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SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
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GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
V I D A E S C O L A R
P A D R O N I Z A Ç Ã O D E D O C U M E N T O S
E S C O L A R E S
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GOVERNADOR DO ESTADO DE SÃO PAULO
DR. GERALDO ALCKMIN
SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO DO ESTADO DE SÃO PAULO
PROF. DR. HERMAN JACOBUS CORNELIS VOORWALD
SECRETARIO ADJUNTO DA SECRETARIA DA EDUCAÇÃO
PROF. DR. JOÃO CARDOSO PALMA FILHO
CHEFE DE GABINETE
DR. FERNANDO PADULA NOVAES
COORDENADORIA DE GESTÃO DA EDUCAÇÃO BÁSICA
PROF.ª MARIA ELIZABETE DA COSTA
DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DA REDE ESCOLAR E MATRÍCULA (DGREM)
ANDRÉA GRECCO FINOTTI
CENTRO DE VIDA ESCOLAR – (CVESC)
NEREIDE MANGINELLI LAMAS
COORDENADORIA DE INFORMAÇÃO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO EDUCACIONAL
MARIA LUCIA BARROS DE AZAMBUJA GUARDIA
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DE SISTEMAS E INCLUSÃO DIGITAL - (DETEC)
ANDRÉ DA COSTA SILVA
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Folha - 3 -
Para iniciar...
“Ao mexer com documentos escolares, estou lidando com vidas humanas! Com seres que sonham e aspiram... Que lutam, que brigam, que choram e que correm em busca de uma vida melhor! Minhas mãos podem construir! Minhas mãos podem edificar! Tão importante são os papéis que passam pelas minhas mãos e às vezes fico a pensar: _ O que será da vida desse amanhã? _ Será que terá um futuro melhor? _ Será que para ele, surgirá um novo sol? Esse papel parece coisa tão fria. _ Será que a vida deles é fria e vazia? E a minha? _ Não! A minha vida é cheia de amor! Eu sonho, eu choro, eu luto, eu brigo, eu corro, eu canto...! O papel que parecia frio tocando em minhas mãos ficou quente e colorido com cores dos sonhos dos Josés e das Marias que trabalham durante o dia e que a noite estudam. Que correria! Sinto vivo o papel deles em minhas mãos, prometo a vocês Josés e Marias, que suas vidas não serão vazias! E com maior cuidado e atenção carimbo e assino os papéis, porém, eles nunca saberão que seus destinos estiveram em minhas mãos.”
(Márcia Holzmann)
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Folha - 4 -
Introdução
A Secretaria Escolar pode ser considerada um dos setores mais importantes de uma escola, pois é dela a incumbência do registro fiel da vida profissional dos profissionais que fazem parte do quadro de pessoal de uma unidade de ensino, bem como da trajetória escolar de cada um dos alunos. É de sua responsabilidade organizar e registrar todas as ocorrências do dia-a-dia de uma escola, de forma a garantir eficácia, legalidade e validade dos atos escolaResolução
Assim, este trabalho visa subsidiar as secretarias das unidades escolares a registrar fiel e rotineireiramente a trajetória escolar do aluno da rede pública estadual de São Paulo.
Pretende-se que este manual seja objeto de consulta, de uso cotidiano nas escolas, e que subsider as atividades técnico-administrativas das secretarias escolares, a fim de otimizar o atendimento prestado à comunidade escolar em toda a Rede Estadual de Ensino. Constitui-se em um instrumento de organização, operacionalização e uniformização da escrituração escolar, no que se refere à vida estudantil de todos os alunos.
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Folha - 6 -
4.8 Atendimento Domiciliar – Aluna Gestante 58 o Requerimento para Atendimento Domiciliar (Responsável Legal) o Requerimento para Atendimento Domiciliar (Aluna Gestante Legalmente Responsável) o Procedimento Pedagógico o Resultado Final
4.9 Educação Física – período noturno 63 o Requerimento da Dispensa de Educação Física (Responsável Legal) o Requerimento da Dispensa de Educação Física (Aluno Legalmente Responsável)
4.10 Regularização de Vida Escolar 66 o Ofício – Aluno matriculado e frequentando aulas o Portaria – Aluno matriculado e frequentando aulas o Ofício – Aluno quando concluiu o curso o Portaria – Aluno quando conclui curso o Portaria do Diretor de Escola (Irregularidade com dolo – Anulação de Documento Escolar) o Portaria do Diretor de Escola (Irregularidade com dolo – Anulação de Matrícula e Atos Escolares) o Requerimento de Restabelecimento de Eficácia de Estudos o Portaria de Restabelecimento de Eficácia de Estudos Anulados o Ofício de Restabelecimento de Eficácia de Estudos Anulados
4.11 Compensação de Ausências 78 o Notificação e Termo de Ciência o Compensação de Ausências – Plano de Trabalho o Compensação de Ausências – Resultado Final
4.12 Reposição de Aulas / Dias Letivos 82 o Ofício – Reposição de Dias Letivos / Aulas o Quadro Geral da Escola o Cronograma de Resposição o Ata de Aprovação do Plano de Reposição – Dias Letivos
4.13 Terminalidade 88 o Proposta de Terminalidade o Declaração de Anuência o Relatório Individual de Alunos o Anexos II - Ficha de Acompanhamento Diário do Aluno o Anexo III - Ficha de Acompanhamento Bimestral e Individual do Aluno o Avaliação Pedagógica Descritiva o Certificado de Terminalidade Específica
4.14 Escola de Ensino Integral – Disciplinas Eletivas 98 o Formulário de Opção de Disciplina Eletiva 99
- Histórico Escolar 100 5.1 Estrutura do Histórico Escolar 101 5.2 Anexos 103
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PARTE I
ATRIBUIÇÕES DOS
GESTORES ESCOLARES
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Acompanhar e avaliar o desempenho da equipe escolar, buscando, numa ação conjunta,
soluções e formas adequadas ao aprimoramento do trabalho pedagógico e
administrativo da escola;
Participar da análise dos resultados do processo de avaliação institucional que permita
verificar a qualidade do ensino oferecido pelas escolas, auxiliando na proposição e
adoção de medidas para superação de fragilidades detectadas; (...)
Acompanhar a atuação do Conselho de Classe e Série, analisando os temas tratados, o
encaminhamento dado às situações e às decisões adotadas;
Orientar a equipe gestora das unidades na organização dos colegiados e instituições
auxiliares das escolas, visando ao envolvimento efetivo da comunidade e funcionamento
regular, conforme normas legais e éticas;
Assessorar as equipes escolares na interpretação e cumprimento dos textos legais e na
verificação de documentação escolar;
Informar ao Dirigente Regional de Ensino, por meio de termos de acompanhamento
registrados nas unidades escolares e relatórios, as condições de funcionamento
pedagógico administrativo, físico, material, bem como as demandas das escolas,
sugerindo medidas para a superação das fragilidades, quando houver.
Competências e Habilidades Necessárias ao Supervisor de Ensino
Competências Gerais
Dominar e utilizar metodologias de supervisão e tecnologias da informação como
ferramentas para exercer as suas funções.
Compreender o papel da Diretoria de Ensino na organização da SE-SP.
Diagnosticar as necessidades de formação continuada dos agentes educacionais.
Compreender a importância da auto-avaliação e do gerenciamento do auto-
desenvolvimento profissional.
Habilidades Específicas
Identificar e analisar princípios e normas nacionais, especialmente a LDB e as DCNs.
Identificar, analisar, explicar e justificar as políticas educacionais da SE-SP, no
contexto social e de desenvolvimento do Estado de São Paulo, em áreas como: (I)
gestão escolar; (II) desenvolvimento curricular; (III) avaliação externa do desempenho
dos alunos; (IV) carreira dos professoResolução (...)
Identificar os elementos da organização do ensino, da legislação e normas que
fornecem diretrizes para ações de melhoria do desempenho das escolas, seus
profissionais e seus alunos.
Dominar procedimentos de observação, coleta e registro, organização e análise de
dados educacionais bem como os usos de indicadores sociais e educacionais. (...)
Identificar atitudes e ações do supervisor escolar que colaboram para a gestão
escolar comprometida com resultados. (...)
Reconhecer as principais características dos sistemas de avaliação da educação
básica, e compreender os conceitos básicos que as fundamentam. (...)
Identificar elementos das legislações referidos à prática e exercício da supervisão. (...)
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Identificar as necessidades de formação continuada dos agentes educacionais
Em relação ao histórico escolar
Caberá ao Supervisor de Ensino nas escolas de sua responsabilidade:
a) inserir no Cadastro de Escola os dados oficiais de autorização e funcionamento da
Unidade Escolar e respectivos cursos;
b) atendido o estabelecido na alínea anterior inserir, no caso de Unidades Escolares
credenciadas pelo Conselho Estadual de Educação para revalidação dos diplomas e
certificados de conclusão de habilitações profissionais de nível médio, expedidos por
instituições estrangeiras, o ato oficial que fundamenta a referida revalidação -
Resolução CFE 4, de 7 de julho de 1980;
c) conferir esses dados quando cadastrados anteriormente, retificando-os quando for o
caso e/ ou efetuando a inserção de novos dados;
d) validar os dados disponibilizados e confirmados pelo Diretor, à vista do cumprimento
do previsto no Regimento e no Plano Escolar, referentes ao ano/semestre letivos de
conclusão dos alunos. - Portaria CGEB de 24.10.2012.
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Na Área de Gestão de Serviços e Recursos
o Promover a organização da documentação e dos registros escola Resolução (...).
Competências e Habilidades necessárias ao Diretor de Escola
Competências Gerais
o Dominar e utilizar metodologias de planejamento e tecnologias da informação como
ferramentas para exercer as suas funções.
o Compreender o papel do Diretor Escolar na organização da SE-SP. (...)
o Compreender a visão contemporânea de gestão escolar vinculada a resultados.(...)
o Demonstrar conhecimentos sobre princípios e métodos para exercer a direção da
escola como elemento de apoio e difusor de inovações e boas práticas de ensino-
aprendizagem.
o Promover e definir ações para formação continuada dos agentes educacionais da
escola.
o Compreender a importância da auto-avaliação e do gerenciamento do auto-
desenvolvimento profissional.
Habilidades Específicas
o Compreender o papel que as diferentes instâncias da governança educacional
exercem na definição e implementação de políticas educacionais:
(I) âmbito nacional e
governo federal;
(II) governos estaduais e
municipais;
(III) conselhos nacional,
estaduais e municipais de
educação.
o Identificar e analisar princípios e normas nacionais, especialmente a LDB e as DCNs.
o Identificar, analisar, explicar e justificar as políticas educacionais da SE-SP, no
contexto social e de desenvolvimento do Estado de São Paulo, em áreas como:
(I) gestão escolar; (II) desenvolvimento
curricular;
(III) avaliação externa do
desempenho dos alunos.
o Identificar os elementos da organização do ensino, da legislação e normas que
fornecem diretrizes para ações de melhoria do desempenho das escolas, seus
profissionais e seus alunos.
o Dominar procedimentos de observação, coleta e registro, organização e análise de
dados educacionais bem como os usos de indicadores sociais e educacionais. (...)
Identificar métodos e técnicas de avaliação dos trabalhos das equipes da escola
(professores, funcionários e pessoal administrativo).
o Compreender e aplicar a legislação escolar e as normas administrativas em contextos
adequados. (...)
Quanto ao processo de ratificação dos Históricos Escolares:
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Caberá ao Diretor de Escola, à vista dos dados disponibilizados pelo Gerente de Organização
Escolar, conferir e ratificar a identidade, regularidade e autenticidade dos Históricos
Escolares ou ainda providenciar eventuais retificações (Portaria CGEB de 24.10.2012) e
adequações necessárias.
3. SECRETARIA DA ESCOLA
A estrutura de Recursos Humanos da Secretaria da Escola é composta por: Gerente
de Organização Escolar, Secretário de Escola, Agente de Organização Escolar, Oficial
Administrativo e Agente Administrativo; com suas atribuições definidas nos termos da Lei
Complementar nº 1.144/2011, Decreto nº 57.462/2011 e Resolução SE nº 52/2011.
Atribuições Gerais
Aos funcionários em exercício cabe o registro e a manutenção da vida escolar dos alunos, de
acordo com o cargo/função a seguir:
O servidor designado para o exercício da função de Gerente de Organização Escolar
exerce a gestão das atividades de responsabilidade da Secretaria da Escola,
responsabilizando-se pelo acompanhamento e controle de sua execução, com vistas
ao pleno desenvolvimento dos trabalhos, a fim de garantir o cumprimento das
atividades e o atendimento às necessidades da escola.
O Secretário de Escola exerce atividades relacionadas às ações da secretaria escolar,
que lhe forem determinadas pelo Gerente de Organização Escolar ou pelo Diretor de
Escola.
Ao Agente de Organização Escolar, Oficial Administrativo e Agente Administrativo,
cabe desenvolver atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas com a
execução de ações envolvendo a secretaria escolar e o atendimento a alunos e à
comunidade, de acordo com as necessidades da escola, a saber:
I – organizar e manter atualizados os prontuários dos alunos, procedendo ao
registro e escrituração relativos à vida escolar, especialmente no que se refere à
matrícula, frequência e histórico escolar;
II – providenciar a elaboração de diplomas, certificados de conclusão de série e de
cursos, de aprovação em disciplinas e outros documentos relativos à vida escolar
dos alunos;
III – expedir comunicados à equipe escolar sobre a movimentação escolar dos
alunos;
IV – inserir, manter e atualizar dados dos alunos nos Sistemas Informatizados
Corporativos da Secretaria de Estado da Educação, tais como:
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PARTE II
ORIENTAÇÕES BÁSICAS
PROCEDIMENTOS DE ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
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4. ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
A escrituração escolar é o registro sistemático de todos os fatos relativos à
instituição de ensino e tem por finalidade assegurar, a qualquer tempo, a regularidade e
autenticidade da vida escolar do aluno e do funcionamento da instituição.
O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria da escola, a quem
cabe registrar as ocorrências de acordo com a ordem e sequência dos acontecimentos, para
que sirvam de documentos comprobatórios da trajetória escolar dos alunos, bem como da
vida funcional dos servidores que nela atuam e da própria instituição.
A vida escolar do aluno inicia-se a partir da matrícula. O registro o acompanhará
por todo seu percurso escolar.
MATRÍCULA
A matrícula pode ser efetuada por:
a. ingresso : no 1º ano do Ensino Fundamental, com base apenas na idade;
b. classificação : baseada na idade/série/ano e competência; e
c. reclassificação: a partir do 2º ano do Ensino Fundamental;
A matrícula envolve duas etapas principais: a entrega de documentação e o
registro no Sistema de Cadastro de Alunos.
A matrícula será requerida pelo aluno (quando maior de 18 anos) e/ou por seu
responsável legal e se efetivará mediante a entrega da documentação abaixo elencada, que
deverá ser arquivada em prontuário próprio:
Cópia da Certidão de Nascimento ou Casamento, conforme o caso;
Cópia do RG do aluno, caso o possua;
Cópia de comprovante de endereço ou declaração;
No caso de transferência, inserção no Sistema de Cadastro de Aluno e
posterioriormente histórico Escolar de transferência;
Obs.: Ainda que o aluno não possua a documentação citada, a escola não
deverá negar o acesso à educação. Sendo o aluno menor de idade e
não possuir a certidão de nascimento, encaminhar os responsáveis
legais ao Conselho Tutelar para as providências cabíveis.
De posse da documentação do aluno, providenciar:
a) Consulta ao RA ( registro de aluno ) no Sistema de Cadastro de Alunos - conferir
e atualizar os dados;
Obs: caso não possua RA, inserir os dados pessoais do aluno para gerá-lo.
b) Efetivar a matrícula no sistema de cadastro de alunos e
c) Dar ciência, do Regimento Escolar, ao Aluno e/ou Responsável Legal.
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4.1 CLASSIFICAÇÃO
Classificar significa matricular o(a) aluno(a) no(a) ( ano/série/termo ) adequado(a) a seu nível de competência, respeitada a correlação idade/série. A classificação, adotada no Ensino Fundamental e Médio, ocorre para alunos: da própria UE (promoção, retenção, promoção parcial ou retenção parcial); recebidos por transferência de outras UEs do país ou do exterior; que não comprovem escolaridade anterior, mediante avaliação de competência; resultantes de processo de reclassificação, observado o critério de idade e competência.
Fundamento Legal
^ Lei federal^ nº^9 .394/96^ -^ art.^24 –^ LDB. Del CEE nº 10/1997 e Indicação nº 9/97 – Fixa normas para elaboração do Regimento dos estabelecimentos de Ensino fundamental e médio. Parecer CEE nº 67/98 - CEF/CEM - Aprovado em 18. 3. 98 - Normas Regimentais Básicas para as Escolas Estaduais – artigos 73 e 75. Parecer CEE nº 500/98 – autorização para matricula no Ensino Médio sem ter concluído o Ensino Fundamental.
Condição:
Ter sido aprovado ou reprovado na série/ano anterior ou não possuir documentação escolar.
Providências do
Diretor de Escola
Deferir a matrícula com base na regularidade da documentação. Alunos sem comprovação de escolaridade anterior: Indicar docente(s) da unidade escolar para proceder à avaliação de competência; Definir data para realização das avaliações; Dar ciência, ao interessado ou Responsável Legal, da(s) data(s) das avaliações, por escrito; Encaminhar os resultados das avaliações ao Conselho de Classe ou Ano ou Série ou termo, para apreciação e decisão final; Assegurar emissão de parecer conclusivo do Conselho de Classe ou Série/ano/termo, devidamente assinado e homologado;
Providências do Conselho
de
Classe/série
Analisar os resultados da avaliação e indicar o ano/série em que o aluno deverá ser classificado, bem como a necessidade de eventuais estudos de recuperação. Emitir parecer conclusivo, registrando-o em papel timbrado ou livro próprio.
Cuidados Necessários:
As avaliações referentes às disciplinas^ da base nacional comum do currículo, a redação e os instrumentos deverão ser arquivados no prontuário do aluno. Manter o Cadastro de Alunos devidamente atualizado. Anexar cópia dos instrumentos de avaliação no prontuário do aluno. No caso de aluno que não conste escolaridade anterior ou alunos promovidos em regime da Progressão Continuada, necessariamente deverá constar o procedimento no campo de observação do Histórico Escolar.
