UNIVERSIDADE REGIONAL INTEGRADA
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
CENTRAL DE COMPRAS, CONTRATOS E PATRIMÔNIO
ALMOXARIFADO CENTRAL
REITOR
Arnaldo Nogaro
PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO
Nestor Henrique De Cesaro
URI
2020
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Manual de Gestão de Materiais: Etapas do Processo de Recebimento e Gerenciamento, Manuais, Projetos, Pesquisas de Administração Empresarial
As práticas para o correto recebimento e gerenciamento de materiais na universidade, incluindo etapas como planejamento de aquisições, controle de estoque, recebimento de materiais, armazenamento e segurança. O documento detalha as responsabilidades, procedimentos e documentos utilizados em cada etapa.
Tipologia: Manuais, Projetos, Pesquisas
2020
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UNIVERSIDADE REGIONAL INTEGRADA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO CENTRAL DE COMPRAS, CONTRATOS E PATRIMÔNIO ALMOXARIFADO CENTRAL REITOR Arnaldo Nogaro PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO Nestor Henrique De Cesaro URI
SUMÁRIO
- Apresentação
- Capítulo 1 – Definições
- Capítulo 2 – Planejamento de Aquisições .....................................
- Capítulo 3 – Gestão dos Estoques
- Capítulo 4 – Descarte de Materiais de Consumo Inservíveis
- Capítulo 5 – Inventário
- Referências
- Anexos ...................................................................................................
Rotinas e Procedimentos
APRESENTAÇÃO
Repetindo uma prática desta gestão na Pró-Reitoria de Administração, não buscamos “inventar a roda” ao elaborarmos um Manual de Gestão de Materiais para a Universidade Regional Integrada. Ao contrário, analisamos o que já existia nos diversos campus da Instituição e procuramos adaptar as melhores práticas como procedimento padrão, procurando refletir aquilo que desejamos, que seja o melhor para o funcionamento da Universidade, em termos de gestão de materiais. Visando atender às práticas atuais de forma que se possa corrigir eventuais desvios de rota, atingir as melhores práticas no gerenciamento de materiais de uso cotidiano em nossa Universidade, melhorar o atendimento às unidades administrativas e, com isso, atingir os objetivos relacionados com as atividades fim da Universidade: o Ensino, a Pesquisa e a Extensão com elevado nível de qualidade. Por fim, importante esclarecer que este documento não pretende ser a “palavra final” em matéria de gestão de materiais. Pelo contrário, deve ser aprimorado constantemente, acompanhando a evolução dos processos gerenciais executados na gestão dos almoxarifados.
1 – DEFINIÇÕES
Visando padronizar a linguagem entre os funcionários da URI que operam a gestão de materiais, para fins desse Manual, considera-se: I – Aceite : etapa do processo de recebimento de materiais em que o almoxarife ou o requisitante, ou ambos, atestam, no documento fiscal, que o material recebido está de acordo com as quantidades e especificações constantes nos documentos do processo de compras e/ou na respectiva nota fiscal. II – Acordo de Nível de Serviço – ANS – (ou SLA, do inglês Service Level Agreement) são os requisitos definidos no planejamento da contratação que se espera sejam observados pelo fornecedor, como condição mínima de atendimento às demandas da Universidade. Tais requisitos também servem para eventuais sanções administrativas no caso de não cumprimento, uma vez que o ANS pode ser entendido como o principal elemento para medir a qualidade e eficácia dos serviços prestados ou dos materiais entregues por uma organização a outra. III – Almoxarifado : é o local destinado à guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, adequado à sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores que constituem a estrutura organizacional da URI, denominado Almoxarifado Central. Visa assegurar a fiel guarda dos materiais, objetivando sua preservação e integridade até o momento do consumo ou utilização. VI – Almoxarife : funcionário, devidamente designado pelo Gestor, responsável por manter a guarda dos materiais armazenados em espaço designado como almoxarifado. VII – Armazenagem : etapa da gestção de materiais que compreende a guarda do material, em local adequado a fim de permitir o controle de sua preservação em condições de segurança, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais da URI. VIII – Compras : atividade que tem por finalidade suprir as necessidades da URI mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, emanadas das solicitações/requisições dos usuários, visando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas. IX – Desfazimento : forma de se desfazer de material de consumo que não atende mais à demanda de utilização pela URI, por ser irrecuperável ou antieconômico o processo de recuperação. Pode ocorrer por meio de inutilização, doação ou abandono.
X –Distribuição de Materiais : A distribuição dos materiais estocados é a atividade de encaminhar ao requerente os materiais requisitados pelo mesmo. Deve ser realizada mediante pelanejamento. Normalmente, se faz por meio da Requisição de Materiais de Almoxarifado, através do sistema TOTVS RM. XI – Entrada de Material : fase da etapa do processo de recebimento de materiais na qual são registrados, no sistema TOTVS RM Gestão de Estoque, Compras e Faaturamento, os dados referentes à compra ou recebimento do material. XII – Especificação : descrição completa, precisa e detalhada das características de um material ou serviço, com o objetivo de identificá-lo e distingui-lo dos demais materiais e serviços, e de seus similares. XIII – Inventário : atividade de realização periódica em que ocorre a contagem dos materiais de consumo mantidos no almoxarifado. O inventário pode ser Periódico, Cíclico ou Rotativo, e Geral (ou Balanço), obedecendo aos seguintes critérios: a) Inventário Periódico, Cíclico ou Rotativo: é o inventário realizado periodicamente, no decorrer do exercício fiscal, sem que seja necessário realizar paradas no processo de funcionamento normal do Almoxarifado, concentrando-se em grupos de itens em determinados períodos de tempo (semanas ou meses). b) Inventário Geral (ou Balanço): é aquele realizado ao final de cada exercício fiscal implicando na contagem física de todos os itens de uma só vez, incluindo-se almoxarifado de recebimento, almoxarifado intermediário e todo e qualquer tipo de guarda ou armazenamento de materiais. XVI – Material de Consumo : todo item, artigo, peça ou gênero que, em razão do seu uso, perca sua substância, suas características individuais, ou sua identidade física, considerando-se os seguintes critérios: a) Durabilidade: quando, em uso sob condições normais, o material perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; b) Fragilidade: quando a estrutura do material for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua funcionalidade ou identidade. c) Perecibilidade: quando o material está sujeito a modificações, físicas ou químicas, ou se deteriora ou perde sua característica a partir de seu uso em condições normais. d) Incorporabilidade: quando o material está destinado à incorporação a outro bem e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do bem principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização. Ex.: partes de computadores. e) Transformabilidade: quando o material for adquirido para fins de transformação. Por exemplo, madeira, cola, pregos etc., para o serviço de marcenaria. f) Finalidade: quando o material for adquirido para consumo imediato ou para reposição.
XXIII – Requisição de Material de Almoxarifado : documento utilizado na fase da etapa de gestão de materiais, por meio do qual a unidade requisitante formaliza o pedido de material ao Almoxarifado Central. XXIV – Sistema de Informações TOTVS RM : Sistema de informações utilizado na URI como sistema oficial de gestão (desde o ano de 2014) e todas as atividades referentes à tramitação de processos.
PLANEJAMENTO DE AQUISIÇÕES
Rotinas e Procedimentos b) Tempo de Aquisição (T) - período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo sempre à unidade mês); c) Intervalo de Aquisição (I) - período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas; d) Estoque Mínimo ou de Segurança (Em) - é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. É aplicável tão somente aos itens indispensáveis aos serviços de cada campus. Obtém- se multiplicando o consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T; e) Estoque Máximo (EM) - a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo intervalo de Aquisição; f) Ponto de Pedido (Pp) - nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando recompletar o Estoque Máximo. Obtém- -se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição; g) Quantidade a Ressuprir (Q) - número de unidades adquiridas para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição. 2.2.2) Fórmulas As fórmulas aplicáveis à gerência de estoques são: a) Consumo Médio Mensal c = Consumo Anual b) Estoque Mínimo Em = c x f c) Estoque Máximo EM = Em + c x I d) Ponto de Pedido Pp = Em + c x T e) Quantidade a Ressuprir Q = C x I Os parâmetros de revisão poderão ser redimensionadas à vista dos resultados do controle e corrigidas as distorções porventura existentes nos estoques.
2.3) Processos de Aquisições Para início de qualquer processo de aquisição deve ser observado o Manual de Compras da URI, e considerar o disposto a seguir: Todo pedido de aquisição só deverá ser processado após verificação da inexistência, no Almoxarifado Central, do material pleiteado ou de similar, que possa atender as necessidades do usuário. Deve-se evitar: I – o parcelamento das aquisições para suprimento de estoque, com observância das condições de armazenagem e de validade dos materiais, devendo- se, entretanto, quando for necessário, sugerir que a entrega do material pelo fornecedor seja feita de forma parcelada. II – a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, a perda de suas características normais de uso, bem como daqueles propensos a obsolescência (por exemplo: canetas esferográficas, materiais de informática em geral, impressos sujeitos a serem alterados ou suprimidos etc.). 2.4.4) As especificações levarão em conta os aspectos técnicos atinentes ao tipo de material, à segurança, à capacidade, à unidade de medida, à forma de apresentação, ao acondicionamento, ao prazo mínimo de validade, à marca de referência, às cores, ao formato, podendo ser disponibilizados modelos do material, bem como exigida a apresentação de amostras. 2.4.5) Os processos de aquisições de material devem seguir as orientações do Manual de Compras do DSG/PRA/URI e as disposições da Lei nº 10.530/2002 e do Decreto nº 3.555/2000. 2.4.5.1) De acordo com o Manual de Compras do DSG/PRA/URI, o processo de contratação, com vistas à aquisição de bens ou serviços, tem como regra, a promoção pela unidade interessada das seguintes ações mínimas: a) Ofício da unidade, com solicitação por iniciativa do ordenador de despesa ou com sua anuência; b) Justificativa da Aquisição;
unificação das mesmas enviando expediente para a Central de Compras do DSG – CECOM/DSG Central Protocoliza o processo, inclui os itens no Sistema (SIE) e envia o pedido à(s) área(s) técnica(s) para manifestação CECOM Justifica marca, indica marca de referência, inclui ou exclui itens, inclui as especificações e revisa o quantitativo Área Técnica Homologa as especificações e conclui o pedido no Sistema (SIE) CECOM Envia o pedido para a Central de Compras Almoxarifado Central (continua) (continuação) Ações para solicitar a aquisição ao Departamento de Serviços Gerais DSG/PRA/URI Responsável COMPRA SUPLEMENTAR Verifica, por meio da avaliação mensal, que o quantitativo do material atingiu o ponto crítico Almoxarifado Setorial Calcula o quantitativo necessário para atender a demanda até a chegada do material adquirido por meio de compra regular (^) Almoxarifado Setorial Inclui os itens no Sistema (SIE) e encaminha o expediente para a Direção do Almoxarifado Central / DSG/PRA/URI Almoxarifado Setorial Analisa a demanda e, se for o caso, encaminha o expediente para a CECOM/DSG/PRA Almoxarifado Central Após análise da correição do processo, encaminha o pedido para a área técnica se manifestar CECOM Justifica marca, indica marca de referência, inclui ou exclui itens, inclui as especificações e revisa o quantitativo Área Técnica Homologa as especificações e conclui o pedido no Sistema (SIE) CECOM Envia o pedido para a Central de Compras Almoxarifado Central Seis meses antes do término da vigência do contrato, prepara a lista de aquisições no Sistema (SIE) Almoxarifados Seto- riais Envia a lista, com a planilha de consumo dos últimos anos para a Direção do Almoxarifado Central Almoxarifados Seto- riais Após análise da correição do processo, Envia o expediente para a Central de Compras Almoxarifado Central Após conferência do processo quanto seus aspectos formais, (^) CECOM
Rotinas e Procedimentos encaminha à área técnica para manifestação Justifica marca, indica marca de referência, inclui ou exclui itens, inclui as especificações e revisa o quantitativo Área Técnica Homologa as especificações e conclui o pedido no Sistema (SIE) CECOM Formaliza o envio do processo para a área de licitações Almoxarifado Central 2.5) Os processos de aquisição deverão ser acompanhados, pelo interessado, durante o trâmite, de forma a evitar que ocorra interrupção no trâmite do processo provocando atraso no recebimento do material no Almoxarifado. 2.6) As aquisições de material de consumo, sempre que possível, deverão ser processadas através de sistema de registro de preços, na forma da legislação vigente. 2.7) Recomenda-se não proceder à aquisição de equipamento e material permanente em quantidade superior à da pronta destinação e utilização por parte das unidades requisitantes. 2.7.1) Os materiais permanentes destinados a substituição imediata, nos casos devidamente justificados, constituirão a reserva técnica, cuja aquisição deverá ser processada por meio do sistema de registro de preços. 2.8) INDICADORES DE DESEMPENHO Importante etapa no processo de planejamento das aquisições é o estabelecimento de indicadores de desempenho para avaliar a execução das diferentes etapas do processo. O estabelecimento de indicadores de desempenho também permite que se estabeleça uma gestão de risco dos processos de aquisição, visando minimizar os eventuais riscos ao funcionamento regular das unidades administrativas da Universidade e ampliação do nível de serviço oferecido aos clientes da Pró-Reitoria de Administração, unidade responsável pelo gerenciamento dos estoques (materiais) na URI. O Almoxarifado Central, unidade do Departamento de Serviços Gerais da Pró-Reitoria de Administração, tem a importante missão de disponibilizar os materiais corretos, na hora certa, no local correto e com o custo adequado para que as unidades administrativas, principalmente aquelas das áreas finalísticas da URI, possam cumprir com seu papel institucional com eficiência e eficácia. Ou seja, trata-se de conseguir o mais alto nível de serviço possível com os menores custos totais possíveis. Trata-se de avaliar o desempenho dos serviços prestados a partir de: - coleta de dados precisos e completos; - dados que sejam relevantes (úteis à URI); - indicadores facilmente compreendidos por todos os envolvidos; e, - com clareza e objetividade. Essa avaliação de desempenho deve apresentar uma periodicidade que permita subsidiar o processo de tomada de decisão dos responsáveis pelas aquisições e pelo gerenciamento dos estoques de materiais. 2.8.1.) Exemplos de Indicadores de desempenho na gestão de materiais
Rotinas e Procedimentos b) Período de Suprimento – é uma mensuração do número equivalente de dias de estoque disponível com base na utilização. A equação para cálculo do período de suprimento é a seguinte: Giro de Suprimento = Estoque Disponível Média de utilização diária Outros mecanismos de controle podem ser encontrados no SIE, nas aplicações:
- 01.03.05 – Classificação ABC – Tabela código 702
- 01.03.05 – Classificação de Reposição de Materiais – Tabela código 713• 06.04.02.08 – Controles do Almoxarife – que permite realizar fechamento mensal e, como resultado, calcular: - estoque mínimo; - estoque máximo; - ponto de reposição.