UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO SERVIÇOS
SIMONE ADINETE RAMOS
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM
SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE
São José
2006
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Gestão de Estoque: Objetivos, Funções e Sistemas, Notas de estudo de Materiais
Este documento discute a necessidade de adoção de um sistema de controle de estoque em uma empresa e apresenta os principais temas relacionados à gestão de materiais, compras, estoques, função e objetivo de controle de estoque, sistemas de controle de estoques, níveis e políticas de estoque, codificação e classificação de materiais. Além disso, aborda a importância da área de compras e os princípios fundamentais que devem ser reconhecidos pela empresa.
Tipologia: Notas de estudo
2022
1 / 62
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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO SERVIÇOS
SIMONE ADINETE RAMOS
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM
SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE
São José 2006
SIMONE ADINETE RAMOS
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM
SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE
Trabalho de Conclusão de Curso – projeto de aplicação – apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí. Orientadora: Profª. Drª. Lucila Maria de Souza Campos
São José 2006
Ao meu marido, Márcio Sousa Inácio, que ao longo dos anos de minha vida sempre me apoiou com carinho e dedicação, mesmo nos momentos em que esteve longe.
AGRADECIMENTOS
A Deus, por possibilitar mais esta conquista. À minha mãe e meus irmãos pelas contribuições que me proporcionaram. A Profª. Drª. Lucila Maria de Souza Campos, minha Orientadora de conteúdo, pela atenção, compreensão, orientação e amizade.
A todos os professores e coordenadores do Curso de Administração, por seus ensinamentos e que contribuíram de forma decisiva para a minha formação pessoal e acadêmica.
A todos os colegas de classe, pois juntos conseguimos galgar mais este importante grau de nossa vida acadêmica.
A todos aqueles que, direta ou indiretamente, contribuíram para a realização desse objetivo.
RESUMO
Esse estudo traz uma proposta de implantação de um sistema de controle de estoque para a empresa Estilo Acessórios. O objetivo é propor um novo Sistema de Controle de Estoque para a empresa. Para o desenvolvimento desse trabalho utilizou-se o método indutivo, com uma pesquisa do tipo descritivo-exploratória, em forma de estudo de caso, com abordagem qualitativa. Dos resultados pôde-se constatar a necessidade da empresa em adotar um software e um novo sistema de controle de estoque. Ao término da pesquisa conclui-se que a proposta do Sistema de Controle de Estoque “Sistema Duas Gavetas”, em conjunto com o Software Estoque Fácil 4.9, permitirá o gerenciamento da entrada e saída de mercadorias, a emissão de relatório mensal de vendas, e a obtenção de informações mais precisas para a tomada de decisões.
Palavras-chaves: controle; ferramenta; estoque.
ABSTRACT
This study brings a proposal of implantation of a system of control supply for the Accessory Company Style. The objective is to consider a new System of Control Supply for the company. For the development of this work the inductive method was used, with a research of the type description-exploratoria, in form of case study, with qualitative boarding. Of the results the necessity of the company in adopting a software and a new system of supply control could be evidenced. To the ending of the research one concludes that the proposal of the System of Control Supply “System Two Drawers”, in set with Software Easy Supply 4,9, will have the management of the entrance and exit of merchandises, the emission of monthly report of vendas, and the attainment of more necessary information for the taking of decisions.
Key-words: control; tool; supply.
- Figura 1 - Organograma geral de um setor de compras
- Figura 2 – Estrutura de um código de materiais
- Figura 3 – Composição numérica do código e do sistema EAN 13 dígitos
- Figura 4 - Parte interna da loja
- Figura 5 - Menu principal da Itasoft
- Figura 6 - Menu principal do Hábil
- Figura 7 - Menu principal Estoque Fácil 4.9
- Figura 8 - Funcionamento do controle de estoque
- Figura 9 - Tela de cadastro dos itens
- Figura 10 - Tela de cadastro de entrada no estoque
- Figura 11 - Tela de cadastro de saída no estoque
- Figura 12 - Tela de entrada no período por data
- Figura 13 - Tela de saída no período por data
- Gráfico 1 – Exemplo da curva ABC
- Quadro 1 - Vantagens e desvantagens dos softwares disponíveis
- 1 INTRODUÇÃO SUMÁRIO
- 1.1 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA
- 1.2 OBJETIVOS
- 1.2.1 Objetivo geral
- 1.2.2 Objetivos específicos
- 1.3 JUSTIFICATIVA
- 1.4 ESTRUTURA DO TRABALHO
- 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
- 2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
- 2.2 COMPRAS
- 2.3 ESTOQUES
- 2.4 GESTÃO DE ESTOQUES
- 2.5 SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUES
- 2.5.1 Sistema duas gavetas
- 2.5.2 Sistema dos máximos e mínimos
- 2.5.3 Sistema das revisões periódicas
- 2.6 NÍVEIS E POLÍTICAS DE ESTOQUES
- 2.6.1 Estoque mínimo
- 2.6.2 Estoque máximo
- 2.6.3 Ponto de pedido
- 2.7 CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
- 2.8 CURVA ABC
- 2.9 CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
- 2.9.1 Código de barras
- 2.10 LAYOUT
- 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
- 3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA
- 3.2 PROCEDIMENTOS DE COLETA DE DADOS
- 3.3 TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS
- 4 RESULTADOS DO ESTUDO
- 4.1 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA ESTILO ACESSÓRIOS
- ESTÁGIO CURRICULAR 4.2 DESCRIÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS DA EMPRESA ANTES DO
- 4.2.1 Controle de estoques
- 4.2.2 Classificação e codificação dos acessórios
- DISPONÍVEIS NO MERCADO 4.3 APRESENTAÇÃO DOS SOFTWARES DE CONTROLE DE ESTOQUES
- 4.3.1 Software Itasoft
- 4.3.2 Software Hábil
- 4.3.3 Software Estoque Fácil 4.9
- 4.3.4 Vantagens e desvantagens dos softwares disponíveis
- ESTÁGIO CURRICULAR 4.4 PROPOSTA DE UM SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE APÓS O
- 4.4.1 Software escolhido para aplicação futura na empresa Estilo Acessórios
- 4.4.2 Proposta de classificação e codificação dos acessórios
- 4.5 CONCLUSÃO DOS RESULTADOS
- 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES
- 5.1 ATENDIMENTO DOS OBJETIVOS
- 5.2 CONCLUSÕES
- ACESSÓRIOS 5.3 SUGESTÕES DE MELHORIAS PARA A EMPRESA ESTILO
- 5.4 SUGESTÕES PARA TRABALHOS FUTUROS
- REFERÊNCIAS
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adotada por organizações de qualquer porte ou área de atuação, com inúmeros ganhos.
Levando em consideração que o sistema de controle de estoque é importante para o bom desempenho das atividades, este trabalho tem como objetivo propor a implantação de um sistema de controle de estoque da empresa em estudo.
A Estilo Acessórios é uma loja que é aberta exclusivamente no período de dezembro de um ano até março do ano subseqüente em uma feira de verão, Ilha Shopping. A loja em questão destina-se, sobretudo, a oferecer acessórios em diferenciados materiais (folheados, ródio, cristal), com o propósito de atrair e agradar diferentes consumidores com suas expectativas e gostos diferenciados. Devido a seu curto período de atuação, percebe-se uma real deficiência em seu controle de estoque, bem como a inexistência da formalização deste controle.
Diante disso, esse estudo traz uma proposta de implantação de um sistema de controle de estoque, pois dessa forma, poderá ter uma real situação do que deve ser comprado, evitando compras desnecessárias para um período específico, e oferecer aos clientes as mercadorias de qualidade que procuram, de forma atrativa e com um custo viável para o cliente e para a própria empresa, bem como ter um atendimento de excelência.
1.2 OBJETIVOS
O desenvolvimento do presente trabalho conduz para a definição dos objetivos a seguir.
1.2.1 Objetivo geral
Propor a implantação de um sistema de controle de estoque na loja Estilo Acessórios.
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1.2.2 Objetivos específicos
- Conhecer e descrever o procedimento de compras atual da empresa;
- Propor um sistema de classificação e codificação dos produtos;
- Definir uma ferramenta de apoio para controle de estoque ( software );
- Definir um novo sistema de controle de estoque.
1.3 JUSTIFICATIVA
A Estilo Acessórios tem a preocupação de bem atender seus clientes, criando uma relação mais harmônica, inovando nos produtos ofertados e buscando sempre qualidade, refinamento e bom gosto no que é exposto para a clientela. A cada novo estágio de atuação, procura-se variar o número de fornecedores, para que dessa maneira haja a possibilidade de se sobressair em relação aos seus concorrentes através do incessante empenho e desejo de ser vista como uma loja que se interessa primordialmente pela satisfação e bem-estar do consumidor.
Portanto, a implantação de um sistema de controle de estoque servirá para um maior controle de todos os itens que a mesma possui, tendo assim a noção do que deve ser remanejado e/ou comprado para completá-lo (estoque). O controle de estoque facilitará as atividades intrínsecas da empresa, fazendo com que os funcionários ajam com mais segurança, agilidade e controle.
Por tratar-se de uma loja que funciona no período de alta temporada de verão, seu público alvo é essencialmente composto por turistas do Mercosul e notadamente de turistas de todas as partes do Brasil atendendo-se também os que residem no Município de Florianópolis.
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2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Serão abordados na fundamentação teórica assuntos que dizem respeito à área de administração de materiais e mais precisamente à gestão de estoques. Os principais temas abordados serão administração de materiais, compras, estoques, função e objetivo de controle de estoque, sistema de controle de estoques, níveis e políticas de estoque, codificação, classificação dos materiais, curva ABC e layout.
2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
O setor responsável de uma empresa pelas mercadorias, suprimentos e matérias-primas como a aquisição dos mesmos até o ponto de estocagem é chamado de Administração de Materiais. Esse setor interliga suas funções com as demais áreas da empresa verificando se as atividades serão executadas conforme o planejado e se o cumprimento desse processo será realizado de modo econômico.
Para Araújo (1980), Administração de Materiais significa planejar, direcionar, controlar e coordenar todas as atividades ligadas às aquisições de materiais e estoques, desde o ponto de sua concepção até a sua introdução no processo produtivo.
Administração de Materiais é uma função coordenadora responsável pelo planejamento e controle de fluxo de materiais. Seus objetivos são: maximizar a utilização dos recursos da empresa e fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor (ARNOLD, 1999, p.26).
Ballou (1993, p. 61) afirma que “A importância da boa administração de materiais pode ser mais bem apreciada quando os bens necessários não estão disponíveis no instante correto para atender as necessidades da produção ou operação”. Já Fransischini e Gurgel (2002, p.2) afirmam que “Tratar adequadamente do abastecimento, do planejamento e do reaproveitamento de materiais contribui para a melhoria do resultado de qualquer organização”.
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A Administração de Materiais é uma ferramenta que pode ser utilizada em qualquer empresa independente do seu porte ou área de atuação. Identificar os processos internos auxiliará a empresa a se tornar mais competitiva, otimizando seu tempo e obtendo melhores resultados.
Para a empresa, a Administração de Materiais, expressa um importante papel, pois é a área que faz a análise dos investimentos necessários em estoque como também os custos. A Administração de Materiais envolve desde a movimentação e armazenagem da matéria-prima até o produto final disposto nas áreas de venda aos consumidores a um custo razoável.
2.2 COMPRAS
Numa empresa de produtos de bens, independente de qual atividade a empresa esteja inserida, a função compra é imprescindível. A responsabilidade desta área é suprir as necessidades de produto/serviços, com a aquisição da quantidade solicitada no prazo determinado para satisfazê-lo. Compra é, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento.
Na empresa a área de compras é uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo, minimizando os custos relacionados a preços, procurando novas opções de materiais e novos fornecedores.
O departamento de compras tem a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços. O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca e avaliação das fontes de suprimentos, auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços. Comprar, nesse sentido amplo, é responsabilidade de todos (ARNOLD 1999, p.207).
Segundo Viana (2000, p.172), comprar significa “procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa”. De acordo com Gaither e Frazier (1999), o departamento de compras desempenha um papel
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Figura 1 - Organograma geral de um setor de compras. Fonte - Viana (2000, p.175).
Viana (2000) conceitua as competências de cada órgão:
- Cadastro de fornecedores: é o que se responsabiliza pelos fornecedores de materiais e serviços nos quesitos, avaliação, desempenho e qualificação.
- Processamento: é responsável por receber todos os documentos vinculados aos pedidos de compra.
- Compras locais: responsabiliza-se pelas compras locais.
- Diligenciamento: é responsável pela execução das cláusulas contratuais, com atenção voltada para o prazo de entrega acordado, acompanhando minuciosamente os documentos e as encomendas pendentes, para cumprir os interesses da empresa.
A estrutura organizacional de compra acima é básica, e modifica de uma empresa para outra na medida de sua capacidade e formas de operações. Elucidando o conhecimento da função de cada órgão da estrutura organizacional de compras, Viana (2000) observa ainda as etapas deste processo e aborda as etapas
COMPRAS
CADASTRO DE FORNECEDORES
Processamento Compras Locais Diligenciamento (follow-up)
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fundamentais do fluxo normal de compra como: a preparação do processo se compõe no recebimento dos documentos e na organização do processo de compra; o planejamento da compra procura apontar os fornecedores bem como a preparação e a elaboração das condições gerais e específicas; a seleção de fornecedores faz a escolha dos fornecedores dos demais concorrentes levando em conta, o desempenho dos mesmos; a concorrência exige uma consulta detalhada através das propostas apresentadas, como também a negociação com fornecedores; a contratação analisa e define a concorrência mediante avaliação das propostas e; o controle de entrega torna o processo ativo através do diligenciamento do fornecedor envolvido, o recebimento do material e no término do processo.
O procedimento de compras está vinculado a uma política de suprimentos, na qual estabelece parâmetros operacionais que provocarão estoques médios, onde predomina alguns fatores, tais como: demanda, política de reposição, lote de compra, tempo de espera para a entrega dos pedidos, restrições impostas pela alta administração, hábitos e costumes do consumidor, sazonalidade, moda, obsolescência, estações do ano, preço, entre outros. Dentro da empresa, a função do comprador é reconhecida como uma das mais importantes, pois deverá ter conhecimento amplo em relação aos produtos que pretende adquirir. No período da negociação deverá está atento para exigir o que mais convêm para beneficiar a empresa.
2.3 ESTOQUES
As empresas se preocupam em otimizar seus recursos devido a concorrência e a competitividade no atual mercado. O estoque é um dos fatores preocupantes na empresa, pois seu excedente ou falta afetam diretamente as receitas.
Para Ballou (2001, p. 249), “os estoques são pilhas de matérias-primas, insumos, componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em numerosos pontos por todos os canais logísticos e de produção da empresa.”