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CURSO
MS PROJECT
MÓDULO BÁSICO + INTERMEDIÁRIO
SOLUÇÃO PARA PLANEJAMENTO E
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
IMPORTANTE
O aluno do curso presencial terá direito a acesso durante 2 (dois) meses a vídeo aulas e conteúdo via plataforma de Ensino à Distância Bitável. Podendo assim revisar os conteúdo dado em sala de aula via computador, tablete ou smartphone.
EMPRESA
QUEM SOMOS
“A empresa Bitável Tecnologia é especializada em solução baseada na Tecnologia da Informação e Comunicação. Desde nossa fundação temos nos dedicado a soluções internet para gerenciamento de projetos”.
NOSSA MISSÃO É
“Contribuir para a realização do projeto de vida de pessoas e organizações, através de nossos produtos e serviços, atendendo as expectativas de nossos clientes, colaboradores, acionistas, fornecedores, parceiros e sociedade”.
SUMÁRIO
- EMPRESA
- QUEM SOMOS
- NOSSA MISSÃO É.................................................................................................................................................
- APRESENTAÇÃO
- INICIAÇÃO - 1 - MS PROJECT 2010 - MÓDULO BÁSICO/INTERMEDIÁRIO - 1.1 - INTRODUÇÃO À GERÊNCIA DE PROJETOS - 1.1.1 - O QUE É UM PROJETO?....................................................................................................................... - TEMPORÁRIO .............................................................................................................................................................. - LEVADO A EFEITO ........................................................................................................................................................ - PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO .................................................................................................................................... - VÍDEO: DIFERENÇA ENTRE PROJETOS E OPERAÇÕES ............................................................................................. - 1.1.2 - O QUE É O GERENCIAMENTO DO UM PROJETO? - 1.1.3 - ETAPAS ESSENCIAIS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS - VIDEO: ETAPAS NO PLANEJAMENTO DE UM PROJETO ........................................................................................
- DICA 01 ...........................................................................................................................................................
- BOAS PRÁTICAS PARA EXECUÇÃO DE PROJETOS - METODOLOGIA ......................................................................................................................................................... - COMUNICAÇÃO ......................................................................................................................................................... - ESCOPO DETALHADO ................................................................................................................................................ - PARTES INTERESSADAS ............................................................................................................................................. - CRONOGRAMA .......................................................................................................................................................... - MATRIZ DE RESPONSABILIDADES .............................................................................................................................. - RISCOS ....................................................................................................................................................................... - MARCOS ....................................................................................................................................................................
- CICLO DE VIDA DO PROJETO..............................................................................................................................
- CICLO PDCA - VIDEO: CICLO PDCA ..............................................................................................................................................
- 1.1.4 - ESTRUTURA ANALÍTICA DE UM PROJETO
- 1.2 - INTRODUÇÃO À CULTURA DE PROJETOS
- 1.2.1 - REQUISITOS PARA O NASCIMENTO DE UM PROJETO - VIDEO: REQUISITOS PARA O NASCIMENTO DE UM PROJETO ..............................................................................
- 1.2.2 - CARACTERÍSTICAS DO GERENTE DE PROJETOS - VIDEO: CARACTERÍSTICAS DO GERENTE DE PROJETOS ........................................................................................
- 1.2.3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA - VIDEO: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA .................................................................................
- 1.2.4 - OS FATORES GERENCIÁVEIS NO MS PROJECT
- DEPOIMENTO ................................................................................................................................................. - VIDEO: AS DORES DE UM PROFISSIONAL DE PLANEJAMENTO ............................................................................ - 1.3.1 - O ESCRITÓRIO DE PROJETOS 1.3 - INTRODUÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS (PMO) Erro! Indicador não definido. - 1.3.2 - CERTIFICAÇÕES EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - VIDEO: CERTIFICAÇÕES EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS .............................................................................. - 1.3.3 - AS ÁREAS DE CONHECIMENTO – VISÃO PMI - 1.3.4 - RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS............................................................................
- RESISTÊNCIAS ................................................................................................................................................. - RESISTÊNCIA ATIVA ................................................................................................................................................... - RETRAIMENTO PESSOAL............................................................................................................................................ - RESISTÊNCIA PASSIVA................................................................................................................................................ - INDIFERENÇA ............................................................................................................................................................. - RESIGNAÇÃO PASSIVA ............................................................................................................................................... - VIDEO: RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS...................................................................................
- PERFIS ............................................................................................................................................................. - AGRESSIVO-PASSIVO ................................................................................................................................................. - AGRESSIVO ................................................................................................................................................................ - SABOTADOR MUDAR UMA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS .............................................................. - VIDEO: PERFIS RESISTENTES AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS.......................................................................
- DICA 02 ...........................................................................................................................................................
- COMO MUDAR UMA CULTURA DE GP?............................................................................................................. - VIDEO: COMO MUDAR UMA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS? ....................................................
- MODELO .........................................................................................................................................................
- MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS.......................................................................................... - VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP - CONCEITUAÇÃO ............................................................................. - VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP – CARACTERÍSTICAS .......................................................................... - VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP - IMPLANTAÇÃO ...............................................................................
- INSTALAÇÃO ................................................................................................................................................... PARTE II ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.
- INTERFACE ......................................................................................................................................................
- INFORMAÇÕES GERAIS ................................................................................................................................... - 7.1 – SALVANDO UM PROJETO - 7.2 – OPÇÕES
- CRIANDO UM PROJETO ................................................................................................................................... - 8.1 – INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO - 8.2 – CALENDÁRIO
- 8.2.1 – CRIAR UM NOVO CALENDÁRIO
- 8.2.2 – EXCEÇÕES
- 8.2.3 – SEMANAS DE TRABALHO..................................................................................................................
- 8.3 – TAREFAS
- 8.3.1 – INSERINDO TAREFAS
- 8.3.2 – TAREFAS RECORRENTES
- 8.4 – RELACIONAMENTOS
- 8.4.1 – VINCULAR TAREFAS
- 8.4.2 – DESVINCULAR TAREFAS....................................................................................................................
- 8.4.3 – LATÊNCIA
- 8.5 – ESTRUTURAÇÃO
- 8.5.1 – REBAIXAR O NÍVEL DE UMA TAREFA
- 8.5.2 – ELEVAR O NÍVEL DE UMA TAREFA
- 8.6 – RECURSOS
- 8.7 – ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS
- UTILIZANDO O MODO GRÁFICO DE GANTT
- UTILIZANDO O ÍCONE OU MENU
- INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA
- REMOVENDO RECURSOS
- 8.8 – TAREFA CRITICA...................................................................................................................................
- 8.9 – FILTROS
- APLICANDO FILTROS
- GERENCIANDO UM RECURSO
- 9.1 – REDUZINDO O TRABALHO DE UM RECURSO
- 9.2 – REATRIBUIR TRABALHO A OUTRO RECURSO.......................................................................................
- 9.3 – ATRASAR UMA TAREFA
- LINHA DE BASE
- 10.1 – DEFININDO LINHA DE BASE
- 10.2 – LIMPAR LINHA DE BASE.....................................................................................................................
- EXECUTANDO UM PROJETO.........................................................................................................................
- 11.1 – ATUALIZAR PROJETOS
- 11.2 – ATUALIZAR TAREFAS
- 11.3 – ATRASAR O PROJETO.........................................................................................................................
- GERANDO RELATÓRIOS
- 12.1 – CRIANDO UM RELATÓRIO
- VINCULO COM O EXCEL................................................................................................................................
- 13.1 – EXCEL PARA PROJECT - 13.2 – PROJECT PARA EXCEL
- PASSO A PASSO PROJETOS BITAVEL ................................................................................................................
- PLANEJAMENTO
- EXECUÇÃO
- CONTROLE
- PASSO A PASSO PROJETOS COMPLEXOS .........................................................................................................
- PLANEJAMENTO
- EXECUÇÃO
- COMPORTAMENTOS DE TAREFAS TERMINADAS: - VIDEO: CARACTERÍSTICAS DE TAREFAS JÁ CONCLUÍDAS NO PROJECT 2010........................................................
- COMPORTAMENTOS DE TAREFAS NÃO TERMINADAS: - VIDEO: COMPORTAMENTO DE TAREFAS EM ANDAMENTO NO PROJECT 2010 ..................................................
- CONTROLE
- FÓRMULA REGENTE DO PROJECT....................................................................................................................
- RELAÇÃO ENTRE TAREFAS - VIDEO: RELAÇÃO ENTRE TIPOS DE TAREFAS NO PROJECT 2010 ..........................................................................
- COMPRESSÃO DE ATIVIDADES - VIDEO: COMPRESSÃO DE ATIVIDADES NO PROJECT 2010 ...................................................................................
INICIAÇÃO
1 - MS PROJECT 2010 - MÓDULO BÁSICO/INTERMEDIÁRIO
O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos recursos do MS Project 2010. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle.
1.1 - INTRODUÇÃO À GERÊNCIA DE PROJETOS
1.1.1 - O QUE É UM PROJETO?
Um projeto pode ser definido¹ como:
UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA
SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE
SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO
CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE
TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.
¹ Vargas, Ricardo Vianna - Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos – Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
Mas uma forma mais simples de entender é também:
É UM ESFORÇO TEMPORÁRIO, LEVADO A EFEITO PARA CRIAR UM
PRODUTO, SERVIÇO OU RESULTADO ÚNICO.
1.1.2 - O QUE É O GERENCIAMENTO DO UM PROJETO?
Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas, nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas das partes interessadas e que envolve o balanceamento de escopo, tempo custo e qualidade; necessidades, ou requisitos, definidas e expectativas, subjetivos ou não definidas, de todos aqueles que participam do projeto.
1.1.3 - ETAPAS ESSENCIAIS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Na figura a seguir, são apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2010.
VIDEO: ETAPAS NO PLANEJAMENTO DE UM PROJETO
PLANEJAMENTO DO
ESCOPO
FORMATAÇÃO
INICIAL DO
PROJECT
DEFINIÇÃO DAS
ATIVIDADES
SEQUENCIAMENTO
DAS ATIVIDADES
MONTAGEM DA
EQUIPE
PLANEJAMENTO
DOS RECURSOS
DETERMINAÇÃO
DO TIPO DE
ATIVIDADE
DURAÇÃO DAS
ATIVIDADES
ESTIMATIVA DOS
CUSTOS
ALOCAÇÃO DOS
RECURSOS
DEFINIÇÃO DO
CRONOGRAMA
GRAVAR A LINHA DE
BASE
DICA 01
BOAS PRÁTICAS PARA EXECUÇÃO DE PROJETOS
METODOLOGIA
Uma metodologia é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. Controlando melhor o processo a equipe será mais eficiente pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos.
COMUNICAÇÃO
Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam seu lugar. Na falta de versão oficial, ficam circulando informações que podem minar a moral da equipe e levantar suspeitas sem fundamento. O gerente de projeto deve evitar esse tipo de prática, dando informações claras e confiáveis sobre o projeto.
ESCOPO DETALHADO
O escopo do projeto é o trabalho que deve ser realizado para se obter um produto ou serviço com determinadas características e recursos. Comece por definir o que deve ser feito e o que não deve. Esse processo nos permite entender os contornos do projeto e traçar uma linha divisória entre o que deve ser feito e o que não deve ser, pelo menos neste momento.
PARTES INTERESSADAS
Todos os envolvidos no projeto são os "stakeholders". Nesse grupo estão não apenas os membros da equipe, mas também os clientes e fornecedores envolvidos. É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos. Imagine como é arriscado contar com um membro da equipe que não está disposto a colaborar.
CICLO DE VIDA DO PROJETO
CICLO PDCA
VIDEO: CICLO PDCA
- ATUAR • VALIDAR
- PLANEJAR • EXECUTAR
P D
A C
1.1.4 - ESTRUTURA ANALÍTICA DE UM PROJETO
A EAP (Estrutura Analítica de Projeto) é representada graficamente com o objetivo de agrupar os elementos do projeto, de forma a identificar os subprodutos componentes e, por conseguinte representar claramente o escopo do projeto. A EAP é desenvolvida através de uma abordagem top-down, níveis sucessivos de detalhamento, o que facilita o processo de identificação de necessidade nas fases de iniciação, planejamento e de gerenciamento das partes nas fases de execução e controle. O MS Project 2010 tem esta ferramenta com o nome de (EDT) Estrutura de Divisão do Trabalho, que embora não provenha diretamente da ferramenta gráfica da EAP, dispões de recursos que permitem sequenciar as tarefas, atendendo a contento os objetivos do gráfico do EAP.
PROJETO CASA VITÓRIA
ESTRUTURA
FUNDAÇÃO
ALVENARIA
ACABAMENTO
REBOCO
PISO DE CONCRETO
PINTURA
DECORAÇÃO
LUMINÁRIAS
SOFÁ
PAISAGISMO
JARDIM
ILUMINAÇÃO
CONTROLE
INÍCIO TÉRMINO
1.2.3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA
VIDEO: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA
1.2.4 - OS FATORES GERENCIÁVEIS NO MS PROJECT 2010
Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável TEMPO acarretará em um incremento na variável CUSTOS ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.
FUNCIONAL
MATRICIAL FRACA
MATRICIAL BALANCEADA
MATRICIAL FORTE
PROJETIZADA
TEMPO
CUSTO
ESCOPO
DEPOIMENTO
Em muitas situações o presidente conhece bem a atividade-fim do seu negócio, mas não conhece certas particularidades das atividades-meio a serem desenvolvidas e acredita piamente que o projeto é exequível tanto em termos de iniciação, prazos de execução, custos e finalização com sucesso, além de não acreditarem em planejamento detalhado (ou, melhor dizendo, integrado). Já soube de casos em que o presidente, mediante as críticas e/ou obstáculos apontados por alguns de seus potenciais stakeholders internos, respondeu com algo do tipo: "Estou nesse negócio há tantos anos e não vai ser você que irá me ensinar o que fazer. Apenas faça o que determino!". É igualmente comum que os stakeholders internos se sintam inibidos de se manifestarem quanto às dificuldades e obstáculos de executar o projeto do presidente da forma colocada e preferem silenciar-se a comprar uma briga e ficarem marcados, e via de consequência, ao fim verifica-se projetos mal feitos e pior, mal- acabados. Não raro, essa situação gera aquele velho jargão: "Eu ganhei, nós empatamos, você perdeu." Daí eu dizer: é preciso que o presidente tenha ideias exequíveis (em iniciação, custos, prazos e finalização com sucesso) ou alguém comprar a briga e dizer sem medo: a forma como essa ideia está sendo proposta não terá sucesso. Tenho muita simpatia por um instrumento: o cronograma PERT-CPM, porque com tal instrumento é capaz de se estabelecer um caminho crítico e as folgas para as atividades que podem ser executadas concomitantemente e já se começa o projeto com a noção de um possível e por que não dizer provável (?) atraso, por razões imponderáveis, cujo mais eficaz planejamento é incapaz de prevê-lo. De resto, comunico que já encaminhei essa aula para meus colegas e chefe, sugerindo, inclusive, que assistamos juntos para posterior debate e que elaboremos um manual de gerenciamento de projetos de engenharia dentro da realidade a que pertenço: muita demanda, baixa remuneração, inexistência de premiação por produtividade, obrigando a quase todos a desenvolverem outra atividade complementar. Refiro-me à órgão público.
1.3.3 - AS ÁREAS DE CONHECIMENTO – VISÃO PMI
O PMBOK 5° Edição formaliza diversos conceitos em gerenciamento de projetos, como a própria definição de projeto e do seu ciclo de vida. Também identifica no gerenciamento de projetos um conjunto de conhecimentos amplamente reconhecido como boa prática, aplicáveis à maioria dos projetos. Estes conhecimentos estão divididos em dez áreas de conhecimento e os processos relacionados são organizados em cinco grupos ao longo do ciclo de vida do projeto.
Gerenciamento da Integração: descreve os processos necessários para assegurar que os elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.
Gerenciamento do Escopo: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.
Gerenciamento do Tempo: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.
Gerenciamento dos Custos: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto
Gerenciamento da Qualidade: descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas.
AREAS DE CONHECIMENTO
INTEGRAÇAO
ESCOPO
TEMPO
CUSTO
QUALIDADE
AQUISIÇOES
RECURSOS
HUMANOS
COMUNICAÇAO
RISCOS
PARTES
INTERESSADAS
Gerenciamento das Aquisições: descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.
Gerenciamento dos Recursos Humanos: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto.
Gerenciamento das Comunicações: descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
Gerenciamento dos Riscos: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto.
Gerenciamento das Partes Interessadas: descreve os processos necessários para definir as estratégias para aumentar o apoio, reduzir as resistências e minimizar os impactos negativos das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Todas essas disciplinas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas que compõem cada uma, apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.
1.3.4 - RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
“Esta é uma obra de ficção, qualquer semelhança com nomes, pessoas, factos ou situações da vida real terá sido mera coincidência”.
