Organização de - Eventos, Notas de estudo de Comunicação

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Zélia Freiberger

Eventos

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Organização de Eventos

• O conceito de eventos Sumário
• A origem dos eventos
• Classificação de eventos
• Tipos de eventos
• Planejamento e organização de eventos
• O planejamento de um evento
• Estratégias de comunicação e marketing
• Contratação de serviços
• Checklist
• Planejamento para o dia do evento
• Apoio logístico
• Planejamento do pós-evento
• Cerimonial, protocolo e etiqueta
• Perfil do profissional de eventos
• Normas para precedências
• Precedências para autoridades
• Símbolos nacionais
• O hino Nacional
• Ordem geral de precedência para organização das mesas
• Etiqueta “sem frescura”
• Retomando nossa conversa!
• Referências
• Atividades autoinstrutivas
• Aula
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Apresentação Prezado Estudante, Sei o quanto está empenhado em adquirir conhecimentos. Evidentemente todas as disciplinas são de extrema importância para sua vida pessoal e profissional, entretanto não posso deixar de mencionar a relevância da disciplina Organização de Eventos, para o rol de conhecimentos enquanto secretário. Mas, afinal, por que razão essa disciplina é tão importante para você? Primeiro, porque o ato de organizar eventos constitui-se uma das atividades do técnico secretarial descritas no artigo 4º, da Lei nº 7.377/85 e 9.261/96 (item X - conhecimentos protocolares). Segundo, porque as empresas necessitam divulgar seus produtos, e uma das formas de se fazer isto é por intermédio de eventos. Por esta e outras razões, as empresas necessitam de profissionais altamente qualificados para organizar com competência os mais variados tipos de evento. E terceiro, porque organizar e planejar são atividades pertinentes à área de gestão que, por conseguinte está diretamente relacionada com a área secretarial. Assim, por conhecer a importância desses e de outros itens valiosos para sua vida profissional, é que os assuntos e as atividades complementares foram cuidadosamente selecionados, tendo respaldo de renomados autores da área, como Maria Lúcia Bettega, Cleuza G. Gimenes Cesca, Marlene Matias, Maria Cecília Giacaglia. É nessa visão, que me reporto a você, para que aproveite nosso percurso de construção de conhecimento e que essa dedicação seja o diferencial para sua vida pessoal e profissional. Espero sinceramente poder fazer parte do seu aprendizado. Cordialmente, Profª. Zélia Freiberger

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Curso Técnico em Secretariado Aula 1 Curso Técnico em Secretariado O CONCEITO DE EVENTOS O objetivo desta aula é apresentar o conceito de eventos na visão de diversos autores; conhecer as origens e o histórico dos principais eventos nacionais e internacionais, pois o homem como ser social sempre buscou subsídios de conhecimentos na própria história. Passemos, agora, a conhecer a definição de eventos na visão de alguns autores: “Evento é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades observadas”. (CESCA, 1997:14) “Evento é componente do mix da comunicação, que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação”. (MATIAS, 2001:2) “Os eventos e as cerimônias constituem-se em meios de estabelecer a comunicação aproximativa entre pessoas e públicos de organizações governamentais ou privadas”. (VELOSO, 2001:3) Em seu sentido mais amplo, a palavra evento envolve pessoas tanto na sua organização e preparação quanto na participação propriamente dita. É uma forma efetiva de integração de ideias, conceitos, conhecimentos e também de promover produtos e serviços das organizações. Outra característica do evento é o fator econômico envolvido. No caso de eventos internacionais com certeza atrairá um grande público, o que irá contribuir grandemente como atividade econômica. Matias (2001), complementa afirmando que: “atualmente, o evento, em função dos objetivos fixados, do grande número de pessoas que envolvem e das diversas expectativas e necessidades que essas pessoas apresentam, tornou-se uma importante atividade econômica e social, que deve ser tratada de forma profissional”. Contudo, para que um evento tenha sucesso e os objetivos propostos sejam alcançados, certas medidas são estritamente necessárias. A organização, o planejamento e a execução requerem do organizador um perfil característico para o desenvolvimento dessa atividade tão importante, tanto para a organização quanto para a sociedade de modo geral, especialmente nos dias atuais. Portanto, um evento gera uma grande oportunidade de atrair a atenção do público, de manter, elevar ou de restabelecer a imagem de uma empresa.

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A ORIGEM DOS EVENTOS^ Aula 2 Acredita-se que começou aproximadamente no ano 776 a.C com os Jogos Olímpicos realizados na cidade de Olímpia, Grécia. Acredita-se também que foi a partir desses eventos que o espírito de hospitalidade se desenvolveu e se perpetuou, pois os eventos representam uma forma efetiva de integrar pessoas e culturas. E no Brasil? Quando foram realizados os primeiros eventos? No livro Organização de Eventos, procedimentos e técnicas, Marlene Matias relata que: “Anterior à chegada da Família Real ao Brasil, segundo registros do Ministério da Indústria e Comércio, eram realizadas algumas feiras que possuíam características semelhantes às que ocorriam na Idade Média. Isso é, elas aconteciam em locais abertos, onde os comerciantes armavam suas barracas para vender seus produtos.” (MATIAS 2007:25) Em sua obra, a autora, conclui que o primeiro evento no Brasil foi um baile de carnaval , em um local destinado à realização de eventos, no ano de 1840. Para Matias, o primeiro evento denominado congresso aconteceu em 377 a.C. que reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalíssimo da Grécia nas lutas contra a Pérsia. Matias complementa que em 1908 , aconteceu no Pavilhão de Feiras de Praia Vermelha a Exposição Nacional, que foi um marco importantíssimo para a atividade eventos no Brasil, ou seja, foi a primeira feira realizada no País nos moldes das atuais, sediada no primeiro local construído para receber grandes feiras. A evolução dos Eventos Apesar de sua origem ser antiga, os eventos estão cada vez mais presentes na atualidade. As empresas realizam eventos como forma de divulgar produtos, vender ideias e conceitos e integrar pessoas. Fatos como a queda do Império Romano, o triunfo do Cristianismo e o estabelecimento de reinos germânicos em terras romanas marcaram o início da Idade Média. Esse período também foi marcado por eventos religiosos, reuniões dos concílios, representações teatrais, feiras, deslocamento de pessoas (membros do clero, mercadores, etc.), atividades comerciais que eram desenvolvidas próximo aos castelos e/ou mosteiros. O período de declínio da Idade Média foi marcado por inúmeras viagens empreendidas por diversos profissionais da época (artistas, artesãos, músicos e poetas) que queriam divulgar o próprio trabalho, outros queriam conhecer novos, lugares, novas pessoas, novas culturas. Com isso, surgiu a necessidade de se criar estalagens, albergues, melhorar as condições de segurança nas estradas, pois, afinal, muitas dessas viagens eram Curso Técnico em Secretariado

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Aula 2 realizadas por jovens da nobreza que buscavam complementar seus conhecimentos e adquirir experiência profissional. Com o advento da Revolução Industrial, no século XVIII , inúmeras transformações ocorreram na sociedade: a economia que era manual passou a ser mecanizada; o trabalho humano foi substituído pelas máquinas robotizadas; os animais foram substituídos por tratores e similares movidos a vapor ou outros tipos de energia/combustão. Estas e outras mudanças também se refletiram nos tipos de eventos, tornando-os mais científicos e técnicos. Dados históricos dos principais eventos mundiais: a. O Congresso de Medicina Geral, é considerado o primeiro evento de cunho científico ocorrido em Roma, no ano 1681. b. O primeiro evento técnico foi o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815. c. Em 1841, acontece o Congresso Antialcoólico nas cidades de Leicester e Loughborough. d. Em 1844, aconteceu a Conferência de Berlim, com o objetivo de estabelecer algumas regras básicas para o desenvolvimento da África ao sul do Saara. e. Em 1919 aconteceu a Conferência de Paz, em Paris, para delinear os termos de paz para a guerra. Para refleti r Quando eu tinha 11 anos de idade, aconteceu a Copa do Mundo de 1970, oportunidade em que o Brasil foi tricampeão em Guadalajara no México. Acredite! Para mim foi um evento inesquecível. Eu vivi cada partida, cada oportunidade de gol perdido, cada vitória. O último jogo da copa foi contra a Itália, e Edson Arantes do Nascimento, o nosso “Pelé”, marcou o quarto gol. Ganhamos de 4x1 da Itália numa bela tarde de domingo. Diante desta recordação não há como negar a importância de um evento em nossa vida. Pelas concepções apresentadas, eventos são acontecimentos históricos, independentemente de se ter participado deles ou não. A partir desta frase, como proposição de atividade, indago quais mudanças você percebeu no mundo com o acontecimento de alguns eventos? Escreva sobre isso. ANOTE. Anotações

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Aula 3 Folclóricos:^ são os relacionados a acontecimentos que dizem respeito a traços da cultura de um povo. Um exemplo típico são as festas juninas, nas quais acontece a simulação de um casamento entre pessoas que vivem no ambiente rural, e propiciam aos participantes não somente a convivência social, mas, sobretudo a oportunidade de saborear as bebidas, doces e salgados provenientes do meio rural, bem como as músicas e vestimentas típicas. Lazer: são aqueles que proporcionam entretenimento aos participantes. Parques de diversões são exemplos bem característicos. Promocionais: promovem um produto, pessoa, entidade ou governo, quer seja promoção de imagem ou apoio ao marketing. Religiosos: eventos cujos objetivos são promover os valores morais e religiosos; integrar as pessoas adeptas dessa religião; chamar a atenção para adesão de novos fiéis; inaugurar um local como igreja, sinagoga, templo, etc. Sociais: os casamentos são exemplos, pois além das questões sociais há também os aspectos legais envolvidos, como os padrinhos que servem de testemunhas do ato jurídico. Turísticos: exploram os recursos naturais e turísticos de uma região ou país, por meio de viagens de conhecimento profissional ou não. Vamos pratica r Qual classificação pertence um evento denominado batizado? É um evento social ou religioso? Em sua opinião, um batizado poderia pertencer a duas classificações simultâneas? ANOTE: Você já foi a um evento onde tudo estava impecavelmente organizado? Aonde aconteceu este evento? Você teria oportunidade de entrevistar o responsável por este evento e aprender mais sobre o assunto. ANOTE.

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TIPOS DE EVENTOS Aula 4 Nesta aula, você conhecerá os mais variados tipos de eventos que de acordo com as características e peculiaridades que apresentam, podem ser classificados de diferentes formas. Este conhecimento muito contribuirá quando formos estudar as particularidades da organização de eventos. A classificação dos eventos, segundo Bettega (2001:61): Assembleia - é uma reunião cujos participantes são representantes de algum grupo, região, estado, país, etc. O objetivo da assembleia é debater assuntos de interesse geral dos participantes. Normalmente as conclusões são colocadas em votação, porém somente têm direito a voz e voto os participantes inscritos; os demais têm direito só a voz. Brainstorming - é uma reunião que tem como objetivo principal a transmissão de ideias sobre determinado assunto. Num primeiro momento, a reunião parte do princípio criativo, é quando os integrantes emitem opiniões sobre o tema em pauta. No segundo momento, o princípio é avaliativo, isto é, as ideias passam pelo crivo da avaliação e crítica. Ao final da reunião, os integrantes terão como base as diretrizes que serão traçadas em busca dos objetivos propostos. Brunch - a origem da palavra brunch vem da junção de breakfast (café da manhã) e lunch (almoço). Como o próprio nome sugere, este evento trata-se de um café da manhã e almoço. É uma forma de estabelecer comunicação entre os integrantes ou discutir um tema específico. Colóquio - é uma reunião normalmente gerida por uma determinada classe profissional para tomar uma decisão sobre um assunto estabelecido. Quando há muitos integrantes, os subtemas são distribuídos nos grupos com a presença de um moderador. Ao final, o moderador passa as decisões para todo o grupo para apreciação e votação final. Conclave - é uma reunião essencialmente de caráter religioso, cujos temas normalmente são de ordem moral e ética. Conferência - é uma reunião que conta com a presença de um conferencista, que detém amplo conhecimento de um determinado assunto. Ao final da exposição do conferencista é aberto espaço para o público fazer perguntas. Essas perguntas deverão seguir uma ordem preestabelecida, como um número determinado, ou numa ordem sequencial. Congresso - é um evento que acontece geralmente dentro de uma classe profissional distinta (médicos, enfermeiros, secretários, etc.), cuja finalidade é discutir temas propostos pela classe. Dependendo da complexidade do tema e do número de participantes, o evento pode ser realizado em vários dias. Curso Técnico em Secretariado

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Curso Técnico em Secretariado Salão - É amplo, fixo e visa apenas divulgar, embora hoje apresente características Aula 4 de feira. O procedimento para sua organização é o mesmo adotado para as situações anteriores. Semana - É um evento similar ao congresso, no qual as pessoas se reúnem para discutir um tema específico ou vários assuntos. Normalmente adotado por classes profissionais. Seminário - é um evento de caráter educativo. O assunto é exposto aos participantes que ao final podem interagir fazendo perguntas. Simpósio - é um evento que acontece com a presença de expositores e um Coordenador. Após as apresentações dos expositores os participantes podem elaborar perguntas aos expositores. Visita - é uma reunião usada pelos meios empresariais para mostrar os sistemas, métodos, equipamentos e materiais a determinado segmento de público. O importante nessa reunião são os cuidados que devem ser tomados quanto à recepção, pois normalmente a visita acontece em outras empresas. Workshop - é uma reunião de um determinado grupo de trabalho, na qual os especialistas discorrem sobre um assunto específico, apresentam novas técnicas ou novos temas para o público interessado. Nesta aula vimos o conceito, o histórico, a classificação e os tipos de eventos. Nas próximas aulas estudaremos o planejamento de eventos cujos conhecimentos irão auxiliar você a organizar com maior competência as distintas fases de um evento. Re l e m brando Um evento pode ser transmitido por videoconferência ou teleconferência Neste novo meio de organizar eventos, a transmissão é feita por uma linha de satélites e um espaço físico adequado que permite a interação entre os participantes. Apesar dos custos das instalações, muitas organizações preferem realizar reuniões, por representar uma forma efetiva de evitar gastos com deslocamentos e acelerar a troca de informações entre os participantes.

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Aula 4 Vamos pratica r Em qual desses tipos de eventos você já atuou em âmbito profissional? Qual foi sua forma de participação? Quais dificuldades você encontrou e as possíveis soluções? Se você não trabalha atualmente, pense em qual deles você gostaria de atuar e ANOTE: Anotações

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Aula 5 (^) • Maior capacidade de operacionalização das atividades que envolvam mais de um departamento;

• Maior padronização entre os vários eventos. O fato de uma mesma estrutura interna da empresa, conhecedora da cultura e dos anseios e desejos tanto de consumidores quanto de seu corpo de diretores, realizar todos os eventos faz com que estes tenham maior padronização entre si, isto é, tenham a mesma identidade;
• Menor dependência. Quando se fecha contrato com uma empresa de fora, adquire-se certa dependência com relação ao trabalho desenvolvido por esta. Por ser um contrato de risco, muitas empresas preferem confiar em seus profissionais e transferir uma responsabilidade tão grande à empresa terceirizada que, mesmo quando conhecida, poderá passar por dificuldades e, consequentemente, comprometer todo o trabalho.
• Valorização do profissional da própria instituição e, portanto, da imagem institucional dela. Quando o evento obtém sucesso, é muito mais interessante para a empresa atribuí-lo à eficiência de seus colaboradores e, portanto, à sua capacidade em contratar os melhores profissionais do mercado, do que ter de reconhecer um trabalho executado por uma empresa de fora. A autora complementa que diante dos fatores expostos cabe à empresa decidir pela contratação de empresa especializada na organização de eventos ou aproveitar a estrutura interna para esta finalidade. Nesta visão cabe ao Secretário importante papel de auxiliar, organizar e planejar todo o evento. Para facilitar esse trabalho apresentamos na próxima aula os principais pontos do planejamento e organização de eventos. Você já planejou um evento? Este evento foi em âmbito pessoal ou profissional? Aproveite as linhas a seguir e relate sua experiência. Vamos pratica r

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O PLANEJAMENTO DE UM EVENTO^ Aula 6 Nesta aula, você aprenderá como planejar e organizar um evento. Contudo, para melhor entendimento do nosso estudo vamos compreender que um evento possui fases, sendo: pré-evento, per ou transevento, e pós-evento. Passemos a analisar agora as atividades do pré-evento. Para iniciarmos o estudo, fomos buscar a definição de planejamento de eventos com alguns especialistas da área.

1. Meirelles (1999) comenta que o Planejamento é o fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto. 2. Na visão de Matias, (2001 p.98), “o planejamento de evento é a fase decisiva, na qual estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro, técnico- administrativo e social do evento”. Ao planejar um evento o primeiro passo é traçar os objetivos. É o que se pretende alcançar com o evento, seja ele institucional ou promocional. Os objetivos são fatores essenciais para criar, estabelecer, firmar, manter e divulgar o conceito e a imagem de uma organização, pessoa, ou produto. Na opinião de Matias (2001), as fases do processo de planejamento e organização de eventos são:

• Concepção – incorporação da ideia;
• Pré-evento – planejamento e organização;
• Realização do evento – execução
• Pós-evento – avaliação e encerramento. O autor sugere que “antes de organizar um evento, é importante que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores, que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos, tais como”:
• Reconhecimento das necessidades do evento;
• Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades;
• Identificação dos objetivos específicos;
• Coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial; Curso Técnico em Secretariado

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• Elaborar diretrizes: quais subsídios serão utilizados para a obtenção dos Aula 6 resultados esperados;
• Coletar informações: sobre o público-alvo, possíveis patrocinadores, etc.
• Levantar planilhas: de viabilidade econômica e estrutural de todo o evento, quais estratégias serão implantadas na obtenção dos objetivos.
• Reconhecer os recursos físicos e humanos que serão necessários.
• Implantação: desde a aprovação do projeto até seu término.
• Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento.
• Orçamento previsto: quanto será necessário para cada aspecto em particular, tais como: brindes, coffee break, almoço, etc.
• Avaliação: como será feita a avaliação do evento em sua totalidade. Serviços Iniciais: Na visão de Matias (2007:117), é preciso que seja estruturada uma secretaria para o pré-evento. Ela será responsável por executar antecipadamente alguns serviços e atividades, para compor a estrutura administrativa e institucional do evento. Vejamos algumas atividades que deverão ser iniciadas nesta fase:
• Preparação de correspondência preliminar;
• Expedição da correspondência para as entidades, empresas e pessoas que possam colaborar com o evento;
• Tomada de preços e confecção de materiais administrativos que serão utilizados no dia do evento;
• Controle de arquivo da correspondência recebida e expedida;
• Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes e outros;
• Recebimento, controle e classificação, dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados;
• Recebimento, controle e confirmação das inscrições e adesões;
• Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes;
• Criação e execução do fluxograma de informações;

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Aula 6 •^ Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços necessários para a organização do evento. Muitas empresas esperam que o Secretário estabeleça o projeto de um evento. Pensando nisso, Matias (p. 118) nos apresenta os principais itens que devem compor o projeto:

• Definição do produto;
• Escolha do local;
• Definição da data do evento;
• Elaboração de temário e calendário;
• Identificação e análise dos participantes;
• Estratégia de comunicação e marketing;
• Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e serviços;
• Serviço de transportes para participantes e convidados;
• Hospedagem dos participantes e convidados;
• Programação social, cultural e turística;
• Agência de viagem e turismo;
• Recursos financeiros;
• Cronograma básico. Todos os itens acima merecem atenção, mas um deles é vital para o sucesso do evento: o espaço físico. Vamos analisar às dicas de Marlene Matias (2007:121) sobre o ambiente físico do evento:
• O espaço tem que necessariamente comportar confortavelmente todos os convidados;
• Verificar a capacidade das salas nas diversas configurações (número de cadeiras, iluminação, recursos audiovisuais etc.);
• O ambiente tem que ser limpo e (atrativo) agradável aos olhos;
• Ter uma recepção de fácil acesso;