Procedimento de Compra no HEUE: Tipos, Etapas e Definições, Notas de estudo de Cálculo

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MANUAL DE COMPRAS

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COMPRAS

MANUAL DE COMPRAS

• Código: MI.HEUE.COMP.00 2 Versão: 0 2 Página: 2 /
• 1. DEFINIÇÕES E SIGLAS SUMÁRIO
• 2. OBJETIVO
• 3. DESCRIÇÃO DO MANUAL
• 3.1. Responsabilidade
• 3.2 Normas Internas
• 3.3 Procedimento de compra
• 3.3.1 Classificação
• 3.3.2 Tipos de compra
• 3.4 Etapas de compra
• 3.4.2 Solicitação de Compras
• 3.4.3 Triagem......................................................................................................................................................
• 3.4.4 Negociação................................................................................................................................................
• 3.4.5 Composição do Processo
• 3.4.6 Qualificação de fornecedores
• 3.4.7 Parecer técnico
• 3.4.8 Prazo para fechamento e entrega dos pedidos.................................................................................
• 3.4.9 Definições prévias para cálculo de Compras
• 3.4.10 Realização do cálculo de Ressuprimento
• 3.4.11 Aprovação das Ordens de Compra
• 3.5 Recebimento
• 3.6 FOLLOW UP
• 3.7 Horário e endereço de recebimento
• 4. HISTÓRICO DE REVISÕES

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Código: MI.HEUE.COMP.00 2 Versão: 0 2 Página: 4 / 11 Diretoria Geral Responsável pela aprovação das ordens de compra. 3.2 Normas Internas

• É vedada toda e qualquer compra que não seja via setor de compras, todas a compras do HEUE são centralizadas;
• Somente o setor de Almoxarifado está autorizado a receber mercadorias;
• Toda e qualquer solicitação só sai do setor de origem com a AUTORIZAÇÃO da diretoria do setor e diretoria administrativa e financeira;
• As solicitações de serviços e produtos de manutenção só serão encaminhadas ao setor de compras pelo setor Manutenção;
• Todo processo de compra deverá seguir rigorosamente o Regulamento de Compras. 3.3 Procedimento de compra 3.3.1 Classificação
• Produtos Estocáveis: É todo material que tem giro de estoque e deve ter uma quantidade pré-definida estocada. Ex.: Medicamentos, materiais de uso no paciente, materiais de limpeza, impressos, etc.;
• Produtos Imobilizados: São bens duráveis, como: Computadores, móveis, monitor cardíaco, etc., ou seja, é todo material que recebe a plaqueta de patrimônio e necessita de projeto de investimento;
• Produtos de Reposição: É todo material que não é estocável e nem imobilizado, ou seja, é aquele que é comprado quando precisa ou para repor quando fica sem condições de uso. Ex.: válvulas de reanimadores, peças para reposição em geral, etc.;
• Serviços: É toda contratação de prestação de serviço que será realizado, no caráter de manutenção e TI. 3.3.2 Tipos de compra
• Programada: Aquisição de produtos através do Portal de Compras coorporativo seguindo o cronograma de forma que assegure o abastecimento do hospital em tempo hábil sem gerar qualquer tipo de mudança de rotina, prejuízo ou danos a instituição;
• Urgência: Ocorre quando existe falha no planejamento, processos, elaboração do pedido mensal, aumento de consumo ou atraso de entrega pelo fornecedor;
• Compras Imediatas: Considera-se necessidade emergencial a aquisição, em caráter excepcional, de material inexistente no estoque para imediata utilização, com a finalidade de evitar danos à vida dos usuários e ao patrimônio público conforme Art. 8º, parágrafo terceiro do regulamento de compras.
• Compra de item não padronizado - As solicitações de produtos não padronizados devem ser realizadas através do preenchimento do formulário - Solicitação de Material e Medicamento não Padrão, disponível no sistema Interact. O mesmo deve ser entregue para avaliação do farmacêutico e diretor técnico que solicitará a

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Código: MI.HEUE.COMP.00 2 Versão: 0 2 Página: 5 / 11 assinatura da diretoria administrativa autorizando a compra. Os prazos para aquisição nestes casos são de 48 horas.

• Projeto de Investimento: São aquisições de bens imobilizados, como: computadores, móveis, monitores respiradores, etc., que necessitam de um projeto de investimento para sua aquisição. O processo de compra deverá ser apresentado para a Secretaria Estadual de Saúde e sendo aprovado a aquisição será efetivada.
• OPME: materiais não padronizados pelo hospital, denominados OPME's. Os mesmos são solicitados pela equipe médica via sistema MV. A justificativa médica será analisada pelo auxiliar de farmácia e estando de acordo instaura-se o processo de cotação, que deverá ser evoluído desde o início ao fim do processo no sistema MV. A partir de então, o processo de cotação se iniciará, contendo a solicitação do pedido via MV, justificativa médica, com assinaturas do médico solicitante e diretor técnico, e posteriormente, encaminhado, ao setor de compras dentro do horário de atendimento do mesmo. Finalizando o processo de compras, o mesmo é direcionado à direção administrativa financeira e geral, para que os respectivos aprovem a aquisição solicitada. Após aprovação o comprador encaminha a ordem de compra autorizada para o fornecedor com cópia para setor de OPME, que irá agendar a cirurgia junto ao fornecedor e conforme mapa cirúrgico do centro Cirúrgico. O setor de compras deverá estar copiado no e-mail de agendamento para que possa acompanhar e finalizar o processo junto ao setor de OPME. O processo será acompanhado através de planilha de controle e será finalizado após a emissão da Nota Fiscal pelo fornecedor e confirmação da cirurgia pelo setor de OPME. Quando ocorrer intercorrências no processo (dificuldade de encontrar o material), o setor de compras irá encaminhar um e-mail para o setor de OPME informando o motivo no prazo de até 48 horas.
• Avaliação/Exame: Aquisição de serviço conforme especialidade médica. Os mesmos são solicitados pela equipe médica via sistema MV. A justificativa médica será analisada pelo diretor técnico e validado pelo setor de compras, e estando de acordo instaura-se o processo de cotação. A solicitação do pedido deverá ser via MV, com justificativa médica, assinaturas do médico solicitante e diretor técnico, e posteriormente, encaminhado, ao setor de compras dentro do horário de atendimento do mesmo. Finalizando o processo de compras, o mesmo é direcionado à direção administrativa financeira e geral, para que os respectivos aprovem a aquisição solicitada. Após aprovação o comprador encaminha a ordem de compra autorizada para o fornecedor com cópia para os setores envolvidos: NIR, setor solicitante, diretoria técnica e diretoria assistencial. O NIR é responsável pelo agendamento do serviço, assim como informar via e-mail se o paciente foi transferido ou se o pedido foi cancelado pelo médico solicitante. O setor de compras deverá estar copiado no e-mail de agendamento do serviço para que possa acompanhar e finalizar o processo junto ao NIR. O processo será acompanhado através de planilha de controle e será finalizado após a emissão da Nota Fiscal pelo fornecedor e confirmação do serviço pelo NIR. Após o setor de compras encaminhar Nota Fiscal e o processo de compra para diretoria técnica realizar o ateste do serviço solicitado. Quando ocorrer intercorrências no processo, o setor de compras irá encaminhar um e-mail para os setores envolvidos informando o motivo no prazo de até 48 horas.

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Código: MI.HEUE.COMP.00 2 Versão: 0 2 Página: 7 / 11 no sistema de gerenciamento hospitalar. 3.4.4 Negociação Os processos são realizados corporativamente negociados através de plataforma eletrônica, onde os fornecedores cadastrados e habilitados pela Sade Administrativa são convidados de forma on-line a participarem do processo de compras com a inserção de suas propostas no portal corporativo através de acesso via Internet. Os processos realizados de forma local, no entanto, baseiam-se na coleta de preços sempre com três propostas mínimas para apuração da melhor oferta, conforme determina o Regulamento de Compras. Nota 4: São considerados orçamentos validos apenas as propostas recebidas em impresso próprio da empresa, contendo CNPJ, via e-mail. 3.4.5 Composição do Processo O processo de compras deve considerar:

1. Ordem de compra para o fornecedor ganhador;
2. Mapa de cotação;
3. Solicitação de compra;
4. E-mail de envio da solicitação de orçamento em caso de cotação local;
5. Propostas recebidas em caso de cotação local;
6. Documentação do fornecedor é salva em sistema via Portal de Compras da Pró Saúde e Sistema interno HEUE. 3.4.6 Qualificação de fornecedores A qualificação do fornecedor candidato é composta pela verificação dos documentos legais e dos diplomas técnicos abaixo relacionados que deverão ser encaminhados por meio eletrônico, via Correios ou entregues diretamente no departamento de compras do Hospital Estadual de Urgência e Emergência ou na Central de Compras da Pró-Saúde, atualizados e dentro do prazo de validade. 3.4.7 Parecer técnico Se tratando de compra de equipamentos, bens de grande valor que representem investimentos ou solicitações com nível criterioso de especificações técnicas, Equipamentos de Tecnologia da Informação e EPI’s, ou EPC’s, sempre será solicitado o parecer da área correspondente em análise ao pedido antes da confirmação junto ao fornecedor. 3.4.8 Prazo para fechamento e entrega dos pedidos

• OPME - 72 horas;
• Exames - 72 horas;
• Materiais e medicamentos não padronizados - 48 horas;

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• Solicitações de urgência com justificativa da diretoria - 48 horas;
• Demais pedidos - 15 dias. 3.4.9 Definições prévias para cálculo de Compras Duas informações são importantes para o processo de planejamento de compra, a Cobertura de Estoque e o Estoque de Segurança da unidade. Estas duas variáveis são definidas pela Diretoria Administrativa Financeira da unidade.
• Cobertura de Estoque: Refere-se ao período de tempo que o estoque cobrirá o consumo da unidade.
• Estoque de Segurança: É um nível mínimo de estoque que destina-se à reduzir o risco de faltas na unidade em virtude da variação do consumo ou atraso na reposição. Quando se atinge este nível, a unidade deve entrar em alerta.
• Estoque em Trânsito: Quantidade de estoque em espera com entrega confirmada pelo fornecedor;
• Tempo de Processo (Lead Time): Tempo total estimado entre a requisição de compra e o recebimento do fornecedor. No caso, as compras são realizadas para 75 dias, sendo: (45 dias de estoque + 30 dias o lead time). 3.4.10 Realização do cálculo de Ressuprimento Para o cálculo das compras programadas deve-se considerar o tempo de cobertura de 45 dias mais o Lead Time do processo de compra que compreende em média 30 dias, desde a solicitação até a entrega do produto pelo fornecedor. O pedido de compra deverá ser realizado, através do Relatório Estatística de Compra e parâmetros abaixo: Dias: 75 Curva A: 5 Curva B: 10 Curva C: 20 Curva Z: 30 Código espécie: (selecionar a espécie) Código classe: (selecionar a classe estocável) Os parâmetros descritos acima, sofrem variação apenas nos campos: espécie e classe. Fórmula para realização de pedidos: Previsão de compra = consumo dia x 75 – estoque real – quantidade comprada em tramite. Observação 1 : Estoque segurança = consumo mensal de 30 dias. Dessa forma, o estoque precisa ser acompanhado diariamente. Os itens que apresentarem estoque abaixo de 30 dias, será necessário realização de compra imediata, pois esse dado representa, consumo do estoque de segurança e possível ruptura.

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Código: MI.HEUE.COMP.00 2 Versão: 0 2 Página: 10 / 11 Essa conferência consiste no exame detalhado e comparativo entre o que foi solicitado e o que foi recebido. No caso de recebimento de produto técnico, o requisitante ou colaborador designado por este, deverá ser solicitado para acompanhar a conferência física e garantir que o produto físico confere com a especificação técnica do pedido. 3.6 FOLLOW UP Deve ser realizado diariamente pelo comprador responsável conforme as etapas a seguir: Solicitação da nota fiscal em 48 horas; Acompanhamento da coleta do material; Previsão de entrega; Acompanhamento do prazo de entrega; O solicitante será informado sobre a evolução do pedido desde o processo de cotação até a entrega do material, registrado através do Follow Up via sistema MV. Os pedidos que não forem faturados com emissão de Nota Fiscal dentro do prazo estabelecido pelo fornecedor em ata de cotação serão cancelados pela unidade, e os mesmos serão notificados através do SAC via Central de Compras.

3. 7 Horário e endereço de recebimento As entregas deverão ser realizadas de acordo com a programação estabelecida conforme segue:

• Segunda a Quinta-feira: 08:00 as 17:00 horas;
• Sexta-feira: 08:00 as 16:00 horas. Endereço: Av. Vitória, 790 – Forte São João – CEP 29.017- 027 - Vitória/ES. O HEUE não receberá mercadorias fora do horário acima descrito, salvo em casos autorizados pela diretoria. Somente o setor de Almoxarifado está autorizado a receber mercadorias. 4. HISTÓRICO DE REVISÕES 20/12/2018 - 3.4.1 – Cadastro de Material: Foi atualizado e inserido novo procedimento de cadastro de novos produtos via sistema MV e Portal de Compras Pró Saúde. 3.4.2 – Solicitações de Compra: Foi excluído as solicitações de compra de OPME e Avaliação Manual. 3.4.4 – Negociação: Incluído CNPJ na proposta encaminhada pela empresa via e-mail. 3.4.5 – Composição do Processo: Foi excluído da composição do processo de compras a cópia das certidões negativas em cada processo de compra, e inserido que as mesmas ficam salvas em sistema interno HEUE e Portal de Compras. 3.4.9 - Definições Prévias para o Cálculo de Compra: Foi alterado o tempo para ressuprimento de compra para 75 dias, sendo 45 dias de estoque + 30 dias o lead time. 3.5 – Recebimento: Foi inserido na conferência de produtos a Nota Fiscal.

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Código: MI.HEUE.COMP.00 2 Versão: 0 2 Página: 11 / 11 3.6 – Follow Up: Foi inserido o feedback para o solicitante via sistema MV e inserido cancelamento de pedidos não faturados com emissão de Nota Fiscal dentro do prazo estabelecido. Abertura de Notificação via SAC. Elaborado por: Gerente de Logística Verificado por: Núcleo da Qualidade e Segurança do Paciente Aprovado por: Diretoria Administrativa e Financeira / Diretoria Geral Data para elaboração: 20/12/ Data de revisão: 04 /12/20 20