transmissão. Fluxo ascendente - comunicação feita do setor operacional para a base da pirâmide, do setor técnico/operacional para a liderança, gerencial, presidencial. Canal com feedback; escutas. Transversal/diagonal - são as mensagens trocadas entre um superior e seus colaboradores de áreas distintas. Fluxo que transmite informações em todas as direções, nas mais variadas posições de fluxos encontradas na organização. Todos recebem a mesma informação, diretores, gestores, líderes e liderados. Fluxo circular - onde todos tem o poder de falar e ser ouvido, de demonstrar suas ideias. Fluxo raro entre as empresas. É um fluxo de fácil comunicação entre os níveis e setores. Fluxo horizontal/lateral - comunicação entre os setores do mesmo nível organizacional, informações passadas de um órgão empresarial para outro. Fluxo vertical - comunicação entre os diferentes níveis hierárquicos, a informação pode ser do topo para a base, ou da base para o topo. 2.1 COMUNICAÇÃO INTERNA E SEUS FLUXOS Na comunicação interna existem dois principais tipos de fluxo, a horizontal/lateral e a vertical. Comunicação horizontal/lateral é a integração entre membros da equipe com o mesmo nível hierárquico, mesmo que esses membros sejam de setores diferentes, é a interação e troca de assuntos e experiências diárias em relação ao trabalho. Comunicação vertical diz respeito aos grupos de diferentes níveis hierárquicos, nelas as comunicações podem partir desde, dos líderes aos liderados, ou de liderados aos líderes. São comunicações de direções diferentes, classificadas como fluxo descendente e ascendente. O fluxo

descendente são as comunicações vindas do ápice, do topo da pirâmide hierárquica, ou o mais próximo a ele, para a base, dos líderes para os liderados; são os comunicados, as reuniões, as solicitações de metas e demandas. O fluxo ascendente a comunicação parte da base para o topo, liderados para os líderes; são as planilhas, relatórios, sugestões, solicitações, ideias, reclamações. Tais fluxos contribuem para um ambiente em que todos possam se expressar, expondo suas ideias e interagindo visando o bem estar, o crescimento pessoal e organizacional.

3. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL São as formas as quais as informações circulam naquele meio, ou entre os diversos grupos. São comunicações entre si, configurações de redes compostas para a transmissão de mensagens. As estruturas de grupo podem ser descritas entre os seus membros, ou seja, pelas redes de comunicação. ( TEIXEIRA , 2010) Existem dois tipos de comunicação que predominam nessas redes, as formais e informais. A comunicação formal é a transmissão de mensagem por canais estabelecidos, através de vias formalizadas pela empresa; por meio de ofícios, e-mail corporativo, informativo, memorando etc. Normalmente, é usada a comunicação escrita. A comunicação informal , também chamado de “rádio peão” ou “rádio corredor”, é a comunicação que utiliza a linguagem sem formalidades preexistentes, o canal mais utilizado é o verbal/oral e não-verbal/corporal; é a conversa do dia-a-dia entre parceiros de trabalho, em qualquer ambiente, os diálogos nas confraternizações da empresa. Com esse tipo de comunicação , é preferível que tenha cuidado antes de divulgar a mensagem entre os grupos, pois, caso sejam informações inverídicas pode gerar rumores dentro da empresa trazendo desconforto ao ambiente organizacional. A Rede de Rumores é uma rede de comunicação informal que possui três características: a maioria dos funcionários a considera a mais confiável, não está sob o controle dos gestores da empresa e é amplamente utilizada para atender aos interesses de alguns deles. A Rede de Rumores, por ser informal, é extremamente rápida e pode levar uma determinada informação a muitas pessoas em um curto período de tempo. Um rumor

5. COMUNICAÇÃO INTERNA

A comunicação interna é um conjunto de atividades efetuadas por uma organização para a criação e manutenção de boas relações com e entre os seus membros, através do uso de diferentes meios de comunicação que os mantêm informados, integrados e motivados para contribuir com o seu trabalho para que se alcancem objetivos organizacionais. ( MARQUES ,

A interação entre as pessoas e a empresa é fundamental para estabelecer um bom relacionamento interno e, para evitar possíveis conflitos entre as diferenças de pensamentos e ideias dentro da organização. É importante a conciliação de interesses das pessoas com os da empresa, para que ambos sejam bem sucedidos. Para isso acontecer a comunicação interna é imprescindível. A comunicação interna organizacional é um canal muito importante para a boa convivência entre líderes e liderados, ocorre entre empresa e empregados, tendo um papel motivacional que tem como objetivo, além de motivar, estimular, promover, difundir ideia entre os colaboradores, orientando sobre a visão, a missão e os valores da organização para que o ambiente de trabalho se torne agradável. Cultivar a boa prática da corporação é manter as informações claras e objetivas para seus receptores, promover a conscientização sobre futuras ações, compartilhar informações, aproximar as equipes e departamentos, proporcionando a motivação entre os membros e assim, o fortalecimento das relações. Esse entrosamento assegura o melhor entendimento das mensagens transmitidas, o melhor resultado das atividades e garante um ambiente sadio na organização. A comunicação interna pode ser compreendida como uma área ou sistema dedicado ao fluxo de informações e conteúdo dentro de uma organização, com foco em seu público interno, por meio de canais oficiais ou informais da companhia. ( MAXIMIANO , 1992) O treinamento cultural e a familiarização com essas diversidades são essenciais (…) o ajuste melhora com um treinamento sobre a cultura e melhor relacionamento com as pessoas (… ). ( MILKOVICH e BOUDREAU , 1999) É preciso saber qual a cultura interna da empresa, a cultura do ouvinte e a capacidade de entendimento desses colaboradores para que a comunicação interna seja efetiva, pois culturas diferentes podem deturpar essa comunicação.

Especificamente na Comunicação Interna, temos que relacionar uma série de elementos como, por exemplo, o fluxo de informações, a eficácia dos meios de comunicação existentes e a valorização dos funcionários. É preciso ainda, avaliar os pontos fortes e fracos de cada tópico, priorizar os temas mais importantes e concentrar esforços no desenvolvimento de metas e linhas estratégicas para melhorar o desempenho de cada item, aproveitando as oportunidades e evitando possíveis ameaças ( MELO , 2006). Em toda empresa há situações de trabalho que precisam ser compartilhadas com duas ou mais pessoas, para que tais situações possam ser executadas de forma amigável necessita de uma boa interação dos colaboradores, desenvolvendo assim a comunicação, cooperação, respeito e amizade ( MOSCOVICI , 1985) A comunicação interna é um elemento essencial para o bom convívio dentro da organização, a cooperação e empatia são meios de incentivo para os grupos, Todos precisam estar comprometidos com o processo organizacional para que seja estabelecido, através desses canais, a confiança e o engajamento, a relação humanizada entre empresa, colaboradores/funcionários e/ou clientes/pacientes. A política de comunicação interna, ainda deve se fazer presente no momento de desligamentos para o real entendimento entre as partes que o processo foi feito com o máximo de lisura possível e dentro daquilo que já era sabido e combinado previamente. ( GOMES ,

6. CONCEITO DE BARREIRAS DE COMUNICAÇÃO Entende-se por barreiras de comunicação, quando a informação que é passada de uma pessoa para a outra, ou para um grupo, não é efetiva, não chega ao seu destino final, não é passada de uma forma clara e objetiva, chegando ao seu receptor de uma forma errônea; as informações que não foram bem interpretadas, que foram deturpadas, ou chegaram incompletas após o processo de transmissão e interpretação (codificação e decodificação), a mensagem que teve sua transmissão interrompida ou não foi captada pelo receptor.