Plano de Projeto de Processos Digitais da Prefeitura Municipal de Santos, Esquemas de Comunicação

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Processos Digitais

Plano de Projeto

Processos Digitais

Prefeitura Municipal de Santos (PMS)

Processos Digitais

I. Revisões

Registro de Alterações Versão Autor Data Comentário 1 .0 Fabio Duran Marques 06 /1 0 /201 4 Criação do documento Registro de Validações Versão Validado por Data Comentário

Processos Digitais

1. INTRODUÇÃO

Este documento consolida os documentos de planejamento relacionados ao projeto e

constitui-se do guia para os processos de execução, controle e encerramento do projeto.

Qualquer alteração neste plano deverá ser efetuada pelo Gerente do Projeto da Lecom.

Após o aceite deste documento, os responsáveis estão autorizados a prosseguir com o

projeto. A equipe do projeto deverá cumprir este Plano e mantê-lo atualizado, para que este

documento seja a referência para o sucesso do projeto.

O Projeto será considerado entregue quando satisfizer todos os requisitos e

especificações contidas nesse documento (Plano de Projeto) e na Definição Funcional dos

Modelos de Processos relacionadas a esse documento.

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2. CENÁRIO ATUAL

Não há hoje no país, Município que não precise ser entendido e administrado à luz do

mundo contemporâneo, marcado por rápidas mudanças sociais, econômicas e tecnológicas. A

própria globalização da economia, além de outros diversos aspectos, exige dinamismo dos

Governos no sentido de assegurar o bem-estar da sociedade e os direitos dos cidadãos.

Todo Município deseja sobreviver às dificuldades de um mercado extremamente

competitivo. A necessidade de mudança é constante para o crescimento e para sustentabilidade

de um negócio. Devemos estar atentos para identificar qual é o melhor momento para mudar e

também saber reconhecer os fatores e cenários que podem impactar e impulsionar as

mudanças.

O Governo Municipal atual trabalha com os contornos da sociedade do século XXI,

tendo que lidar com o com grande apelo tecnológico e novas formas de administração e gestão,

além de situações novas no plano da economia e das necessidades locais. Esses desafios

exigem decisões melhores e mais rápidas, informações precisas e disponíveis.

Hoje, as demandas surgem não apenas pelos meios instituídos na lei, mas também

pelas ruas e pela internet, e são cada vez mais capazes de interferir na ação governamental.

A informação circula de forma nunca antes experimentada, e adquire valor

fundamental para qualquer tipo de gestão. Em paralelo, os avanços tecnológicos ampliam o

quadro de soluções para os problemas públicos e as possibilidades de propiciar conforto

humano e rapidez no atendimento.

A Constituição Federal pressupõe uma preocupação governamental com o

planejamento, e por isso obriga a elaboração de diversos instrumentos de planejamento, como

o Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Orçamentárias e do Orçamento Anual. Mas é fato que a

simples apresentação desses instrumentos nem sempre significa que foi realizado um bom

planejamento, e tampouco que esse planejamento será cumprido de forma eficiente e eficaz.

Muitas vezes a carência de informações estratégicas corretas e adequadas, torna o

planejamento uma mera formalidade. Em outros casos, a falta de mecanismos efetivos de

controle e gestão, torna os gestores governamentais, meros expectadores do acaso.

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3. JUSTIFICATIVA DO PROJETO

Hoje a Prefeitura Municipal de Santos tem grande volume processos para serem

automatizados. A expectativa é que através da Solução Atos BPM se consiga automatizar 50

(cinquenta) processos nesse projeto inicial, que faz parte do escopo do projeto e do

desenvolvimento da Lecom. Com a automatização desses processos pretende-se conferir mais

agilidade, segurança, transparência e sustentabilidade aos processos organizacionais internos à

Prefeitura Municipal de Santos e no relacionamento deste com os seus colaboradores e

cidadãos.

Melhoria na Gestão : O desenvolvimento dos Processos Digitais através da Solução

Atos BPM vai possibilitar ultrapassar diversas barreiras atualmente impostas pela estrutura de

processos existente, fazendo com que o compartilhamento e a fluidez das informações seja

feito de forma transparente e natural, entre os diversos departamentos envolvidos e o cidadão.

Melhores práticas : O desenvolvimento inicial dos 50 (cinquenta) Processos Digitais

vai permitir à PMS repensar o atual modelo de trabalho e aplicar as melhores práticas de gestão

pública contemporânea.

Vamos integrar alguns dos sistemas da PMS aos Processos Digitais, utilizando

conceitos de BPM e tornando a Solução uma ferramenta ativa no processo de governança

municipal.

Tecnologia : A Solução Atos BPM permite realizar a gestão dos processos com

excelência. Com ela, é possível acompanhar e monitorar os fluxos com mobilidade, agilidade,

segurança e autonomia. Além disso, a PMS terá em mãos uma ferramenta para análise de

indicadores para potencializar ao máximo a redução dos custos relacionados a estas atividades.

Processos Digitais

4. ESCOPO DO PROJETO

Implantar a solução tecnológica Atos BPM (solução essa totalmente web,

utilizando a plataforma JAVA e o banco de dados Oracle) que contempla gestão integrada

de informações, documentos e processos, modelagem, mapeamento, otimização,

automatização e desenvolvimento de 50 (cinquenta) Processos Digitais, englobando a

elaboração do fluxograma da situação atual (AS-IS) e desejada (TO-BE, quando houver).

Esses 50 (cinquenta) Processos Digitais estão divididos de acordo com sua

complexidade (*), sendo:

· 10 (dez) processos de baixa complexidade;

· 35 (trinta e cinco) processos de média complexidade;

· 05 (cinco) processos de alta complexidade.

(*) Por se tratar de um tópico complexo e muito relevante nesse projeto, esse

tema será tratado em um tópico específico abaixo.

Basicamente 70% (setenta) dos processos que serão levantados, documentados e

desenvolvidos são de 03 (três) Áreas da PMS: Gestão, Jurídico e Finanças. Além disso,

outros órgãos também podem ser beneficiados indiretamente pelos Processos Digitais,

além é claro do cidadão.

4.1. OBJETIVO E METAS

São diretrizes da Secretaria de Gestão, para o desenvolvimento do serviço de

otimização dos processos, que faz parte do contrato com a Lecom:

· Eliminar desperdícios no novo desenho dos processos, entendendo como

desperdício o excesso injustificado de paradas do processo e o tempo

excessivo para tomada de decisões;

· Foco nos resultados (agregação de valor);

· Considerar no novo desenho de processos novas instâncias de tomada de

decisão (camadas operacionais);

Processos Digitais

Os Processos Digitais que serão desenvolvidos na Solução Atos BPM da Lecom

são:

Qtde Macroprocesso Tipo Complexidade Assunto 1 PGM Ação Judicial Alta Acompanhamento - PROTRAB 2 Acompanhamento - PROFISC 3 Acompanhamento - PROJUR 4 Acompanhamento - Assistência PGM 5 Cadastro PROFISC Média Pedido de Informações Cadastrais 6 Atualização e Renovação de Lançamentos 7 Dívida Ativa Média Inscrição 8 Cancelamento 9 Anulação de IDA - Ofício Judicial 10 Parcelamento da Dívida Ativa Média Comum 11 Especial 12 Excepcional 13 Arrematação Baixa Sub-rogação e atualização cadastral 14 Pagamento Judicial Média RPV - Requisição de Pequeno Valor 15 Mandados Judiciais Baixa Atendimento de ordens judiciais 16 Precatórios Baixa PROJUR/PROTRAB/PROFISC/Assistência PGM 17 Normas Baixa Normas 18 Polo Passivo Baixa Exclusão 19 Retificação 20 Convênios Média Convênios 21 Baixa de Parcelas Média Baixa de Parcelas

Processos Digitais Qtde Macroprocesso Tipo Complexidade Assunto 1 SEGES Benefícios e Direitos Alta Abono de falta 2 Abono permanência 3 Afastamento para participação em congresso 4 Alteração de centro de custo 5 Alteração pedido de férias 6 Aposentadoria 7 Auxílio doença 8 Auxílio funeral 9 Averbação de tempo de serviço 10 Certidão de inteiro teor da ficha funcional 11 Certidão de PAV 12 Certidão de tempo de contribuição 13 Décimo de chefia 14 Exoneração 15 Gratificação por local de trabalho 16 Indenização de horas-extras 17 Insalubridade/Periculosidade 18 Licença adoção 19 Licença maternidade 20 Licença médica 21 Licença prêmio - gozo 22 Licença prêmio - pecúnia 23 Licença sem vencimentos - período 24 Licença sem vencimentos - prorrogação 25 Pensão alimentícia 26 Pecúlio Auxilio 27 Pecúlio Alteração Beneficiário 28 Reversão 29 Revogação de portaria 30 Vale transporte 31 Readaptação Média Readaptação 32 Solicitação de Horas Extras Baixa Solicitação de Horas Extras 33 Solicitação de Recursos Alta Solicitação de Recursos Humanos –

Processos Digitais Qtde Macroprocesso Tipo Complexidade Assunto 1 SEFIN Alvará Alta Abertura 2 Alteração 3 Baixa 4 Bancas de jornal 5 Comércio ambulante 6 Eventos e feiras comerciais 7 Feiras livres 8 Mercados municipais 9 Transferência 10 IPTU Média Atualização cadastral 11 Boleto Pagamento/2ª via 12 Certidão Negativa 13 Certidão Positiva 14 Imunidade 15 Isenção 16 Compensação/Restituição 17 ISSQN Média Atualização cadastral 18 Boleto Pagamento/2ª via 19 Certidão Negativa 20 Certidão Positiva 21 Imunidade 22 Isenção 23 Compensação/Restituição 24 ITBI Média Atualização cadastral 25 Boleto Pagamento/2ª via 26 Certidão Negativa 27 Certidão Positiva 28 Imunidade 29 Isenção 30 Compensação/Restituição 31 Prestação de contas Média Cheque de adiantamento 32 Convênio demais subvenções 33 Convênio FMDCA 34 Convênio SEAS 35 Convênio SEDUC 36 Convênio SEDUC - APM 37 Solicitação de Empenho Média Dispensa

Processos Digitais 38 Compromisso com a Despesa 39 Reserva – DEORG 40 Direito 41 Liquidação Média Nota Fiscal 42 Fatura 43 Ateste 44 Pagamentos Baixa Fatura 45 Empenho 46 Nota fiscal 47 Convênio 48 Nota de débito 49 Emissão da ordem de pagamento 50 Certidões Baixa Valor Venal 51 Isenção de nota fiscal 52 De existência de firma 53 De inexistência de firma 54 De Regularidade 55 De baixa 56 Negativa taxa de licença 57 Retenções Média INSS / Empresas 58 IPREV 59 PASEP / FPM 60 INSS / Parcelamento 61 PASEP / CES 62 Deduções Média Deduções Tarifas (Bancárias) 63 Transferência Financeira Transferência de Verbas: FUPES / Câmara Municipal... 64 Ressarcimento Média Ressarcimento ou compensação de valores 65 Pagamento em duplicidade 66 Recomposição Orçamentaria Média Suplementação de dotação 67 Cancelamento de reservas 68 Aumento de limite orçamentário 69 Solicitação de Fiscalização Média Estabelecimento comercial 70 Fiscalização Dirigida 71 Fiscalização tributária imobiliária 72 Shows 73 Fiscalização de Ambulantes

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Critérios Utilizados para Avaliação

1 Quantidade de sistemas que deverão ser integrados para a realização do processo Escala Valor Peso De 00 a 01 (Baixa) 1 4 De 02 a 03 (Média) 2 04 ou mais (Alta) 3 2 Quantidade de formulários que serão utilizados para a realização do processo Escala Valor Peso De 00 a 02 (Baixa) 1 2 De 03 a 04 (Média) 2 05 ou mais (Alta) 3 3 Quantidade de documentos que serão escaneados para a realização do processo Escala Valor Peso De 00 a 02 (Baixa) 1 1 De 03 a 04 (Média) 2 05 ou mais (Alta) 3 4 Quantidade de trâmites no andamento natural do processo Escala Valor Peso De 00 a 05 (Baixa) 1 3 De 06 a 12 (Média) 2 13 ou mais (Alta) 3 Resultado do Grau de Complexidade De 10 a 18 Pontos = BAIXA De 19 a 25 Pontos = MÉDIA De 26 a 30 Pontos = ALTA

Fórmula Utilizada para Calcular a Complexidade dos Processos Digitais

RCP= V1(1 a 3)^ x 4 + V2(1 a 3 )^ x 2 + V3(1 a 3)^ x 1 + V4(1 a 3)^ x 3, onde:

RCP= Resultado da Complexidade do Processo.

V1= Valor de escala referente ao número de sistemas utilizados, com variação de

1 a 3.

Processos Digitais

V2= Valor de escala referente ao número de formulários utilizados, com variação

de 1 a 3.

V3= Valor de escala referente ao número de documentos escaneados, com

variação de 1 a 3.

V4= Valor de escala referente ao número de trâmites do processo, com variação

de 1 a 3.

Definições

Para os fins deste contrato, os termos abaixo especificados terão o seguinte

significado:

· Processo administrativo: conjunto de documentos e informações com caráter

instrumental, que buscam garantir a legalidade dos atos administrativos;

· Sistema: conjunto de elementos que atuam de forma interativa para desempenhar

uma atividade específica, conforme anexo VI;

· Trâmite: caminho em que o processo administrativo percorre pelas unidades

administrativas até chegar ao seu destino final;

o Ex: COPOUP => DEGEP => CCP => SEBDIR => FAMS-AG.

· Documento escaneado: documento físico cuja imagem é capturada através de um

dispositivo e codificada, transformando-a em um documento digital;

· Formulário: é a tela do sistema que permite a entrada ou consulta de dados pelo

usuário executante da atividade. Ex. Formulário de Requisição de Benefícios;

· Campos do formulário: Um formulário é composto por um ou vários campos, que

são as informações de entrada de dados (ou consulta) do formulário.

4.3. VISÃO GERAL DA SOLUÇÃO

No mercado atual, as empresas apontam que precisam cada vez mais de liderança

e gestão da mudança para investir em tecnologias e gerar resultados estratégicos. A

globalização e a velocidade nos negócios ditam o cenário econômico-financeiro. A

estruturação, registro, documentação e gestão dos indicadores das informações que

trafegam em uma empresa de médio/grande porte passaram a ser um diferencial

competitivo e o papel da tecnologia da informação aplicada aos negócios se estende em

todas as áreas de uma organização no que tange à estruturação dos processos.

De forma específica, a Solução Atos BPM tem como objetivo principal a automação

e gestão dos processos de uma empresa. A Solução disponibiliza um conjunto de

Processos Digitais

4.5. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é a decomposição hierárquica das entregas

do projeto. Ela possibilita uma visão geral (macro) de todas as etapas do projeto e do

produto que será construído, facilitando assim a compreensão e o gerenciamento do

projeto por todas as partes interessadas.

Segue abaixo a EAP do Projeto :

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4.6. PRODUTOS E SERVIÇOS

Breve descrição sobre o(s) produto(s) da entrega final.

· Processos Digitais;

· Implantação da Solução;

· Plano de Projeto;

· Definição Funcional dos Modelos de Processos;

· Gerenciamento;

· 10 (dez) Processos de baixa complexidade;

· 35 (trinta e cinco) Processos de média complexidade;

· 05 (cinco) Processos de alta complexidade;

· Treinamento Técnico;

· Treinamento Operacional;

· Treinamento Gerencial;

· Suporte Técnico e Garantia.

4.7. PREMISSAS DO PROJETO

Este projeto considera as premissas a seguir, apresentadas para uma execução

bem sucedida do projeto. O não atendimento de qualquer item poderá incorrer em atrasos

ou no não cumprimento das entregas do projeto:

4.7.1. Os representantes da PMS que atuarão no projeto terão disponibilidade

para participar das etapas/atividades em que eles se façam necessários

(como entrevistas, especificação de entregas, validações, etc.) dentro

dos períodos previstos no cronograma acordado;

4.7.2. As funcionalidades desenvolvidas serão aquelas definidas no

planejamento do projeto, dentro do plano de projeto e da Definição

Funcional dos Modelos de Processos. Novas funcionalidades após o

mapeamento dos processos exigirão uma revisão do planejamento,

cronograma e custos, e deverão ser aprovadas pela Lecom e PMS;

4.7.3. Alterações na legislação ou Instruções Normativas que afetem o

desenvolvimento dos processos serão avaliadas pela Lecom e PMS. Caso

essas mudanças gerem novos requisitos ou afetem requisitos já