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Os objetivos, recomendações e providências adotadas da auditoria interna do ifro em relação à avaliação dos controles administrativos adotados pela gestão para sanar as recomendações constatadas nos relatórios de auditoria de 2017 e 2018. O documento aborda recomendações sobre o registro da frequência do pronatec, a uniformização dos relatórios de atividades, a formação pedagógica dos docentes e a efetividade das ações realizadas. Além disso, descreve a criação de um fórum permanente virtual da pró-reitoria de ensino e a realização de capacitações para o uso do ambiente virtual de aprendizagem – ava.
O que você vai aprender
Tipologia: Notas de aula
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§ 3º Devem estar disponíveis, preferencialmente em forma eletrônica, as justificativas dos gestores para cada recomendação não implementada ou implementada parcialmente, com indicação de prazo para sua efetivação.
Art. 22. A UAIG deve manter controle, preferencialmente eletrônico, das recomendações expedidas pela própria UAIG e ter conhecimento das emitidas pelos órgãos de controle interno e externo, pelo conselho fiscal e pelo conselho de administração, de forma a subsidiar a comunicação de que trata o art. 14 desta Instrução Normativa.
Fonte: Elaboração própria, a partir da análise dos documentos encaminhados.
Fonte: Elaboração própria, a partir da análise dos documentos encaminhados.
Cumprida
Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 46% 40% 6% 6% 2%
IFRO
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 83% 0 0 0 17%
PROEX
Fonte: Elaboração própria, a partir da análise dos documentos encaminhados.
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 34% 66% 0% 0% 0%
Diretoria de Gestão de Pessoas
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 25% 50% 0% 25% 0%
Colorado do Oeste
Cumprida
Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 100% 0% 0% 0% 0%
Guajará-Mirim
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 60% 0% 40% 0% 0%
PROEN
Cumprida
Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 20% 80% 0% 0% 0%
Vilhena
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 59% 33% 8% 0% 0%
Ji-Paraná
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 80% 20% 0% 0% 0%
Guajará-Mirim
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos documentos encaminhados.
Cumprida Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 80% 20% 0% 0% 0%
Porto Velho Calama
Cumprida
Em cumprimento
Parcialmente cumprida
Não cumprida
Baixada/Cancela da Série1 0% 0% 0% 100% 0%
Ji-Paraná
Ano: 2017 Relatório N°: 01/2017 Unidade Responsável: PROEX
Recomendação 01: Monitorar o registro da frequência relativa ao PRONATEC de forma a atender as legislações vigentes e evitar a prática do desempenho das atividades correlatas em horário de expediente normal, bem como a inexecução, total ou parcial, da jornada laboral própria do cargo que ocupam no IFRO, em função da execução das ações do PRONATEC.
Providências Adotadas: Além do que foi realizado por essa Coordenação e sua equipe, com documentos comprobatórios das servidores auditados com relação ao registro de frequência, foi proposto ainda como a instauração de reuniões explicando todo o procedimento para atender as legislação do Programa.
Com a inserção de novos cursos, cada coordenador adjunto deverá realizar reuniões comprovadas em ata para execução das ações do Pronatec, o que não foi possível à época já que os cursos já estavam em andamento e muitos já haviam terminado.
Análise: Os documentos comprobatórios foram encaminhados, portanto, considera-se a recomendação atendida.
Situação:* ( x ) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Recomendação 02: Compensar as horas concomitantes à carga horária própria do cargo que ocupam na Instituição, caso não seja adotado esse procedimento, ressarcir ao erário à diferença recebida das parcelas das bolsas referente ao período em que estes cumpriram de forma concomitante as duas jornadas laborais, de acordo com o demonstrativo acima.
Providências Adotadas: Todos os servidores levantados em Auditoria ou compensaram ou ressarciram, conforme pode ser comprovado pelos documentos no SEI 157388, 0157386, 0160353, 160143, 0160206, 239064, 239059, 239070, 239072, 239075, 180628, 180629 e 18062 1. Análise: Os documentos comprobatórios foram encaminhados, portanto, considera-se a recomendação atendida.
Situação:* ( x ) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Recomendação 03: Tomar as medidas cabíveis junto ao servidor, para que seja ressarcida a diferença dos valores que ultrapassou a carga horária semanal máxima permitida para a realização das atividades do Pronatec, e ainda acompanhar e monitorar as atividades administrativas por meio da adoção de um sistema de controle eficiente.
Providências Adotadas: A Coordenação Geral Pronatec se pronunciou por meio do memorando SEI, para todos os membros da equipe acerca do cumprimento do Decreto em questão. Foi comunicado aos coordenadores adjuntos, que são os responsáveis pelas equipes nos campi, que realizem reuniões com sua equipe para sanar dúvidas, passar informações a respeito do programa (legislação, relatórios, etc).
Para fins de acompanhamento, sugerimos que os horários dos servidores auditados 722.xxx.xxx- 04 ; 409.xxx.xxx-20; 859.xxx.xxx-63, bem como os demais, que as instruções estejam em locais visíveis para o acompanhamento e fiscalização de todo o setor.
Todas as medidas foram tomadas, conforme documento no SEI (0160201).
Análise: Os documentos comprobatórios foram encaminhados, portanto, considera-se a recomendação atendida.
Situação:* ( x ) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
Recomendação 04: Efetivar o acompanhamento e o monitoramento dos controles administrativos, e ainda orientar em reunião preliminar ao início das atividades referente ao Pronatec sobre o Decreto n° 1590/95, para que não haja reincidência em tais procedimentos.
Providências Adotadas: Os servidores registrados com irregularidade optou pelo pagamento de horas, conforme documento no SEI 0239070 e 0239075.
Informamos que as reuniões preliminares ainda não aconteceram porquanto não há previsão de cursos desde a Auditoria instaurada, mas que todas as providências informadas por essa Coordenação terão seguimento assim que novos cursos forem instaurados. Análise: Observou-se a impossibilidade de realização de reuniões preliminares, tendo em vista que não houve e nem há previsão de novas turmas para o referido programa.
Situação:* ( ) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( x ) Baixada/Cancelada
Recomendação 05: Uniformizar os Relatórios de Atividades preenchidos pelos participantes do Pronatec, conforme modelo constante na Resolução nº 25/CONSUP/IFRO, de 10 de julho de
Providências Adotadas: O modelo constante na Resolução nº 25/CONSUP/IFRO, de 10 de julho de 2015 já é uniformizado e utilizado por todas as equipes, o que houve foi uma situação atípica de apenas um servidor/bolsista (859.xxx.xxx-63), o qual já foi instruído pela seu coordenador adjunto. Informamos que sempre é salientado a todo equipe sobre a importância de utilizar a documentação constante na Regulamentação e constantemente é enviado por e-mail o modelo que já é utilizado. Foi sugerido à Coordenação Adjunta uma monitoria e fiscalização mais constante quanto ao cumprimento da legislação e atividades do dia a dia.
O modelo constante na Resolução nº 25/CONSUP/IFRO, de 10 de julho de 2015 já é uniformizado e tem sido utilizado ao longo de todo o Programa, conforme http://www.ifro.edu.br/site/wp- content/uploads/2013/05/Resolu%C3%A7%C3%A3o-n%C2%BA- 25 - Regulamento-do- PRONATEC-II.pdf
Análise: Os documentos comprobatórios foram encaminhados, portanto, considera-se a recomendação atendida.
Situação:* ( x ) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Análise: Mediante ao exposto, consideramos a recomendação cumprida.
Situação:* (x) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Recomendação 03: Emitir documentos institucionais (exemplo checklist) com o propósito de padronizar o recebimento de documentos relativos à área de gestão, orientar seus servidores com funções de protocolo, além de fortalecer os controles internos do setor.
Providências Adotadas: Estamos incluindo todas as Bases de Conhecimento dos processos da DGP no SEI, neste irá constar os procedimentos que devem ser feitos em cada um dos processos que são iniciados. Após a conclusão da tarefa, iremos encaminhar para a CGP dos Campi e servidores do IFRO a orientação de que todos devem se atentar as bases de conhecimento dos processos de pessoal, para que realizem os procedimentos corretamente ao iniciar um processo através do SEI, incluindo o de Adicional por Titulação.
Análise: Mediante ao exposto, consideramos a recomendação em cumprimento.
Situação:* ( ) Cumprida ou Implementada
(x) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
*Campo preenchido pela Auditoria Interna
Ano: 2017 Relatório N°: 06/2017 Unidade Responsável: Colorado do Oeste
Recomendação 01: Ministrar treinamentos com o objetivo de capacitar servidores recentemente lotados nos setores, podendo ser realizados pelos servidores do IFRO que já possuem maior experiência com suas funções. E, perante análise da Gestão, recomenda-se ainda, emitir Manuais construídos como guias rápidos para acesso e manuseio operacional dos sistemas.
Providências Adotadas: Dos dois servidores lotados na CPALM, um esteve durante o ano de 2018 na Reitoria para treinamento com os servidores de lá, e a outra iniciou suas atividades no setor em dezembro/2018, pois, o outro teve remoção para Reitoria. A servidora deve receber treinamentos durante o exercício 2019.
Análise: Mediante ao exposto, consideramos a recomendação em cumprimento.
Situação:* ( ) Cumprida ou Implementada
(x) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Recomendação 02: Efetuar um inventário analítico para a incorporação e depreciação dos bens móveis no exercício de 2018, levando-se em consideração os recursos humanos e
orçamentários dispostos.
Providências Adotadas: O inventário não foi realizado, no entanto, foi inciado o processo licitatório de "Contratação de Empresa Especializada na Prestação de Serviço de Gestão Patrimonial", com o objetivo de após regularização do inventário físico de forma completa a CPALM terá meios de continuar de forma organizada o controle, bem como, efetuar os lançamentos de depreciação. O processo está com o Edital já publicado com data de 19/02/2019 para ocorrer o pregão. Processo SEI 23243.024905/2018-55, Pregão eletrônico 30/2018. Análise: Mediante ao exposto, consideramos a recomendação em cumprimento.
Situação:* ( ) Cumprida ou Implementada
(x) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Recomendação 03: Analisar a disponibilidade de contratação e/ou lotação de mais servidores em setores da CPALM, e/ou (para atendimento desta demanda específica) designar comissão institucional, a fim de atuar na regularização do sistema SUAP, com fins de permitir a correta emissão do RMB, e posterior registro da depreciação.
Providências Adotadas: Atualmente na Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado - CPALM há dois servidores lotados, não existe possibilidade, no momento, de designar mais servidores ao setor, pois, a demanda de servidores TAE é maior que o número disponível. Sobre regularização do sistema SUAP, os servidores da CPALM sempre estão atentos aos erros e enviando pedidos de correções aos responsáveis na Reitoria, pois, o sistema não é aberto para correções locais. Análise: Mediante ao exposto, consideramos a recomendação como não implementada, tendo em vista a discricionariedade do gestor em aceitar formalmente o risco associado à recomendação. Situação:* ( ) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
(x) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
Recomendação 04: Designar a Comissão Permanente de Desfazimento de Bens, segundo o que preconiza os Regimentos Internos dos Campi.
Providências Adotadas: Foi editada uma Portaria em fevereiro de 2018 e atualizada por meio da Portaria Nº 595/COL - CGAB/IFRO, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2018.
Análise: Mediante ao exposto, consideramos a recomendação cumprida.
Situação:* (x) Cumprida ou Implementada
( ) Em cumprimento ou Em implementação
( ) Parcialmente cumprida ou Parcialmente implementada
( ) Não cumprida ou Não implementada
( ) Baixada/Cancelada
*Campo preenchido pela Auditoria Interna