MARTIM ANCONA DE FARIA BUENO DE AGUIAR
ADAPTAÇÃO DE UMA METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS PARA
O CONTEXTO DE EMPRESAS ÁGEIS QUE UTILIZAM O FRAMEWORK SCRUM
São Paulo
2017
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Compatibilidade da Gestão por Processos em Empresas Ágeis com Scrum, Manuais, Projetos, Pesquisas de Lógica
Um estudo sobre a adaptação da metodologia bpm no brasil para empresas que adotaram o framework scrum, com ênfase na identificação de pontos de maior incompatibilidade entre as metodologias tradicionais de gestão por processos e a lógica de trabalho de empresas que adotam metodologias ágeis. O documento também discute as dificuldades encontradas na aplicação de metodologias tradicionais de gestão por processos em empresas que optam por metodologias ágeis.
O que você vai aprender
- Qual é a metodologia de gestão por processos adaptada ao contexto de empresas ágeis que é discutida no documento?
- Qual é a metodologia BPM no Brasil e como ela se relaciona à metodologia Scrum?
Tipologia: Manuais, Projetos, Pesquisas
2022
1 / 105
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MARTIM ANCONA DE FARIA BUENO DE AGUIAR
ADAPTAÇÃO DE UMA METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS PARA
O CONTEXTO DE EMPRESAS ÁGEIS QUE UTILIZAM O FRAMEWORK SCRUM
São Paulo
2017
MARTIM ANCONA DE FARIA BUENO DE AGUIAR
ADAPTAÇÃO DE UMA METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS PARA
O CONTEXTO DE EMPRESAS ÁGEIS QUE UTILIZAM O FRAMEWORK SCRUM
Trabalho de Formatura apresentado à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo para obtenção do Diploma de Engenheiro de Produção
Orientador: Prof. Doutor Mauro de Mesquita Spinola
São Paulo
Agradecimento em especial ao professor e orientador Mauro de Mesquita Spinola, pelo apoio e direcionamento na estruturação e construção deste trabalho, e também a Natália Turrioni, por me auxiliar na construção da metodologia proposta e possibilitar a experiência de aplicação desenvolvida neste trabalho.
ABSTRACT
This work aims to develop a process management methodology adapted to the context of agile software companies, in special software companies that use the Scrum framework to their project management.
Due to the objective established to this work, it is developed a compatibility analysis between the process management methodology BPM no Brasil, developed by the consulting company EloGroup, and the agile project management framework Scrum, usually adopted in software companies.
The compatibility analysis mentioned was based on an in-depth study about the BPM no Brasil methodology and the Scrum framework, which had evidenced a number of aspects about the methodology studied that do not adhere to the dynamic and rules determined at the Scrum framework.
From the non-adherent aspects identified it was decided to prioritize the section of Execução de Projetos de Transformação from the methodology, since this sections was the one most incompatible to the context of software companied that use the Scrum framework.
Based on the non-adherent aspects directly related to the section of Execução de Projetos de Transformação, it was developed a new activities structure adapted to those companies that use Scrum framework.
In the chapter in which the adapted structure of activities is constructed, the present work not only describes the scope of action of each one of these activities, but also points out a set of interesting tools and good practices for the application of these activities.
In order to evaluate the effectiveness of the proposed adapted methodology, an unpaid experimental application of the section of Execução de Projetos de Transformação ia a company named Gupy, a technology for recruitment company.
Based on the Gupy application experience, the present work analyzes the results obtained and feedbacks received, and from these, some changes are made to the previously defined structure of activities, with the aim of improving it.
Key-words: BPM, BPM no Brasil, process management, Agile Culture, Agile Manifesto, Scrum, project management, recruitment platform.
SUMÁRIO DE FIGURAS
Figura 1 – Empresas a adotarem metodologias ágeis para a gestão de projeto no mundo ........................................................................................................................................ 20 Figura 2 - Distribuição de Metodologias Ágeis adotadas no mundo ............................. 21 Figura 3 - Percentual de projetos em empresas brasileiras a utilizarem metodologias ágeis ........................................................................................................................................ 22 Figura 4 - Distribuição de Metodologias Ágeis adotadas no Brasil ............................... 23 Figura 5: Estrutura de Desenvolvimento do trabalho ..................................................... 26 Figura 6 - Papeis definidos pelo Scrum .......................................................................... 31 Figura 7 - Eventos definidos pelo Scrum ....................................................................... 34 Figura 8 - Artefatos definidos pelo Scrum ..................................................................... 35 Figura 9 - Estrutura da Frente de Execução de Projetos de Transformação................... 41 Figura 10 - Estrutura da frente de Gestão do Dia a Dia ................................................. 43 Figura 11 - Estrutura de frente de Desdobramento da Estratégia em Processos ............ 45 Figura 12 - Estrutura da Metodologia BPM no Brasil como um todo ........................... 46 Figura 13 – Estrutura adaptada da frente de Execução de Projetos de Transformação .. 53 Figura 14 - Ordem das atividades descritas no trabalho ................................................. 54 Figura 15 - Exemplo de um Diagrama de Escopo .......................................................... 55 Figura 16 - Exemplo de fluxo mapeado no Bizagi ......................................................... 57 Figura 17 - Exemplo de quadro de gerenciamento de atividades do Trello ................... 65 Figura 18 - Diagrama de Escopo do processo de Aplicação de candidato a uma vaga.. 73 Figura 19 - Fluxo da jornada do candidato na plataforma da Gupy em dezembro de 2016 ........................................................................................................................................ 75 Figura 20 - Fluxo As Is do processo de Aplicação de candidato a uma vaga ................ 79 Figura 21 - Slide de exemplo do onboarding construído para a plataforma da Gupy .... 89 Figura 22 - Quadro no Trello para gestão de atividades da aplicação ............................ 91 Figura 23 - Estrutura da frente de Execução de Projetos de Transformação aperfeiçoada ........................................................................................................................................ 93
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
XP Extreme Programming
TDD Test Driven Development
TI Tecnologia da informação
BI Business Inteligence
BPM Business Process Management
TQC Total Quality Control
TQM Total Quality Management
DMAIC Definir Medir Analisar Incrementar Controlar
CEO Chief Executive Officer
CTO Chief Technology Officer
SLA Service Level Agreement
NPS Net Promoter Score
SUMÁRIO
- INTRODUÇÃO
- 1.1 CONTEXTO
- 1.2 ESTÁGIO
- 1.3 PROBLEMA.....................................................................................................
- 1.4 PROPOSTA - 1.4.1 Fundamentação Teórica.................................................................................... - 1.4.2 Adaptação da Metodologia............................................................................... - 1.4.3 Aplicação e Avaliação da Metodologia.............................................................
- FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
- 2.1 CONTEXTO ÁGIL - 2.1.1 O Manifesto Ágil............................................................................................... - 2.1.2 Framework Scrum.............................................................................................
- 2.2 GESTÃO POR PROCESSOS - 2.2.1 A Disciplina de Gestão por Processos............................................................... - 2.2.2 Metodologia BPM no Brasil..............................................................................
- 2.3 ANÁLISE DE COMPATIBILIDADE ............................................................. - 2.3.1 Execução de Projetos de Transformação........................................................... - 2.3.2 Gestão do Dia a Dia........................................................................................... - 2.3.3 Desdobramento da Estratégia para Processos....................................................
- ADAPTAÇÃO DA METODOLOGIA
- 3.1 PREMISSAS ADOTADAS PARA A METODOLOGIA ADAPTADA ........
- 3.2 ESTRUTURA DA METODOLOGIA ADAPTADA ......................................
- 3.2.1 Construir Visão de Futuro.................................................................................. - 3.2.2 Entender e Analisar Processo............................................................................
- 3.2.3 Conceber Soluções e Priorizar Ações................................................................
- 3.2.4 Desenvolver Organização, Pessoas e Infraestrutura..........................................
- 3.2.5 Ativar Processo e Operação Assistida...............................................................
- 3.2.6 Coletar Percepções e Analisar Dados................................................................
- 3.2.7 Gerir Projeto e Mudança...................................................................................
- 3.2.3 Conceber Soluções e Priorizar Ações................................................................
- 3.2.1 Construir Visão de Futuro.................................................................................. - 3.2.2 Entender e Analisar Processo............................................................................
- APLICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA METODOLOGIA ......................
- 4.1 CONDIÇÕES PARA A APLICAÇÃO DA METODOLOGIA .......................
- 4.2 INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA ........................................................
- 4.3 DESENVOLVIMENTO DA APLICAÇÃO ....................................................
- 4.3.1 Construir Visão de Futuro.................................................................................. - 4.3.2 Entender e Analisar Processo............................................................................ - 4.3.3 Coletar Percepções e Analisar Dados................................................................
- 4.3.4 Conceber Soluções e Priorizar Ações................................................................
- 4.3.5 Desenvolver Organização, Pessoas e Infraestrutura..........................................
- 4.3.6 Ativar Processo e Operação Assistida...............................................................
- 4.3.7 Gerir Projeto e Mudança...................................................................................
- 4.3.4 Conceber Soluções e Priorizar Ações................................................................
- 4.3.1 Construir Visão de Futuro.................................................................................. - 4.3.2 Entender e Analisar Processo............................................................................ - 4.3.3 Coletar Percepções e Analisar Dados................................................................
- 4.4 APERFEIÇOAMENTO DA METODOLOGIA COM A APLICAÇÃO ........ - 4.4.1 Desenvolver Organização, Pessoas, Infraestrutura e Processos........................ - 4.4.2 Coletar Percepções e Analisar Dados................................................................
- CONCLUSÃO .................................................................................................
- 5.1 COMENTÁRIOS SOBRE OS RESULTADOS OBTIDOS ..........................
- 5.2 APLICAÇÕES FUTURAS DO TRABALHO ............................................... - 5.2.1 Aplicação da metodologia adaptada em projetos............................................. - 5.2.2 Comercialização de cursos corporativos com a metodologia adaptada...........
1. INTRODUÇÃO
Este capítulo apresenta o escopo e a estrutura do trabalho desenvolvido. Ao longo do capítulo são apresentados aspectos como o problema a ser enfrentado e o contexto que o originou, assim como a proposta a ser conduzida para o enfrentamento do problema identificado.
1.1 CONTEXTO
As chamadas metodologias ágeis de gestão de projetos^1 , idealizadas primeiramente no final da década de 80, têm sido cada vez mais difundidas mundialmente, principalmente no universo do desenvolvimento de softwares no qual as mesmas foram desenvolvidas.
Esse movimento de inúmeras empresas e órgãos públicos em busca de uma maior agilidade é consequência direta da Revolução da Informação^2 que se iniciou na segunda metade do século XX.
A troca de informações rápida entre diferentes pessoas ao redor do mundo, possibilitada por inventos como a televisão e a internet, tornou muito mais acelerado o desenvolvimento de novas tecnologias e produtos nos mais diversos mercados.
Em paralelo, o acesso a um maior número de informações em um tempo menor e a expansão no horizonte de ofertas, tem tornado as novas gerações cada vez mais exigentes com a qualidade de produtos e serviços, e mais habituadas ao ritmo acelerado que a sociedade tem assumido.
Frente a esse novo contexto de mundo, as metodologias tradicionais de gestão de projetos, com estruturas complexas e burocráticas, têm se mostrado cada vez menos vantajosas do que outros modelos mais práticos e focados no cliente, como as metodologias ágeis criadas para o desenvolvimento de softwares.
A transição para as metodologias ágeis de gestão de projetos iniciou-se com as empresas de Tecnologia de Informações (TI), mas hoje já é um movimento que pode ser observado em empresas de diferentes setores, impulsionado pela chamada Era Digital^3 na qual o mundo se encontra.
Um forte indicador da difusão acelerada das metodologias ágeis no mundo são os relatórios anuais sobre a agilidade ( anual state of agile reports ) realizados pela empresa de consultoria Analysis.Net Research e financiados pela empresa VersionOne, pioneira no desenvolvimento de plataformas de gestão de portfólio e projetos para empresas de software.
(^1) O conceito de gestão de projetos consiste em uma estrutura de atividades, e um conjunto de ferramentas e boas práticas, definidos com o objetivo de auxiliar no desenvolvimento de projetos. (^2) Revolução da Informação é o nome dado ao marco histórico da década de 1970 no contexto mundial, marco esse que caracteriza um crescimento exponencial na difusão da informação devido ao desenvolvimento tecnológico do período. 3 Era Digital consiste no nome dado ao período pós década de 1980, no qual, em decorrência da Revolução da Informação, o controle dos meios de informação se torna mais relevante para a economia do que o controle dos meios de produção industrial.
Os relatórios anuais mencionados são financiados pela VersionOne desde o ano de 2006, e procuram avaliar por meio de um questionário, respondido por funcionários de empresas de diferentes setores da economia de diferentes países, quão difundidas estão as metodologias ágeis de gestão de projetos e qual a percepção das empresas em relação à efetividade dessas metodologias.
A partir do ano de 2011 o relatório sobre a agilidade passou a levantar o percentual de empresas que utilizam metodologias ágeis para a gestão de alguma equipe de projeto, conforme pode ser observado na Figura 1 – Empresas a adotarem metodologias ágeis para a gestão de projetos no mundo.
Figura 1 – Empresas a adotarem metodologias ágeis para a gestão de projeto no mundo
Fonte: Elaboração do autor com base nos Anual State of Agile Reports financiados pela empresa VersionOne
A partir dos resultados levantados é possível verificar o quanto vêm sendo difundidas as metodologias ágeis para a gestão de projetos, observando um crescimento de 80% no ano de 2011 para 94% no ano de 2016 (VERSIONONE, 2011; VERSIONONE, 2016).
Entretanto, é importante ressaltarmos alguns aspectos que influenciam a representatividade mundial dos resultados encontrados nos relatórios anuais sobre a agilidade, como a nacionalidade e o percentual de colaboradores de empresas de softwares entre os respondentes.
Comparando os relatórios dos anos de 2015 e 2016, podemos inferir que a redução no percentual de empresas a adotarem metodologias ágeis está diretamente relacionada aos aspectos levantados anteriormente. Enquanto o relatório do ano de 2015 é composto por 93% de respondentes do Hemisfério Norte (56% da América do Norte, 26% da Europa e 11% da