Impacto de Sistemas Gerenciais em Empresas: Análise de Caso em Dygnus Premier, Notas de aula de Gestão Empresarial

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FACULDADES PEDRO LEOPOLDO

O IMPACTO DOS SISTEMAS GERENCIAIS NAS

EMPRESAS

Naiara Cristina Pereira Pires

Pedro Leopoldo Dezembro/

Naiara Cristina Pereira Pires

O IMPACTO DOS SISTEMAS GERENCIAIS NAS EMPRESAS

Trabalho de Conclusão de Curso, apresentado ao Curso de Administração de Empresa da Fundação Pedro Leopoldo, como requisito parcial para obtenção de título de Bacharel em Administração de Empresas.

Orientador: Prof. Wilken Geraldo Moreira

Pedro Leopoldo Dezembro/ 2012

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO

O sistema de informações é comumente visto pelas empresas como ferramenta operacional essencial ao fluxo de processos. A complexidade da tecnologia disponibilizada, a burocracia dos processos do setor, a pouca familiariade dos operadores com o uso do computador, e a dificuldade de encontrar profissionais preparados para a área torna o mau uso do sistema de informações um grande problema a ser contornado.

As empresas desenvolvedoras de software e hardware tem objetivo de facilitar o acesso a suas tecnologias, assim como seu uso. Toda essa atenção tem custo elevado e demanda uma gestão de tecnologia preparada para aproveitar ao maximo os recursos disponíveis no sistema. Além de uma equipe operacional disposta a fazer o uso correto da tecnologia.

A variedade de linguagens, interfaces e equipamentos disponíveis faz com que uma análise detalhada das opções seja primordial para uma escolha acertada no momento de adquirir um novo sistema. Outros fatores também devem ser levados em conta como a qualidade do suporte oferecido pela empresa fornecedora, todos os custos envolvidos, o compromisso com o cumprimento de prazos e a legislação envolvida no processo do qual o sistema fará parte.

A legislação pode ser fator decisivo na escolha do sistema e na forma que sera feita sua implantação, pois a lei pode definir prazos, formatos de documentos, e padroes de trabalho que o fonecedor não consiga atender. Atrelado a isso, a clara definicao das funções e responsabilidades de cada funcionário envolvido com o programa e a base para o planejamento de todo processo de implantação.

Este Trabalho de conclusão de curso tem como tema o impacto dos sistemas gerenciais nas empresas, as melhorias na gestão e o retorno que esse investimento pode proporcionar na tomada de decisão dos investidores. Foi desenvolvido na empresa Cenatte Embriões Ltda, investigando suas praticas administrativas.

Localizada em Pedro Leopoldo-MG a empresa exerce as atividades de prestação de serviços na area veterinária, atuando no mercado há 27 anos na busca de melhoria genética que atenda a cada ramo de seus clientes.

Tendo em vista a necessidade de obter sucesso na implantação de um sistema de informações é importante um planejamento antecipado, onde se compreendem além dos itens tecnológicos, os fatores humanos, processos e procedimentos, e depois definir onde se pretende chegar e assim, definir qual a melhor estratégia visando chegar à solução desejada com sucesso.

O diagnóstico organizacional constitui-se em um passo fundamental para a definição de alternativas que possam subsidiar o processo de tomada de decisão com relação ao modelo institucional, organizacional e de gestão de qualquer empresa.

Para isto foi realizado o diagnóstico que considerou a interação da empresa com seu ambiente interno e externo, razão pela qual sua execução deve ter o apoio da administração estratégica, alta administração e pessoas chaves, para obter uma maior colaboração e envolvimento de todos os segmentos da organização para obtenção de informações e problemas a serem estudados e reconsiderados.

Após esta etapa foi elaborado o estudo temático visando esclarecer, orientar e informar sobre as questões relacionadas à gestão administrativa e operacional empresarial bem como a implantação de um sistema de informações para melhoria na tomada de decisões. O estudo tematico apresenta informações e conhecimentos de alguns autores, que auxiliam na conclusão e na tomada de decisão para a melhoria a ser realizada.

O grande problema abordado neste trabalho tem sua origem na ansiedade de se resolver um problema por parte do usuário. Tal problema, está quase sempre associado a uma lacuna no portfólio de funções do sistema ou, simplesmente, no desconhecimento de como executar certa operação no aplicativo. Dessa forma, o usuário é impelido a utilizar as ferramentas que já conhece, da forma em que já esta

2 DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

2.1 INTRODUÇÃO AO DIAGNÓSTICO

No período de agosto a setembro de 2012, foi realizado um diagnóstico empresarial através de estágio supervisionado na área financeira da empresa Cenatte Embriões Ltda, onde foram desenvolvidas e acompanhadas tarefas desse setor e conhecidas as atribuições dos setores integrados nessa área.

Este diagnóstico, foi escrito com base na vivência das atividades exercidas, nos depoimentos e declarações de funcionários, da administradora financeira e com base na mídia externa (Site oficial da empresa) durante o processo de implantação dos módulos de estoque, financeiro e fiscal do sistema Dygnus Premier de propriedade de Multilógica Softwares Ltda.

Nesse trabalho, serão focadas as tarefas e suas divisões, o uso excessivo de sistemas de gestão, as dificuldades e facilidades que a empresa encontrou nessas tarefas, e a dificuldade em aceitação de mudanças nos métodos de trabalho pelos funcionários.

2.2 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

2.2.1 Dados gerais

Nome da empresa: Cenatte Embriões Ltda Forma Jurídica: sociedade limitada. Área de atuação: serviço de inseminação, criação de bovinos, prestação de serviços médico veterinários, consultoria, pesquisa, laboratório FIV (Fertilização In Vitro) Produtos que fabrica: embriões a fresco, embriões congelados e bezerros. Valor mensal de vendas: em média 800 mil.

Capital Social atual : R$ 210.000, Evolução do capital: contrato social em 01/04/1999 com capital de R$ 10.000,00 e alterado em 24/10/2010 para um capital R$ 210. Número total de empregados : 40 funcionários

2.2.2 Histórico

A empresa Centra fundada em 1985, deu origem posteriormente à empresa Cenatte

• Centro de Assessoria Técnica e Transferência de Embriões Ltda. Atualmente, esta empresa apenas comercializa animais e embriões. Cenatte Embriões Ltda. foi fundada em 1999 com atividade de prestação de serviços médico veterinário. Hoje além dos serviços a empresa desenvolve tecnologia através de pesquisa em laboratório na própria sede. Esta localizada na cidade de Pedro Leopoldo, em Minas Gerais, a 15 km do aeroporto internacional Tancredo Neves (Confins) e a 40 km de Belo Horizonte com 1.600 m² de área construída abrigando todo o departamento técnico, administrativo e laboratorial.

A sociedade é constituída por cinco sócios, sendo quatro médicos veterinários e uma sócia administradora. A Centra foi pioneira no desenvolvimento e utilização da técnica de 'super ovulação', coleta e transferência de embriões da raça zebuína. O Cenatte Embriões continuou a evolução da técnica desenvolvendo o que hoje é praticado, a FIV – Fertilização In Vitro e Clonagem. O Cenatte tem registrada sua marca no INPI – Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

Construído com a finalidade de abrigar o laboratório, cumprindo todas as exigências do Ministério da Agricultura e visando cumprir todas as determinações internacionais para exportação de embriões. O projeto contempla todas as tecnologias atuais de comunicação, imprescindíveis ao sistema informatizado ao qual o Cenatte se propôs. Seu laboratório abriga equipamentos necessários ao desenvolvimento das atividades de laboratório de fertilização in vitro: clonagem, como fluxo laminar, estufa de CO2, micromanipulador de células, microscópio e lupas. Detentora de técnicas de superovulação, coleta, transferência de embriões, fertilização in vitro – FIV, clonagem e congelamento (inclusive de embriões de FIV).

2.2.4 Franquia de Know-How, Tecnologia e Marca

O Cenatte possui um sistema de franquias que abrange todas as áreas do processo, desde a planta do laboratório, escolha de equipamentos, treinamento de toda mão de obra técnica necessária, logística, acompanhamento de todos os processos, atualização de inovações. Enfim, a empresa coloca a disposição do franqueado, toda a tecnologia e Know-How desenvolvidos desde 1985, assim como o direito de usar a marca, Cenatte Embriões.

O departamento de Pesquisa & Desenvolvimento do Cenatte vem de encontro à iniciativa de desenvolver novas tecnologias, aperfeiçoar processos e inovar com o objetivo de melhorar geneticamente o rebanho brasileiro.

Exemplos de empresas franqueadas internacionais: Union Ganadera Regional de Nuevo Leon em Nuévo Leon no México; Embriogen Ltda. em Bogotá na Colômbia, Embryotech em San José na Costa Rica. E nacionais: Policlínica Veterinária Pioneiros Ltda. em Carambei no Paraná, Ciclo Reprodução Ltda. em Salvador na Bahia, Multiplic Embriões Laboratório Veterinário Ltda. em Cuiabá no Mato Grosso e Cenatte Biotecnologia Animal Ltda. em Uberaba nas Minas Gerais.

2.2.5 Produtos

O Cenatte Embriões atua como prestadora de serviços na área veterinária nos ramos de Clonagem, FIV (Fertilização e Vitro) e treinamento na abertura de franquias. Os embriões são produzidos no laboratório da sede da empresa em Pedro Leopoldo e transferidos em receptoras aptas para o recebimento dos embriões nas centrais localizadas em Matozinhos e Esmeraldas. O acompanhamento da gestação dos animais é acompanhada por veterinários contratados pelo Cenatte, até a entrega do produto ao cliente. O acompanhamento

para abertura de franquias são realizadas por técnicos do laboratório do Cenatte na sede do próprio franqueado.

2.2.5.1 Elaboração E Acompanhamento De Projetos Para Te E Fiv

O Cenatte elabora um diagnóstico da situação encontrada e sugere um projeto para cada cliente, levando em consideração, a localização, o tipo de gado criado, o volume a ser realizado e o mercado a ser atingido. Mediante o levantamento e estudo destes dados, elabora e acompanha tecnicamente o projeto, escolhendo equipamentos, treinando a mão de obra local, selecionando doadoras e receptoras. Além de fazer o manejo sanitário e nutricional.

2.2.5.2 Consultoria Em Programas De TE E FIV

O Cenatte faz o diagnóstico da situação encontrada e apresenta as sugestões para melhoria dos processos ou adoção de outros. A diferença neste caso é que nesta modalidade o cliente já tem o seu projeto em andamento.

2.2.5.3 Superovulação, Coleta, Congelamento Ou Vitrificação, Transferência E Descongelamento De Embriões

Este processo consiste no congelamento de embriões para o transporte internacional tanto de importação e exportação.

2.2.5.4 FIV (Fertilização In Vitro)

Fertilização in vitro (FIV) é uma biotecnologia onde os processos de maturação folicular, fertilização e desenvolvimento embrionário são obtidos em laboratório (fora do útero animal).

A aspiração pode ser feita em animais de diferentes idades: pré-púberes (idade

congelando embriões de FIV para comercialização nacional ou exportação associado à técnica de sêmen sexado. Resolve-se também um grande problema de diminuição de descarte de embriões, quando o número de receptoras disponíveis para transferência é menor que o número de embriões transferíveis. Neste caso, congela-se uma parte dos embriões (embriões aptos ao congelamento) e transferem-se os outros embriões.

A empresa tem a disposição embriões congelados, com destaque especial para embriões sexados de fêmeas das raças leiteiras: Gir Leiteiro – Guzerá Leiteiro – Girolanda (½ sangue – Gir leiteiro x Holandês e ¾ Holandês x ¼ Gir leiteiro).

2.2.5.6 Cultivo, Congelamento E Armazenamento De Células (Banco Genético)

O cultivo celular é a replicação “in vitro” das células retiradas do animal. Para este processo a empresa congela as células com o objetivo de guardar material genético de um animal excepcional, para fazer a clonagem ou armazenar este material como se fosse um banco genético para no futuro, se for o caso, clonar este animal.

2.2.5.7 Clonagem

São cópias idênticas, ou clones, de indivíduos que podem ser produzidos graças à evolução da tecnologia de transferência nuclear ou reconstrução embrionária. Gêmeos univitelinos são clones perfeitos produzidos pela própria natureza.

A bissecção de embriões e a desagregação de blastômeros são exemplos da produção de indivíduos geneticamente idênticos de modo artificial. Os oócitos contêm as condições necessárias para que núcleos provenientes de células embrionárias, fetais ou, até mesmo, de animais adultos possam reiniciar o desenvolvimento embrionário no estádio de zigoto e dar origem a indivíduos normais, possibilitando assim a produção de cópias do mesmo animal. O método mais utilizado para transferir um núcleo para dentro do citoplasma do oócito enucleado (receptor) é a fusão das membranas plasmáticas da célula

doadora com o oócito receptor. A eletrofusão é preferencialmente usada na maioria das espécies.

Os resultados recentes, obtidos com o transplante de núcleos provenientes de células retiradas de animais adultos, sugerem que um número ilimitado de cópias de animais de interesse comercial ou científico pode ser obtido.

2.2.5.8 Congelamento De Embriões Para Exportação

O Cenatte Embriões é credenciado pelo MAPA, através do laboratório e sua central de doadoras em Matozinhos-MG, a produzir embriões para exportação. O Ministério da Agricultura através de sua equipe de técnicos ao credenciar o laboratório mantém visitas periódicas para fiscalização sanitária, exames dos animais e exige relatórios detalhados de produção e comercialização. Para exportar a empresa necessita ser credenciada pelo país de destino, adquirindo deste país a licença formal para exportação. Cada país exige um protocolo sanitário diferente com exigências maiores ou menores quanto ao controle de doenças. Por exemplo, a empresa é credenciada para exportar para o Canadá e Panamá que possuem um elevado status sanitário principalmente pela proximidade dos Estados Unidos.

2.3 PONTOS FORTES E FRACOS DA ORGANIZAÇÃO

2.3.1 Pontos Fortes

• Prestação de serviço de qualidade;
• Sede própria e bem localizada na cidade;
• Possui confiabilidade dos clientes e fornecedores;

Este sistema é um ERP composto por diferentes módulos de gestão de empresas nas áreas: Financeira, Estoque, Contábil, Fiscal, documentos de transportes e emissão de cupom fiscal.

No Cenatte o sistema é utilizado para atividades dos setores financeiro, estoque, contábil, emissão de nota fiscal de produto e emissão de documentos fiscais (Sintegra e Sped).

Para implantação do Dygnus Premier, a Multilógica disponibilizou um técnico, que juntamente com o técnico de informatica do Cenatte fez a instalação dos módulos adquiridos por dois dias. Essa instalação foi feita nos computadores de todos os funcionários do setor de faturamento, fiscal, financeiro e de suprimentos. E o banco de dados central foi instalado no computador central, um servidor desiganado exclusivamente para essa função.

Todos os dados contidos nesse servidor relacionados ao sistema Dygnus são diáriamente copiados para mídias externas por segurança a fim de proteger as informações contidas no sistema

Após a instalação, foi feito um treinamento presencial ministrado por um técnico da Multilógica para os funcionários dos setores envolvidos. O objetivo desse treinamento incial foi adptar as rotinas atuais de cada funcionário ao novo sistema. Esse processo teve duração de 28 horas, divididas em turnos de 4 horas por dias, sujeitos a variações em função de demandas surgidas ao longo do treinamento.

Após este processo, a empresa fornecedora do sistema, disponibilizou suporte on line (aplicativo de acesso remoto em que o técnico visualiza e controla o computador do usuário à distância pela internet), via telefone (a empresa trabalha com um setor de suporte técnico) para sanar dúvidas mais frequentes dos usuários e quando necessário suporte presencial para solução de problemas mais complexos.

O setor financeiro executa rotinas de controle de fluxo de caixa. Tais rotinas não foram adaptadas ao novo sistema até o fim do treinamento. Os funcionários deste

setor ainda utilizam uma planilha eletrônica do Excel para fazer esse controle em conjunto com o Dygnus. Tais lançamentos são feitos nos dois sistemas e geram retrabalho. Essa função precisa ser adaptada pela empresa fornecedora para que os usuários consigam trabalhar em um único aplicativo.

Nas áreas de contas a pagar e a receber, geração de Sped Fiscal e emissão de nota fiscal, o sistema está completamente instalado e funcionando, embora não esteja integrado aos outros setores. Essa falha gera custos e desgaste de mão de obra, pois exige que outros sistemas sejam utilizados para o controle. Além de que, informações importantes de cunho fiscal e financeiro ficam restritas a um único setor, e dificulta a comunicação entre as diversas áreas da empresa.

2.5.1.1 Sintegra

O Sintegra consiste num conjunto de procedimentos administrativos e de sistemas computacionais de apoio adotado simultaneamente pelas Administrações Tributárias de todas as Unidades da Federação.

Do lado dos contribuintes, o propósito é o de simplificar e homogeneizar as obrigações de fornecimento de informações relativas às operações de compra, venda e prestação de serviços interestaduais.

Do lado dos fiscos estaduais, o objetivo é o de propiciar maior agilidade e confiabilidade ao tratamento das informações recebidas dos contribuintes e à troca de dados entre as diversas Unidades Federais. De acordo com o estabelecido pelo Convênio Confaz 57/95 e alterações posteriores, os contribuintes usuários de Processamento Eletrônico de Dados estão obrigados a fornecer às Administrações Tributárias dos Estados, em meio magnético, validado, arquivo magnético contendo os dados relativos à totalidade das operações (compra e venda, aquisições e prestações) internas e interestaduais que tenham praticado, com a finalidade de facilitar o fornecimento de informações dos contribuintes aos fiscos estaduais e aprimorar o fluxo de dados das Administrações tributarias e entre as mesmas.