Senado Federal
Secretaria de Gestão de Informação e Documentação - SGIDOC
Coordenação de Arquivo - COARQ
MANUAL DE NORMAS E
PROCEDIMENTOS DE
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO
2° ed.
Brasília
2013
Prepare-se para as provas
Estude fácil! Tem muito documento disponível na Docsity
Ganhe pontos para baixar
Ganhe pontos ajudando outros esrudantes ou compre um plano Premium
Guias e Dicas
Prepare-se para as provas
Estude fácil! Tem muito documento disponível na Docsity
Encontrar documentos
Prepare-se para as provas com trabalhos de outros alunos como você, aqui na Docsity
Pesquisar documentos Store
Os melhores documentos à venda: Trabalhos de alunos formados
Videoaulas
Prepare-se com as videoaulas e exercícios resolvidos criados a partir da grade da sua Universidade
Quiz
Responda perguntas de provas passadas e avalie sua preparação.
Ganhe pontos para baixar
Ganhe pontos ajudando outros esrudantes ou compre um plano Premium
Comunidade
Pergunte à comunidade
Peça ajuda à comunidade e tire suas dúvidas relacionadas ao estudo
Ranking universidades
Descubra as melhores universidades em seu país de acordo com os usuários da Docsity
Guias grátis
Os eBooks que salvam estudantes!
Baixe gratuitamente nossos guias de estudo, métodos para diminuir a ansiedade, dicas de TCC preparadas pelos professores da Docsity
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE ..., Exercícios de Arquivística
procedimentos de protocolo administrativo / Senado Federal, Secretaria de ... organização dos documentos produzidos, expedidos ou recebidos pelas várias.
Tipologia: Exercícios
2022
1 / 41
Esta página não é visível na pré-visualização
Não perca as partes importantes!
Outros estudantes também baixaram
Documentos relacionados
Pré-visualização parcial do texto
Baixe MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE ... e outras Exercícios em PDF para Arquivística , somente na Docsity!
Senado Federal Secretaria de Gestão de Informação e Documentação - SGIDOC Coordenação de Arquivo - COARQ
MANUAL DE NORMAS E
PROCEDIMENTOS DE
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO
2° ed.
Brasília
SENADO FEDERAL
PRESIDENTE
Senador Renan Calheiros
1º VICE-PRESIDENTE
Senador Jorge Viana
2º VICE-PRESIDENTE
Senador Romero Jucá
1º SECRETÁRIO
Senador Flexa Ribeiro
2º SECRETÁRIO
Senadora Ângela Portela
3º SECRETÁRIO
Senador Ciro Nogueira
4º SECRETÁRIO
Senador João Vicente Claudino
SUPLENTES DE SECRETÁRIO Senador Magno Malta Senador Jayme Campos Senador João Durval Senador Casildo Maldaner
DIRETORA-GERAL
Doris Marize Romariz Peixoto
SECRETÁRIA-GERAL DA MESA
Claudia Lyra Nascimento
Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Gestão da Informação e Documentação. Coordenação de Arquivo. Manual de normas e procedimentos de protocolo administrativo / Senado Federal, Secretaria de Gestão da Informação e Documentação, Coordenação de Arquivo. – 2. ed. – Brasília : Senado Federal, 2013. 42p.
- Documento oficial, organização. 2. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). 3. Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal, normas. I Título. CDD 025.
ATO DA DIRETORIA-GERAL Nº 667, de 2013
Dispõe sobre as normas e procedimentos de Protocolo Administrativo.
A DIRETORA-GERAL DO SENADO FEDERAL , no uso da competência que lhe foi conferida pelo art. 252, Parte II, do Regulamento Administrativo do Senado Federal, consolidado pelo Ato da Comissão Diretora nº 14, de 2013,
Considerando que a adoção de procedimentos uniformes de tratamento documental no âmbito do Senado Federal revela-se fundamental à segurança jurídica e às prerrogativas da Administração, bem como aos direitos dos administrados;
Considerando o Ato da Comissão Diretora nº 5 de 2000, que institui o Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e Congresso Nacional - SIARQ-SF, que tem por objetivo geral assegurar o controle e a organização dos documentos produzidos, expedidos ou recebidos pelas várias unidades organizacionais do Senado Federal, no desempenho de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento;
Considerando a implantação do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos do Senado Federal (SIGAD-SF), RESOLVE:
Art. 1º Aprovar a segunda edição do Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do Senado Federal, de observância obrigatória em todos os seus órgãos, nos termos do conteúdo anexado a este Ato.
Art. 2º O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do Senado Federal é regulamentado por este Ato e tem como objetivos:
I - estabelecer as normas obrigatórias e os procedimentos necessários para efetuar o tratamento de protocolo dos documentos arquivísticos administrativos, produzidos ou recebidos pelas diversas unidades setoriais no âmbito do Senado Federal;
II - estabelecer as diretrizes de recebimento, cadastro, autuação, registro, tramitação e arquivamento dos documentos arquivísticos produzidos ou recebidos pelas diversas unidades setoriais, no Sistema de Gestão Arquivística de Documentos do Senado Federal (SIGAD-SF);
III - assegurar o correto manuseio e a integridade física dos documentos arquivísticos produzidos e recebidos pelas diversas unidades setoriais.
Sumário
- APRESENTAÇÃO
- Introdução
- Organização do Manual
- Instruções para todas as unidades do Senado Federal
- 3.1 Procedimentos com relação a documentos
- 3.1.1 Juntada de documento.
- 3.2 Procedimentos com relação a processos
- 3.2.1 Formação de Processo..............................................................................................
- 3.2.2 Numeração de folhas e de peças
- 3.2.3 Despacho
- 3.2.4 Juntada de Processos
- 3.2.5 Juntada por Anexação
- 3.2.6 Juntada por Apensação.............................................................................................
- 3.2.7 Desapensação
- 3.2.8 Desentranhamento de Peças
- 3.2.9 Desmembramento de Peças
- 3.2.10 Encerramento de volume
- 3.2.11 Abertura de volume
- 3.2.12 Encerramento de processo.....................................................................................
- 3.2.13 Reconstituição de processo....................................................................................
- 3.3 Documentos/processos sigilosos
- 3.4 Tramitação de documentos/processos
- 3.5 Recebimento de documentos/processos
- 3.6 Distribuição de documentos/processos
- 3.7 Procedimento com relação ao arquivamento
- 3.7.1 Arquivamento
- 3.7.2 Retorno de Documento/processo à Tramitação (Desarquivamento)
- Conceitos e Definições
- Anexo – Termos
APRESENTAÇÃO
Desde 1997, o trabalho arquivístico do Senado Federal vem se intensificando em consonância com a evolução administrativa da Casa. A Coordenação de Arquivo do Senado Federal, integrante do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional (SIARQ-SF), no uso de suas atribuições - conforme Ato da Comissão Diretora n° 05 de 2000 - vem implantando um programa de gestão documental na Casa com o propósito de: “Art. 4º São atribuições básicas do Órgão Central: I. Orientar, coordenar e supervisionar a execução das tarefas de controle de documentos e de arquivos correntes – administrativos e legislativos – nos órgãos setoriais, estabelecendo normas gerais de trabalho, de forma a manter uniformização de procedimentos, atendendo às peculiaridades de cada um.” (Ato da Comissão Diretora n° 05 de 2000). O programa pretende padronizar os procedimentos arquivísticos para auxiliar na racionalização administrativa; apoiar o processo decisório; aumentar qualidade e produtividade ao serviço público; preservar os documentos de valor cultural, científico e histórico; garantir a transparência; e assegurar o rápido acesso à informação, em conformidade ao Ato da Comissão Diretora n° 9 de 2012 que dispõe sobre o acesso a dados, informações e documentos de interesse da sociedade e do Estado. Em 9 de agosto de 2011, foi publicado o Ato nº 6.358 da Diretoria-Geral, atribuindo a competência de supervisão dos Serviços de Protocolo Administrativo à Coordenação de Arquivo. Assim, cabe à Coordenação implantar, acompanhar e coordenar as atividades dos serviços de protocolo do Senado Federal. Em 29 de maio de 2013, foi publicado o Ato n° 14 da Comissão Diretora, por meio do qual o Serviço de Protocolo Administrativo passou à subordinação direta da Coordenação de Arquivo, e esta passou à subordinação direta da Secretaria de Gestão de Informação e Documentação. A Coordenação de Arquivo deve, portanto, propor as normas obrigatórias e os procedimentos necessários para efetuar o controle e o tratamento dos documentos arquivísticos produzidos ou recebidos pelas diversas unidades setoriais no âmbito do Senado Federal, abrangendo as diretrizes do protocolo de recebimento, cadastro, autuação, registro e tramitação, bem como o arquivamento setorial.
1. Introdução
Este manual apresenta as normas e os procedimentos para o tratamento de documentos/processos administrativos no âmbito do Senado Federal. Ele foi elaborado em conformidade com a legislação, as normas e os procedimentos aplicados à prática administrativa e arquivística.
A partir do ano de 2013, o Senado Federal contará com o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD para dinamizar as atividades de protocolo e promover a gestão documental arquivística.
O presente manual foi desenvolvido a partir de estudos realizados pelas equipes da Coordenação de Arquivo e do Serviço de Protocolo Administrativo e tem por objetivo racionalizar e padronizar procedimentos gerais referentes à gestão de protocolo e estabelecer uniformidade de procedimentos para subsidiar os servidores das diversas unidades da Casa no exercício de suas atribuições administrativas relacionadas aorecebimento, cadastro, autuação, registro, tramitação e arquivamento setorial.
2. Organização do Manual
No texto deste Manual, utiliza-se o termo documento/processo para se fazer referência a Documento ou a Processo Registrado.
Documentos surgem todos os dias nos setores de trabalho para subsidiar decisões e formalizar as atividades administrativas. A junção de vários documentos dá origem aos Processos. Processo é a união de diversos documentos – literalmente em uma pasta – por um motivo administrativo qualquer no qual exista a necessidade desses documentos permanecerem unidos para que não se perca o contexto e a razão que originaram o fato/evento administrativo (ex: uma licitação, um pedido de férias, a celebração de um contrato, a autorização de viagem de um servidor, etc).
As instruções contidas neste manual, apresentadas a partir do próximo item, estão organizadas de modo a atender a todas as unidades do Senado Federal no que concerne às atividades de protocolo que são realizadas tanto pelo Serviço de Protocolo Administrativo como por todas as unidades que produzem ou recebem documentos dentro do Senado Federal.
As atividades de protocolo compreendem receber, registrar, classificar, tramitar e controlar a movimentação de documentos e processos. Em alguns casos, os documentos podem dar origem a um processo. Essa atividade é chamada de “autuação”
- formação de processo.
Para facilitar a compreensão das instruções contidas neste manual, foi criado um glossário de termos próprios do Protocolo Administrativo do Senado Federal, que visa orientar o usuário em caso de dúvidas referentes a algum procedimento.
Situações não previstas neste manual serão avaliadas pela Coordenação de Arquivo e pelo Serviço de Protocolo Administrativo, e as instruções resultantes serão devidamente incorporadas às novas versões.
A juntada de um documento a outro documento ocorre quando uma unidade possui mais de um documento que trata sobre um mesmo assunto e que não houve a necessidade de formação de processo. Para juntá-los, basta utilizar a função “Anexar Documento”, no menu “documentos” do SIGAD, e seguir os seguintes procedimentos: a) Identificar o documento principal; b) Registrar os documentos que serão anexados ao documento principal; c) Efetuar a ação “Juntar Documento” no SIGAD; d) Prender os documentos físicos, um ao outro por meio de grampo ou colchete plástico.
Observação: a anexação de um documento a outro documento não gera nenhum “termo”. No entanto, a partir da anexação, surge a obrigatoriedade de todos os documentos tramitarem juntos, ou seja, todas as ações que forem realizadas no documento principal terão impacto nos demais.
3.2 Procedimentos com relação a processos
3.2.1 Formação de Processo
A autuação, também chamada formação de processo, é uma atividade exclusiva do Serviço de Protocolo Administrativo e deve obedecer à seguinte rotina: a) Receber o documento tramitado no SIGAD; b) Ler o documento a fim de extrair o assunto de forma sucinta, clara e objetiva; c) Proceder à autuação, no SIGAD; d) Imprimir a Folha de Rosto do processo gerada pelo SIGAD, utilizar a opção de impressão em frente e verso; e) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes plásticos, obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto; f) Numerar as folhas, utilizando o respectivo carimbo (Nome da Unidade do Senado Federal, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); g) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado; h) Conferir o registro e a numeração das folhas;
i) Inserir marcação de “CONFERIDO” após a última folha do processo autuado utilizando o respectivo carimbo; j) Tramitar eletronicamente no SIGAD e encaminhar fisicamente o processo autuado e registrado para a unidade solicitante ou para outra que lhe for demandado por meio do sistema.
Exemplo: carimbo de conferido:
SENADO FEDERAL Unidade CONFERIDO Processo autuado com ..............................................peça(s). Data: _____/_____/_____ Servidor:
O processo autuado receberá um número de protocolo, gerado automaticamente pelo sistema composto pelo identificador 00200.NNNNNN/AAAA-DV. O prefixo 00200 será atribuído ao registro quando este se tratar de processo; o campo “NNNNNN”, com 6 (seis) dígitos, identifica a numeração sequencial crescente do processo, a ser reiniciado a cada ano; o campo “AAAA”, com 4 (quatro) dígitos, identifica o ano corrente do cadastro; e o campo “DV”, com 2 (dois) dígitos, identifica o dígito verificador. Observação: Envelopes de correspondências não serão peças de processos, devendo ser descartados após serem anotadas as informações necessárias referentes ao endereço do remetente, no verso do documento recebido. As mensagens e os documentos resultantes de transmissão via fax não poderão constituir peças de processo, pois se apagam com o tempo. A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se cópia de documento devidamente autenticada por servidor público conforme modelo de carimbo abaixo.
SENADO FEDERAL
direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Parte da marcação deve estar sobre o documento e parte sobre a folha em branco. Se o documento apresentar informação na frente e no verso, colar de maneira a não prejudicar a leitura das informações. Os processos oriundos de instituições externas ao Senado Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não havendo falhas, deve prosseguir com a sequência numérica existente. Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência, conforme figura abaixo.
3.2.3 Despacho
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja necessário, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Deverá ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho, não se permitindo a inclusão de novas folhas até o total aproveitamento do verso. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo "EM BRANCO", imediatamente abaixo da última linha do documento, se for o caso.
EM BRANCO
3.2.4 Juntada de Processos
A juntada de processos será executada pelo Serviço de Protocolo Administrativo, mediante solicitação de unidade competente. A unidade deverá tramitar os processos ao Serviço de Protocolo Administrativo, registrando a justificativa de seu pedido no despacho no processo físico e no SIGAD. O Serviço de Protocolo Administrativo deverá registrar no SIGAD a justificativa da juntada dos processos no momento da anexação ou apensação.
3.2.5 Juntada por Anexação
A juntada por anexação configura-se um procedimento definitivo e será feita somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como acessório que subsidia, esclarece informações ou complementa o processo principal.
Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:
Processo Principal Processo Acessório Auto de Infração Defesa contra Auto de Infração Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório. A metodologia adotada para juntada por anexação é: a) Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO” e inseri-lo na última folha do processo principal; b) Retirar a capa plástica do processo acessório; c) Inserir o conteúdo do processo acessório, inclusive a folha de rosto, após o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO”; d) Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo à numeração já existente no principal; e) Não renumerar a folha de rosto do processo acessório;
c) Tornar sem efeito a anotação da folha de rosto do processo feita à época da apensação; d) Inserir despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; e) Registrar, no SIGAD, a desapensação dos processos envolvidos na ação.
3.2.8 Desentranhamento de Peças
A retirada de folhas ou peças ocorrerá quando houver interesse do Senado Federal ou a pedido do interessado, desde que autorizado previamente por autoridade competente por meio de despacho. Este procedimento será realizado na unidade onde se encontrar o processo. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se um termo de desentranhamento no local das peças retiradas. Sempre que houver retirada de folhas ou peças, para atender aos requisitos elencados acima, redigir um despacho informando que houve o desentranhamento de tais peças e que um “TERMO DE DESENTRANHAMENTO” foi aposto no local de tais peças. Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, informar no Termo de Desentranhamento os dados da parte interessada e colher assinatura e data, confirmando o recebimento das peças. O Termo de Desentranhamento receberá carimbo de numeração de folhas no qual deve ser registrado o intervalo de folhas desentranhadas. É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
3.2.9 Desmembramento de Peças
A separação de parte da documentação de um processo para formar outro processo ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”, conforme metodologia a seguir: a) Retirar os documentos que constituirão outro processo; b) Inserir o “Termo de Desmembramento” no local onde foram retirados os documentos. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de
folha(s) correspondente(s) ao desmembramento, apondo-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”; c) Tramitar os documentos desmembrados ao Serviço de Protocolo Administrativo solicitando a autuação; d) Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas páginas; e) Tramitar o processo autuado à unidade solicitante, ou para outra unidade conforme demandado.
3.2.10 Encerramento de volume
Sempre que houver necessidade de encerrar um volume, a unidade deverá tramitar o processo para o Serviço de Protocolo Administrativo. Os volumes deverão conter no máximo 200 (duzentas) folhas e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Ao atingir o limite de 200 (duzentas) folhas, a unidade deverá tramitar o processo ao Serviço de Protocolo Administrativo para que se faça o encerramento do volume e a abertura de um novo. É importante observar que não é permitido desmembrar documentos. No caso de um único documento ultrapassar o limite de 200 (duzentas) folhas, o excedente deve ser mantido no mesmo volume de modo que não se separe parte do documento. No encerramento de volume o Serviço de Protocolo Administrativo deverá seguir a seguinte metodologia: a) Receber o processo tramitado pela unidade; b) Gerar o “TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME”, no SIGAD; c) Imprimir e inserir o termo após a última folha do volume encerrado; d) Proceder à abertura de um novo volume.
Exemplo: no caso de processo contendo 170 folhas ao qual será incluído um documento contendo 60 folhas. a) Inserir o “TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME”, de modo que, o volume será encerrado com 170 folhas; b) Abrir um novo volume, conforme apresentado no item abaixo, iniciando com o “TERMO DE ABERTURA DE VOLUME”, e a folha seguinte será a folha 171 do processo.