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GERENCIAMENTO DE CUSTOS EM PROJETOS
PARTE I
(Conceitos Básicos) Gerente de projetos deve estimar, orçar e controlar os custos de seus projetos, para que eles alcancem os objetivos. O Sucesso do projeto acontece quando atinge as modalidades acima: TRIPLA RESTRIÇÃO DOS PROJETOS ( São as que realmente definem as prioridades do projeto ). Tempo Custo Qualidade Escopo CICLO DE VIDA DO PROJETO – 1. Planejamento / 2. Execução / 3. Monitoramento e Controle / 4. Encerramento. PMBOK – 10 Áreas de Conhecimento: Escopo, Qualidade, Custo, Tempo, Comunicação, RH, Aquisições, Riscos, Partes Interessadas, Integração. CONCEITOS O termo CUSTO relaciona-se com outros conceitos que devem ser entendidos e utilizados adequadamente pelo gerente de projetos. GASTOS – Sacrifício (ou dispêndio) financeiro para obtenção de um bem ou serviço qualquer, representado por entrega ou promessa de entrega de ativos (normalmente dinheiro). CUSTOS – ROLLING WAVE – Planejamento em Ondas Sucessivas (escopo ainda não plenamente definido). PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS PLANEJAMENTO
- Planejar o Gerenciamento dos Custos
- Estimar os Custos
- Determinar o Orçamento MONITORAMENTO E CONTROLE
- Controlar o Orçamento Qual é a diferença em Estimar e Determinar o Orçamento e Custos? Resp.: Estimar é um processo mais impreciso do que orçar. Vou usar as fases de estimativas para durante o início. Descrição do Processo – Planejamento / Estimativa / Orçamentação / Controle de Custos.
PLANEJAMENTO (Descrição do Processo) Planejar o Gerenciamento dos Custos
Estimar os Custos ENTRADAS (Fatores Ambientais da Empresa / Ativos de Processos Organizacionais / Declaração do Escopo do Projeto / EAP - Estrutura Analítica do Projeto / Dicionário da EAP / Plano de Gerenciamento do Projeto: plano de ger.de cronograma, plano de ger.de pessoal, registro de riscos). FERRAMENTAS E TÉCNICAS (Estimativa Analógica / Determinar os Valores de custo de Recursos / Estimativa Bottom-Up / Estimativa Paramétrica / Software de Gerenciamento de Projetos / Análise de Proposta de Fornecedor / Análise das Reservas / Custo da Qualidade). SAÍDA (Estimativas de Custos da Atividade / Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade / Mudanças Solicitadas / Plano de Gerenciamento de Custos “atualizações”) Determinar o Orçamento ENTRADAS (Declaração do Escopo do Projeto / EAP - Estrutura Analítica do Projeto / Dicionário da EAP / Estimativas de Custos da Atividade / Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade / Cronograma do Projeto / Calendários de Recursos / Contrato / Plano de Gerenciamento de Custos). FERRAMENTAS E TÉCNICAS (Agregação de Custos / Análise das Reservas / Estimativa Paramétrica / Reconciliação dos Limites de Financiamento). SAÍDA (Linha de Base dos Custos / Necessidade de Financiamento do Projeto / Plano de Gerenciamento de Custos “atualizações” / Mudanças Solicitadas). MONITORAMENTO E CONTROLE (Descrição do Processo) Controlar o Orçamento ENTRADAS (Linha de Base dos Custos / Necessidade de Financiamento do Projeto / Relatórios de Desempenho / Informações sobre o Desempenho do Trabalho / Solicitações de Mudanças Aprovadas / Plano de Gerenciamento do Projeto). FERRAMENTAS E TÉCNICAS (Sistema de Controle de Mudanças nos Custos / Análises de Desempenho do Projeto / Software de Gerenciamento de Projetos / Gerenciamento das Variações). SAÍDA (Estimativas de Custos “atualizações” / Linha de Base dos Custos “atualizações” / Medições de Desempenho / Previsão de Término / Mudanças Solicitadas / Ações Corretivas Recomendadas / Ativos de Processos Organizacionais “atualizações” / Plano de Gerenciamento do Projeto “atualizações”). Anotações: Qual é a diferença em Estimar e Determinar o Orçamento e Custos? Resp.: Estimar é um processo mais impreciso do que orçar. Vou usar as fases de estimativas para durante o início. Estimar
- NO X NO GO
- É uma ordem de grandeza
- Estimativa por Analogia e Paramétrica Top – Down Estimativa Analogia = Comparação (muito comum). Quando eu me sirvo de um projeto Estimativa Paramétrica – Por comparação do projeto Estimar = Top-Down / Determinar = Botton-Up **ESTIMATIVAS DE CUSTOS *** prova TOP-DOWN – Ordem de Grandeza (Estimativa por Analogia / Estimativa Paramétrica) BOTTOM-UP – Composições de Custos (é o que dá mais trabalho. Mas tem pricisão) RESUMO – Ordem de Grandeza Top - Down
muitos afetados por atrasos ou antecipações de prazo. CUSTOS FIXOS CUSTOS VARIÁVEIS CUSTOS RETROATIVOS, INCORRIDOS OU AFUNDADOS (SUNK COSTS) CUSTOS DE OPORTUNIDADE VALOR AGREGADO VP - VALOR PREVISTO – Quanto o projeto deveria ter gasto até a data (custo previsto do trabalho agendado). CR – CUSTO REAL – Quanto realmente custou o que foi feito (custo real do trabalho realizado). VA – VALOR AGREGADO – Quanto deveria ter custado aquilo que realmente foi feito (custo orçado do trabalho realizado). Ricardo Vargas: ANÁLISE DO VALOR AGREGADO – Não posso controlar um projeto comparando o que eu fiz com o que eu planejei (Custo Real e Custo Previsto) Previsto e o Agregado e o Real e o Agregado (comparação) eu consigo calcular variações de prazo e de custos na mesma ferramenta. Pode prever o seu projeto. Saber antecipadamente. Ter alarme antecipado ao seu trabalho. O que faz comparações entre o que você agrega e o que você previa e gasta. CURVA ABC – Para que serve a curva ABC? R.: Para ver no topo da tabela os serviços que mais impactam no custo do projeto. Cronograma – Jogar os custos do projeto no tempo CURVA S – Quais são os passos para se chegar a Curva S? EAP +
CRONOGRAMA
CUSTO
MENSAL
LINHA DE BASE
DOS CUSTOS
GAUSS
NORMAL
SINO
CURVA S
VIDA ÚTIL DO PRODUTO
Quanto é a depreciação daquela estrutura? Como faço para colocar a depreciação no orçamento? R.: Ver o tempo de vida útil do “produto” ou “projeto” etc.. Exemplo de Depreciação: Tênis, vida útil 100 pisadas, colocar no cofre $1 para cada pisada. É A REMUNERAÇÃO DO CAPITAL INVESTIDO. EAP X PLANO DE CONTAS Comparar previsto com realizado CORRETA ESTIMATIVA DE CUSTOS = ESCOPO BEM DEFINIDO SMART – Específico / Mensurável / Alcançável / Realista / Temporal. RESERVA DE CONTINGÊNCIA X RESERVA GERENCIAL Ambas funcionam como uma proteção financeira para o projeto e que a reserva gerencial está $ $ $ $
muito ligada ao grau de percepção dos riscos da empresa. RESERVA é uma provisão orçamentária para eu me proteger contra determinados imprevistos que podem acontecer no projeto ao ponto de conseguir terminar o meu projeto dentro daquele orçamento macro que é o orçamento + as reservas. Porque devo diferenciar Reserva de Contingência da Gerencial? Primeiro, o conceito de VALOR AGREGADO é classicamente a probabilidade de um risco ocorrer X o impacto que este risco me causa. Exp.: 300 ameaças e 100 oportunidades, vou calcular o impacto de cada uma delas, multiplicar e somar. Vou ter o valor esperado do meu projeto=
riscos, ...X e + = esse número final vai dar o grau de exposição no caso mais ameaças que
oportunidades. Este valor vai constituir a minha RESERVA DE CONTINGÊNCIA, como reserva financeira para riscos conhecidos e identificados no meu plano de risco do meu projeto + proteção financeira. RESERVAS GERENCIAIS – Também com o objetivo de proteger o meu projeto contra os riscos. Porém, são os riscos que eu não sei que corro, ou seja, os desconhecidos riscos que não foram identificados no meu plano é a reserva rumo ao desconhecido. Uma poupança aleatória que a organização dá, baseada em históricos, baseada na minha percepção no grau de riscos que eu tolero correr rumo a esse desconhecido. RESERVA DE CONTINGÊNCIA – Imprevisto / Eventualidades / Imprecisões do orçamento / Responsabilidade do GERENTE. Ricardo Vargas – Riscos conhecidos Desconhecidos (Knowns Unknowns) RESERVA GERENCIAL– Após a orçamentação do gerente / Alterações de escopo / Margem para negociações / Responsabilidades do PATROCINADOR. Ricardo Vargas – Riscos Desconhecidos (Unknowns Unknowns) Primeira camada “Orçamento do Projeto”: Da experiência que tenho, da certeza, do risco ou custo que pode ocorrer. Depende no grau da certeza que apliquei nas premissas. Qual é o meu conhecimento que tenho em relação ao meu projeto. O que o cliente irá honrar etc... Reserva Gerencial Reserva de Contingência Omissão de algum item / (Possível) variação cambial / Flutuações de preço dos insumos / Flutuações de produtividade / Desperdícios-Roubo Orçamento Do Projeto Chama-se UNKNOWNS UNKNOWNS O que é reserva de contingência? Como o gerente orça isso? “gordura” FÓRMULA PARA CALCULO - EXERCÍCIO
1. PREVISTO 10Km ($ 100.000/km; 1km/mês). Após 3 meses 1.1 VALOR PREVISTO = $ 300.000 (Quanto deveria ter sido gasto até a data). 1.2 CUSTO REAL Como estava o projeto, 2Km - CUSTO REAL = $ 240.000 (quanto foi gasto até a data)
