MANUEL DE IMPLANTACAO 5S, Slides de Gestão da Qualidade

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MANUAL

DE

IMPLANTAÇÃO

Programa 5+5S

PARANÁ

Programa 5+5S

MANUAL

DE

IMPLANTAÇÃO

PARANÁ

CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA

Desembargador Rogério Kanayama

COORDENAÇÃO GERAL

Anelisa Martin Batista Lucineli Rodrigues Saldanha Kuster Gonçalves

COLABORAÇÃO

Bianca Sandes Luiz Felipe Gusmão Plefh

REVISÃO

Carlos Alberto Giovaneti Cavalheiro Clélia Fátima Bertassoni de Souza Fernanda Negrão Pereira Alessandra Pauli

DIAGRAMAÇÃO

Gustavo Esteves Fernandes

JUÍZES AUXILIARES

Lidiane Rafaela Araújo Martins Lucas Martins de Toledo Luiz Gustavo Fabris Marcos Vinícius Christo Mário Dittrich Bilieri Rafael de Araujo Campelo Sérgio Luiz Kreuz Wilson José de Freitas Junior

DIRETORA DO DEPARTAMENTO DA CORREGEDORIA-GERAL

Anelisa Martin Batista

MENSAGEM DO CORREGEDOR-GERAL

A implantação do Programa 5+5S, que visa conscientizar os servidores para a persecução da excelência, de tal forma que, estrategicamente, incorpore-se às rotinas diárias, proporcionando mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos. É um conjunto de dez conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o ambiente de trabalho, sobretudo na forma como são conduzidas as tarefas de rotina e as atitudes. Para desenvolvimento da cultura proposta inicialmente, serão desenvolvidos os sensos de utilidade, ordenação, saúde, asseio/padronização e disciplina. Após monitoramento e perfeita adequação, serão implementados os sensos de determinação de união, educação e treinamento, economia e combate ao desperdício, princípios morais e éticos e de responsabilidade social, que justifica a denominação de 5+5S. O objetivo do Programa é aperfeiçoar os servidores, recuperar valores, buscar a melhoria nos ambientes, aumentar a produtividade, cuidar da saúde e da segurança, modernizar as organizações e, acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas para práticas de cidadania. É uma forma transparente de fazer qualidade.

Rogério Kanayama, Corregedor-Geral da Justiça

Anexo 4.2 - Cartazes para descarte

• 5. Cronograma de Implantação............
• 6. Modelo de Autorização................
• 7. Logomarca............................
• 8. Minuta da portaria...................
• 9. Modelo de texto para mensageiro......
• 10. Referências.........................
• 11. Anexos do Programa 5+5S.............
• Anexo 1 - Os 10 Mandamentos do 5S.......
• Anexo 2 - Praticando os 5+5S............
• Anexo 3 - Cartilha do Programa 5+5S.....
• Anexo 4 - Cartazes......................
  • Anexo 4.1 - Cartaz para o “Dia D”
  • organizado
• Anexo 5 - Formulários...................
  • Anexo 5.1 - Formulários de avaliação
  • Anexo 5.2 - Formulários em branco

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1. INTRODUÇÃO

O Programa 5S é um conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o ambiente de trabalho, sobretudo na forma como são conduzidas as tarefas de rotina e as atitudes individuais.

A nomenclatura deriva do idioma japonês e se refere aos 5 (cinco) passos do programa por meio de 5 (cinco) palavras iniciadas com a letra “S”:

• Seiri - organização, utilização, liberação da área;
• Seiton - ordem, arrumação;
• Seiso - limpeza;
• Seiketsu - asseio, saúde;
• Shitsuke - disciplina, autodisciplina.

Inseriu-se a expressão “Senso de” antes de cada palavra na adaptação para o português, a fim de enfatizar o significado de “exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender”, bem como a “aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular”.

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implantação necessita do correto funcionamento dos 5S. Sendo a melhoria uma prática que se impõe na correta execução do Programa 5S, atualmente inseriram-se aos sensos originais ainda mais dois “Ss”, totalizando 10S. O nono senso denomina- se Shisei Rinri – Senso dos Princípios Morais e Éticos e o décimo, Sekinin Shakai – Senso de Responsabilidade Social. Tal como o Programa 5S foi difundido e institucionalizado em diversas organizações públicas e privadas, também os estudos sobre os novos sensos se difundiram em direções dessemelhantes, na busca para adequação às necessidades e práticas institucionais. Para a realidade de Órgão Público que tem como princípios reeducar os hábitos pessoais, recuperar valores, melhorar o ambiente, cuidar da saúde e da segurança, modernizar setores, aumentar a produtividade e promover a consciência das pessoas para a prática da cidadania, os 10S estudados e apresentados se amoldam perfeitamente ao idealizado. Não obstante, para desenvolvimento da cultura proposta pelo Programa é imprescindível que sejam inicialmente desenvolvidos os 5S e, após monitoramento e perfeita adequação, implementados os demais sensos, pelo que o Programa, na Corregedoria-Geral da Justiça, será denominado Programa 5+5S. A utilização deste Sistema é necessária para a persecução da excelência na prestação do serviço público, a ser implantada estrategicamente e incorporada às rotinas diárias, ocasionando mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos, o que está em consonância tanto com as diretrizes do Conselho Nacional de

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Justiça quanto com as da gestão do biênio 2017

• 2018, porque consiste em um instrumento eficaz para revitalizar as atividades desenvolvidas nos setores por meio da organização do espaço laboral e da conduta profissional. Abaixo estão as orientações sobre cada um dos dez sensos e a forma de implantação.

2.1 SEIRI – Senso de Utilização

Nessa etapa são identificados objetos, dados e informações existentes no local de trabalho para classificá-los como necessários ou desnecessários. É importante também identificar o porquê do excesso para que as ações corretivas e medidas preventivas possam ser estudadas e aplicadas. O conceito chave deste senso é a utilidade , o que não dispensa a atenção e cuidado com o que será descartado, principalmente no que se relaciona a informações e documentos importantes. A correta execução do Seiri visa a liberação de espaços internos, eliminando papéis, livros, pastas, materiais ou arquivos digitais desnecessários ou em excesso; o descarte de itens inservíveis ou em desuso; a redução de risco de acidentes de trabalho; a eliminação de controles ultrapassados, tais como cópias de ofícios, informações, manifestações e outros.

2.2 SEITON – Senso de Ordenação

Consiste em definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor de materiais, equipamentos, informações e dados de modo a facilitar o acesso, a pesquisa e a localização. É colocar cada coisa em seu devido

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respectivas causas para evitar novas ocorrências. Esta técnica é denominada “bloqueio da causa”. Aplica-se a ideia do Seiso também à honestidade e à transparência, como formas de manter a saúde dos relacionamentos. Os conceitos-chave são respeito e comprometimento , traduzidos em não desperdiçar materiais; não forçar equipamentos; manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante etc.) e outros. São vantagens da aplicação do Seiso: a melhoria do local de trabalho; a satisfação pela saúde do ambiente laboral; a segurança e controle sobre equipamentos e máquinas; e a eliminação de desperdício.

2.4 SEIKETSU – Senso de Asseio e Saúde

Esse Senso, que requer um entendimento mais aprofundado, significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, zelar pela higiene pessoal. No ambiente de trabalho se traduz na padronização e uniformização de procedimentos, na clareza dos comunicados e informações para que sejam de fácil leitura e compreensão e na melhoria contínua das atividades. Significa ainda ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações. Ao término das três etapas anteriores, as duas subsequentes voltam-se à manutenção do Sistema. São etapas que exigem perseverança e esforço, porque, se as mudanças não forem

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assimiladas e passarem a integrar as rotinas e o comportamento dos servidores, haverá risco de se retornar à situação inicial, verificada antes da implantação do 5S. As principais vantagens do estabelecimento do Seiketsu configuram-se na estruturação do equilíbrio físico e mental; na padronização e asseio do serviço; na melhoria do ambiente de trabalho, das áreas comuns e das condições de segurança.

2.5 SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

No Senso de Autodisciplina são desenvolvidos os hábitos de observar e seguir normas, regras, procedimentos e, ainda, atender especificações e recomendações dispostas na forma escrita ou verbal. Resulta do exercício constante da força mental, moral e física. É o “querer de fato”, “ter vontade de”, “predispor-se a”. Não pode ser confundido com submissão ou obediência cega. Caracteriza-se pela demonstração de respeito a si mesmo e aos outros; desenvolvimento e exercício do autocontrole e da paciência. É o compromisso com os padrões éticos, técnicos e morais. A execução do Shitsuke significa que todas as etapas do 5S estão se consolidando. As vantagens provenientes da implantação do Sistema 5S são o trabalho diário agradável; a melhoria nas relações humanas; a valorização do ser humano; o cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; a melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

2.6 SHIKARI YARO – Senso de Determinação de União

Para se alcançar a qualidade é preciso