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O orçamento de caixa é a previsão de fluxos de entradas e saídas de dinheiro em empresas, incluindo todos os ativos de liquidez imediata. Este documento explica os objetivos, controles e influências sobre o fluxo de caixa, além de fornecer exemplos de fluxos positivos e negativos. O controle e previsão dos fluxos de caixa são essenciais para as empresas, pois, o dinheiro é necessário para finalizar as transações comerciais.
O que você vai aprender
Tipologia: Notas de aula
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Não perca as partes importantes!
Miguel Juan Bacic
F^2. 15.03.84-40/
1984
Orçamento de caixa é a previsão para um determinado período futuro do fluxo de entradas e saídas de dinheiro na empresa. Incluem-se nesta previsão todos os ativos de liquidez imediata: dinheiro em caixa, saldos disponíveis em bancos e aplicações a curto prazo em Letras do Tesouro Nacional (por serem de liquidez imediata). Os objetivos da previsão de caixa são: 1) assegurar a disponibilidade de fundos em qualquer situação para fazer frente ao pagamento das despesas correntes: 2) informar eventuais faltas de dinheiro com tempo suficiente para procurar as fontes de financiamento mais convenientes; 3) informar de futuros excessos de dinheiro para planejamento de aplicações com o máximo proveito possível. O controle e previsão dos fluxos e do nível de caixa são essenciais à empresa, pois, é com dinheiro que se culmina o ciclo de transações comerciais, e qualquer transação em qualquer setor da empresa afetará diretamente o caixa em um maior ou menor tempo 1. Cada venda representará uma entrada imediata ou futura e cada compra ou compromisso assumido, um desembolso imediato ou futuro. Isto, pois, uma empresa realiza uma série de atividades cíclicas que começam e acabam pelo caixa (compras, produção, vendas, cobrança, pagamentos). Existe uma íntima ligação entre alterações nos níveis ou na composição do capital de giro e o comportamento dos fluxos d entrada e saída do caixa 2. Uma redução do prazo de vendas levará a uma aceleração do fluxo de entradas provocando excesso de caixa. Efeito contrário , temos com um aumento no prazo de vendas. Uma redução no prazo de compras leva a um aumento das saídas em determinado período, causando falta de caixa. Um aumento no prazo de compras “atrasa” as saídas levando a excesso de caixa. Ou seja, os fatores que tendem a diminuir a necessidade de capital de giro (do ponto de vista dinâmico) causam sobra de caixa. Aqueles que tendem a aumentar a necessidade de capital de giro causam falta de caixa. É necessário lembrar que o capital de giro em certo instante (^1) - Como única exceção poderíamos pensar na troca entre duas mercadorias, eliminando-se assim a intermediação do dinheiro. 2
Finalmente uma terceira razão de movimentação do caixa surge da composição da estrutura de capital da empresa e da forma em que é financiada.
Fluxo de entradas: - aumento de capital;
Fluxos de saídas: - pagamento de dividendos
A previsão do fluxo de caixa é realizada utilizando-se três cortes temporais:
(^4) - Neste trabalho não trataremos da técnica de preparação deste fluxo.
Fluxo de curto prazo
É realizado alocando os fluxos conhecidos e previstos de entradas e saídas em dois mapas: 1) cronograma de entradas (anexo I); 2) cronograma de desembolsos (anexo II). A divisão temporal consiste numa previsão diária para os próximos 5 dias, e uma semanal para as próximas 4 semanas. Temos então um horizonte temporal máximo de 5 dias (A, B, C, D, E) e 5 semanas (1 a 5). Uma vez transcorrido o primeiro dia (dia A) os valores reais são atualizados: o segundo dia (dia B) toma o lugar do dia anterior deslocando-se os outros 3 dias uma posição para frente. O quinto espaço (dia E) é ocupado pelo primeiro dia da semana 2 (o valor desse dia é reduzido do valor total da semana 2). Uma vez transcorridos o 5 dias da semana A, a semana B toma o seu lugar e a semana 3 ocupa o lugar da 2, ocorrendo sucessivos deslocamentos abrindo espaço para entrada dos dados de mais uma semana. Tendo preenchido os dados do cronograma de entradas e saídas elabora-se a previsão do fluxo de caixa (anexo III). As filas desta previsão são:
saldos médios para obtenção das linhas de financiamentos desejadas. Por outra parte, a informação diária com horizonte de 5 dias permite a programação detalhada, minimizando-se o risco de quebra ou de ociosidade de caixa. Quanto ao saldo diário final em caixa (dinheiro ou bancos conta disponível), o ideal é tentar minimizá-lo dado o custo implícito de desvalorização pela inflação^5. Como os fluxos de caixa a curto prazo são bem previsíveis, a melhor forma de operar é planejar um saldo diário em caixa e bancos extremamente reduzidos, investindo os ativos ociosos em ativos líquidos que geram algum rendimento (Letras do Tesouro Nacional) 6. Para dar cobertura a alguma defasagem inesperada entre os fluxos de entrada e saída é aconselhável manter em algum banco limites de crédito para poder operar a descoberto no curtíssimo prazo. Estes limites funcionam como reserva de dinheiro da empresa e devem ser administrados de forma tal que o juro acumulado pago aos bancos pela utilização dos limites seja menor que o rendimento acumulado das aplicações. Se chamamos:
p: o período (em dias) de utilização do capital de terceiros; p’: período (em dias) de aplicações em LTNs; i: taxa diária de juros cobrados pelos bancos. a: taxa de rendimento diário obtido pela aplicação
Mesmo sendo normalmente i > a, a condição favorável deverá ser: - p i < p’ a Pois, espera-se que p’ > p de forma que p.i < p’ a
Para operar com o sistema é necessário ter controlada as contas de movimento dos bancos, as contas a pagar e as contas a receber,
(^5) - Ver: Martins E. e Assaff Neto, Administração Financeira, Atlas – 1985 e Bacic M. Consideraciones Sobre la Administración Del Capital de Giro En Un Periodo Inflacionario 6. Escritos Contables, 1982.
constituindo-se um completo sistema de informações financeiras. Um excelente exemplo de um sistema desse tipo consta em um trabalho de Bisetto, Massei e Souza (1977)^7 , razão pela qual reproduzimos.
Esse controle é bastante simples e deve ser preenchido diariamente. Para facilidade de arquivamento, o cabeçalho contém, além da data, o número de ordem do controle. O preenchimento é simples, devendo-se registrar todo acontecimento que implique em entrada ou saída de dinheiro. No final tem-se os totais de entradas e de saídas. Para se obter o saldo atual deve-se somar o total de entradas com o saldo anterior e diminuir o total das saídas. À parte é feito o detalhamento do saldo atual, mencionando-se a parcela que está em dinheiro, em cheque, em vales, etc.
Esse modelo de ficha serve para controlar as contas de movimento dos bancos com os quais a empresa opera. Cada banco deve ter uma ficha e o controle deve ser fechado mensalmente. Os lançamentos devem ser feitos por ocasião de saques de cheques, recibos de depósitos, descontos de duplicatas, crédito de títulos em cobrança, débitos de contas, etc., ou seja, de todo e qualquer fato que altere o saldo da conta no banco em questão. Deve-se anotar a data do lançamento, o número do documento que serve de comprovante do lançamento, uma breve descrição do fato e depois colocar o valor na coluna de débito (quando a operação resulta num aumento do saldo) ou de crédito (quando a operação resulta numa diminuição do saldo). Imediatamente após deve-se calcular o novo saldo.
(^7) - Bisetto, Laercio; Massei, Willian; SOUZA, Maria Carolina – Estudo de Caso Fábrica de Móveis Vila Rica Ltda.. CTAE, UNICAMP, 1977, mímeo.
Da mesma forma que os compromissos, as duplicatas a receber devem ser controladas por mês de vencimento. Assim sendo, toda vez que a empresa emitir uma duplicata deverá anotar na ficha de controle do respectivo mês de vencimento, a data da emissão, o nome do cliente, o número da duplicata, o valor e o dia do vencimento. Se a empresa remeter o título para desconto, caução ou cobrança, deverá fazer as anotações nas colunas referentes à cobrança bancária. No caso do título ser descontado, a empresa deverá registrar sua “baixa”, anotando a data da remessa; o motivo será o “ desconto”. O controle desse título passará a ser feito através do “Controle de Duplicatas Descontadas”. Em caso contrário, isto é, quando a empresa não descontar o título, a baixa será dada quando o cliente efetuar o pagamento.
Como foi mencionado no item anterior, as duplicatas descontadas são controladas separadamente das outras. Deve haver uma ficha para cada banco, de cujo cabeçalho consta também o limite para descontos. Por ocasião da remessa do borderô deverão ser anotados a data da remessa, o nome do cliente, o número da duplicata, o valor e o vencimento. Quando o banco devolver o borderô deve ser preenchida a coluna destinada ao número do banco. Quando o cliente saldar a duplicata, o fato deve ser registrado com a anotação da data do pagamento. As última duas colunas do impresso são destinadas ao controle do saldo (em valor) das duplicatas descontadas. Basta que, a cada remessa ou baixa, anote-se a data e o novo saldo. Esse controle é interessante porque,
comparando-se o saldo atual com o limite para desconto, a diferença indicará o valor máximo que a empresa ainda dispõe para desconto no referido banco.
Informações Financeiras (anexo XI)
Esse controle deve ser feito mensalmente pela contabilidade e enviado ao gerente financeiro. Seu objetivo é mostrar, com algum detalhamento, a atual situação financeira da empresa. A primeira parte demonstra a situação referente a duplicatas a receber, tanto vencidas quanto a vencer. Os dados devem ser obtidos no controle de duplicatas a receber (anexo IX). A segunda parte procura demonstrar a movimentação de pedidos de clientes. A terceira parte refere-se aos compromissos da empresa, tanto vencidas quanto a vencer. Os dados são obtidos no controle de contas a pagar (anexo VIII). Depois, as informações referentes ao dinheiro disponível, tanto em caixa como nos bancos. O boletim financeiro diário (anexo VII) contém os dados necessários para o preenchimento dessa parte. Por último, as indicações referentes às operações de desconto de duplicatas. Para cada banco devem ser mencionados o limite operacional, a parcela já utilizada e o limite que ainda está disponível para desconto. Os dados devem ser obtidos no controle de duplicatas descontadas (anexo X).
Fluxo de Caixa no Médio Prazo (Previsão Anual)
É preparado em conjunto com o orçamento de operação da empresa para o próximo ano. Tem divisões mensais (vide exemplo do anexo XII) 8 e mostra a previsão das oscilações de caixa em função das operações previstas pela empresa.
(^8) - Exemplo reproduzido de: SILVA, Airton, Airton Alves da – Orçamento de Caixa, CTAE, UNICAMP,
Bacic M. – Caracterização do Capital de Giro , CTAE, DEPE, UNICAMP, (mimeo) 1980 Bacic M. – Consideraciones sobre la Administración del Capital de Giro en un Periodo Inflacionario , Escritos Contables n. 29, Universidad Nacional del Sur, Argentina, 1982. Bisetto L. Massei W., Souza M. – Estudo de Caso Fábrica de Móveis Vila Rica Ltda. , CTAE, DEPE, UNICAMP, mímeo, 1977.; Bisetto L. – Noções Básicas de Capital de Giro , CTAE, UNICAMP, mímeo, 1982; Cherry, R. - Introdução à Administração Financeira , Atlas. SP, 1980; CTAE – Fluxo de Caixa de uma Empresa Industrial , CTAE, UNICAMP, mímeo, 1974; Martins E. e Assif Neto – Administração Financeira – As Finanças das Empresas sob Condições inflacionárias , Atlas, SP, 1985; Silva, A. – Orçamento de Caixa , CTAE, DEPE, UNICAMP, mímeo, 1974; Yoshitake - Manual de Controladoria Financeira , I. O.B, São Paulo, 1984 Van Horne – Administración Financeira – Ediciones Contabilidad Moderna, Buenos Aires, 1973.
PERÍODOS^ SEMANAS 1 E 2
ITENS dia A^ dia B^ dia C^ dia D^ dia E
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 5 TOTAL
PREVISÃO DE VENDAS À VISTA
DUPLICATAS A RECEBER
OUTRAS ENTRADAS
TOTAL
SEMANAS 1 E 2
PERÍODOS
ITENS
dia^ A
dia^ B
dia^ C
dia^ D
dia^ E
SEMANA
2
SEMANA
3
SEMANA
4
SEMANA
5
TOTAL
SALDO ANTERIOR ENTRADAS (-) DUPLICATAS DESCONTADAS (=) DISPONÍVEL NO DIA (+) ENTRADA POR DESCONTO OUFINANCIAMENTOS (=) SUB TOTAL (=) JUROS RECEBIDOS PORAPLICAÇÕES (+) RESGATE INVESTIMENTO (=) DISPONÍVEL TOTAL NO DIA SAÍDAS (+) JUROS PAGOS (+) SAÍDA POR INVESTIMENTO (=) SAÍDA TOTAL SALDO
RECEITAS DESPESAS LÍQUIDO dia A dia B dia C SEMANA 1 E 2 dia D dia E
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Semana 5
TOTAL
DATA DOC. N. HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO
FONTE: Bisetto, Massei, Souza. Estudo de Caso Fábrica de Móveis Vila Rica Ltda. CTAE, UNICAMP, 1977
BOLETIM FINANCEIRO DIÁRIO ___de ______________de 19____ ITENS PARCIAIS TOTAIS*
TOTAIS
