MANUAL DE DEPARTAMENTO DE PESSOAL E FOLHA DE PAGAMENTO., Manuais, Projetos, Pesquisas de Humanidades

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Manual do

departaMento

pessoal:

entenda as

atribuições

do setor

• introdução
• recursos humanos ou departamento pessoal? entenda a diferença
• Principais atribuições do setor
• Novos desafios enfrentados
• Conclusão
• sobre o Convenia

introduçÃo

Como mudar esse cenário? O primeiro passo é compreender as atribuições de cada setor e sua relevância para a organização. Com esse conhecimento, é mais fácil saber como atuar e ultrapassar os desafios inerentes ao cargo.

E é justamente desse assunto que vamos tratar neste e-book. Então, se você quer conhecer melhor o departamento pessoal e quais são as competências necessárias ao profissional que atua nessa área, continue lendo! Vamos lá?

Uma situação normalmente

encontrada é a confusão entre os

conceitos de RH e DP. Apesar de várias

pessoas utilizarem essas siglas como

sinônimas, elas não são.

Por que esse engano ocorre? Um dos motivos é a estrutura complexa das empresas , que pode ter apenas uma pessoa para exercer diferentes rotinas administrativas.

recursos

humanos ou

departamento

pessoal? entenda

a diferença

reCursos H uManos ou dePar taMento PessoaL? entenda a diFerença

• processo de recrutamento e seleção;
• avaliação de desempenho;
• pesquisa de clima organizacional;
• treinamento e capacitação

de colaboradores;

• divulgação de vagas abertas com o

intuito de atrair o candidato mais

adequado (isto é, com o melhor fit).

Essas e outras ações visam garantir a realização do planejamento estratégico organizacional a partir da motivação dos colaboradores e da elaboração de políticas alinhadas à estratégia traçada.

recursos huManos

O RH, que atualmente vem sendo denominado Gestão Pessoal (GRH), é o setor responsável por selecionar candidatos para ocupar as diferentes funções da empresa e cuidar dos colaboradores, seus interesses profissionais e alinhamento de objetivos pessoais aos organizacionais. Portanto, é uma atuação bastante ampla.

Para executar todas as suas atividades, o RH requer habilidades, políticas, métodos, práticas e técnicas específicas com o propósito de gerenciar o comportamento dos profissionais e potencializar o capital humano. Dessa forma, consegue reconhecer e valorizar a importância dos profissionais para desenvolver e reter talentos. Entre as funções exercidas pelo RH estão:

reCursos H uManos ou dePar taMento PessoaL? entenda a diFerença

departaMento pessoal

O DP, por sua vez, é um setor encarregado de atividades e tarefas predeterminadas e mais burocráticas. Elas estão relacionadas à legislação trabalhista e previdenciária, como:

• contratação do colaborador;
• cálculo da folha

de pagamento;

• férias;
• transporte;
  • licença médica;
  • 13º salário;
  • organização das horas

de trabalho;

• rescisão contratual dos

desligamentos.

Assim, fica evidente que o trabalho do DP é menor que o do RH. Ainda assim, as siglas são utilizadas como sinônimas, mesmo que o Recursos Humanos tenha uma abrangência maior.

principais

atribuições

do setor

A diferença entre RH e DP evidenciou

que o último tem uma função muito

mais operacional e burocrática. Nem

por isso deixa de ser importante. São

as rotinas do Departamento Pessoal

que asseguram o cumprimento

das obrigações trabalhistas e

previdenciárias, além de também

contribuírem para a valorização do

capital humano.

Isso porque o salário e os benefícios pagos aos profissionais são um dos principais aspectos que estimulam sua permanência na organização. Perceba ainda que o DP é como uma subárea do RH e, portanto, tem atividades complementares.

PrinCiPais atribuições do setor

Sua relevância fica muito clara quando algum erro acontece no cálculo dos valores a serem repassados aos profissionais. Qualquer colaborador imediatamente reclamaria da falta de pagamento do vale-refeição, por exemplo. E se seu problema não fosse resolvido rapidamente, se tornaria um motivo de desânimo. Da mesma maneira, o DP trabalha diretamente com o caixa da empresa. Portanto, suas ações interferem na saúde financeira do negócio. Novamente, um exemplo demonstra sua importância.

É o caso do turnover. Com o desligamento e a contratação constante de novos profissionais, é preciso desembolsar valores significativos, que impactam os potenciais investimentos da empresa e, consequentemente, sua competitividade.

A partir da compreensão da pertinência desse setor , chega o momento de saber quais são as principais atribuições do DP. Veja quais são elas, a seguir.

PrinCiPais atribuições do setor

treInaMento, desenvolvIMento e engajaMento

A capacitação dos colaboradores deve ser feita de maneira conjunta entre o RH e o DP. Desse modo, é possível criar treinamentos adequados, que sanem as demandas dos profissionais e contribuam para seu aprimoramento pessoal e profissional.

Como essa ação visa ao desenvolvimento, também implica o engajamento da equipe. Afinal, a evolução continuada permite o desenvolvimento de habilidades emocionais, técnicas e comportamentais, que fortalecem as soft e as hard skills.

Para garantir o melhor rendimento possível, é preciso identificar na equipe e nos líderes quais são as principais falhas e gaps existentes. Assim, fica mais fácil selecionar os treinamentos mais adequados conforme a demanda interna.

Perceba que, ao oferecer a capacitação adequada, o profissional se sente reconhecido e valorizado. Dessa maneira, tende a aumentar seu engajamento e sentimento de pertencimento — que são essenciais para a execução de um trabalho eficiente e com o máximo de produtividade.

PrinCiPais atribuições do setor

gestão dos conhecIMentos

O DP e o RH devem manter um banco de dados com diferentes informações sobre os colaboradores. Esses dados devem estar acessíveis e contar com detalhes específicos, como: formação profissional e acadêmica, nível de escolaridade, experiência no mercado, proficiências em idiomas etc. A partir dessas informações, você pode traçar perfis profissionais e descobrir quais são as principais competências e ausências de conhecimentos. Novamente, esses dados contribuem para criar treinamentos adequados às demandas internas.

Tenha em mente que essas ações ajudam a potencializar os resultados e eliminar possíveis lacunas existentes. Você ainda consegue detectar a necessidade de alocar profissionais para outras áreas, otimizar os processos de recrutamento interno e facilitar as ações de promoção a novos cargos.

PrinCiPais atribuições do setor

gestão de benefícIos

O salário é importante para o profissional, mas os benefícios também são relevantes. Eles são, aliás, o segundo principal impulso para a atração e a retenção de talentos , conforme levantamento divulgado pela Love Mondays.

Dentro desse escopo, estão incluídos: plano de saúde, vale-alimentação e refeição, vale-cultura, bolsa de estudos e até mesmo benefícios que não foram previstos na legislação, como horário flexível ou flexibilidade no dress code.

Diante desse cenário, cabe ao DP e ao RH implantar uma política de planejamento de carreira, ou seja, um plano de cargos e salários bem estabelecido para que cada colaborador saiba o que deve fazer se deseja ascender na organização.

Esse é mais um benefício e, consequentemente, um atrativo para o mercado. Como nem todas as companhias contam com o plano de cargos e salários, essa é uma maneira de deixar claro que a empresa se preocupa e está disposta a trabalhar em prol dos colaboradores para que todos atuem de forma sinérgica.

Vale a pena destacar ainda que o cálculo do pagamento de benefícios é essencialmente importante não só por trazer essas vantagens já mencionadas, mas também porque evita prejuízos aos colaboradores e à empresa. Porém, com essa é uma tarefa burocrática, tende a levar tempo e exigir um grande esforço por parte do DP.

Esse é apenas um dos desafios enfrentados por esse setor. Ainda existem outros, como veremos no próximo tópico.

Novos desafios

enfrentados

Há poucos anos, o trabalho do RH

praticamente se restringia ao DP.

Além de a valorização do

colaborador ter pouca importância

no contexto empresarial da época,

as atividades burocráticas exigiam

um foco maior para evitar erros

em cálculos e no cumprimento das

obrigações trabalhistas.

Hoje esse cenário mudou. É obrigatório pensar em atração e retenção de talentos, sob pena de perder competitividade perante o mercado. Da mesma forma, o planejamento estratégico da organizacional deve ser considerado para assegurar que o DP e o RH sejam vistos como centros de investimento , não de custos. Porém, como chegar a esse patamar? É preciso conhecer os desafios que devem ser ultrapassados. Confira!

noVos desaFios enFrentados

desenvolvIMento de lIderanças

A liderança pode ser construída e aprimorada a partir de ações específicas, como cursos e aconselhamentos profissionais. O gestor de RH, mesmo que trabalhe também com DP, deve ter esse viés e a capacidade de mobilizar e gerir pessoas.

O investimento nesse tipo de capacitação é interessante e se reflete em um planejamento de longo prazo. O profissional receberá benefícios, mas a empresa também , já que será possível atuar com vistas à melhoria da produtividade, alcance de bons resultados e de forma estratégica.

Perceba que a ideia é capacitar o próprio profissional de RH, mas também os de outros setores. Para isso, é importante adotar um modelo de gestão transparente, que mostre o que a companhia espera de cada indivíduo e como ela deseja incentivá-lo.

noVos desaFios enFrentados

uso de ferraMentas tecnológIcas

As soluções voltadas ao DP e ao próprio RH trazem mais flexibilidade e integração às informações. Assim, algumas funções são descentralizadas e os colaboradores podem participar mais ativamente e criar experiências próprias no ambiente corporativo.

Efetivamente, as tecnologias trazem mais eficiência às rotinas administrativas do RH e evitam a ocorrência de erros. Como resultado, há o aumento da satisfação dos colaboradores e também da produtividade. Por exemplo: com um software de gestão em RH, as atividades de DP são processadas automaticamente. A consequência é a redução dos passivos trabalhistas, a economia de tempo da equipe e o engajamento de todos os trabalhadores.

De forma prática, a equipe de RH consegue se concentrar no que é realmente estratégico e deixa de lado os aspectos operacionais, como a gestão da folha de pagamento e de benefícios. A automação de atividades operacionais ainda permite que os profissionais atuem de maneira diferenciada e com vistas à melhoria dos colaboradores e ao alinhamento dos interesses.

seguindo essas dicas que apresentamos, o dP conseguirá ter uma atuação mais ampla, de RH. Isso se refletirá positivamente em toda a empresa, já que impacta diretamente o engajamento, a produtividade e a retenção de talentos.