Manual de Normas e Procedimentos da Controladoria Geral do Município de Boa Vista-RR..pdf, Manuais, Projetos, Pesquisas de Contabilidade

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PREFEITURA MUNICIPAL DE BOA VISTA – PMBV

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO

Manual de Normas e

Procedimentos

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Manual de Normas e Procedimentos

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO – CGM

Manual de Normas e Procedimentos

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Rua General Penha Brasil, 811, São Francisco – Boa Vista-RR Cep: 69305-130 / Fone (95) 3623- 2706 e-mail: cgm@boavista.rr.gov.br

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Manual de Normas e Procedimentos

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO.......................................................................................................................0 5 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 01/2012................................................................................ 06

1. ORIENTAÇÃO PARA TRANSMISSÃO E MANUTENÇÃO DE DADOS PARA O PORTAL DA TRANSPARÊNCIA................................................................................................................. 06 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 02/2012................................................................................ 09

2. TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS........................................................................................ 09 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 03/2012................................................................................ 13

3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO FISCAL, NA EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE COMPRAS E SERVIÇOS................................................................................................... 13 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 04/2012................................................................................2 1

4. ORIENTAÇÃO PARA RECEBIMENTO DE MATERIAIS........................................................ 21 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 05/2012................................................................................

5. APLICAÇÃO DE PENALIDADES ADMINISTRATIVAS A LICITANTES E CONTRATADOS. 25 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 06/2012................................................................................ 38

6. REGULAMENTAÇÃO DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS AOS SERVIDORES PÚBLICOS...... 38 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 07/2012................................................................................ 42

7. ORIENTAÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO CARTÃO CORPORATIVO DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL PARA AQUISIÇÃO DE PASSAGENS AÉREAS.................................................. 42 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 08/2012................................................................................ 49

8. ORIENTAÇÃO REFENTE A CONCESSÃO DE PASSAGENS AÉREAS PARA SERVIDORES (EFETIVOS, COMISSIONADOS E OUTROS) DA PREFEITURA MUNICIPAL DE BOA VISTA..................................................................................................................................... 49 ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 09/2012................................................................................ 51

9. INDENIZAÇÃO........................................................................................................................ 51

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APRESENTAÇÃO

O presente Manual de Normas e Procedimentos é um conjunto de Normas e documentos, com as instruções escritas de forma objetiva, que estabelece orientações sequenciais de procedimentos rotineiros e específicos executados na Administração Municipal. A elaboração deste Manual realizada pela Controladoria Geral do Município visa à padronização de procedimentos, que devem ser obedecidos pelos gestores e servidores. Registre-se, por oportuno, que as orientações aqui apresentadas não têm a pretensão de esgotar os assuntos passíveis de análise pelas Unidades Operacionais, responsável por tal tarefa, devendo, quando for o caso, ser adaptada à realidade de cada Secretaria, a fim de que se incorporem a legislação específica e as peculiaridades de cada órgão.

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Manual de Normas e Procedimentos 1.1.1. Portal da Transparência : É um canal oficial de comunicação, publicação e divulgação dos atos oficiais. Através deste, o cidadão pode acompanhar os gastos realizados diretamente pelo Poder Executivo Municipal – com compras e contratação de obras e serviços, assim como acompanhar as receitas arrecadadas. O objetivo é aumentar transparência da gestão pública, estimular a participação da sociedade na Administração Pública (controle social) e o combate à corrupção. No Portal, as informações estão disponíveis ao usuário em linguagem simples e com “navegação amigável”, podendo ser acessada sem qualquer restrição ou necessidade do uso de senhas, em uma versão compreensível, inclusive, por pessoas sem familiaridade com o sistema financeiro- orçamentário brasileiro. Ressalte-se que, no âmbito Municipal, cabe à Controladoria Geral do Município – CGM , a responsabilização pela sua atualização e manutenção, com a participação das Unidades Gestoras. 1.1.2. Tabela de Dados : Planilhas “modelo” com dados referentes às informações financeiras formatadas no Excel (Microsoft); 1.1.3. Transferência de Dados : Procedimento de envio das tabelas de dados, devidamente preenchidas, da Secretaria de Origem para a Controladoria Geral do Município. 1.2. DA CRIAÇÃO E DO ENVIO DAS TABELAS DE DADOS

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Manual de Normas e Procedimentos a) A Controladoria Geral do Município conta com um técnico responsável pela manutenção e recebimento de dados das Unidades Gestoras, assim como gerenciamento do Portal da Transparência e realização de todas as atualizações cabíveis; b) Cada Unidade Gestora deverá indicar 2 (dois) servidores que ficarão responsáveis pelo preenchimento e o envio mensal das tabelas de dados para a CGM; c) Os servidores indicados deverão ser designados através de Portaria, publicada no Diário Oficial do Município; d) As tabelas de dados criadas pela CGM, disponíveis no site oficial do Portal da Transparência do Município, deverão ser devidamente preenchidas, fazendo constar todos os dados necessários, pertinentes a cada Unidade Gestora, para então serem enviados à CGM. A partir daí, a Controladoria assume a responsabilidade de publicar no Portal da Transparência todos os dados recebidos de todas as Unidades Gestoras; e) As tabelas de dados devidamente formalizadas deverão ser enviadas à Controladoria Geral do Município até o dia quinze do mês subsequente , para a publicação dos atos da gestão pública; f) Para atender essas orientações, os responsáveis de cada Unidade Gestora deverão executar os respectivos procedimentos através do endereço eletrônico transparencia@boavista.rr.gov.br. Boa Vista-RR, 12 de Março de 2012.

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• cópia autenticada do plano de trabalho;
• cópia do Convênio, ou publicação;
• ofício de autorização de licitação, nos casos de contratos analisados pela CEF (o documento é disponibilizado pela SEPF);
• encaminhamento à SGF/SEPF.  Encaminhar o processo à CPL, para os procedimentos licitatórios. Procedimentos Licitatórios CPL  Realizar os procedimentos licitatórios;  Encaminhar o processo à CGM, para análise. Análise do Processo CGM  Verificar a legalidade e regularidade do processo licitatório e emitir Parecer;  Se estiver em conformidade, encaminhar à CPL para adjudicação e publicação;  Se não estiver em conformidade, devolver à CPL para as devidas correções. Publicação CPL  Providenciar adjudicação;  Encaminhar o processo à Unidade Gestora de origem para homologação. Homologação Unidade Gestora  Providenciar homologação e publicação;  Encaminhar o processo para a Superintendência de Orçamento/SEPF, para emissão de NE. Observação- 1 : referente aos Fundos Municipais, esses possuem autonomia para execução de todas as fases da despesa pública, quais sejam: empenho, liquidação e pagamento. Logo, compete aos Fundos Municipais emitir Nota de Empenho, realizar a liquidação e o respectivo pagamento. Observação 2 : recomenda-se ao Gestor fazer as devidas verificações no processo, antes da homologação. Celebração do Contrato Unidade Gestora  Assinar Nota de Empenho;  Analisar minuta do contrato e solicitar, quando for o caso, ajustes ou inclusões que não divirjam com o Edital;  Encaminhar o processo à PGM, Procuradoria de Licitações e Contratos – PLC. PLC  Elaborar Contrato e Extrato do Contrato;  Encaminhar o processo à U.G. para providenciar as devidas assinaturas;  providenciar a publicação do Extrato.  Anexar a publicação do Extrato do Contrato ao processo;  Providenciar a assinatura do Contrato;  Entregar uma via do Contrato e da NE ao Credor;

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Manual de Normas e Procedimentos Ordenamento Unidade Gestora  Designar, por meio de Portaria, o Fiscal do Contrato (art. 67 da Lei Nº 8.666/93) A Portaria deve ser publicada no Diário Oficial do Município – D.O.M., e ser acostada ao processo correspondente;  Encaminhar o processo, conforme o caso:

• em se tratando de obra, para a SMOU;
• em se tratando de aquisição de material, para a SAPS/SMAG;
• em se tratando de serviços, o processo permanece na Unidade Gestora de origem e segue o trâmite normal. Execução SMOU  Designar, por meio de Portaria, o Fiscal do processo (art. 67 da Lei Nº 8.666/93); A Portaria deve ser publicada no Diário Oficial do Município – D.O.M., e ser acostada ao respectivo processo;  Emitir Ordem de Serviço;  Providenciar medição, conforme o caso;  Anexar Nota Fiscal;  Encaminhar o processo à CGM. Recebimentos de Materiais SAPS/SMAG  Receber o material, provisório ou definitivo, e realizar as devidas conferências, com a participação do Fiscal e/ou Comissão, conforme o caso (ver art. 18, §8º e art. 73 da Lei Nº 8.666/93);  Se estiver conforme o solicitado, atestar a Nota Fiscal e encaminhar o processo à Unidade Gestora;  Se não estiver em conformidade, comunicar a Secretaria de Origem e tomar providências junto à empresa. Caso não seja resolvido, encaminhar o processo à Unidade Gestora para as providências legais.  Acompanhar os prazos no Contrato e, em caso de atraso na entrega, comunicar a Secretaria de origem, imediatamente;  Depois de atendidas as exigências legais, seguir a tramitação de rotina. Unidade Gestora  Participar do recebimento do material (ver art. 15, §8º da Lei Nº 8.666/93);  Atestar a Nota Fiscal (o fiscal do contrato e/ou comissão designada deverá atestar a NF);  Encaminhar o processo à CGM para a análise que precede o Registro de Liquidação;  Em caso de atraso:
• manter contato com a empresa, que poderá solicitar prorrogação formal do

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Manual de Normas e Procedimentos Edição atualizada da Instrução Normativa CGM Nº 004/2009. (Atualização: Maio de 2012) ORIENTAÇÃO TÉCNICA CGM Nº 03/

3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO FISCAL, NA EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE COMPRAS E SERVIÇOS 3.1. EMBASAMENTO: Conforme preceitua a Lei Nº 8.666/93, constitui dever da Administração Pública, fiscalizar os contratos administrativos celebrados com terceiros. Art. 67. “A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.” §1º. “O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.” §2º. “As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.” Art. 15. (...) III – (...)

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Manual de Normas e Procedimentos §8º. O recebimento do material de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 desta Lei, para a modalidade convite, deverá ser confiado a uma Comissão de, no mínimo, 3 (três) membros. Cumpre-nos asseverar que o comando legal em questão aplica-se não apenas aos contratos decorrentes de licitação, mas, também, e obviamente, aos contratos resultantes de contratação direta (dispensa e inexigibilidade de licitação). E, não obstante o caput do art. 58 do mesmo diploma legal adotar o termo “prerrogativa”, o intérprete não deve supor que a fiscalização do contrato representa mera faculdade assegurada à Administração. Ao contrário, trata-se de um poder-dever , a ser exercitado para melhor realizar o interesse público. Art. 58. O regime jurídico dos contratos administrativos instituído por esta Lei confere à Administração, em relação a eles, a prerrogativa de: (...) III – fiscalizar-lhes a execução; (...) A Administração deve sempre atuar de forma diligente e cautelosa, seja na fase interna da licitação ou do procedimento da contratação direta, seja na fase contratual, tendo em vista a primazia do interesse público. Ademais, à Administração é imposta a obrigação de comprovar a regularidade integral da aplicação dos recursos públicos colocados sob sua gestão.

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Manual de Normas e Procedimentos minuciosamente o Projeto Básico/Termo de Referência, o edital ou instrumento convocatório e os termos do contrato; 3.3.3. Estar atento aos prazos de vigência do contrato e, se for Convênio, acompanhar também a vigência do convênio; 3.3.4. Comunicar à autoridade superior, em tempo hábil, qualquer ocorrência que requeira decisões ou providências que ultrapassarem sua competência, em face de risco ou iminência de prejuízo ao interesse público. ***** O fiscal, a fim de se resguardar, deve protocolar, junto à autoridade superior, qualquer registro de dificuldade ou impossibilidade para o cumprimento de suas obrigações, com identificação dos elementos impeditivos do exercício da atividade, além das providências e sugestões que, por ventura, entender cabíveis. 3.3.5. Comunicar, formalmente, com antecedência, ao titular da pasta ou diretor da área correspondente, a execução do contrato, os vencimentos dos prazos de vigência, quando a expiração estiver próxima e houver evidência de atrasos na execução. Acompanhar as providências e, se for o caso, reiterar a comunicação; 3.3.6. Participar do recebimento do material, quando for o caso, verificando a sua compatibilidade com o que foi acordado; 3.3.7. Rejeitar, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o contrato, informando imediatamente ao Gestor da Pasta o ocorrido, através de MEMO;

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Manual de Normas e Procedimentos 3.3.8. Em casos de atraso na entrega de materiais (consumo e equipamentos), articular com a SAPS/SMAG e o executor da U.O. uma forma para que se cumpram todas as etapas, conforme especificado no Detalhamento do Fluxograma de Tramitação de Processo (Orientação Técnica CGM Nº 02/2012); 3.3.9. Quando houver “notificação” da empresa, acompanhar os prazos e outras providências tomadas; 3.3.10. Exigir o cumprimento das cláusulas do contrato e respectivos termos aditivos (verificar a existência de possível subcontratação vedada contratualmente, por exemplo); 3.3.11. Nos casos de recebimento de materiais fora da SAPS/SMAG, o fiscal deverá se deslocar, juntamente com os demais responsáveis por essa atividade, até o local em que foi estipulada a entrega dos materiais; 3.3.12. Nos casos de recebimento de materiais ou equipamentos de áreas especializadas que necessitem avaliações essencialmente técnicas, a comissão deverá apresentar Parecer Técnico, sobre a qualidade dos serviços ou produtos adquiridos, além da atestação; 3.3.13. Qualquer situação diferente daquela contratada ensejará o não recebimento, a suspensão do pagamento ou a redução proporcional do valor da fatura. Quando ocorrer esses casos, o fiscal ou comissão atestadora deverá comunicar imediatamente, de ofício, a administração da U.O., para que esta tome as providências cabíveis junto à contratada; 3.3.14. Nos casos de recebimento de material de entrega parcelada, prevista em contrato, deve-se conferir

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Manual de Normas e Procedimentos Convém destacar que, a execução do Contrato, em nenhum momento poderá ficar sem um representante da Administração (fiscal), para o seu devido acompanhamento e fiscalização. 3.5. ANOTAÇÕES É oportuno registrar que o fiscal do Contrato deve cumprir a Lei, respeitar as normas procedimentais aplicáveis e o teor do Contrato, a fim de evitar eventuais responsabilizações. Art.82. “Os agentes administrativos que praticarem atos em desacordo com os preceitos desta Lei ou visando frustrar os objetivos da licitação sujeitam-se às sanções previstas nesta Lei e nos regulamentos próprios, sem prejuízo das responsabilidades civil e criminal que seu ato ensejar.” (Lei Nº 8.666/93) O fiscal de contratos, em razão dos atos que praticar, pode ser responsabilizado nas esferas administrativa (inclusive perante os órgãos de Controle Externo), civil e penal. A responsabilidade penal decorre da prática de um ilícito penal, definido expressamente como tal na Lei. Já a responsabilidade civil é de ordem patrimonial e assenta-se na regra segundo a qual todo aquele que causa dano a outrem, em razão de ato ilícito, é obrigado a repará-lo (art. 927, do Código Civil Brasileiro). O agente ainda responde administrativamente pelos ilícitos que cometer, sujeitando-se a sanções que vão da advertência à demissão.

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Manual de Normas e Procedimentos Ressalte-se que o fiscal deve sempre atentar para as responsabilidades a que está sujeito. Boa Vista-RR, 21 de Maio de 2012.