Gestão do tempo e Organização do Trabalho, Notas de estudo de Produtividade

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Gestão do tempo e

Organização do Trabalho

ÍNDICE

INTRODUÇÃO

A gestão do tempo é um dos principais desafios da atualidade. É impossível fazer tudo num cenário de grande competitividade, por isso, têm de se saber gerir o tempo disponível com grande eficácia, definindo prioridades, planeando, organizando as suas agendas e delegando o que é possível delegar. A vida profissional é cada vez mais exigente e quem aposta na evolução profissional sente dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bem-estar físico e mental, por isso saber otimizar o tempo é imprescindível para se ser bem-sucedido e ter uma vida organizada. Tempo é um recurso escasso e precioso e ninguém o consegue gerir. Por mais que se queira, o tempo não se multiplica, mas perde-se quando não há organização, motivação e/ou método. A gestão do tempo passa por se ter a noção dos aspetos, atividades e/ou comportamentos, que o consomem e que afetam negativamente a produtividade. Mas, mais importante que ter essa noção, é adotar-se uma conduta que evite esse tipo de atividades e/ou comportamentos. O presente manual pretende ajudá-lo a desenvolver um conjunto de competências e mecanismos de compreensão relativos à gestão do tempo e organização do trabalho, com vista à otimização do desempenho profissional e de saúde, assim como ao bem-estar pessoal. Para isso, é convidado a refletir sobre aqueles que são os seus comportamentos e/ou hábitos profissionais atuais. A estrutura deste curso é composta por 5 módulos. No módulo I vamos abordar os conceitos gerais de gestão do tempo. No módulo II vamos trabalhar o planeamento, através da correta definição de metas e objetivos. No módulo III abordaremos diversas técnicas de gestão de tempo. No capítulo IV, a organização e o trabalho em equipa. No último capítulo, o V, iremos elaborar o plano de ação pessoal. Boa reflexão…

“Um consultor, especialista em Gestão do Tempo, quis surpreender a assistência numa conferência. Tirou debaixo da mesa um frasco grande de boca larga. Colocou-o em cima da mesa, junto a uma bandeja com pedras do tamanho de um punho e perguntou:

• “Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?” Depois de algumas respostas, por parte da assistência, começou a colocar pedras até que encheu o frasco. Depois perguntou?
• “Está cheio?” Todos olharam para o frasco e acenaram com a cabeça. Então ele tirou debaixo da mesa um saco com gravilha. Colocou parte da gravilha no frasco e agitou-o. As pedrinhas penetraram nos espaços vazios. O consultor sorriu com ironia e repetiu:
• “E agora está cheio?” Desta vez a assistência duvidou – “Talvez não…”
• “Muito bem!” E pousou na mesa um saco com areia que começou a despejar no frasco. A areia filtrou-se nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pela gravilha.
• “Está cheio?” – Perguntou de novo.
• “Não!” – Exclamaram os assistentes. Bem-dito, e pegou numa jarra de água, que começou a verter para dentro do frasco. O frasco absorveu a água sem transbordar.
• “Bom, o que acabámos de demonstrar?” – Perguntou. Um ouvinte respondeu: - “Que não importa o quão cheia está a nossa agenda, se quisermos, sempre conseguimos fazer com que caibam mais coisas!”
• “Não! Concluiu o especialista: o que esta lição nos ensina é que se não colocam as pedras grandes primeiro, nunca poderão colocá-las depois! Quais são as grandes pedras nas nossas vidas? Os nossos filhos, a pessoa amada, os amigos, os nossos sonhos, a nossa saúde. Lembrem-se: ponham-nos sempre primeiro. O resto encontrará o seu lugar!” (Desconhecido)

Dimensão Matemática - a duração sucessiva dos movimentos e acontecimentos físicos. Por analogia, e existindo vários tipos de fenómenos e movimentos, físicos, fisiológicos, psicológicos, o conceito de tempo deve ser extensivo a qualquer duração sucessiva de fenómenos. Dimensão Cronológica - diferença entre a medida de tempo que se lê no princípio e no fim de uma ação. A unidade de tempo, contrariamente às unidades de espaço ou de peso, não é uma quantidade a medir, mas sim um fenómeno cíclico no qual se admite a igualdade dos períodos. Dimensão Monetária - o valor do tempo de trabalho é elevado e importa por isso disponibilizar e rentabilizar os recursos de forma a maximizar os resultados. Dimensão Subjetiva - a maior parte de nós tem uma tendência inconsciente para funcionar de acordo com uma perceção subjetiva do tempo que nos leva a funcionar em ritmos próprios e esquemas pessoais de organização que nem sempre são compatíveis com a eficácia exigida pelas situações. Dimensão Racional - permite-nos gerir a energia de acordo com as situações e as suas exigências. Isso implica que, fixar objetivos e definir prioridades, sejam os primeiros meios a utilizar para rentabilizar o tempo. Expressões comuns que se relacionam com as dimensões do tempo: “Tempo é dinheiro.” “O tempo cura feridas.” “É tudo uma questão de tempo.” “Tudo requer tempo.” “Estamos a gastar tempo.” “Toda a gente tem o mesmo tempo.” A realidade é a de que todos dispomos da mesma quantidade de tempo, diferindo apenas o modo como cada um o utiliza. Nós vivemos a nossa vida toda com horas marcadas; acordar, chegar ao trabalho, almoço, volta para casa, jantar, lazer ou dever, tudo é regido por horários. Todos somos controlados pelo relógio, objeto de submissão para alguns e de culto para muitos, está por todo o lado.

O termo gestão pode ser definido como a “ação ou forma de gerir, de administrar algo e o tempo que dura essa ação.” (Priberam Dicionário, s/d) O recurso mais valioso da gestão (e administração) é o tempo! Gestão de tempo é a arte de organizar a vida, com o intuito de controlar os acontecimentos, evitando os períodos de tempo desperdiçados. Consegue-se, definindo objetivos, identificando o que é importante e estabelecendo prioridades. Uma boa gestão do tempo implica uma correta organização pessoal e uma constante monitorização das tarefas e do tempo despendido com as mesmas. Os principais fatores de gestão do tempo prendem-se com:

1. O Ambiente Organizacional Tem vindo a tornar-se cada vez mais complexo, num meio de competição e de mudanças constantes.
2. O Ritmo de Mudança É cada vez mais acelerado e exige uma grande capacidade de adaptação para se lidar com esta rapidez que é geradora de stress.
3. As Expetativas Vão aumentando cada vez mais tal como as exigências relativamente ao desempenho esperado.
4. A Perceção O percurso de vida de cada pessoa faz com que haja diferenciados percursos com o uso do tempo e as suas prioridades. Há quem priorize mais a vida profissional e há quem priorize mais a vida pessoal e familiar. O tempo é considerado o recurso mais valioso atualmente. Na sociedade

globalizada e “ online” 24 h por dia: TEMPO É DINHEIRO!

Para este mito temos como introspeção: Quais são as minhas zonas obscuras? 1.2. SINTOMAS DA MÁ GESTÃO DO TEMPO Existem diversos sinais denunciadores que refletem a má gestão do tempo. Sintomas da gestão incorreta do tempo:

• Horários sobrecarregados;
• Prazos não respeitados;
• Referência constante ao passado;
• Não admitir a iniciativa dos outros;
• Nunca recusar seja o que for;
• Tratar os assuntos superficialmente;
• Impossibilidade de marcar um encontro antes de dois meses;
• Anular compromissos à última hora;
• Discutir assuntos profissionais durante as refeições;
• Decisões demasiado rápidas ou arrastadas;
• Fadiga/cansaço;
• Falta de confiança;
• Medos;
• Lamentações/queixas;
• Aborrecimento. 1.3. DESVANTAGENS E VANTAGENS DA GESTÃO DO TEMPO Desvantagens da má gestão do tempo Vantagens da boa gestão do tempo Desvalorização do Homem e da Organização Valorização do Homem e da Organização Perda de autoridade Maior responsabilização Perturbação Melhoria da comunicação Penalização Mais justiça Custos mais elevados Maior rentabilidade Falhas no desempenho Melhor desempenho Impossibilidade de previsão de tempo Favorecimento da previsão

Menos tempo livre Mais tempo disponível

2. LEIS E PRINCÍPIOS DE GESTÃO DE TEMPO

As principais leis que se relacionam com a gestão do tempo são: Lei do Ritmo Biológico Durante todo o dia, cada ser humano regista flutuações bem definidas do seu potencial de eficácia. Existem diferenças de ritmos biológicos entre os indivíduos de acordo com as características pessoais de cada um. Contudo, verificam-se os seguintes princípios:

• O rendimento máximo é normalmente atingido de manhã, não voltando a reproduzir-se durante o dia;
• A tarde começa com uma quebra bem conhecida;
• Após uma fase intermédia de eficácia no fim da tarde, volta a descer no início da noite para atingir o ponto mais baixo depois da meia noite. Se souber respeitar o seu ritmo biológico e se o seu dia for gerido de acordo com o seu ciclo de eficácia, aumentará notavelmente a produtividade, sem necessidade e tomar grandes medidas nem proceder a grandes mudanças. Lei de Parkinson Verifica-se que a distribuição do trabalho varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário. Analisando a figura anterior poderá observar que:

Lei de Pareto ou Lei dos 80 / 20 O essencial leva pouco tempo a realizar ao contrário do acessório. Devemos concentrar-nos no essencial. 8 0% dos resultados obtêm-se com 2 0% de esforço. Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo a concluir do que se for executado de modo contínuo. Devemos evitar interrupções. Lei da Contra Produtividade do Tempo para além de certo limite Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. Princípio do equilíbrio: Saiba parar para fazer outra coisa. Lei da Alternância Todas coisas têm o seu tempo e há um tempo para cada atividade que deve ser realizada.

Princípio da oportunidade: Não faça mais do que uma coisa de cada vez e faça cada coisa bem! Lei da Dimensão Subjetiva do Tempo O tempo tem uma dimensão objetiva e uma dimensão subjetiva em função do interesse pela atividade exercida.

3. IDENTIFICAÇÃO DE CARACTERÍSTICAS

PESSOAIS

Nos dias de hoje, vivemos em velocidade alucinante, sucedendo-se tudo de uma forma rápida e vertiginosa, sem termos tempo para absorvermos tudo aquilo que se desenrola à nossa volta. Já todos lamentámos não termos tempo para o que precisamos e de que os dias deveriam ter o dobro das horas. Em simultâneo, olhamos à nossa volta e deparamo-nos com pessoas que têm tempo para tudo. 3.1. ANÁLISE DO TEMPO Para melhorar o uso do seu tempo, é essencial que compreenda o uso que faz dele, ou seja, analisar a forma como o usa e, estudar formas de o distribuir de modo mais eficaz. Para começar faça uma avaliação do seu dia, analisando as seguintes questões:

• Como gerem habitualmente o vosso tempo? ...
• Tem por hábito planear o dia de trabalho? …
• Utiliza agenda ou outro tipo de suporte para o efeito? …
• Como divide o seu dia? …
• Reserva algum tempo para si, para a família e amigos? …

Os espontâneos tendem a ser energizados com a aproximação iminente dos prazos. Entusiasmam-se com as mudanças de planos, os imprevistos, são rápidos a decidir e igualmente rápidos a mudar de decisões. Não ficam nervosos com o inesperado antes pelo contrário. São excelentes para trabalhos onde flexibilidade e o pensamento autónomo são importantes. Ambos temos um pouco de cada estilo, mas à sempre um predominante na nossa maneira de ser. Identifica-se com qual? … A maneira mais simples de observar o nosso estilo face ao tempo é avaliar até que ponto o prevemos ou controlamos o que vai acontecer. Uma vez identificada o nosso estilo, temos de aprender a lidar com outro desafio, como lidar com colegas, chefes e clientes que têm outras preferências. A melhor estratégia é permanecer atento:

• Apreciar as qualidades com a consciência que não sabemos tudo;
• Utilizar as diferenças em relação aos nossos colegas e tirar proveito das mesmas;
• Adaptarmos às preferências dos colegas com quem temos de nos relacionar.

4. ANÁLISE DE DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Porque sentimos que o tempo que temos não é suficiente para tudo o que pretendemos fazer? Existem vários motivos que levam à sensação de falta de tempo para cumprir as tarefas, sendo que os mais comuns são de ordem: Individual - Relacionado com a atitude da pessoa face ao trabalho e às que tem para realizar: indisciplina, dificuldade em estabelecer prioridades, entre outros.

Estrutural - Quando as funções desempenhadas não são bem distribuídas ou são sobrepostas. Cultural - Respeitante às ideologias, aos valores, aos hábitos e comportamentos característicos de uma estrutura cultural. Ambiental - Envolvendo as condições físicas e ambientais tais como: a ergonomia, a iluminação, o barulho e a temperatura. Organizacional - Decorrente da má gestão dos recursos existentes. A má ou fraca gestão do tempo decorre sobretudo de maus hábitos adquiridos e nunca será melhorada se houver resistência em alterá-los, substituindo-os por outros que permitam uma utilização do tempo mais eficiente, a qual terá repercussões positivas em termos de produtividade. Querer alterar tais hábitos implica ter a perceção de que são maus hábitos, exigindo esforço e muita disciplina para passar a ser proficiente na utilização do tempo disponível. Cronógrafos Soluções Perfecionismo Não fazer melhor do que é solicitado. O ótimo é inimigo do bom. Querer fazer tudo Delegar. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo Fazer uma coisa após a outra. Fixar prioridades. Colaboradores e colegas que não respeitam prazos Fixar prazos e inscrevê-los na agenda. Introduzir o princípio do compromisso voluntario. Cumprir prazos e exortar constantemente os outros a fazê-lo. Interrupções frequentes Analisar as mensagens recebidas. Fixar períodos de não-interrupção. Desviar chamadas por ocasião de reuniões. Adiar as coisas desagradáveis (procrastinação) Fazer antes de mais as tarefas desagradáveis ou pelo menos realizá-las parcialmente. Trabalhar sem plano de ação, sem fixar prioridades Fixar objetivos para cada dia. Fazer as coisas importantes antes das coisas urgentes. Interrupções frequentes provocadas Concentrar os contactos com os

Muitas vezes ajuda decompor a tarefa, em pequenas partes de forma a conseguir fazer com sucesso uma parte de cada vez. Atividade Escreva numa folha de papel a seguinte frase: “Provavelmente não estou a conseguir pegar nesta tarefa porque…”, complete-a com as suas suspeitas. O truque é escrever mesmo, fisicamente, não imaginar apenas. Fará toda a diferença pois desta forma estamos a retirar o carácter subconsciente à questão.

CAPÍTULO II - PLANEAMENTO NA GESTÃO DE

TEMPO

A gestão e o planeamento do tempo são competências centrais tanto na vida pessoal como na vida profissional. O foco central da gestão e planeamento do tempo é: Não gerimos o tempo, gerimos antes as nossas prioridades, esforço e dedicação em função do tempo disponível. Gostaria de saber exatamente o custo do seu tempo e compreender, assim, quanto tempo não está a ser usado eficientemente? Através da fórmula seguinte poderá calcular o custo, por hora e por minuto, do seu tempo no trabalho: