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UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS – UFG DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF
MANUAL DE DESPESAS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES
1. OBJETIVO
Este manual tem por objetivo orientar e padronizar os procedimentos relacionados ao enquadramento e pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores (DEA) não pagas no exercício de competência, bem como facilitar e dar maior segurança na execução da atividade, evitando variações indesejáveis no resultado das demonstrações contábeis.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento se aplica a todas as unidades que precisem reconhecer dívidas referentes a outros exercícios, assim como à Diretoria de Contabilidade e Finanças – DCF responsável pelo registro e pagamento da DEA. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA a) Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964; b) Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986; c) Lei Complementar nº 101/2000; d) Constituição Federal de 1988; e) Manual de Despesa Nacional, aprovado pela Portaria Conjunta STN/SOF nº 03/2008; f) Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – MCASP; g) Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público – NBCASP h) Manual SIAFI – Macro funções 021140 e 021141.
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4. Siglas ✓ DCF – Diretoria de Contabilidade e Finanças ✓ DEA - Despesas de Exercícios Anteriores ✓ CG/UFG – Contabilidade Geral da UFG ✓ CO - Coordenação de Orçamento ✓ SEO - Setor de Execução Orçamentária e Empenho ✓ SLP – Setor de Liquidação e Pagamento ✓ Setor de Conferência e Contabilidade/DCF ✓ SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira ✓ SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores 5. ENQUADRAMENTO COMO DESPESA DE EXERCÍCIO ANTERIOR As Despesas de Exercícios Anteriores referem-se às dívidas reconhecidas para as quais não existe empenho inscrito em Restos a Pagar, seja pela sua anulação ou pela não emissão da nota de empenho no momento oportuno. Originam-se, assim, de compromissos gerados em exercício financeiro anterior àquele em que deva ocorrer o pagamento, para o qual o orçamento continha crédito próprio, com suficiente saldo orçamentário, mas que não tenham sido processados naquele momento. Assim, conforme especifica o Art. 37 da Lei nº 4.320/64, poderão ser pagas a conta de dotação específica consignada no orçamento da entidade devedora e discriminadas por elemento, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica : - As despesas de exercícios encerrados, para os quais o orçamento respectivo consignou crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, que não se tenham processado na época própria; - Os restos a pagar com prescrição interrompida; - Os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício financeiro. De acordo com o § 2º do Art. 22 do Decreto 93.872/86, considera-se Despesas de Exercícios Anteriores, aquelas:
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- Documentação que originou tal situação (se for o caso);
- Importância a pagar;
- Dados do credor (nome, CPF ou CNPJ e endereço)
- Data de vencimento do compromisso (se for o caso);
- Termo de reconhecimento de dívida, elaborado pelo ordenador de despesa, conforme modelo do Anexo III;
- Autorização de pagamento realizada pelo ordenador de despesa. 7. PROCEDIMENTOS 7.1 Reconhecimento da Dívida Formalização da solicitação e composição do processo de reconhecimento da dívida cabe ao Ordenador de Despesas responsável, conforme mencionado no item anterior. 7.2 Solicitação de crédito orçamentário Após o reconhecimento da dívida e cumpridas todas as exigências expostas acima, o Ordenador de Despesas deverá encaminhar o processo para solicitação de crédito orçamentário à Diretoria de Orçamento/ PROAD. 7.3 Registrar o passivo Após a indicação do crédito orçamentário, à Diretoria de Orçamento/ PROAD encaminhará o processo para a Contabilidade Geral da UFG/DCF para que seja efetuado o registro do passivo no SIAFI. A apropriação do passivo deverá ser realizada seguindo os procedimentos abaixo: Visando o correto registro do passivo referente ao reconhecimento da DEA no SIAFI, abaixo são mencionados os procedimentos para os lançamentos contábeis de responsabilidade do Setor de Contabilidade e Contador Geral /DCF.
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1. Verificar o enquadramento da dívida como DEA; 2. Conferir a composição documental do processo para reconhecimento da dívida; 3. A apropriação do passivo será efetuada no Sistema SIAFI WEB por meio do Documento Hábil PA, gerando uma Nota de Sistema - NS. A situação a ser incluída, que deve ser utilizada no momento do reconhecimento da obrigação com o elemento 92 - Despesas de Exercícios Anteriores é : LPA330 - APROPRIAÇÃO DE PASSIVO CIRCULANTE - AJUSTES DE EXERCÍCIOS ANTERIORES 4. As Contas Contábeis a serem afetadas no momento do registro do passivo dependem da dívida e das informações a que referem o processo, podendo ser, a título de exemplo: Servidor: 2.1.1.1.1.01.01 - Salários, Remunerações e Benefícios; Pessoa Física/Jurídica: 2.1.3.1.1.04.00 - Contas a Pagar Credores Nacionais; Diárias: 2.1.8.9.1.02.00 - Diárias a Pagar. 5. Após o registro da NS, inserir cópia dos lançamentos contábeis no processo, para posterior verificação documental e dos registros contábeis visando a implementação de mecanismo de controle. Obs.: A apropriação do passivo deverá ser realizada seguindo as orientações contidas na Macro função SIAFI – 021140, disponível no link http://manualsiafi.tesouro.fazenda.gov.br/020000/021100/021140.
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✓ Caso contrário, o Setor de Liquidação e Pagamentos/DCF devolverá o processo à unidade responsável para proceder aos ajustes que se fizerem necessário. 7.7 Conferência Contábil e de Gestão O processo é encaminhado ao Setor de Contabilidade/DCF, que realiza a análise documental e dos lançamentos registrados no SIAFI e posterior validação. Estando todos os procedimentos e documentação correta é efetuado o registro de “sem restrição” na Conformidade dos Atos e Fatos de Gestão no SIAFI e o processo é enviado para a Diretoria de Contabilidade e Finanças/DCF para autorizar/liberar o pagamento. Caso precise de ajustes, o processo retorna ao Setor de Liquidação e Pagamento para realização dos devidos ajustes.
8. Acompanhamento dos saldos de DEAS A Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFG tem registrado e acompanhado tempestivamente os reflexos orçamentários e patrimoniais provocados pelos reconhecimentos de Despesas de Exercícios Anteriores, com o auxílio da ferramenta TESOURO GERENCIAL, e vem divulgando os resultados em seus relatórios trimestrais de notas explicativas. Goiânia, 01 de outubro de 2020.
9. FLUXO DA ATIVIDADE
UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS – UFG DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF Reposta ao Relatório de Auditoria nº 20190008, processo SEI 23070.031586/2019- 44 7 Anexo II - Checklist da Composição Processual Documentos indispensáveis ao processo de reconhecimento da dívida, conforme Manual SIAFI – Macro função 021140: Causa da inobservância do empenho ou justificativa de anulação de empenho. Relatório da despesa ocorrida (ateste). Documentação que originou tal situação (se for o caso) (Nota fiscal, fatura...). Importância a pagar. Dados do credor (nome, CPF ou CNPJ e endereço). Data de vencimento do compromisso (se for o caso). Termo de reconhecimento de dívida, elaborado pelo ordenador de despesas. Autorização de pagamento realizada pelo ordenador de despesas.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIÁS – UFG DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF Reposta ao Relatório de Auditoria nº 20190008, processo SEI 23070.031586/2019- 44 8 Anexo III - Termo de Reconhecimento da Dívida Anexo IV - Procedimentos para Registro do Reconhecimento do Passivo
Termo de Reconhecimento de Dívida
Em conformidade com art. 100 da Lei nº 4.320 de 17 de março de 1964, reconheço a dívida no valor de R$ __________________________ (por extenso) junto a _____________________ (especificar o credor), CNPJ/CPF nº ____________________, situada à ____________________ (especificar endereço comercial) pelos ________________________ (especificar os serviços/aquisições que motivaram o pagamento). Informo que o passivo foi reconhecido sem o correspondente recurso orçamentário devido _____________________________________________________________________ (justificativa dos motivos pela ausência de cobertura orçamentária). Memória de cálculo da estimativa do valor contábil do passivo (se for o caso)
Local, ___ de ___________________ de __________.
Ordenador de Despesas Assinatura e carimbo
