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Este documento discute a importância do controle de compras e estoques em empresas, enfatizando o problema de falta de um sistema de controle e as consequências negativas. Ele apresenta as perguntas que podem ser respondidas por meio de um sistema de controle de estoques e a importância de resolver este problema para melhorar o fluxo de caixa, reduzir custos operacionais e aumentar lucros. O texto também discute os custos de manutenção e falta de estoque, além de apresentar a análise abc e modelos de controle de estoque.
Tipologia: Notas de aula
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Trabalho de Formatura apresentado à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo para a obtenção do diploma de Engenheiro de Produção
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Trabalho de Formatura apresentado à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo para a obtenção do diploma de Engenheiro de Produção
Orientador: José Joaquim do Amaral Ferreira
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À todos os professores com quem muito aprendi durante os últimos cinco anos de estudos, pela paciência e perseverança;
Aos amigos que fiz durante o curso de engenharia de produção, pela companhia durante os momentos bons e ruins;
À minha família, meus pais e irmãs, pelo suporte e carinho, indispensáveis para que pudesse chegar até aqui.
A todos da Dona Deôla, pela colaboração e paciência. Sem a ajuda de vocês, jamais teria conseguido fazer este trabalho.
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Este trabalho é a documentação do desenvolvimento de um sistema de controle de estoques para um grupo de padarias. O trabalho foi desenvolvido com o objetivo de diagnosticar os principais problemas encontrados no negócio e encontrar uma solução para o que se julgasse mais importante. Para atingir os objetivos, foi feita uma breve descrição da empresa, seguida de uma análise mais profunda dos problemas encontrados durante visitas e entrevistas com funcionários. Em seguida, uma revisão da literatura especializada foi feita, selecionando os principais modelos aplicáveis ao caso em estudo. Por último, os cálculos necessários e ferramentas de controle foram desenvolvidos para que o sistema escolhido pudesse ser implantado, trazendo melhorias à empresa. Como conclusão, é feita uma análise crítica dos resultados obtidos e sugestões de melhorias.
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This project is the documentation of the development of a stock control system for a chain of bakery stores. The objective was to diagnose the main problems found in the company and them develop a solution for the one that was judge the most important.
To achieve the main objective, a brief description of the company and the bakery market was made, followed by a deeper analysis of the problems that were found during visits to the company and interview with employees. Next, there is a review of the specialized literature material, selecting the applicable stock control models for this case.
At last, the calculation of the control parameters and the tools of the system were develop to allow the implantation of the model in the company, bringing benefits to the business. As a conclusion, critics and suggestion for next steps are proposed.
1.1. História
O grupo Dona Deôla foi criado em 1996 pelos netos de Dona Deolina, imigrante portuguesa que ingressou no Brasil no começo o século passado. Após inaugurarem sua primeira loja, no bairro da Pompéia, local onde Dona Deolina havia originalmente aberto sua padaria, o grupo iniciou uma rápida expansão, inaugurando em São Paulo mais duas lojas. Paralelamente, nascia a divisão de eventos, especializada em atender empresas, feiras e eventos. Em 2005 está prevista a abertura da quarta loja Dona Deôla, no bairro da Granja Viana, São Paulo.
1.2. Empresa
Hoje, há um conselho, formado pelos três sócio-fundadores, que tomam as principais decisões estratégicas. São auxiliados por gerentes de lojas e engenheiros de alimento, que participam da administração e supervisão das lojas. A forma de organização do grupo Dona Deôla é descrita na figura 1.
Grupo Dona Deola
RH Administrativo
Indústria
UnidadeI Unidade II UnidadeIII UnidadeIV*
Feiras Serviços
Eventos
Conselho
Figura 1 – Organograma Administrativo (elaborado pelo autor)
Com a abertura da quarta loja, serão aproximadamente 300 funcionários trabalhando no Grupo Dona Deôla, divididos entre a cozinha, a
limpeza, o balcão, a qualidade e a administração. O faturamento anual é da ordem de US$ 8 milhões. Para o transporte de material entre as lojas, entregas e durante eventos, a empresa possui uma frota de cinco veículos próprios.
1.3. Mercado
O mercado de panificação no Brasil sofreu grande alteração nos últimos anos. O que tradicionalmente era feito de forma de forma artesanal, através de receitas antigas trazidas por imigrantes, passou por grande mecanização e especialização. A grande maioria dos produtos de panificação não é mais feita integralmente dentro das padarias, mas sim através de pré- misturas. Isso possibilitou a entrada de supermercados e redes maiores a um mercado antes restrito a pequenos comerciantes.
Buscando adequarem-se as novas condições, as padarias passaram também a oferecer outros produtos. Além de produto de panificação, é possível encontrar alimentos industrializados em geral, como bolachas, bebidas e lacticínios. Mais recentemente, serviços de entrega em domicílio e organização de eventos também entraram no portifólio oferecido ao cliente.
Dado este conjunto de características, Um grupo de padarias apresenta características de:
¾ Uma indústria: na fabricação de seus confeitos, salgados e pães;
¾ Empresa de varejo: pois também revende produtos industrializados, que são comprados de fornecedores, estocados e revendidos ao consumidor final;
¾ Prestadora de serviços: uma vez que os clientes têm expectativas e necessidades a serem atendidas quando pede uma entrega a domicílio ou contrata serviços para a organização de um evento, como feiras, festas e convenções.
¾ Porções: de batata-frita, calabresa, Filé-Mignon , Salame ou frios especiais, são servidas no balcão, no bufê ou entregues em domicílio.
Além dos produtos supracitados, a Dona Deôla também oferece soluções personalizadas para os clientes e serve refeições durante o dia e à noite. São oferecidos aos clientes:
2.1. Considerações Iniciais
Quando a primeira loja do grupo foi inaugurada, contava com uma cozinha completa, onde eram produzidos todos os produtos artesanais destinados ao consumo. O mesmo aconteceu quando foram inauguradas as duas lojas seguintes. Devido ao rápido crescimento, associado à criação de um serviço de eventos e aos planos de abrir a quarta filial, decidiu-se centralizar a produção de confeitos em um só local. A partir de então, cada filial produziria apenas a linha pães, destinados ao consumo imediato, pois suas características são perdidas muito rapidamente para serem transportados. Os produtos que possuíam um tempo de vida maior, como os brioches, roscas e sonhos, passaram a ser fabricados na unidade número I, sendo então direcionadas para o ponto de venda.
Junto com a expansão, tornou-se importante aumentar a padronização dos produtos e assegurar que todas as unidades obedecessem às mesmas regras de manuseio. Para isso, foi feito um trabalho de coleta de dados, obtendo todas as receitas dos produtos. Antes, as receitas somente eram conhecidas pelos padeiros e confeiteiros, sendo as quantidades usadas e o rendimento dos processos dados desconhecidos. Além disso, houve um treinamento de funcionários para que todos os produtos fossem conhecidos, deixando-os aptos a fornecer informações precisas aos clientes. Era freqüente o desconhecimento dos ingredientes pelos funcionários, que acabavam classificando os produtos de forma incorreta. A data de validade de todos os confeitos também foi estipulada pela unidade de produção. Assim, o produto tem um tempo para ser vendido, caso contrário, será descartado.
Uma característica importante da empresa é a sazonalidade no volume de vendas, que costuma aumentar de duas a três vezes durante os finais de semana. Além disso, os eventos são mais comuns nestes dias, o que aumenta a variabilidade na quantidade e a dificuldade de padronização, já que muitas vezes são pedidos com necessidades especiais e sabores personalizados.
2.2. Organização
As principais áreas funcionais da Dona Deôla podem ser resumidas na figura abaixo:
Área e Funções Administração Questões financeiras, decisões estratégicas Compras Controle do estoque de matéria-prima, negociação com fornecedores Engenharia Reestruturação de processos, controle de qualidade Expedição embalagem e envio do pedidos Nutrição Desenvolimento de receitas, elaboração do cardápio, propriedades alimentares Pedidos Recebe pedidos de encomentas e eventos, cordena a produção Produção Elaboração dos confeitos Recursos Humanos Contratações e gestão de pessoal
Tabela 1 – Áreas e suas funções (elaborada pelo autor)
2.2.1. Administração
Está a cargo da administração o controle de caixa de todas as lojas. Além de pagar fornecedores e impostos, faz a gestão das receitas. É também a área que controla a eficiência das lojas, analisando relatórios e ouvindo aos funcionários.
2.2.2. Compras
O departamento de compras é responsável pela aquisição de matéria-prima e produtos industrializados, além do controle de estoque.
As compras são feitas após uma cotação prévia com os varejistas credenciados para fornecer à Dona Deôla. Após a elaboração de uma lista com os produtos a serem comprados, o funcionário liga e envia
