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TEORIAS ADMINISTRATIVAS E
ORGANIZACIONAIS
CAPÍTULO 1
1.1 Contextualizando
O objetivo deste capítulo é apresentar os conceitos iniciais de administração para que você possa, pouco a pouco, ir assimilando os conteúdos teóricos que revestem o campo da administração. Inicialmente, apresentamos os diferentes entendimentos acerca da administração para, a partir desta compreensão, avançarmos neste campo.
Este capítulo, além de situar o leitor de que a administração é uma ciência social aplicada, também explora a importância da administração no contexto atual e suas perspectivas futuras. É demonstrado ao leitor que o desempenho das tarefas administrativas depende fortemente de um conjunto de papéis e habilidades que uma pessoa imbuída dessa tarefa deve possuir.
As ideias iniciais exploradas neste capítulo buscam demonstrar a você, leitor, que desde os primórdios da administração – como nos ensinamentos realizados pelos filósofos, na organização militar, etc. – os princípios administrativos já eram empregados. E que a racionalização do trabalho e o aumento da produtividade são fruto de estudos realizados visando desenvolver métodos científicos em substituição à improvisação na forma de realizar o trabalho.
Ao final deste capítulo, você deverá ser capaz de identificar o campo em que se situa a administração, deverá saber definir eficiência e eficácia e explicar a importância da administração para o contexto atual. Além disso, você deverá ser capaz de caracterizar as funções, os papéis e habilidades exigidos das pessoas que exercem tarefas administrativas e reconhecer a influência dos primórdios da administração às teorias administrativas e organizacionais.
1.2 Conhecendo a teoria
A Teoria Geral da Administração (TGA) é o campo do conhecimento que estuda as organizações, públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos. Seu estudo trata da administração das organizações.
Maximiano (2009, p. 8) expõe que “as teorias da administração são conhecimentos organizados, produzidos pela experiência prática das organizações”.
A história dos estudos da administração tem relevado uma evolução no pensamento administrativo, causado pelas mudanças no ambiente que exigem soluções diferentes. As teorias desenvolvidas apresentam diferentes contribuições, e juntas formam um processo cumulativo de conhecimento a respeito das organizações. É importante compreender que elas foram desenvolvidas a partir de uma necessidade vivenciada em determinada época, mas que, independente disto, todas as teorias são válidas, apesar de que quando a estudamos isoladamente possa nos parecer, algumas vezes, uma visão míope.
A TGA estuda a administração das organizações que, segundo Chiavenato (2003), do ponto de vista da interação e da interdependência dos principais componentes se constituem nas seis variáveis: tarefas, estrutura, pessoas, tecnologia, ambiente e competitividade.
LEMBRETELEMBRETE
Importante lembrar que estas variáveis foram sendo incorporadas à medida que os estudos das teorias administrativas e organizacionais foram sendo desenvolvidos.O atual desafio da administração, conforme Chiavenato (2003), é o de adequar e integrar estas seis variáveis.
Buscando delinear um pouco a natureza do campo da administração e familiarizar você, estudante, com os conceitos, apresentamos no próximo tópico as diferentes interpretações de classificação da administração.
Esta interpretação da administração como ideologia, baseada no entendimento como forma de dominação, segundo França Filho (2004), ganha consistência quando se realiza uma análise etimológica do termo: administração - ad do latim – significa direção, tendência para e minister também do latim, quer dizer mais baixo, inferior ou subordinado.
Por fim, ao pensar a administração como ciência , é necessário compreender, inicialmente, o significado do termo. Muitas pessoas empregam a palavra ciência no seu dia-a-dia, de forma coloquial, sem, muitas vezes conhecer o seu verdadeiro significado.
No Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa (2009, p. 463), encontramos o termo ciência definido como um “corpo de conhecimentos sistematizados adquiridos via observação, identificação, pesquisa e explicação de determinadas categorias de fenômenos e fatos, e formulação metódica e racionalmente”. A ciência está preocupada em substituir o “achismo” por conhecimento sistematizado, aprofundado, adquirido por meio da reflexão ou experiência, baseado em provas, obedecendo a princípios que legitimem sua validade.
A palavra ciência provém do latim scire , que significa tão somente conhecer. Seu objetivo é descrever os fenômenos do mundo real. Podemos dividir a ciência em pura e aplicada. A ciência pura se preocupa com a atividade científica exclusivamente intelectual, sem aplicação prática ou técnica. Isto significa dizer que a preocupação da ciência pura se limita à descrição do fenômeno. Já a ciência aplicada visa à aplicação prática e/ou técnica de resultados científicos (FRANÇA FILHO, 2004).
A administração é uma ciência aplicada, ou melhor, uma ciência social aplicada , seu objeto de estudo são as sociedades humanas situadas em diferentes espaços e sob diferentes aspectos. A preocupação da administração está relacionada à aplicação do conhecimento, dos aspectos relacionados ao indivíduo e a sociedade da qual é parte integrante.
A par disto, para que se possa considerar a administração como ciência, é necessária a existência de um objeto de estudo. Este objeto de estudo da administração são as organizações. A preocupação da administração enquanto ciência social aplicada está no estudo das organizações como um fenômeno social, que busca dialogar com outras disciplinas do conhecimento científico, como a psicologia, a sociologia, a economia, a antropologia, entre outras, buscando compreender o fenômeno social (FRANÇA FILHO, 2004).
Figura 1 - Formas de abordagem da administração
Arte Ideologia Ciência
Administração
Agora que você já sabe que a administração é uma ciência social aplicada, convém avançar na busca de um entendimento sobre a importância da administração e as perspectivas futuras que este campo reserva.
1.2.2 A importância da administração e suas perspectivas
Historicamente, a administração sempre teve seu lugar nas práticas cotidianas do ser humano, mas à medida que a sociedade se tornou complexa, a administração passou a ocupar um lugar central. Foi a partir da complexidade do ambiente, do acelerado ritmo de mudança, do avanço tecnológico que a administração se tornou uma das atividades mais importantes.
Complementando, Maximiliano (2009, p. 6) expõe que a “administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos – individual, familiar, grupal, organizacional ou social”.
Chiavenato (2003) acrescenta que esta atividade é realizada em diferentes organizações: seja nas indústrias, no comércio, nas organizações de serviços públicos, nos hospitais, nas universidades, nas instituições militares ou em qualquer outra forma de empreendimento humano. Ela se aplica, segundo o autor, a qualquer tipo ou tamanho de organização. Silva (2008) expõe que a administração é necessária sempre que pessoas estejam trabalhando juntas em uma organização.
Apesar de já ter sido mencionada a origem da palavra, é importante você ter claro entendimento do conceito de administração, visto que a palavra sofreu transformações. Na visão de Chiavenato (2003, p. 10), “a tarefa básica da administração é a de fazer as coisas por meio das pessoas de forma eficiente e eficaz”.
Silva (2008) expõe que a administração se relaciona com o alcance de objetivos por meio dos esforços de outras pessoas.
b) crescimento e expansão das organizações, tornando-as mais complexas e globais;
c) atividades que exigem pessoas com competências diversas e ao mesmo tempo especializadas envolvem problemas de coordenação e, principalmente, de atualização, reflexo das rápidas mudanças.
Para o autor, nos próximos anos, a tarefa administrativa será ainda mais incerta e desafiadora, pois abrangerá uma infinidade de variáveis, de mudanças e transformações carregadas de incertezas. Os problemas se tornarão cada dia mais multifacetados e mais complexos. A atenção do administrador será demandada pelos eventos e pelos grupos, situados dentro e fora da organização. O diagnóstico perceptível e a visão dos problemas pelo administrador se tornarão mais difíceis, pois as informações fornecidas pelos grupos serão algumas vezes contraditórias.
Chiavenato (2003) complementa que as exigências, desafios e expectativas que exigirão capacidade do administrador para sua compreensão virão da sociedade, dos clientes, dos fornecedores, das agências regulamentadoras, dos concorrentes, da alta administração, dos subordinados, dos acionistas, etc. Isto tenderá a aumentar ainda mais com a inclusão de novas variáveis, complicando a tarefa administrativa de planejar, organizar, dirigir e controlar uma organização.
Somado a isto, sustenta Chiavenato (2003) que vários outros fatores deverão provocar profundos impactos sobre as organizações e suas formas de administrar como: o crescimento das organizações; o acirramento da concorrência; a sofisticação da tecnologia; taxas elevadas de inflação; a globalização da economia internacional e a ampliação da visibilidade das organizações.
Agora que você já sabe qual a importância da administração para a sociedade moderna e quais são as perspectivas futuras, vamos conhecer as funções administrativas que devem ser exercidas por quem administra uma organização.
EXPLORANDOEXPLORANDO
Para saber mais sobre as atividades, áreas de atuação e formação de um profissional administrador, consulte: <www.cfa.org.br>.
1.2.3 As funções administrativas
Para que as tarefas administrativas sejam realizadas e se alcance os resultados pretendidos, é necessário que os administradores desempenhem suas atividades baseadas nas funções administrativas básicas que constituem o processo administrativo. São elas: planejamento, organização, direção e controle. Na visão de Silva (2008, p. 9), podemos definir:
- Planejamento – como a determinação de objetivos e metas para o desempenho organizacional futuro e decisão das tarefas e recursos utilizados para o alcance desses objetivos; - Organização – processo de designação de tarefas, de agrupamentos de tarefas em departamentos e de alocação de recursos para os departamentos; - Direção – influência para que outras pessoas realizem suas tarefas de modo a alcançar os objetivos estabelecidos, envolvendo energização, ativação e persuasão dessas pessoas; - Controle – função que se encarrega de comparar o desempenho atual com os padrões predeterminados, isto é, com o planejado.
Vale ressaltar que a função direção é substituída por diferentes autores, como Chiavenato (2003); Dalf (2008); Bateman (2008); Maximiano (2009), pela liderança. Esta é uma visão dos livros norte-americanos. Segundo Silva (2008), é importante compreender que a liderança é uma condição da direção, uma qualificação da direção, e segundo este autor, não deveria ser substituída, pois para ele, pode-se dirigir sem liderar, o que não é a melhor condição.
1.2.4 Habilidades e papéis administrativos
Habilidades administrativas
O trabalho de um administrador é complexo e multidimensional (DAFT,
- e o desempenho dele depende, segundo Chiavenato (2003), muito mais das habilidades que o administrador possui e utiliza do que de seus traços de personalidade.
CONCEITOCONCEITO
“ Habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um desempenho desejado” (CHIAVENATO, 2003, p. 3).
O grau de exigências das habilidades varia em relação ao nível hierárquico que o indivíduo ocupa na organização. Segundo Katz ( apud CHIAVENATO, 2003), elas podem ser divididas em habilidades técnicas, habilidades humanas e habilidades conceituais. Chiavenato (2003) apresenta a seguinte definição para cada uma delas:
- Habilidades técnicas – são o uso de conhecimento especializado e a facilidade na execução de técnicas com o trabalho e com os procedimentos de realização. Envolve funções específicas como contabilidade, programação de computador, engenharia, etc. As habilidades técnicas estão relacionadas com o fazer, isto é, com o trabalho, com o como as coisas são feitas, com processos materiais ou objetos físicos e concretos. É relativamente fácil trabalhar com coisas e com números porque eles são estáticos e inertes, não contestam nem resistem à ação do administrador. - Habilidades humanas – são a capacidade de trabalhar com pessoas e por meio das pessoas, referem-se à facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Envolvem a capacidade de comunicar, motivar, coordenar, liderar, e resolver conflitos pessoais e grupais. As habilidades humanas estão relacionadas com a interação entre as pessoas. O desenvolvimento da cooperação dentro da equipe, o encorajamento da participação, sem medos ou receios, e o envolvimento das pessoas são aspectos típicos de habilidades humanas.
- Habilidades conceituais – são a capacidade de compreensão e visão do todo organizacional, a facilidade em trabalhar com idéias e conceitos, teorias e abstrações. Um administrador com habilidades conceituais está apto a compreender as várias funções exercidas na organização, complementá- las entre si, como a organização se relaciona com seu ambiente, e como as mudanças em uma parte da organização afetam o restante dela. As habilidades conceituais estão relacionadas com o pensar, com o raciocinar, com o diagnóstico das situações e com a formulação de alternativas de solução dos problemas. Representam as capacidades cognitivas mais sofisticadas do administrador e que lhe permitem planejar o futuro, interpretar a missão, desenvolver a visão e perceber oportunidades onde ninguém enxerga nada.
O uso das habilidades varia em relação ao grau que o indivíduo ocupa na hierarquia organizacional. À medida que um indivíduo sobe na escala hierárquica, a exigência das habilidades se altera. As habilidades conceituais são mais exigidas por pessoas que se encontram no topo da pirâmide organizacional como executivos de primeira linha, diretores e presidentes de organizações. Enquanto as habilidades humanas são mais demandadas às pessoas que se encontram no meio da pirâmide organizacional, como os executivos de nível médio, gerentes, supervisores, etc. E as habilidades técnicas são mais exigidas das pessoas que se encontram na base da pirâmide, no nível operacional.
Para que você possa compreender melhor e fixar o grau de exigência de cada habilidade em relação ao nível hierárquico, apresentamos a figura 3.
Figura 3 - Habilidades administrativas
Habilidades Conceituais (capacidade cognitiva, conceitos e ideias abstratas)
Habilidades Humanas (relacionamento interpessoal)
Habilidades Técnicas (métodos, técnicas e uso de equipamentos)
a) Monitor: envolve a procura de informações em uma série de fontes. Acompanha ativamente o ambiente visando obter informações relevantes para o desempenho organizacional.
b) Disseminador: transmite informações para terceiros ou membros da organização.
c) Interlocutor ou porta-voz: transmite informações para pessoas que estão fora da organização.
- Papéis decisórios – envolvem eventos e situações em que o administrador deve fazer uma escolha ou opção. Estes papéis normalmente exigem tanto habilidades humanas como conceituais e mostram como o administrador utiliza a informação em suas decisões. Dividem-se em quatro papéis:
a) Empreendedor: inicia mudanças, projetos, ideias, identifica oportunidades, assume riscos, delega responsabilidades de idéias para outros.
b) Solucionador de conflitos: resolve conflitos entre subordinados ou departamentos e adapta o grupo diante de crises ou mudanças, toma ação corretiva em disputas ou crises.
c) Alocador ou administrador de recursos: decide como alocar, distribuir os recursos organizacionais.
d) Negociador: representa a organização em situações que envolvem negociações com sindicatos, vendas, financiamentos, fornecedores, etc.
Agora que você já conhece quais são as habilidades e os papéis que um administrador deve exercer, é importante compreender que ele deve realizar isto aplicando os recursos organizacionais de forma eficiente e eficaz. Isto é, o exercício da atividade de administrar envolve fazer as coisas por meio das pessoas, aplicando os recursos de forma eficiente e eficaz. E você sabe o que é eficiência e eficácia?
Se você não sabe, não se preocupe, vamos desvendar isso juntos. Se você já sabe, ótimo, vamos aprofundar e fixar estes conceitos.
1.2.5 Eficiência e eficácia organizacionais
Primeiramente, você sabe por que as organizações existem? As organizações existem para suprir as necessidades das pessoas, fornecendo produtos e serviços: água, luz, energia, serviço hospitalar, segurança, educação, diversão, alimentação, etc. Para que elas possam fornecer os bens e serviços que a sociedade necessita e alcançar os objetivos definidos, elas transformam os recursos que têm a seu dispor. São considerados recursos em uma organização: pessoas , informação , conhecimento , espaço , tempo , dinheiro , instalações. A tarefa da administração é garantir que os recursos sejam utlizados de forma eficiente e eficaz.
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“Administrar é fazer as coisas por meio das pessoas de maneira eficiente e eficaz” (CHIAVENATO, 2003, p. 10).
O indicador de medida do desempenho organizacional é a eficiência e a eficácia. A eficiência é a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa. Está relacionada as ‘entradas’ em um processo. Quanto maior as saídas obtidas com as mesmas entradas, maior o grau de eficiência alcançado (SILVA, 2008). Significa fazer bem e corretamente (CHIAVENATO, 2003). A eficácia é a medida de alcance do objetivo ou resultado. Está relacionada à realização das atividades que levem ao alcance dos objetivos/ resultados estabelecidos (CHIAVENATO, 2003; SILVA, 2008).
Silva (2008) apresenta alguns elementos que ajudam a fixar as diferenças entre eficiência e eficácia. Veja a figura 4.
A percepção e interpretação do ambiente pelas organizações se dão de forma própria, de acordo com o contexto ambiental do qual participam. Segundo Chiavenato (2003, p. 513), a percepção ambiental é “uma construção ou um conjunto de informações selecionadas e estruturadas em função da experiência anterior, intenções e maneiras de pensar dos dirigentes de cada organização.”
Essa percepção dependerá do valor que as pessoas que administram a organização atribuem a cada variável constante do ambiente. O ambiente pode ser desdobrado em ambiente geral ou macroambiente e ambiente tarefa ou microambiente.
- O macroambiente ou ambiente geral é mais genérico e comum a todas as organizações. Tudo que ocorre neste ambiente afeta a organização direta ou indiretamente. Ele é constituído, conforme Chiavenato (2003), por:
a) Condições tecnológicas: o desenvolvimento tecnológico que ocorre nas outras organizações provoca profundas influências nas organizações, principalmente quando esta tecnologia está sujeita a inovação. As organizações precisam adaptar-se e incorporar tecnologia proveniente do ambiente geral para se manterem competitivas.
b) Condições legais: a legislação vigente afeta direta ou indiretamente as organizações e auxilia ou impõe restrições às suas operações. Estas leis abrangem caráter comercial, trabalhista, fiscal, civil, etc. que constituem elementos normativos para a vida das organizações.
c) Condições políticas: referem-se às decisões e definições políticas tomadas em nível federal, estadual e municipal que influenciam as organizações e que orientam as próprias condições econômicas.
d) Condições econômicas: referem-se à conjuntura econômica, ao seu desenvolvimento e a sua retração. Esta variável condiciona fortemente as organizações e constituem-se em aspectos como a inflação, a balança de pagamentos do país, a distribuição de renda interna, etc., que não podem passar despercebidos pelas organizações.
e) Condições demográficas: são os aspectos que determinam as características do mercado atual e futuro, como taxa de crescimento da população, raça, religião, distribuição geográfica, distribuição por sexo e idade, etc.
f) Condições ecológicas: estão relacionadas com o quadro demográfico que envolve a organização. O ecossistema refere-se ao sistema de intercâmbio entre os seres vivos e o meio ambiente. Há que lembrar que existe a chamada ecologia social: as organizações influenciam e são influenciadas por aspectos como poluição, clima, transportes, comunicações, etc.
g) Condições culturais: a cultura da região penetra a organização por meio das pessoas que participam dela e dos seus consumidores, afetam direta ou indiretamente o ambiente.
- Ambiente tarefa: é o ambiente mais próximo à organização, é onde são realizadas as operações da organização. Este ambiente, na visão de Chiavenato (2003), é constituído por:
a) Fornecedores de entradas: incluem-se os fornecedores que proporcionam os diferentes tipos de recursos que a organização necessita para trabalhar, como materiais, financeiros, humanos, etc.
b) Clientes e usuários: são os consumidores das saídas da organização.
c) Concorrentes: são as organizações que competem no mercado, pelos recursos e tomadores de suas saídas.
d) Entidades reguladoras: são os órgãos que regulam e fiscalizam as atividades no mercado. Entre eles, estão incluídos: sindicatos, associações de classe, órgãos regulamentadores do governo, de proteção aos consumidores, etc.
Cada uma destas variáveis afeta a organização de forma direta ou indiretamente, podendo representar uma oportunidade ou uma ameaça à organização.
Influência filosófica
A administração recebeu influência desde a Antiguidade, com os filósofos: Sócrates, Platão, Aristóteles, Francis Bacon, René Descartes, Thomas Hobbes, Jean-Jacques Rousseau, Karl Marx e Friedrich Engels, Adam Smith. Suas ideias, segundo Stoner (1999); Chiavenato (2003) e Silva (2008), podem ser compreendidas por alguns fatos:
- Sócrates (470 a.C. – 399 a.C.) : expõe seu ponto de vista sobre a administração como uma habilidade pessoal separada do conhecimento técnico e da experiência, em uma discussão com Nicomaquides. - Platão (429 a.C a 347 a.C.) : preocupou-se com os problemas políticos inerentes ao desenvolvimento social e cultural do povo grego, especialmente a forma democrática de governo e de administração. - Aristóteles (384 a.C a 322 a.C.) : estudou a organização do Estado, distinguindo três formas de Administração pública: Monarquia (governo de um só podendo redundar em tirania); Aristocracia (governo de uma elite podendo redundar em oligarquia); e Democracia (governo do povo podendo degenerar em anarquia). - Francis Bacon (1561 – 1626): preocupava-se com a separação entre o essencial e o acidental ou acessório, antecipando-se ao princípio da administração de prevalência do principal sobre o acessório. - René Descartes (1596 – 1650): em seu livro O discurso do método , descreveu seu método filosófico na divisão do trabalho, na ordem e no controle: princípio da dúvida sistemática ou da evidência (não aceitar como verdadeira coisa alguma, enquanto não houver evidência); princípio da análise da decomposição (subdividir um problema em partes e resolvê-las cada uma separadamente); princípio da síntese da composição (começar pelos assuntos mais simples e fáceis, caminhando gradualmente para os mais difíceis); princípio da enumeração ou da verificação (fazer recontagem, verificações até que esteja seguro de nada haver omitido). - Thomas Hobbes (1588 – 1679) : defendia um governo absoluto, pois entendia que, na ausência do governo, os seres humanos tendem a
viver em guerra permanente para obtenção de meios de subsistência. Em sua obra Leviatã , assinala que o povo renuncia aos seus direitos em favor de um governo que imponha ordem, organize a vida social e garanta a paz.
- Jean-Jacques Rousseau (1712 – 1778): desenvolveu a teoria do Contrato Social, no qual o Estado surge de um acordo de vontades. O contrato social significa que os membros de uma sociedade reconhecem a autoridade de um conjunto de regras, de um regime político ou de governantes. Imagina pessoas vivendo de maneira pacífica e cordial, sem atritos. - Karl Marx (1818 – 1883) e Friedrich Engels (1820 – 1895): desenvolvem uma teoria da origem do Estado como resultado da dominação econômica do homem pelo homem. O Estado seria uma forma de coerção imposta por uma classe exploradora. Para eles, a história da humanidade sempre foi a história da luta de classes. Desta forma, os fenômenos históricos são produto das relações econômicas em cada época. - Adam Smith (1723-1790): economista clássico, nascido na Escócia, mostrou extraordinário conhecimento no que se refere à evolução das funções administrativas. Ele deu grande ênfase à divisão do trabalho e seus respectivos benefícios, assim se antecipando em seu século ao enfoque sobre a decomposição de um serviço ou tarefa. Sua principal obra, A riqueza das nações , coloca-o entre os intelectuais do mundo moderno. Suas ideias sobre a divisão do trabalho são fundamentais na simplificação de funções e estudos e estende-se também a áreas como a de produção, por exemplo.
Igreja Católica
A Igreja Católica Romana é a organização formal mais antiga e foi uma herança do Império romano. Ao longo da história, a Igreja Católica foi estruturando sua organização, sua hierarquia de autoridade, sua assessoria (estado-maior) e sua coordenação funcional, tendo como fonte de inspiração as instituições dos Estados. Este tipo de organização serviu de modelo para muitas organizações (STONER, 1999; CHIAVENATO, 2003; SILVA, 2008).
