Análise Sistêmica: Metodologia, Sequências de Análise e Aplicações, Notas de estudo de Administração Empresarial

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UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

FACULDADE DE ECONOMIA E ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

Disciplina: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS — EAD-

METODOLOGIA DA ANÁLISE SISTÊMICA

UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

FACULDADE DE ECONOMIA E ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

Disciplina: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - EAD- Professor: Oswaldo Scaico

METODOLOGIA DA ANÁLISE SISTÊMICA

1 - INTRODUÇÃO

A tendência mais recente no domínio da Administração é a de abordar seus mais variados assuntos e problemas através do chamado enfoque sistêmico. A metodologia desse enfoque consiste essencialmente em encarar o objeto de estudo corno um sistema, o que conduz a identificação dos seus elementos constitutivos básicos (conforme será exposto adiante).

Este tipo de abordagem, por envolver uma metodologia de natureza bastante geral, apresenta aspectos interdisciplinares que a tornam um instrumento eficaz na integração de conhecimentos. Essa característica torna-se particularmente útil no terreno da Administração, que é essencialmente multidisciplinar.

Varias designações têm sido dadas aos campos de estudo dessa natureza surgidos em Administração e áreas correlatas, designações como Administração Científica, Pesquisa Operacional, Análise de Sistemas e outras, e que, em última análise, possuem os mesmos ingredientes e os mesmos propósitos. Muitas técnicas daí surgidas ganharam terreno através de crescente e proveitosa aplicação, podendo-se citar as de racionalização do trabalho, fluxogramas, redes PERT/CPM , programação linear, simulação e outras.

Cada técnica em si alcançou um estágio avançado de desenvolvi^ 0 01 F mento, contando inclusive com

Essa subdivisão é também básica na elaboração do projeto de um sistema. Identificados os itens (conteúdo) de cada elemento básico ganha-se mais condições para compreender o objeto de estudo , agora encarado como um sistema.

É importante observar que esta metodologia é aplicável a sistemas de qualquer ordem: tanto, por exemplo, para uma empresa como um todo, como para um de seus sistemas administrativos.

b) Encadeamento - Nesta etapa procede-se a uma análise que consiste num seqüenciamento ou encadeamento de itens.

Assim, uma seqüência de análise que começa com as entradas, passa para o exame dos elementos processadores e suas relações, e em seguida estuda as saídas, traz novos ângulos para um bom entendimento do desenvolvimento do processo referente ao sistema.

Por outro lado, uma seqüência de análise feita de trás pra diante, ou seja, iniciada pelo estudo das saídas desejadas, seguida pelo estudo do processador necessário para obtê-las, e por último das entradas correspondentes, é de grande eficácia tanto para o projeto de um novo sistema como para a crítica de um sistema em funcionamento. No caso de um sistema organizacional é recomendável seguir o seqüenciamento detalha^ 0 01 F do segundo a subdivisão do processador mostrada na figura seguinte.

A figura ilustra a decomposição sistêmica e as duas seqüências de 0 01 Fanálise mencionadas:

ENTRADAS PROCESSADOR SAÍDAS

Seqüências de análise:

• para entendimento do processo:
• para projeto ou crítica:

O encadeamento segundo a linha pontilhada significa que, para cada objetivo dado, examinam-se as decisões necessárias para se atingi-lo, em seguida lista-se que informações são necessárias para uma boa tomada dessas decisões, daí quais procedimentos devem existir para fornecer essas informações, a seguir que funções resultam de agrupamentos desses procedimentos, daí que órgãos deverão exercer essas funções, e finalmente quais entradas são para isso necessárias.

No caso de análise crítica de um sistema, esse encadeamento vai fornecendo consecutivamente os conteúdos desses itens que seriam adequados aos objetivos desejados, e que, comparados com os da situação existente, vão mostrando as possíveis falhas do sistema.

Uma melhoria substancial que pode ser introduzida nesta etapa da metodologia, conjugada com o encadeamento, é a de classificar as decisões tomadas no sistema em camadas hierarquizadas, basicamente nos níveis estratégico, tático e operacional.

A L T E R N A T I V A S

ALT. I ALT. II ALT. III ALT. IV

Peso do Objetivo

Grau Grau Ponderado

Grau Grau Ponderado

Grau Grau Ponderado

Grau Grau Ponderado Objetivo 1 5 Objetivo 2 3 4 12 Objetivo 3 2 S (^) I S (^) II S (^) III S (^) IV

• graus de atendimento = 1 péssimo, 2 mau , 3 regular, 4 = bom , 5 = ótimo. (Nos valores preenchidos na tabela, a título de exemplo, o objetivo 1 tem uma importância de 50% (peso 5), o 2 de 30% e o 3 de 20%, e o grau 4 significa que a alternativa III atende bem o objetivo 2).
• a alternativa escolhida será a que obtiver maior soma(S (^) I , SII , SIII , S^ IV) dos graus ponderados.

O uso combinado dessas etapas é a essência da estrutura metodológica da análise sistêmica. A visão integrada decorrente dessa metodologia possibilita uma compreensão ampla de um sistema organizacional, torna-se de grande utilidade ao analista e ao administrador, tanto no planejamento dos recursos como na organização da estrutura funcional e na tomada de decisões, sobretudo em situações de mudanças.

Num sistema qualquer, expandindo a figura do processador com a identificação de seus principais elementos, pode-se representar cada elemento por um bloco e interligá-los por linhas orientadas que expressem suas interações ou cursos de ação. A figura assim resultante tem a designação genérica de fluxograma e pode ter o grau de detalhe o mais variado possível, conforme o estágio de análise que está sendo desenvolvido. Um bloco qualquer de um fluxograma geral pode ser expandido em outro fluxograma detalhado, dependendo das conveniências da análise.

Vê-se que diversas condições devem existir para que se possa, mesmo diante de um problema cuja estrutura não esteja bem situada, delinear uma linha de análise sistêmica que conduza a resultados

satisfat6rios. Tais condições referem-se à possibilidade de se estabelecer:

1. um fluxograma representando o processo a que o problema se refere, onde apareçam os principais pontos de decisão;
2. uma descrição dos procedimentos envolvendo as principais etapas -de decisão;
3. as principais alternativas existentes e como surgem;
4. as hip6teses ligadas a cada alternativa;
5. os critérios para julgar cada alternativa;
6. os dados envolvidos, sua avaliação e suas relações;
7. as principais soluções alternativas e as causas da eliminação das outras.

A experiência tem mostrado que sempre vantajoso o emprego de uma metodologia estruturada, principalmente para resolver problemas cuja complexidade estrutural o torne pouco compreensível à primeira vista e por tanto não propício para soluções intuitivas ou simplesmente empíricas.

3 - POSICIONAMENTO DOS MODELOS USUAIS

Entende-se como modelo a representação de um sistema real, com a qual se possa explicar e testar o comportamento do mesmo. Por sua vez uma técnica é o roteiro de procedimentos operacionais para resolver o mo^ 0 01 F delo, fornecendo uma solução de melhoria do desempenho de acordo com um critério estabelecido.

Os modelos usuais poderiam ser classificados, de acordo com sua natureza, em duas categorias: os descritivos, que explicam o sistema através de palavras ou figuras, e os quantitativos, que explicam o sistema através de funções matemáticas ou algoritmos de calculo, restando a categoria dos mistos reunindo as duas características. A classificação e a seguinte:

a - descritivos:

• verbais: para sistemas muito complexos
• gráficos: fluxograma; árvore de decisão

b – quantitativos (otimizantes):

• a árvore de decisão correspondente seria:
• procura-se estimar, para cada um dos 12 estados finais possíveis, o va0 01 F lor esperado da medida de desempenho do sistema. e escolhe-se o par de decisões que acarretou o maior desses valores, dentre os 4 pares alter^ 0 01 F nativos, AM, AN, BM, BN, ou seja:

AM = projeto A, com mecanização AN = projeto A, sem mecanização BM = projeto B, com mecanização BN = projeto B, sem mecanização

Sem analisar essa expansão de alternativas, a decisão por mera intuição poderia começar a falhar.

Mesmo considerando a dificuldade de estimar as probabilidades situacionais envolvidas, a aplicação deste modelo é vantajosa.

No casa de se ter apenas um estágio de decisão e se querer levar em conta diversas medidas de desempenho (U , V, ...) decorrentes de cada decisão, um outro instrumento que auxilia a escolha da melhor decisão é a matriz de análise de alternativas, ilustrada a seguir:

SITUAÇÃO 1

(probabilidade p1)

SITUAÇÃO 2

(probabilidade p2)

VALOR ESPERADO

Decisões Custo ou Receita

Tempo Qualidade Risco Custo ou Receita

Tempo Qualidade Risco Custo ou Receita

Tempo Qualidade Risco

X U V VE X

Y

Z

em que são também calculados os valores esperados dos demais parâmetros de julgamento relevante, associados a cada decisão. (Por exemplo: VE (^) X =^ p^ 1U + p2V)

Quando o problema de planejamento puder ser expresso significativamente através de um modelo de programação matemática (linear ou dinâmica), sua resolução fornece a decisão ótima. Se a complexidade analítica for embaraçosa, um modelo de simulação poderá, pela geração e manipulação conjunta dos blocos que imitam o funcionamento de cada subsistema, indicar a melhor alternativa.

O caso em que mais facilmente se caracteriza a vantagem da aplicação de um modelo de planejamento é aquele em que se deve estabelecer e coordenar a realização de um projeto envolvendo uma grande quantidade de atividades interdependentes, dispondo-se de estimativas de duração e recursos para cada atividade. Nessas circunstancias, e comprovadamente adequada a

envolvidos, tipo de recursos;

2.o^ - explicitar as alternativas disponíveis referentes aos elementos delineados no primeiro passo - exemplo: usuários do município ou do estado, centralizar ou não a execução do serviço, utilizar recursos internos ou contratar;

3.o^ - escolher a combinação mais conveniente dessas alternativas, de acordo com critérios

estabelecidos e ponderando as possíveis situações;

4.o^ listar todas as atividades necessárias a imp1antaçéo da solução escolhida (por exemplo:

obtenção dos recursos, treinamento, impressos etc.), suas respectivas precedências, durações e recursos, e programá-las de maneira mais econômica;

5.o^ - pormenorizar o modo de executar a seqüência dos procedimentos constituintes do sistema, quando em regime de funcionamento normal (rotina).

Resta mencionar que, num sistema extenso e de grande volume de trabalho, mesmo o último passo (especificação dos procedimentos) pode ser eficazmente projetado com o auxílio de redes de fluxo, que indicarão os canais mais convenientes para a veiculação das operações.

14 - LOCALIZAÇÃO DE DEFICIÊNCIAS E INTERVENÇÃO NUM SISTEMA

Quando a atividade de análise visa a localizar e sanar deficiências que prejudicam o bom desempenho de um sistema, os passos para a realização de um trabalho completo são os seguintes:

1.o^ - exame (identificação de sintomas) 2.o^ - diagnostico (identificação de problemas) 3.o^ - busca e formulação das causas 4.o^ - prognóstico (o que ocorrerá se não houver nenhuma mudança) 5.o^ - prescrição (recomendações sobre intervenção)

6.o^ - planejamento e implantação da intervenção 7.o^ - avaliação da intervenção

Para a maioria dos passos, principalmente o primeiro e o segundo, é de grande valia a aplicação da metodologia recomendada na parte II deste texto. No quinto e sexto passos é também quase sempre vantajoso empregar modelos mencionados na parte III.

Quando a análise de um sistema recomendar uma intervenção no mesmo, esta terá que ser especificada com a definição dos seguintes itens:

a - finalidade da intervenção

1 - eliminar disfunções (deficiências)? 2 - adaptar a novas condições?

b - local das modificações: 1 -nas entradas? 2 -no processador? 3 - nas saídas? 4 -no controle?

c -objeto da mudança: 1 -estratégia (relacionamento com o ecossistema (ambiente))? 2 -organização estrutural (interações dos órgãos)? 3 - recursos (humanos (treinamento, substituição), financeiros,mate0 01 F^ - riais)? 4 -procedimentos (métodos)? 5 -programação (prazos, volumes)?

No caso de mudança, a administração da mesma será tanto menos problemática quanto mais criterioso for o seu planejamento.