Baixe módulo gestão de compras e suprimentos e outras Notas de aula em PDF para Negociação, somente na Docsity!
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos
- Supply Chain & Compras ………. ………………………………….. Índice
- Planejamento Orçamentário Passo a Passo
- 2.1. Orçamento de Demanda
- 2.2. Orçamento de Compras
- 2.3. Metas Orçamentárias
- 2.4. Open to Buy ……………………………………………………..
- Modelo Comportamental do GRF CLIENTE
- Organização e Administração do Departamento de Compras
- Planejamento de Compras - 5.1. Commodities - 5.2. Itens de Rotina - 5.3. Alteração de Produtos - 5.4. Sazonalidades - 5.5. Previsão de Demanda - 5.6. Previsão do Tempo de Entrega - 5.7. Planejamento da Logística de Compras - 5.8. Análise do Modelo de Suprimento - 5.9. Procedimentos que Antecedem a Compra - 5.10. Procedimentos no Momento da Compra - 5.11 Agenda
- Cadastro de Produtos
- Metodologias de Reposição - 7.1. Desbalanceamento de Estoques - 7.2. Cobertura de Estoques - 7.2. Estoque de Segurança
- Reavaliação do Mix - 8.1. Sortimento - 8.2. Fatores de Influência no Mix - 8.3. Critérios Básicos de Desativação de Itens - 8.4. Perdas
- Estratégias de Precificação
- A Matemática das Margens
- 10.1. Metas de Margens
- 10.2. Mark-Up
- Medidas de Desempenho
- 11.1. Rotatividade de Estoque
- 11.3. Ferramentas de Uso Freqüente
- 11.4. Indicadores de Performance
- Considerações Final
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 4
A representatividade de cada um dos setores e suas interatividades interdepartamentais é clarificada com exatidão, conforme seus respectivos posicionamentos na estrutura apresentada (Fig.01): Compras / Vendas: Funções-Chave, responsáveis pelos extremos do processo, respectivamente: Função-Base e Função-Fim. Logística: Responsável pelo tráfego interno e externo das Funções-Chave. RH / TI / Infra-Estrutura / Finanças & Controller: Suporte e abastecimento para a atuação contínua das Funções-Chave + Logística. Projetos Internos: Dinâmica de manutenção da performance de cada um dos setores. Atividade que deve ser pseudodenominada: Progressos Internos. O Gestor de Relacionamento com Fornecedores (GRF), comumente denominado Comprador, deve compreender o seu posicionamento na Cadeia de Abastecimento / Suprimentos, especificamente em relação à sua Organização, para uma conscientização global acerca da essencialidade de suas atribuições. Eis aí a clarificação do primeiro entre os passos primordiais de um GRF do Grupo CLIENTE : Compreender a sistemática geral da Organização e sua própria localização neste compêndio estrutural, ciente da importância que representa a sua competência como gestor da Função-Base de todo o processo.
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 5
Desde a compra da matéria prima até a entrega do produto final, a área de Cadeia de Suprimentos desempenha uns dos papeis de maiores importância. Podemos destacar abaixo os principais:
Garantir a disponibilidade dos produtos nas prateleiras; Realizar a festão de pedidos; Interface entre compras x logística – destaque para o gerenciamento da qualidade da entrega
O profissional de Supply Chain deve gerir a cadeia de suprimentos da empresa, deixando a atividade de REALIZAR compras especificamente para GRF. Vale ressaltar que ADMINISTRAR e PLANEJAR (compra, armazenagem, transporte e entrega) envolve ambas as áreas.
Em um panorama de dinâmica acelerada, o Planejamento de Compras deve ser tratado como um diferencial crítico, determinante para que uma empresa se diferencie no mercado. Esta exigência mercadológica, mais requisitada a cada dia em razão da própria evolução das metodologias de Gestão de Relacionamento com Fornecedores, impele as Organizações à revisão de seus modelos com o intuito de assegurarem sua estabilidade de caixa e de otimizarem a utilização estratégica das verbas de compras. Ao profissional de Compras, importa o conhecimento dos diferentes caminhos do fluxo financeiro para a aquisição de produtos, pois ainda que saiba acerca dos processos de sua empresa, é necessária a compreensão dos modelos peculiares aos concorrentes. Principais modelos de planejamento:
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 7
2. Planejamento Orçamentário Passo a Passo
2.1. Orçamento de Demanda O Orçamento de Demanda antecede o Orçamento de Compras, objetivando a definição das mercadorias a serem adquiridas, o custo-benefício financeiro das mesmas e sua compatibilidade com a estratégia de negócios da Organização. Não há, neste momento do Planejamento Orçamentário, nenhuma definição acerca das quantidades e especificidades dos produtos, incumbência inerente ao passo posterior. Ocorre aqui a determinação da receita do período (mensal, semanal, etc.) conciliada à projeção de vendas e embasada nas metas sobre o investimento (margem bruta, rotatividade, etc.).
2.2. Orçamento de Compras Uma vez concluído (e aprovado) o Orçamento de Demanda, inicia-se o processo de utilização do mesmo. Ao longo do período que foi determinado para este orçamento, o GRF deve equacionar a receita financeira disponibilizada ao fluxo dinâmico de mercadorias, objetivando o cumprimento das requisições de compras, relacionadas à rotatividade (metas de vendas), à margem bruta e à cobertura dos estoques (ressuprimentos). A importância da exatidão no planejamento e na execução do Orçamento de Compras é crítica, de impacto frontal com a performance do fluxo de caixa e frente aos lucros diretos da empresa. Salienta-se ainda que, se a deficiência desta operação pode acarretar prejuízos às Organizações em geral, seu nível de nocividade
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 8
é ainda maior no segmento generalista, onde as margens praticadas estreitam-se cada vez mais em busca de competitividade.
2.3. Metas Orçamentárias A fixação de metas de compras cabível ao perfil do Grupo CLIENTE afina-se às metodologias bem sucedidas do segmento: MC = EPF – EI + PV + DP Sendo o período de referência mensal e a base única^1 , os indicadores significam, respectivamente: MC = Meta de Compra (do mês) EPF = Estoque Planejado Final (para o final do mês) EI = Estoque Inicial (do mês) PV = Previsão de Vendas (do mês) DP = Demarcações Previstas (para o mês)
Não havendo a previsão de demarcações em razão da estabilidade de preços, sobretudo em modelos contratuais envolvendo DECs e distribuições gerais, a fórmula é simplificada para: MC = EPF – EI + PV
2.4. Open to Buy O histórico de compras da empresa consiste em um recurso de peso para a administração dos estoques. Os registros das compras efetuadas permitem a gestão dos parâmetros entre o planejado e o realizado (open to buy), onde as
(^1) A base única considera todos os indicadores pertencentes a um único referencial. (ex.) Se a Meta de Compra é a Preço de Custo, todos os outros indicadores também são: EPF / EI / PV / DP = Preço de Custo
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 10
3.1. Ética
Ética no departamento de Compras, em aspectos legrais e morais são de suma importância para os GRF´S, fazendo com que a cada dia, mais empresas adotem um “código de conduta ética” para seus profissionais. No departamento de compras o problemas é observado com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos. Identificar até onde uma decisão de comprar seguiu com rigor um critério técnico, onde prevaleça apenas os interesses da empresa, ou se foi rompido a ética, prevalecendo ai outros interesses, é extremamente difícil. O objetivo de um código de ética, é estabelecer limites de uma forma clara onde os mesmos sejam de conhecimento dos fornecedores, para posteriores reclamações futuras, quando se sentirem prejudicados. É comum as empresas incluírem nos documentos de contratação um código de conduta (ou ética) que deve ser rigorosamente seguido, sob pena de demissão por justa causa. E quanto aos “presentes, “mimos”, “brindes” como agendas, canetas, mochilas e convites (entradas para shows, teatro, entre outros) Como o assunto deve ser abordado? A melhor forma é definir, da maneira mais clara possível, o código de conduta do conhecimento de todos, pois não há dúvidas de que aquele fornecedor que dá presentes tem a expectativa de, uma forma ou de outra ser “lembrado”, ou seja quanto maior valor, maior será a obrigação de retribuição.
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 11
4. Organização e Administração do Departamento de Compras
Os modelos atuais de gestão, não somente em Compras, mas em todas as áreas, requerem profissionais completos. Extinguiram-se os tempos dos especialistas, quando os indivíduos que dominavam plenamente um veio de seu ofício eram aclamados. O mercado não comporta mais um GRF talentoso em comunicação e persuasão junto aos fornecedores, capaz de concluir grandes negócios, mas que não domina com eficiência o planejamento e a gestão de margens e cobertura de estoques. A estrutura a seguir apresenta o quadro de competências básicas e as ações que um GRF deve dominar:
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 13
5.1. Commodities
Trata-se de uma modalidade de produtos com indexadores de variação semanal. Estes tipos de SKU’s demandam uma constante atualização acerca das condições mercadológicas por sua oscilação freqüente, sobretudo quando há relação com a cotação do Dólar. Alguns dos produtos designados como commodities possuem variações previsíveis, decorrentes do acompanhamento da demanda das matérias-primas. Por exemplo: Quando a safra de mandioca aponta para uma colheita escassa, sabe-se que o polvilho, a tapioca e as farinhas de mandioca terão seus preços de venda em alta progressiva, conforme a demanda de matéria-prima se tornar mais difícil de encontrar. Em contrapartida, produtos indexados pelo Dólar podem se constituir em verdadeiras armadilhas de mercado, como os derivados de soja e de trigo. Caso a área de Compras não esteja alinhada com as tendências de mercado, o risco de negócios desastrosos é iminente e os prejuízos, inevitáveis; resultantes de comercializações embasadas no feeling do Comprador, sem qualquer estrutura de informação. Planejamento de Compra de Commodities implica em antecipar-se e precaver-se, com prudência e cuidado redobrado, para a garantia de uma compra segura.
5.2. Itens de Rotina
A negociação dos Itens de Rotina, conforme seu próprio nome, requer uma rotina competente, que se traduz na manutenção das regras que tornam lucrativos estes produtos: Alimenta-se no sistema os dados do produto e obtém-se a sugestão de compra que,
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 14
associada à percepção do profissional de Compras, resultará em uma aquisição adequada à empresa. A eficácia do GRF, nesta modalidade de simples gestão, é demonstrada através da incessante busca pelo aumento da rentabilidade, sempre lutando por vantagens competitivas para que a sua performance faça a diferença.
5.3. Alteração de Produtos
Nas situações onde ocorrem mudanças nos produtos, sejam nas embalagens ou nas composições, é fundamental a existência de um relacionamento aberto e cooperativo entre a Organização e o Fornecedor para uma atuação conjunta no momento da transição. Os diferentes modelos de vendas exigem distintas estratégias de desova dos itens antecessores, viabilizadas mediante a colaboração dos parceiros comerciais. Na distribuição e nos DECs, onde não há exposição dos SKU’s, é admissível a aquisição dos novos produtos modificados para venda paralela aos antigos, desde que entregues ao cliente somente após a extinção dos primeiros; mantendo-se, desta forma, a cobertura do estoque. No Cash & Carry^2 , porém, existe uma dificuldade maior em razão da substituição no expositor: Em muitas situações, mesmo com a opção de pagar menos pelo item antigo, o consumidor opta pelo novo. Além disto, a apresentação de ambos os produtos é configurada no varejo como antiética e depreciativa para a imagem institucional da Organização.
(^2) Cash & Carry: Auto Serviço.
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 16
Conclui-se, desta forma, que cada produto é único e deve ser tratado isoladamente. Analogamente, pode-se afirmar que cada um possui o seu DNA, resultando em condutas diferentes que exigem tratamentos diferentes. Este conceito derruba os paradigmas das compras por “pacotes”, onde os fornecedores utilizam-se do sucesso de alguns de seus itens (carros-chefe) para agregarem a venda dos demais, alegando uma performance homogênea da marca. Nas compras do comércio generalista, protagonizadas pelos GRFs, deve-se atentar para esta imposição de vendas por parte das grandes indústrias, que condicionam descontos e verbas à aquisição de produtos prejudiciais ao mix. A esta gestão individual, que compreende as vantagens de desvantagens de cada produto e serviço agregado ao mesmo, analisando as performances isoladamente, denomina-se: Gerenciamento por Exceção.
DEMANDA BAIXO DESVIO DEMANDA ALTO DESVIO
MÉDIA TENDÊNCIA ALTA TENDÊNCIA
Fig.04. CADA PRODUTO POSSUI UM CONJUNTO DE COMPORTAMENTOS
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 17
5.6. Previsão do Tempo de Entrega
Um fornecedor com deficiências logísticas é capaz de distorcer todos os indicadores de desempenho de seus produtos no cliente, gerando aumentos no inventário e nas rupturas. É necessário um gerenciamento dos desvios do tempo de entrega, objetivando a minimização dos mesmos. Para tanto, o GRF deve efetuar um trabalho junto aos parceiros comerciais, impondo a ética de mercado que impele cada Fornecedor a ressarcir o cliente com prorrogações e verbas, nos casos de desvios significativos. Gradativamente, a política de pontualidade, estabelecendo parâmetros de desvios aceitáveis ou não, educa os Fornecedores e promove a adequação ao cronograma de recebimento de mercadorias da empresa. Nos casos onde existem contratos de fornecimento (ex.DECs), devem ser contemplados nos mesmos os ressarcimentos e prorrogações pertinentes aos atrasos. Nos casos de fornecimentos por simples relacionamento mercantil, as restituições de tempo e/ou custos de estocagem devem se constituir em condição intrínseca de continuidade dos negócios, nas hipóteses de impontualidade.
5.7. Planejamento da Logística de Compra
Alguns critérios simples de Logística em Compras podem otimizar o custo dos produtos adquiridos, seja através da adoção de algumas funcionalidades no sistema, seja através de oportunismo e criatividade:
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 19
Se as análises logísticas apontam o modelo de suprimento ideal, a análise dos fornecedores consolidará a posição adotada ou indicará a necessidade de mudanças, conforme o quesito: Confiabilidade.
5.9. Procedimentos que Antecedem a Compra
Supondo-se as necessidades de compras identificadas, deve- se efetuar, respectivamente:
Verificação de quaisquer pendências resultantes de negociações anteriores – Devoluções / Trocas / Verbas / Bonificações / Contratos / Material Promocional / Entregas Atrasadas / Prorrogações. Levantamento do histórico de compras junto ao fornecedor – Evolução dos preços / Descontos / Prazos de pagamento e de entrega / Bonificações / Verbas. Levantamento dos preços de venda dos produtos na concorrência. Levantamento das condições dos fornecedores concorrentes diretos.
Volumes
Confiabilidade
ESTOQUE NO CD
ESTOQUE NO CD CROSS DOCKING
EDL
Fig.05 CRITÉRIOS DE PLANEJAMENTO DO ABASTECIMENTO
________________________________________________________________________________Apostila de Gestão de Compras e Suprimentos 20
5.10. Procedimentos no Momento da Compra
Permitir ao profissional de Vendas a apresentação de sua proposta de negócio. Anotar as vantagens e desvantagens da proposta. Utilizar as informações adquiridas no planejamento que antecede a compra para barganhar os termos do negócio. Permitir novo posicionamento do profissional de Vendas. Apresentar a política financeira de compras da Organização, o potencial quantitativo e as prospecções de reabastecimento. Utilizar o poder de compra da Organização para um posicionamento final do profissional de Vendas. Conciliar os preços definitivos frente ao histórico de compras, aos preços de venda da concorrência e às ofertas dos fornecedores concorrentes. Tomar a decisão de compra. Adequar a proposta à necessidade de compra (volumes, preços, prazos, cronograma de entregas).
5.11. Agenda
O planejamento da agenda de compras deve obedecer aos critérios de essencialidade dos parceiros comerciais, tanto no volume de negócios quanto pela relevância dos produtos no mix (ABC). Adequando-se a este parâmetro, elabora-se também a curva ABC de agendamento:
