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Documento de Suporte (Português)
Organização do Arquivo Operacional
Título da Pasta
de Arquivo
Títulos dos
Separadores
Explicação Formulários
Passagens de
Serviço
1.1. Última Passagem de Serviço Arquivo da PS recebida do colega precedente, com todos os anexos que a compõem. Estes anexos são separados de acordo com a ordem existente no formulário da PS. Após a tomada de conhecimento destes anexos (rubricando e datando-os), deverão ser imediatamente arquivados no espaço de arquivo que lhes for correspondente. 1.1. Passagem de Serviço 1.2.Passagens de Serviço anteriores Arquivo por ordem cronológica dos formulários das PS de períodos anteriores à sua última chegada.
Correspondência
Recebida e
Emitida
Correspondên cia Recebida 2.1.1. Ordens de Serviço Arquivo de OS recebidas. As OS devem ser depois separadas de acordo com a proveniência (ADM, DO, DAF..), pois cada uma tem uma sequência própria. 2.1. Numerador de Correspondência Recebida e Enviada 2.1.2. Comunicações Internas Arquivo de CI recebidas. As CI devem ser depois separadas de acordo com a proveniência (ADM, DO, DAF.. etc.), pois cada uma tem uma sequência própria. 2.1.1. Ordem de Serviço 2.1.3. Memorandos Arquivo de M recebidos. Os M devem ser depois separados de acordo com a proveniência (C&C ou Sodispal), pois trata-se de empresas diferentes. 2.1.2. Comunicação Interna 2.1.4. Cartas Arquivo de C recebidas. As C devem ser depois separadas de acordo com o assunto. 2.1.3. Memorando 2.1.5. Outros Arquivo de OUTRO tipo de correspondência recebida, que deve ser separada de acordo com o assunto. 2.1.4. Carta 2.2. Correspondên cia Emitida 2.2.1. Comunicações Internas e Memorandos Arquivo de CI e M emitidos, com respectivo numerador. O seu arquivo é sequencial, independentemente para quem se destinaram. 2.2.2. Cartas Arquivo de C emitidas, com respectivo numerador. O seu arquivo é sequencial, independentemente para quem se destinaram. 2.2.3. Outros Arquivo de OUTRO tipo de correspondência emitida, que deve ser separada de acordo com o assunto.
Documento de Suporte (Português)
Movimento de
Existências
3.1. Movimentos Diários Arquivo dos MD elaborados no centro. Os MD posteriormente enviados pelas áreas de Supervisão, deverão ser arquivados juntamente com estes. 3.1. Registo de Movimentos Diários 3.2. Entrada de Mercadoria 3.2. Guia de Entrada de Mercadoria 3.2.1. Compras Arquivo das guias de entrega e facturas da mercadoria recebida por compra. 3.2.1. Facturas de Fornecedores 3.2.2. Transferências IN Arquivo das guias de transferência de mercadoria recebida. 3.2.2. Guias de Entrada em Armazém 3.3. Saída de Mercadoria 3.3. Saída de Mercadoria 3.3.1. Saídas de Armazém Arquivo das guias de saída a preço de custo de mercadoria. 3.3.1. Guias de Saída de Armazém 3.3.2. Transferências OUT Arquivo das guias de transferência de entre centros de custo. 3.3.2. Transferência Intersecções 3.4. Regularizações de Stock Arquivo de eventuais regularizações efectuadas. 3.4. Regularização de Stock 3.5. Inventários Arquivo dos suportes dos inventários físicos efectuados. 3.5. Inventários
Fichas de Stocks
4. Fichas de Stock Arquivo das fichas de stock, dos produtos existentes no centro, divididas por família e sub-família. Dentro de cada sub-família, serão arquivadas por ordem alfabética. 4. Fichas de Stock
Encerramento
do Mês
5.1. Balancetes Arquivo dos^ Balancetes de encerramento do mês. 5.1. Balancete 5.2. Inventários Valorizados de Fim de Mês Arquivo dos inventários valorizados de fim do mês. 5.2. Inventários Valorizados de Fim de Mês
Requisições
6.1. Numerador de Requisições Numerador de todas as requisições emitidas. Sequência numérica anual. 6.1. Numerador de Requisições 6.2. Requisições do Centro à Supervisão Arquivo das requisições emitidas pelo centro à Supervisão. 6.2. Requisição do Centro de Custo ao Economato 6.2.2. Requisições de Mercadorias Requisição de produtos para abastecimento da operação. 6.2.2. Encomenda de Mercadorias 6.2.3. Requisições de Bens de Consumo e Equipamento Requisições de Equipamentos e outros materiais (exemplo: utensílios, lubrificante para máquinas, água, combustível) 6.2.3. Requisições de Bens de Consumo e Equipamento
6. 3. Relatórios de Chegada de Mercadorias Arquivo dos RCM, relativos a cada recepção efectuada. 6. 3. Relatórios de Chegada de **Mercadorias
- Pedidos de** Intervenção da Manutenção Arquivo dos PIM. 6. 4. Pedidos de Intervenção da Manutenção 7.1. Meal-sheets Arquivo das cópias dos MS, suporte de toda a facturação. Dividindo cada mês, deverão ficar os respectivos resumos. 7.1. Meal-sheets
7.2. Weekly Performance Reports Arquivo da cópia do WPR, elaborado a partir da Ficha de Avaliação dos Clientes. Caso haja planos de acção para rectificação de situações apontadas pelo cliente, estes devem ser agrafados ao WPR correspondente. 7.2. Ficha de Avaliação dos Clientes 7.3. Ficha de Avaliação da DOP / DAF
Documento de Suporte (Português)
Organização do Arquivo Administrativo
Título da Pasta de
Arquivo
Títulos dos Separadores Explicação
Facturas e
Recebimentos
(Nome da
Supervisão)
1.1. Facturas Emitidas Cópia de todas as Facturas emitidas, organizadas por Centro dentro dos três grupos (vencidas, por liquidar e liquidadas) 1.2.1. Facturas Vencidas Facturas ainda não liquidadas que já ultrapassaram o prazo de liquidação. 1.2.2. Facturas por Liquidar Facturas não liquidadas que ainda se encontram dentro do prazo de liquidação. 1.2.3. Facturas Liquidadas Facturas para as quais já se verificou o recebimento do Cliente para a totalidade do montante facturado. 1.2. Mapas Mensais de Facturas Emitidas Arquivo dos Mapas Mensais de Facturas Emitidas a Clientes. 1.3. Mapas Mensais de Recebimentos Arquivo dos Mapas Mensais de Recebimentos de Clientes.
Administrativa e
Financeira
(Nome da
Supervisão)
2.1. Balancetes Arquivo dos Balancetes de encerramento do mês. 2.2. Inventários Valorizados de Fim de Mês Arquivo dos inventários valorizados de fim do mês. 2.3. Reporte de Controlo de Gestão Arquivo dos documentos que reportem controlo de gestão.
Passagens de
Serviço
(Nome da
Supervisão)
3.1. Última Passagem de Serviço Arquivo da PS recebida do colega precedente, com todos os anexos que a compõem. Estes anexos são separados de acordo com a ordem existente no formulário da PS. Após a tomada de conhecimento destes anexos (rubricando e datando-os), deverão ser imediatamente arquivados no espaço de arquivo que lhes for correspondente. 3.2. Passagens de Serviço Anteriores Arquivo por ordem cronológica dos formulários das PS de períodos anteriores à sua última chegada.
Documento de Suporte (Português)
Título da Pasta de
Arquivo
Títulos dos Separadores Explicação
Correspondência
Recebida e
Emitida
(Nome da
Supervisão)
4.1. Correspondência Recebida 4.1.1. Ordens de Serviço Arquivo de OS recebidas. As OS devem ser depois separadas de acordo com a proveniência (DG, DO,…), pois cada uma tem uma sequência própria. 4.1.2. Comunicações Internas Arquivo de CI recebidas. As CI devem ser depois separadas de acordo com a proveniência (DG, DO, DAF, Supervisão, etc.), pois cada uma tem uma sequência própria. 4.1.3. Memorandos Arquivo de M recebidos. Os M devem ser depois separadas de acordo com a proveniência (C&C ou Sodispal), pois trata-se de empresas diferentes. 4.1.4. Cartas Arquivo de C recebidas. As C devem ser depois separadas de acordo com o assunto. 4.1.5. Outros Arquivo de OUTRO tipo de correspondência recebida, que deve ser separada de acordo com o assunto. 4.2. Correspondência Emitida 4.2.1. Comunicações Internas e Memorandos Arquivo de CI e M emitidos, com respectivo numerador. O seu arquivo é sequencial, independentemente para quem se destinaram. 4.2.2. Cartas Arquivo de C emitidas, com respectivo numerador. O seu arquivo é sequencial, independentemente para quem se destinaram. 4.2.3. Outros Arquivo de OUTRO tipo de correspondência emitida, que deve ser separada de acordo com o assunto.
Movimento de
Existências
(Nome da
Supervisão)
5.1. Entrada de Mercadoria 5.1.1. Compras Arquivo das guias de entrega e facturas da mercadoria recebida por compra. 5.1.2. Transferências IN Arquivo das guias de transferência de mercadoria recebida. 5.2. Saída de Mercadoria 5.2.1. Vendas Arquivo das guias de venda a preço de custo de mercadoria vendida. 5.2.2. Transferências OUT Arquivo das guias de transferência de mercadoria enviada. 5.3. Regularizações de Stock Arquivo de eventuais regularizações efectuadas. 5.4. Inventários Arquivo dos suportes dos inventários físicos efectuados.
Fichas de Stocks
(Nome da
Supervisão)
6. Fichas de Stock Arquivo das fichas de stock, dos produtos existentes na Supervisão e nos diversos Centros, divididas por família e sub-família. Dentro de cada sub-família, serão arquivadas por ordem alfabética. 6.1. Stocks da Supervisão Mapas de stocks do armazém da Supervisão 6.2. Stocks dos Centros Mapas de stocks existentes nos Centros
Documento de Suporte (Português)
F&B = Food and Beverage (Alimentos e Bebidas)
HACCP = Hazard Analysis and Critical Control Point (Análise dos Perigos e Pontos
Críticos de Controlo)
FSIS = Food Safty Inspection Service
APPCC = Análise dos Perigos e Pontos Críticos de Controlo
EX = Exemplo
PCC = Pontos Críticos de Controlo
FIFO = First in First out
LIFO = Last in First out
DLC = Data Limite de Consumo
