tcc controle de estoque, Teses (TCC) de Administração Empresarial

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FACULDADE NOVO ATENEU DE GUARAPUAVA

CONTROLE E ANÁLISE DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA

MARY ART VIDROS E CRISTAIS DE SEGURANÇA.

“O sucesso impõe mudanças, da mesma forma que o fracasso. O êxito gera novas condições, e as novas condições não raro requerem instituições diferentes e outros procedimentos operacionais para assegurar o êxito.” Lester Thurow

• LISTA DE QUADROS...................................................................................................
• RESUMO.....................................................................................................................
• ABSTRACT.................................................................................................................
• INTRODUÇÃO............................................................................................................
• 1 REVISÃO DO PROJETO INICIAL.........................................................................
• 1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA..................................................................................
• 1.1.1 Problema..........................................................................................................
• 1.2 OBJETIVOS........................................................................................................
• 1.2.1 Objetivo Geral...................................................................................................
• 1.2.2 Objetivos Específicos.......................................................................................
• 1.3 JUSTIFICATIVA..................................................................................................
• 1.4 METODOLOGIA.................................................................................................
• 1.4.1 Perspectivas de Estudo....................................................................................
• 1.4.2 Delimitação do Estudo.....................................................................................
• 1.4.3 Limitações do Estudo.......................................................................................
• 1.5 RECURSOS........................................................................................................
• 1.5.1 Humanos..........................................................................................................
• 1.5.2 Físicos..............................................................................................................
• 1.5.3 Materiais...........................................................................................................
• 1.5.4 Financeiros.......................................................................................................
• 1.6 REVISÃO DA LITERATURA...............................................................................
• 1.7 CRONOGRAMA..................................................................................................
• 2 REFERENCIAL TEÓRICO....................................................................................
• 2.1 CONCEITO DE ESTOQUE................................................................................
• 2.1.1 Gestão de Estoque...........................................................................................
• 2.1.2 Funções da Gestão de Estoque.......................................................................
• 2.2 MENSURAÇÃO E CONTROLE..........................................................................
• 2.2.1 Controle de Nível de Estoque..........................................................................
• 2.2.1.1 Razões para manter altos níveis de estoque................................................
• 2.2.1.2 Razões para manter baixos itens de estoque...............................................
• 2.2.2 Inventário Físico...............................................................................................
• 2.2.2.1 Fraudes e adulterações.................................................................................
• 2.2.3 Codificação dos Materiais................................................................................
• 2.2.4 Código de Barras..............................................................................................
• 2.2.5 Modelo Kardex de Controle de Estoque..........................................................
• 2.2.6 A Curva ABC Para Gerenciamento de Estoque..............................................
• 2.2.7 Métodos de Controle de Estoque.....................................................................
• 2.2.7.1 Método de empurrar estoques......................................................................
• 2.2.7.2 Método de puxar estoques............................................................................
• 2.3 MUDANÇA ORGANIZACIONAL.........................................................................
• 2.3.1 Mudança e Aprendizagem...............................................................................
• 2.3.1.1 Razões para realizar mudanças...................................................................
• 2.3.2 Desenvolvendo Mudanças...............................................................................
• 2.3.3 Mudanças na Cultura Organizacional..............................................................
• 3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA.....................................................................
• 3.1 PRODUTOS FABRICADOS...............................................................................
• 3.1.1 Vidro temperado: características.....................................................................
• 3.1.2 Vidro laminado: características........................................................................
• 3.2 HISTÓRIA DA EMPRESA...................................................................................
• 3.3 OBJETIVO DETALHADO...................................................................................
• 3.3.1 Missão..............................................................................................................
• 3.3.2 Visão.................................................................................................................
• 3.4 PERFIL DOS COLABORADORES.....................................................................
• 3.5 ESTRUTURA DA EMPRESA.............................................................................
• 3.5.1 Organograma...................................................................................................
• 3.5.2 Layout...............................................................................................................
• 3.6 GERÊNCIA..........................................................................................................
• 3.6.1 Políticas Gerenciais..........................................................................................
• 3.7 ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS E COMPETÊNCIAS.....................................
• 3.7.1 Estratégias........................................................................................................
• 3.7.1.1 Excelência operacional..................................................................................
• 3.7.2 Competências...................................................................................................
• 3.7.2.1 Distintivas.......................................................................................................
• 4 INTERPRETAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS......................................................
• 4.1 DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL........................................................................
• 4.1.1 Recursos Humanos..........................................................................................
• 4.1.1.1 Organização do setor....................................................................................
• 4.1.1.2 Objetivos do setor..........................................................................................
• 4.1.1.3 Recrutamento e seleção de pessoal.............................................................
• 4.1.1.4 Treinamento e desenvolvimento de pessoal.................................................
• 4.1.1.5 Administração de cargos e salários..............................................................
• 4.1.1.6 Avaliação de desempenho............................................................................
• 4.1.1.7 Higiene e segurança no trabalho..................................................................
• 4.1.1.8 Estrutura de benefícios sociais......................................................................
• 4.1.1.9 Avaliação global da área de recursos humanos...........................................
• 4.1.1.10 Listagem dos problemas encontrados..........................................................
• 4.1.1.11 Considerações finais desta etapa.................................................................
• 4.1.2 Área de Vendas................................................................................................
• 4.1.2.1 Organização do setor....................................................................................
• 4.1.2.2 Pesquisa........................................................................................................
• 4.1.2.3 Mercado de atuação......................................................................................
• 4.1.2.4 Planejamento de vendas...............................................................................
• 4.1.2.5 Promoção e propaganda...............................................................................
• 4.1.2.6 Controle das vendas......................................................................................
• 4.1.2.7 Análise das vendas........................................................................................
• 4.1.2.8 Faturamento e cobrança...............................................................................
• 4.1.2.9 Avaliação global da área de vendas.............................................................
• 4.1.2.10 Listagem dos problemas encontrados na área de vendas...........................
• 4.1.2.11 Considerações finais desta etapa.................................................................
• 4.1.3 Produção..........................................................................................................
• 4.1.3.1 Organização do setor....................................................................................
• 4.1.3.2 Máquinas e equipamentos............................................................................
• 4.1.3.3 Pessoal, higiene e segurança no trabalho....................................................
• 4.1.3.4 Processo produtivo........................................................................................
• 4.1.3.4.1 Vidro temperado.........................................................................................
• 4.1.3.4.2 Vidro laminado............................................................................................
• 4.1.3.5 Controle de qualidade...................................................................................
• 4.1.3.6 Avaliação global da área de produção..........................................................
• 4.1.3.7 Listagem dos problemas encontrados na área de produção........................
• 4.1.3.8 Considerações finais desta etapa.................................................................
• 4.1.4 Materiais...........................................................................................................
• 4.1.4.1 Organização do setor....................................................................................
• 4.1.4.2 Compras........................................................................................................
• 4.1.4.3 Estoque..........................................................................................................
• 4.1.4.4 Expedição e transporte..................................................................................
• 4.1.4.5 Avaliação global da área de materiais..........................................................
• 4.1.4.6 Listagem dos problemas encontrados na área de materiais........................
• 4.1.4.7 Considerações finais desta etapa.................................................................
• 4.1.5 Finanças...........................................................................................................
• 4.1.5.1 Organização do setor....................................................................................
• 4.1.5.2 Objetivos do setor..........................................................................................
• 4.1.5.3 Práticas financeiras.......................................................................................
• 4.1.5.4 Balanço patrimonial e demonstração de resultados.....................................
• 4.1.5.5 Avaliação global da área financeira..............................................................
• 4.1.5.6 Listagem dos problemas encontrados na área financeira............................
• 4.1.5.7 Considerações finais desta etapa.................................................................
• 4.2 ANÁLISE DOS DADOS LEVANTADOS DA PESQUISA...................................
• 4.2.1 Movimentação e Emissão das Ordens de Fabricação....................................
• 4.2.1.1 Etapas para Movimentação e Emissão das Ordens de Fabricação.............
• 4.2.1.1.1 Emissão......................................................................................................
• 4.2.1.1.2 Conferência e revisão.................................................................................
• 4.2.1.1.3 Armazenagem dos dados para controle do estoque..................................
• 4.2.1.1.4 Emissão das etiquetas de fabricação.........................................................
• 4.2.1.1.5 Produção do pedido....................................................................................
• 4.2.1.1.6 Retirada do material pelo cliente................................................................
• 4.2.1.2 Fluxograma do processo...............................................................................
• 4.2.1.3 Considerações sobre o processo..................................................................
• 4.2.2 Perdas Justificadas e Não-Justificadas...........................................................
• 4.2.2.1 Causas mais comuns de perdas de material................................................
• 4.2.2.2 Formulário de justificação de perdas............................................................
• 4.2.2.3 Cálculo da perda............................................................................................
• 4.2.2.4 Considerações sobre o processo..................................................................
• 4.2.3 Apuração da Movimentação de Materiais no Mês de Setembro.....................
• 4.2.3.1 Planilha de controle de perdas......................................................................
• 4.2.3.2 Planilha de contagem da posição dos estoques no final de agosto.............
• 4.2.3.3 Planilha de contagem da posição dos estoques no final de setembro.........
• 4.2.3.4 Planilha com o relatório geral da posição dos estoques...............................
• 4.2.3.5 Considerações sobre a apuração.................................................................
• 5 SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES..................................................................
• 5.1 ALMOXARIFADO................................................................................................
• 5.1.1 Software de Controle.......................................................................................
• 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS...................................................................................
• REFERÊNCIAS...........................................................................................................
• APÊNDICE I – FOTOS.............................................................................................
• APÊNDICE II – FIGURAS.........................................................................................
• APÊNDICE III – PLANILHAS....................................................................................
• ANEXO I – FIGURAS................................................................................................
• ANEXO II – DOCUMENTOS.....................................................................................

RESUMO

Este trabalho surgiu pela necessidade da empresa em questão levantar informações sobre seu controle interno de estoques, o qual apresenta diferenças em relação ao que é apresentado nas fichas administrativas com a contagem real da matéria- prima. Será possível ao decorrer do conteúdo observar fundamentações teóricas que tratam desde os conceitos básicos até modelos de controle de estoque e informações importantes sobre como enfrentar uma iminente mudança organizacional. Através do diagnóstico empresarial, que exige o levantamento detalhado de todas as informações referentes aos setores da empresa, em especial à produção e materiais, será possível analisar as reais circunstâncias que impedem que o controle de matéria-prima funcione de forma eficaz, viabilizando assim o fornecimento de sugestões compatíveis com a realidade organizacional, bem como a demonstração de seus benefícios. Palavras-chave: Estoque, Diagnóstico, Mudanças, Controle.

ABSTRACT

This academic work was made because the company it concerns about had a need to know information about its stock, with presented differences between accounting and what it real has in stock. It will be possible to observe theoretical foundations with basic concepts and some models that have an extreme importance to deal with an imminent organization change, during this academic presentation. Through the diagnostic, that demands a detailed survey about all sector of the company, in special the production, will be possible to analysis the real circumstances that hinders an effective raw material control, opening ways to suggestions compatibles with the organization reality, and demonstration of its benefits. Key words: Stock, Diagnostic, Changes, Control.

13 O terceiro capítulo trás toda a caracterização da empresa em questão, com dados referentes aos produtos fabricados, o histórico da empresa, a missão e a visão da organização, um estudo com o perfil dos funcionários, a estrutura organizacional, bem como o organograma e o layout produtivo. O quarto capítulo do presente trabalho trás o diagnóstico empresarial e a análise dos dados levantados para a pesquisa. Com relação ao diagnóstico, foi feito um levantamento aprofundado do funcionamento dos setores de recursos humanos, vendas, produção, materiais e finanças, porém, dando maior ênfase na área de produção e materiais, pois são as áreas de maior relevância com relação ao problema proposto. Na análise dos dados levantados para a pesquisa, no quarto capítulo, foram criadas três seções para que fosse possível atingir os objetivos específicos e posteriormente o objetivo geral do presente trabalho. A primeira seção trata do primeiro objetivo específico, dissertando todas as etapas para movimentação e emissão das ordens de fabricação e um fluxograma multifuncional, bem como considerações sobre todo o processo. Na segunda seção, foi abordado sobre as perdas justificadas e não-justificadas, que demonstra as causas de perda de material, as formas de controle dessas perdas, a maneira como elas são calculadas e considerações sobre o processo. Na última seção, será apresentada toda a apuração da movimentação de matéria-prima referente ao mês de setembro de 2006, com base em planilhas de controle de estoque formuladas pelos próprios acadêmicos, com ajuda da empresa, que incluem a planilha de controle de perdas, as planilhas referentes à contagem da posição real dos estoques do final de agosto e setembro, bem como uma planilha geral da posição dos estoques. Buscando atender o objetivo geral do presente trabalho, foram elaboradas, no quinto capítulo, sugestões cujo intuito é oferecer alternativas para aprimorar o sistema de controle de estoque da empresa, com base nas informações referentes à análise e interpretação dos dados da pesquisa do quarto capítulo. O sexto e último capítulo do presente trabalho faz uma síntese entre objetivos com o conteúdo anteriormente apresentado, demonstrando através de considerações finais como e de que forma tais objetivos foram atingidos.

14 1 REVISÃO DO PROJETO INICIAL 1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA O presente trabalho tem como finalidade principal o estudo das razões em que os dados emitidos pelas ordens de fabricação – que contém informações sobre a quantidade de matéria-prima requerida para produção, e que são posteriormente lançadas num banco de dados para controle de estoques, ou fichários – não coincidem com a apuração física do estoque realizada no final do período, gerando déficits no controle, onde normalmente verifica-se que foi consumida uma maior quantidade de matéria prima do que o previsto no orçamento do produto. Sobre a finalidade dos inventários físicos, Chiavenato (1991, p. 133) afirma: [...] é um levantamento físico ou contagem dos materiais existentes, para efeito de confrontação com os estoques anotados nos fichários de estoques ou no banco de dados sobre materiais. Algumas empresas lhe dão o nome de inventário físico porque se trata de um levantamento físico e palpável daquilo que existe em estoque na empresa e para diferenciar do estoque registrado nas Fichas de Estoque. Através das necessidades de soluções requeridas pela empresa, o presente trabalho propõe um estudo detalhado sobre os processos envolvidos no controle de estoques da organização, buscando reavaliar as condições desses controles com o objetivo de solucionar a deficiência no processo satisfazendo as necessidades organizacionais. 1.1.1 Problema Quais as alternativas para identificar e solucionar as diferenças no controle de estoques na empresa Mary Art Vidros e Cristais de Segurança?

1.3 JUSTIFICATIVA

O presente trabalho teve origem nas informações obtidas pela gerente administrativa da empresa referida, que demonstrou necessidade em justificar a ineficiência no seu controle de estoques, de maneira científica. Verificou-se, até então, a viabilidade da realização de estudo detalhado sobre o problema relatado sendo este com finalidade de demonstrar propostas de solução – a serem posteriormente avaliadas – para a organização. Quando alcançados os objetivos, os dados serão de suma importância para a administração da empresa, pois poderá auxiliá-la no melhor gerenciamento do seu estoque, minimizando erros e identificando perdas e fraudes. Para atingir a eficiência da administração dos estoques por item, segundo Arnold (1999, p. 266): “[...] deve-se estabelecer regras de decisão concernentes aos estoques de cada item, de modo que o pessoal responsável pelo controle de estoques possa desempenhar suas funções com eficiência”. Justificando a importância do levantamento preciso do inventário físico, de acordo com Chiavenato (1991, p. 134): “[...] o inventário físico, atende à necessidade contábil, para verificação, na realidade, da existência do material e apuração do consumo real”. Além da maior eficiência no controle de estoques para fins administrativos e contábeis, poderá também se dar por outra importante razão, como salienta Chiavenato (1991) que as necessidades fiscais, as quais devem ser transcritas nos livros fiscais, são prontamente atendidas pelo levantamento correto do inventário físico, conforme a legislação exige. De forma mais objetiva, o controle de estoques vai contribuir para atender com excelência seus profissionais e clientes, aumentando assim a eficiência do todo organizacional, que já inclui um sistema de qualidade em seu processo produtivo, o qual será complementado com as propostas finais do estudo.

1.4 METODOLOGIA

1.4.1 Perspectivas de Estudo Seguindo o mesmo critério proposto por Vergara (2003) o tipo de pesquisa será subdivido em duas partes: quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins, a pesquisa será exploratória, que tem como finalidade, de acordo com Jung (2003, p. 124): [...] a descoberta de práticas ou diretrizes que precisam ser modificadas e obtenção de alternativas ao conhecimento científico existente. [...] É a coleta de dados e informações sobre um fenômeno de interesse sem grande teorização sobre o assunto, inspirando ou sugerindo uma hipótese explicativa [...]. Quanto aos meios ou métodos de procedimentos, a metodologia adequada para obtenção dos objetivos propostos é o estudo de caso, que segundo Eisenhardt apud Collis e Hussey (1989, p. 532-50) significa: [...] um estudo de pesquisa que foca no entendimento da dinâmica presente dentro de um único ambiente. [...] Tem por objetivo principal a descoberta de novos princípios para substituírem as atuais teorias e leis científicas. [...] Costuma-se descrever estudos de caso como pesquisa exploratória [...]. O modelo a ser utilizado para pesquisa é o qualitativo, que de acordo com Jung (2003) são aqueles fundamentados através de descrições intuitivas do indivíduo pesquisador ou do pesquisado, através de referências bibliográficas e documentais. Quanto ao tempo, a pesquisa será de corte transversal, conforme explicado por Jung (2003) é aquele onde o pesquisador coleta os dados da pesquisa num único instante do tempo, obtendo um recorte momentâneo do fenômeno investigado. Os dados a serem coletados serão do tipo primário e secundário, obtidos através dos entrevistados na empresa e através da literatura proposta para o problema e documentos, que conforme salienta Mattar (1996, p. 134-135): Dados primários [...] são aqueles que não foram antes coletados, estando ainda em posse dos pesquisados, e que são coletados com o propósito de atender às necessidades específicas da pesquisa em andamento. As fontes básicas de dados primários são: pesquisado, pessoas que tenham informações sobre o pesquisado e situações similares. [...] Dados secundários [...] são aqueles que já foram coletados, tabulados, ordenados e às vezes, até analisados, [...] que estão catalogados à disposição dos interessados. As fontes básicas [...] são: a própria empresa, publicações [...].

1.5 RECURSOS

1.5.1 Humanos  Acadêmicos – Estagiários;  Professor orientador;  Supervisor da empresa;  Funcionários da empresa. 1.5.2 Físicos A pesquisa se ambientará diretamente nas instalações da empresa referida, sendo utilizada como base auxiliar a biblioteca das Faculdades Guarapuava e a residência dos acadêmicos. 1.5.3 Materiais Os materiais a serem utilizados para elaboração da pesquisa são basicamente:  Computador com impressora;  Folhas de papel no formato A4;  Pastas para fichamento;  Caderno de anotações;  Materiais para anotações (canetas, lápis, borrachas);  Cartuchos de tinta e/ou tonner;  Encadernações;  Fotocópias;  Fotografias;  Livros, revistas e jornais.

20 1.5.4 Financeiros QUADRO 1 – ESTIMATIVA DOS CUSTOS POR ITEM DO PROJETO IT EM CUSTO Folhas de papel no formato A4 R$ 10, Pastas para fichamento R$ 8, Caderno de anotações R$ 15, Materiais para anotações R$ 12, Cartuchos de tinta e/ou tonner R$ 10, Encadernações R$ 15, Fotocópias R$ 10, Fotografias R$ 20, Transporte por automóvel R$ 500, TOTAL R$ 600,