Processos Administrativos de Compras, Notas de estudo de Administração Empresarial

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FACULDADE EDUCACIONAL

DE COLOMBO

Planejamento do Processo Administrativo Claudia Regina N. de Oliveira

Processos Administrativos de Compras

COLOMBO

Claudia Regina N. de Oliveira

Processos Administrativos de Compras

Trabalho apresentado ao Curso de Administração – Turma ADM 30110, da FAEC - Faculdade Educacional de Colombo/INESUL.

Docente: Profº. Edison Luiz Cardoso

COLOMBO

INTRODUÇÃO

A função compras é um segmento essencial do Departamento de Materiais e

Suprimentos, que tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços

4. (^) Operação do Sistema de Compras.................................................................

4.1. Fluxograma do processo administrativos de Compras...............................

1. A importância do Setor de Compras para as empresas

A gestão de compras nas empresas tem cada vez mais relação com o desenvolvimento empresarial, apesar desta área não ter sido muito bem vista no passado.

Mas hoje este quadro vem se revertendo vendo que a arte de comprar não esta mais ligada somente a cotar e realizar o pedido, hoje com a globalização o mundo vem aumentando a capacidade de informação, facilitando para que o comprador saiba o que, quando e onde comprar, reduzindo custos e gerando renda de forma direta ou indireta para a corporação.

O departamento de compras pode melhorar muito as condições da empresa dentro de seu ramo de trabalho. Através das condições comerciais e técnicas

adquiridas ao longo de seu trabalho, de planos que sustentem as atividades deste setor e que atenda a empresa de forma comprometedora, gerando o crescimento da organização.

Uma das formas de ajudar uma empresa é dar a ela uma gestão de compras fortificada, para que esta seja competitiva no mercado e que possa realizar grandes compras e bons negócios, estabelecendo assim a função participativa. Para isso a cúpula que estabelece as diretrizes da empresa deve estar ciente de que um bom planejamento estratégico em compras pode produzir lucros inesperados.

Pode se entender que o setor compras não é somente um mero setor, pois gera lucros diretos e indiretos, quando gerenciada corretamente, auxilia para que a organização se mantenha por mais tempo no ramo de negócios através de boas negociações, redução e melhoramento de seus produtos e ou serviços.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pôr todos os empre^ 0 01 F sários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de optimizar os processos produtivos. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços.

2. Seleção de Fornecedores A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instala^ 0 01 F ções e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas regularmente, muitos problemas podem ser evitados.

• Autoridade para compra;
• Registro de compras;
• Registro de preços;

• (^) Manutenção de estoques mínimos;
• Transferências de materiais;
• Evitar excessos e obsolescência de estoque;
• Padronizar o que for possível.

D. Diversos

• Fazer estimativa de custo;
• Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;
• Cuidar das relações comerciais recíprocas.
• Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;

Além das atividades típicas dentro da organização de compras, outras responsa^ 0 01 F bilidades poderão ser partilhadas com outros setores:

• Determinação do que fabricar ou comprar;
• (^) Padronização e simplificação;
• Especificações e substituições de materiais;
• Testes comparativos;
• Controle de estoques;
• (^) Seleção de equipamentos de produção;
• Programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.
  3. (^) Compartilhamento de informações entre os setores

Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações pôr causa do mesmo. Os mais importantes são:

• Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o beneficio geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções.
• (^) Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se principalmente ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares ás verdadeiras exigências de produção.
• Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa, Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre Compras e Contabilidade é, portanto, de vital importância e freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.
• Vendas. O departamento de Vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantias de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já esta transferido-se para o PCP, que fica responsável pôr estas informações.
• PCP. A relação existente entre Compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado pôr esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o mo^ 0 01 F mento de aquisição até ao de entrega e utilização.
• Controle de Qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações. O Controle de Qualidade geralmente faz testes de aceitação de materiais comprados. Nesse caso deve-se esclarecer a Seção de compras e, pôr intermédio desta, o fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.

de se manter competitiva no mercado, através de boas negociações, redução e melhoramento de seus produtos e ou serviços.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

VIANA, João José. Administração de Materiais : um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.

ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 1999.

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais :uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1995