Práticas de Departamento Pessoal – PDP, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão de Recursos Humanos

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Práticas de Departamento Pessoal – PDP

7º Período – Ciências Contábeis – 1/201 6

Prof. Esp. Wagner Leonardo Rodrigues

Introdução

As empresas precisam de funcionários para desenvolver suas atividades. Estes funcionários são de grande importância para que a empresa possa chegar a seus objetivos, pois a empresa será mais eficaz quanto mais eficaz forem às pessoas que a compõe. De nada adianta a empresa dispor de ótimos recursos materiais como máquinas, equipamentos, dinheiro, etc., se não possuir recursos humanos capacitados e motivados para utilizá-los. Muitos confundem o Departamento Pessoal com o Departamento de Recursos Humanos, porém as atividades dos dois são distintas sendo o Departamento Pessoal um órgão da empresa, encarregado de tarefas e atividades específicas, desde a contratação do funcionário, pagamento de salários, transporte, férias, licença médica, 13º salário, organização dos horários de trabalho, cálculo das horas extras e rescisão contratual dos funcionários. Já o setor de Recursos Humanos – RH – é uma associação de habilidades e métodos, políticas, técnicas e práticas definidas com objetivo de administrar os comportamentos internos e potencializar o capital humano. Tem como tarefas o recrutamento e seleção de pessoal, avaliação de desempenho dos funcionários, treinamento e desenvolvimento de pessoas entre outras funções, Nas empresas de menor porte, normalmente, inexiste o Departamento Pessoal, pois as atividades são normalmente supridas pelo Contador da empresa onde, a contabilidade da empresa ou uma contabilidade terceirizada podem exercer essas funções. Nas médias e grandes empresas é muito comum encontrarmos propriamente dito o setor de Departamento Pessoal. Nas empresas de médio porte geralmente o departamento pessoal e o recursos humanos se confundem em um único setor e os profissionais fazem tanto as tarefas relacionadas ao Recursos Humanos ou Gestão de Pessoas quanto ao próprio Departamento Pessoal. Em empresas de grande porte há uma separação dos departamentos ficando a cargo do Departamento Pessoal tratar de assuntos somente relacionados a sua área e o Recursos Humanos ou Gestão de Pessoas também tratar somente de assuntos que lhe diz respeito e dentro do próprio setor de Departamento Pessoal pode haver subdivisões de tarefas entre os funcionários. Cada um deles será responsável por desenvolver determinadas tarefas que conjuntamente chegam a um produto final.

fiscalização da contribuição social - saberá quais as entidades que vão receber as contribuições sociais. De acordo com a atividade econômica identificada através do código FPAS definem-se quais empresas serão obrigadas a contribuir para a Seguridade Social e outras entidades - Fundo / terceiros (Salário-Educação, INCRA, SENAI, SESI, SENAC, SESC, SEBRAE, DPC, Fundo Aeroviário, SENAR, SEST, SENAT, SESCOOP). O contribuinte tem a responsabilidade de enquadrar a empresa utilizando o código de FPAS (Anexo 1) O Código Terceiros é obtido através da soma dos Códigos Específicos de cada entidade para a qual a empresa contribui. Exemplo: FPAS 604 - contribui para o Salário-Educação - código 0001 e para o INCRA - código 0002, a soma dos códigos resulta 0003. Este é o Código de Terceiros do FPAS 604. Sal. Educ. Incra Senai Sesi Senac Sesc Sebrae DPC Fundo Aerov. Senar Sest Senat Ses- coop 0001 0002 0004 0008 0016 0032 0064 0128 0256 0512 1024 2048 4096 Segue abaixo alguns códigos de terceiros para cada FPAS: FPAS Código de Terceiros 507 0079 ou 4163 (se cooperativa) 515 0115 ou 4163 (se cooperativa) 531 0003 540 0131 558 0259 566 0099 ou 4163 (se cooperativa) 574 0099 ou 4163 (se cooperativa) 582 0000 590 0001 604 0003 612 3139 ou 4163 (se cooperativa) 620 3072 639 0000 647 0099 655 0001 680 0131 736 0003 ou 4099 (se cooperativa) 779 0000

787 0515 ou 4099 (se cooperativa) 795 4099 825 0003 833 0079 ou 4163 (se cooperativa) 868 0000 876 0000 O RAT, Riscos Ambientais do trabalho, representa a contribuição da empresa, prevista no inciso II do artigo 22 da Lei 8212/91, e consiste em percentual que mede o risco da atividade econômica, com base no qual é cobrada a contribuição para financiar os benefícios previdenciários decorrentes do grau de incidência de incapacidade laborativa (GIIL-RAT). A alíquota de contribuição para o RAT será de 1% se a atividade é de risco mínimo; 2% se de risco médio e de 3% se de risco grave, incidentes sobre o total da remuneração paga, devida ou creditada a qualquer título, no decorrer do mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos. Havendo exposição do trabalhador a agentes nocivos que permitam a concessão de aposentadoria especial, há acréscimo das alíquotas na forma da legislação em vigor. O FAP, Fator Acidentário de Prevenção, afere o desempenho da empresa, dentro da respectiva atividade econômica, relativamente aos acidentes de trabalho ocorridos num determinado período. O FAP consiste num multiplicador variável num intervalo contínuo de cinco décimos (0,5000) a dois inteiros (2,0000), aplicado com quatro casas decimais sobre a alíquota RAT. O código de recolhimento da Guia da Previdência Social – GPS – é o código que será utilizado para arrecadar a contribuição previdenciária aos cofres públicos, identificando o tipo de contribuição que está sendo arrecadada. Em relação ao enquadramento sindical, toda empresa que exerce atividade econômica, independentemente de possuir empregados, integra automaticamente a categoria econômica correspondente àqueles que empreendem atividades idênticas, similares ou conexas, conforme artigo 511, 1º, da Consolidação das Leis do Trabalho. A solidariedade de interesses econômicos dos que empreendem atividades idênticas, similares ou conexas constitui o vínculo social básico que se denomina categoria econômica”. E são representados por um sindicato ou federação, de acordo com o artigo 570 da CLT. O enquadramento sindical da empresa se dá pelo simples exercício de atividade econômica idêntica, similar ou conexa ao de outras empresas,

f) Cartão de Identificação do Contribuinte – CPF; g) Documento de Inscrição no PIS/PASEP – DIPIS, ou anotação correspondente na CTPS; h) Cópia da certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos, para fins de recebimento de salário-família; i) Cartão da Criança, que substitui a carteira de vacinação dos filhos de 0 a 7 anos para fins de recebimento de salário-família; j) Comprovante de escolaridades dos filhos até 21 anos para fins de dedução como dependentes do Imposto de Renda; k) Comprovante de endereço; l) 1 foto 3x4. ATENÇÃO: É proibido ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativo à esterilização ou a estado de gravidez (Port. MTE 41/07 - Port. - Portaria Ministro de Estado do Trabalho e Emprego nº 41 de 28.03.2007). Modelo de Ficha para contratação de empregados PREENCHIDO PELA EMPRESA Data da Admissão: _____/______/ 2.0_____ ; Salário Inicial R$________________________________ Função: ____________________________________________________________________________ Hora Entrada:_____________, Intervalo ___________ às___________ Saída ____________________ SÁBADO: Das ____________ às _______________ CONTRATO DE EXPERIÊNCIA 45 Dias ( ) 30 Dias ( ) Outros especificar ( ) _______________________ (O contrato só pode ser prorrogado uma única vez, totalizando 90 dias). DADOS DO EMPREGADO – (preenchimento obrigatório) Nome do empregado: ___________________________________________________________________ Endereço: ___________________________________________________________________ Nº ______ Bairro: _________________________________,CEP._________-_____.TELEF. ___________________ Cidade: ______________________________________________ , Estado: ________________________ Data nascimento: _____/____/_____; Cidade onde nasceu: _____________________________________ UF________ Nacionalidade: __________________________Estado Civil: ________________________ Grau de Instrução: 1º grau ( ) 2º grau ( ) (ate que ano estudou)__________________________________ Tem Filhos menores de 14 anos : ( ) SIM, QUANTOS ___________ , ( ) NÃO NECESSITA DE VALE TRANSPORTES: SIM ( ) NÃO ( ) NOME DA ESPOSA(O):

Data do Nascimento: _____/_____/______, CPF. ______/_____/______ - _____ Cédula Identidade: N.º _______________________________ Órgão Emissor ____________ F.________ VARGINHA, ______ /_____________/ 2.0______. ASS. EMPRESA_________________________ ASS. EMPREGADO________________________

Retenção dos Documentos – Proibição Não é permitida a retenção de qualquer documento de identificação pessoal, mesmo que apresentado por xerocópia autenticada, inclusive de comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, CTPS, registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro. Portanto, é recomendável que a entrega, pelo empregado, dos documentos citados, bem como a respectiva devolução, sejam feitas com contra-recibo. Preenchimento de Documentos Em posse dos documentos deve-se:  Efetuar as anotações e devolvê-la no prazo máximo de 48 horas;  Preencher o livro ou ficha de registro de empregados;  Formalizar o contrato de trabalho e, caso haja cláusulas específicas que rejam o vínculo empregatício e registrá-la na CTPS;  Preencher a ficha de salário família;  Celebrar acordo coletivo com o sindicato da categoria;  Preencher a declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda;  Preencher a ficha referente ao Programa Controle Médico de Saúde;  Cadastramento no PIS;  Incluir o nome do empregado no cadastro de Empregados e Desempregado – CAGED. Significado de alguns documentos  RG: Registro Geral, Cédula de Identidade;  CPF: Cadastro de Pessoa Física;  CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;  PIS: Programa de Integração Social;  PASEP: Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público. Livro ou Ficha de Registro de Empregado O empregado deve ser registrado logo no primeiro dia de trabalho, seja, experiência, por tempo determinado ou indeterminado. Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico,

As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos. O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses. As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho. Carteira de Trabalho Carteira de trabalho é o documento que identifica o trabalhador. Nela são anotados todos os dados referentes à sua vida profissional: data da admissão e da demissão, conta do F.G.T.S., férias, promoções, salários, etc. É um documento fundamental, pois é obrigatório para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, temporário ou para trabalhar por conta própria em qualquer atividade profissional remunerada. É um documento muito importante, tem como função registrar todas as empresas onde a pessoa trabalhou e os cargos que ocupou. A Carteira de Trabalho e Previdência Social é hoje, por suas anotações, um dos únicos documentos a reproduzir com tempestividade a vida funcional do trabalhador. Assim, garante o acesso a alguns dos principais direitos trabalhistas, como seguro-desemprego, benefícios previdenciários e FGTS. O empregado apresentará a CTPS para o empregador que o admitir, entregando-lhe recibo desta obtenção para efetuar as anotações e devolvê-la no prazo máximo de 48 horas. Preenchimento do Contrato de Trabalho: A figura ao lado demonstra a página onde devem constar os dados do empregador (empresa) e as informações referentes à admissão do empregado como: cargo, data de admissão, remuneração entre outras informações.

Preenchimento das Alterações de Salários: Deve ser anotado sempre que o empregado tiver aumento de salário ou alteração de função. Anotações Gerais: Como o próprio nome diz, esta página pode ser utilizada em diversas situações:  Contrato de experiência (se existir);  Contrato de inscrição no PIS;  Contrato por prazo determinado;  Afastamentos (ex: doenças, licença maternidade) entre outras;  Contribuição Sindical - é uma taxa anual, obrigatória, paga pelo trabalhador ao sindicato de sua categoria profissional.  O desconto da Contribuição deve ser realizado todo mês de março e corresponde a 1 dia de trabalho, independente da forma de remuneração. Outras anotações a serem efetuadas são: Anotações de Férias em que consta o período em que o empregado gozou suas férias; FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, todo trabalhador tem direito ao FGTS até o dia 7 de cada mês, no valor de 8% da remuneração devida onde a empresa deverá depositar em uma conta vinculada (não pode ser movimentada pelo empregado), o valor mensal do FGTS, de forma individualizada.

determina que o contrato de experiência só poderá sofrer uma única prorrogação, sob pena de ser considerado contrato por prazo indeterminado. Desta forma, o contrato de experiência não poderá ultrapassar 90 dias, e nem sofrer mais de uma prorrogação. Exemplo 1: Contrato de experiência = 45 dias Prorrogação = 45 dias Total = 90 dias Exemplo 2: Contrato de experiência = 30 dias Prorrogação = 30 dias Total = 60 dias No primeiro exemplo, atingimos o máximo em vigência de contrato de experiência 90 (noventa) dias, com uma prorrogação. No segundo exemplo, não atingimos o máximo de vigência de contrato de experiência, mas, como é permitida somente uma prorrogação, o prazo máximo, neste caso, é de 60 (sessenta) dias. Para celebração de novo contrato de experiência, deve-se aguardar um prazo de 6 meses, no mínimo, sob pena do contrato ser considerado por tempo indeterminado. Cumpre-nos lembrar que novo contrato justifica-se somente para nova função, uma vez que não há coerência alguma em se testar o desempenho da mesma pessoa na mesma função antes testada. A rescisão é disciplinada também pelo Art. 479 da CLT. Nos contratos que tenham termo estipulado, o empregador que, sem justa causa, despedir o empregado será obrigado a pagar-lhe, a título de indenização, a metade, da remuneração a que teria direito até o término do contrato. Exame Médico O empregado deve passar por exames médicos antes de ser admitido, o médico será indicado pela empresa, o médico irá emitir um documento chamado Atestado de Saúde Ocupacional de acordo com o PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.

Artigo 168 da CLT: Será obrigatório exame médico, por conta do empregador, nas condições estabelecidas neste artigo. Durante o seu desenvolvimento, o PCMSO tem por objetivo: “A prevenção e preservação da saúde do conjunto dos trabalhadores da empresa”. Visando a atingir seus objetivos, todos os empregados deverão realizar, obrigatoriamente, os seguintes exames médicos:  Admissional – na admissão do funcionário é obrigatório o exame médico admissional;  Periódicos – a cada ano ou em intervalos menores (normalmente é semestral) para trabalhadores expostos a riscos;  Demissional – na saída do funcionário da empresa é obrigatório o exame médico demissional. Atestado de Saúde Ocupacional – ASO (emitido pelo médico).

CTPS (parte de "Anotações Gerais"). Os gerentes, assim considerados os que exercem cargos de gestão, aos quais se equiparam, para este efeito aos diretores e chefes de departamento ou filial, quando o salário do cargo de confiança, que compreendendo a gratificação de função, se houver, não for inferior ao valor do respectivo salário efetivo acrescido de 40% (quarenta por cento). Tratando-se de empregados que executam seu trabalho externamente, o horário constará de ficha ou papeleta em seu poder. Registrador Eletrônico de Ponto - REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho. O REP deverá apresentar os seguintes requisitos: I - Relógio interno de tempo real com precisão mínima de 1 (um) minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação; II - Mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos; III - Dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de 5 (cinco) anos; IV - Meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto - MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente; V - Meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP; VI - Porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho; VII - Para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e VIII - A marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.

O empregador usuário do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deverá se cadastrar no MTE via internet informando seus dados, equipamentos e softwares utilizados. Vale-Transporte De acordo com a Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985, regulamentada pelo Decreto nº 92.180, de 19 de dezembro de 1985, o trabalhador tem o direito do recebimento do vale-transporte para seu deslocamento até o local de trabalho. O vale-transporte será entregue ao trabalhador, mediante recibo, no início de cada mês, em sistema de fichas ou tíquetes, fornecidos pelas empresas de transportes coletivos e adquiridos pela empresa empregadora. O vale-transporte não poderá ser pago direto ao empregado, sob a forma de numerário. O valor dos vales entregues ao trabalhador poderá ser descontado no fim do mês, na folha de pagamento até o limite de 6% (seis por cento) de seu salário-base. Cadastro Geral de Empregados e Desempregado – CAGED O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi instituído pela Lei nº 4.923/1965. Assim, os empregadores estão obrigados a comunicar, mensalmente, ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) todas as admissões e dispensas ocorridas no mês. O CAGED possibilita ao Governo Federal apurar o fluxo do movimento de mão-de-obra em todo o País, servindo como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, além de subsidiar a tomada de decisões para ações governamentais. As informações contidas no CAGED são utilizadas, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas. O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) deverá ser entregue por meio eletrônico, com a utilização do Aplicativo do CAGED Informatizado

• ACI ou outro aplicativo fornecido pelo Ministério do Trabalho e Emprego - MTE. O aplicativo poderá ser baixado no site do Ministério do Trabalho – www.mte.gov.br. E o arquivo do CAGED deve ser encaminhado ao Ministério do Trabalho e Emprego até o dia 07 do mês subsequente ao das admissões e/ou demissões de empregados. A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada estará disponível para impressão, na Internet, após o dia 20 de cada mês e

Exemplo: O cartão ponto ou de controle de horário não pode ser rasurado, para que apuração das horas possa ser apurada sem erros. Colher a assinatura do trabalhador no mesmo ao final de cada mês. Deve permanecer arquivado e a disposição de eventual fiscalização Obs.: É importante haver rígido controle de horário, conforme previsão consolidada (CLT, art. 58, § 1º). “Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária às variações de horário no registro ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.” Compensação de Horas A Consolidação das Leis do Trabalho, no artigo 59, estabelece: “A duração normal do trabalho poderá ser acrescida de horas suplementares, em número não excedente de duas, mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante contrato coletivo de trabalho.” Exemplo 1: Exemplo 2: Obs.: No caso de compensação de horário semanal, deverá o empregador, fazer acordo individual de prorrogação do horário de trabalho por escrito a fim de não trabalhar aos sábados para o cumprimento das 44 horas semanais. Jornada de Trabalho e Intervalos A jornada de trabalho mais comum é de oito horas (CLT, art. 58). Porém, existem jornadas de trabalhos com variados limites de duração, jornada de regime de tempo parcial (CLT, art. 58-A) e ainda, em razão da profissão ou 05 dias (segunda a sexta) x 8 horas = 40 horas 1 dia (sábado) 4 horas = 4 horas Total = 44 horas 04 dias (segunda a quinta) x 9 horas = 36 horas 1 dia (sexta) 8 horas = 8 horas Total = 44 horas 08 horas x 5 dias (segunda a sexta) = 2.400 m / 60 m = 40 h 48 min x 5 dias (segunda a sexta) = 240 m / 60 m = 04 h TOTAL = 2.640 m / 60 m = 44 h

ocupação desempenhada, sendo os limites estabelecidos por lei própria, chamados jornadas especiais. (ex.: jornalista (5 horas), telefonista (6 horas)). A Consolidação das Leis do Trabalho estabelece, ainda, que entre duas jornadas de trabalho haverá um intervalo mínimo de 11 horas consecutivas para descanso (CLT, art. 66), denominado intervalo interjornadas (entre duas jornadas). Repouso Semanal É assegurado a todo empregado um repouso semanal de 24 horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, o qual deve coincidir com o domingo, no todo ou em parte (CLT, art. 67). A Lei 605/49, no 1º artigo e a atual Constituição Federal no artigo 7º, XV estabelecem o repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos, feriados civis e religioso, de acordo com a tradição local. Obs.: Os empregados que durante a semana anterior não cumprirem integralmente a carga semanal, não farão jus ao privilégio de receber salário sem trabalhar. Integralmente: se a carga semanal é de 44 horas, o empregado terá que trabalhar às 44 horas para ter direito ao DSR. Caso trabalhe qualquer número de horas inferior, perderá o direito ao repouso. (Art. 6º da referida Lei) Semana anterior: para os efeitos do pagamento da remuneração, entende-se como semana o período de segunda feira a domingo, anterior à semana em que recair o dia de repouso. (Decreto 27.048/49) Exemplo: SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO DOMINGO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 O empregado faltou ou chegou atrasado no dia 11, ele perderá além deste dia apenas a remuneração do dia 23. Se o atraso ou falta ocorresse no dia 01, perderia além do dia de falta, a remuneração do dia 9 e do dia 7, que é um feriado.