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O documento é um projeto de pesquisa elaborado por alunos do curso de Administração apresentado na disciplina TIS II - Trabalho Interdisciplinar Supervisionado, sob orientação da professora Tatiana Domingues Pereira, em 2018. O estudo concentra-se na Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais (FHEMIG) e aborda a gestão de estoque e estratégias para melhorar sua precisão. O uso da tecnologia de informação, como códigos de barras, é enfatizado para capturar informações com mais precisão e reduzir custos e erros humanos. Além disso, destaca a importância do planejamento eficiente na cadeia de abastecimento e a eficiência das operações logísticas na FHEMIG, que atualmente são realizadas manualmente. A pesquisa justifica-se pela necessidade de controle exato e em tempo real do estoque para melhorar a produtividade e a confiabilidade na entrega de mercadorias. O documento sugere a modernização da infraestrutura logística da FHEMIG e ferramentas para resolver discrepâncias no estoque.
Tipologia: Teses (TCC)
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Curso de Administração Abner Freitas Bianca Tauane Santos Oliveira da Silva Bruno Rodrigo Queiroz Filipe Almeida Simões Henrique Leonam Nayara Fernandes Andrade Barbosa Simão Lemos Vale ESTRATÉGIAS PARA EVITAR A FALTA DE ACURACIDADE NO ESTOQUE DA FHEMIG BELO HORIZONTE – MG 2018
Abner Freitas Bruno Rodrigo Queiroz Filipe Almeida Simões Henrique Leonam Nayara Fernandes Andrade Barbosa Simão Lemos Vale Gustavo Marques Pryscila kesya Martins Curso de Administração ESTRATÉGIAS PARA EVITAR A FALTA DE ACURACIDADE NO ESTOQUE DA FHEMIG Projeto pesquisa elaborado pelos alunos do curso de Administração e apresentado a disciplina TIS II – Trabalho Interdisciplinar Supervisionado, sob orientação da professora Tatiana Domingues Pereira. BELO HORIZONTE – MG 2018
O advento de nova tecnologia de informação, como código de barras trouxe vários benefícios inerentes à captura e disponibilidade de informações, com maior grau de precisão e pontualidade. As tecnologias de informação permitiram reduzir os custos do processamento de pedidos por meio da eliminação dos erros resultantes da interferência humana na recolocação dos pedidos. As empresas precisam ter um processo de planejamento que possa cobrir toda a cadeia de abastecimento, avaliando perspectivas estratégicas de demanda e abastecimento. No intuito de investigar a eficiência das operações logísticas dentro dos principais centros, foi realizada uma pesquisa detalhada a respeito do controle de entrada e saída de produtos da FHEMIG (Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais). Segundo Fleury (2008, p. 38; 39) desde meados da década de 1990 muito se tem falado e tem sido escrito sobre o que se rotulou Supply Chain Management (SCM), e que se traduz como Gestão da Cadeia de Suprimentos. Salvo raras exceções, o tema chegou primeiro à agenda do setor industrial, especialmente naqueles onde o nível de competição é mais acirrado e onde apenas a excelência nas operações internas já não garante o sucesso do mercado. (...) O crescimento do interesse acerca do tema de certa forma também explica o porquê das várias versões feitas a respeito de sua origem. É importante ressaltar que a Central de Distribuição da Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais (FHEMIG), está passando por algumas reformas gerais nas instalações da fundação, como construções e reformas no piso, o que pode se tornar um agravante devido ao erro no estoque. Por consequência, o controle de estoque se compromete com a qualidade da apuração dos dados, visto que esta é realizada manualmente e passível de erros de precisão devido ao fator humano. Justifica-se a pesquisa, pois com o controle exato e em tempo real do estoque, a FHEMIG ganhará em produtividade e confiabilidade no processo de entrega das mercadorias, isso será refletido aos pacientes hospitalares, onde a instituição cumprirá corretamente com a estocagem e não ocorrerá falta de mercadoria por falha de acuracidade. Os pesquisadores e estudantes ganharão experiência no processo de desenvolvimento da cadeia de suprimentos, refletindo na melhoria acadêmica e profissional, visto que o conhecimento adquirido através da pesquisa poderá contribuir futuramente com outras instituições além do objeto de estudo que foi realizado na empresa. Além de ser algo essencial ao bom funcionamento da instituição, a modernização da logística pode melhorar a previsão do cumprimento de cronogramas dentro da fundação. Para
que haja um melhor planejamento de prazos e maior confiabilidade na previsibilidade dos mesmos. A forma analógica como é feita a logística e apuração dos dados acarreta em imprecisões nas medidas do controle de fluxo de entrada e saída de produtos na cadeia de abastecimento da FHEMIG. Apesar de a contratação de conhecimento técnico especializado poder substituir os custos de uma melhoria na infraestrutura, ao manter o fator humano mantém-se o risco de enfrentar dificuldades logísticas. A precisão do controle de estoque depende de minuciosa avaliação mesmo que seja feito por meio de aparatos eletrônicos. Assim, é recomendável fazer uma análise de custos e escolher a alternativa mais viável. O controle de estoque feito por humanos bem preparados pode ser bem feito nas condições perfeitas, em alternativa ao controle digital. Porém o controle digital oferece melhor confiabilidade e velocidade na apuração dos dados. Portanto, mesmo que a alternativa de contratar pessoal qualificado para fazer a apuração seja uma alternativa econômica, para que a instituição se mantenha atualizada e bem preparada, a melhor alternativa é a intervenção na infraestrutura logística da FHEMIG, colocando-a no século 21. Em um centro de distribuição de um setor público do ramo hospitalar, conhecido por FHEMIG - Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais, onde é responsável pela distribuição de materiais médicos e hospitalares para 24 unidades da rede, há um problema na gestão do estoque destes suprimentos. A cada três meses é realizado um inventário periódico, com isto, detecta-se alguns problemas, dentre eles, que a quantidade de alguns materiais encontrados no estoque real não é condizente com a quantidade do mesmo material no estoque virtual. Em um setor público do ramo hospitalar, conhecido por FHEMIG, em sua central de distribuição que tem por finalidade prestar serviços consultando, executando, acompanhando e avaliando a política de insumos e experimentos para a saúde. Como protocolo o material chega junto com a nota fiscal sendo realizada a entrada do produto conferindo com a descrição da nota, depois o material é registrado, identificado e adicionado no seu devido local, ficando disponível no estoque virtual onde as unidades hospitalares têm acesso pelo sistema de pedidos. Com este detecta-se que a quantidade de alguns materiais encontrados no estoque real não é condizente com o estoque virtual. Quais ferramentas podem ser utilizadas para evitar as distorções existentes entre o estoque real e o estoque virtual na FHEMIG?
compreende empresas que colaboram para alavancar o posicionamento estratégico e para melhorar a eficiência das operações. Para cada empresa envolvida, o relacionamento da cadeia de suprimentos reflete uma escolha estratégica. Uma estratégia da cadeia de suprimentos é um arranjo de canal baseado na dependência reconhecida e na gestão de relacionamento. Operações da cadeia de suprimentos exigem processos gerenciais que atravessam áreas funcionais dentro de empresas individuais e conectam parceiros comerciais e clientes para além das fronteiras organizacionais. Entende-se que boa gestão na cadeia de suprimentos aumenta o rendimento de todas as etapas da logística, resultando na satisfação do cliente final evitando riscos que podem comprometer a empresa.
Comprar é o conceito utilizado na indústria com a finalidade de obter materiais, componentes, acessórios ou serviços. É o processo de aquisição que também inclui a seleção dos fornecedores, os contratos de negociação, e as decisões que envolvem compras, locais ou centrais. A aquisição compreende a elaboração e colocação de um pedido de compra com o fornecedor já selecionado e a monitoração continua desse pedido a fim de evitar atrasos no processo. Contudo a gestão de compras não se limita ao ato de comprar e monitorar. É um processo estratégico, que envolve custo, qualidade e velocidade de resposta. É uma tarefa crucial para a organização, seja de que tipo for: manufatura, distribuição, varejo ou atacado. (BERTAGLIA, 2009). Viana (2002), completando o que Bertaglia disse, cita que, embora todos saibam comprar, em função do cotidiano de nossas vidas, é imprescindível a conceituação da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade específica e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa. Ademais, a administração deverá conciliar da melhor maneira os objetivos dos departamentos, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A natureza das mudanças no sistema logístico varia de setor para setor. Assim, no setor de compras, o principal objetivo será garantir o material necessário, no tempo correto, na quantidade exigida, no local exato, nas quantidades e preços certos (DIAS, 1993). Portanto, percebe-se que a administração de compras é responsável pela aquisição dentro da empresa, levando em conta as suas necessidades com uma boa avaliação. Com o melhor custo benefício possível para o bem-estar financeiro da empresa. O administrador de compras
geralmente é um gestor formado em administração com ênfase em logística e especializações especificas.
A armazenagem e o manuseio de mercadorias são componentes fundamentais do conjunto de atividades logísticas. A armazenagem e o manuseio de materiais ocorrem, na grande maioria das vezes, em algumas localidades fixadas. Portanto, os custos destas atividades estão estreitamente relacionados à seleção desses locais (BALLOU, 2007). Segundo Viana (2002), o objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Para Lacerda ( 2008 apud FLEURY; 200 8 ) esse é o trabalho da Logística: prover disponibilidade de produtos, onde e quando forem necessários. Frequentemente, isso significa coordenar o fluxo de produtos de vários fornecedores dispersos pelo país e, cada vez mais, dispersos pelo mundo, para que cheguem até os clientes finais, nas mais distantes regiões.
Distribuição é o ramo da logística empresarial que trata da movimentação, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais da empresa. Cabe salientar que é atividade mais importante em termos de custo para a maioria das empresas, pois absorve cerca de dois terços dos custos logísticos. Resultado das atividades executadas na distribuição, em linhas gerais, a principal função é garantir a disponibilidade dos produtos finais aos clientes (BALLOU, 2007). De acordo com Lacerda ( 2008 apud FLEURY; 2008), uma questão básica do gerenciamento logístico é como estruturar sistemas de distribuição capazes de atender de forma econômica aos mercados geograficamente distantes das fontes de produção, oferecendo níveis de serviço cada vez mais altos em termos de disponibilidades de estoque e tempo de atendimento. Além disso, FLEURY (2008) e BALLOU (20 07 ) ainda dizem que a atenção se volta para as instalações de armazenagem e como elas podem contribuir para atender de forma eficiente ás metas estabelecidas de nível de serviço. A funcionalidade dessas instalações dependerá da estrutura de distribuição adotada pela empresa. Pode-se classificá-las em dois grandes grupos:
Segundo Martins (2005) uma vez terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles de estoque, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou seja: Acurácia = Numero de itens corretos Numero total de itens Ou: Acurácia = Valor de itens corretos Valor total de itens
Método do Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Segundo VanDerbeck ( 2001 ) o método de custeio primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) tem a vantagem da simplicidade. O método PEPS supõe que os materiais baixados são retirados do material mais velho que está em estoque. Portanto, os materiais são custeados nos preços pagos para os materiais mais velhos. Em muitas empresas, o fluxo de custos usando PEPS acompanha, quase que paralelamente, o fluxo físico de materiais. Por exemplo, se os materiais têm uma tendência de deteriorar quando armazenados, os materiais mais velhos seriam baixados primeiro. No entanto, como já vimos, o fluxo de custos não precisa ser determinado na base do fluxo de materiais. Como resultado, qualquer organização pode usar o PEPS. Se para VanDerbeck o método PEPS tem a vantagem da simplicidade, de acordo com Gonçalves (2010) o Método “PEPS” (Primeiro a entrar, primeiro a sair) considera a ordem de entrada dos itens em estoque e respectivos preços de entrada. O processo de precificação leva em conta essa ordem e contabiliza as saídas de acordo com os históricos das entradas e respectivos preços, o que vai permitir computar o valor das saídas em função da quantidade requisitadas e as diversas entradas e seus preços. Conseguinte, é notório dizer que a o método PEPS é o que possui a virtude da simplicidade. À medida que ocorrem as saídas, a baixa no estoque é realizada a partir das primeiras compras, o que equivaleria ao raciocínio de que consumimos primeiro as primeiras unidades adquiridas/produzidas, ou seja, a primeira unidade a entrar no estoque é a primeira a ser utilizada no processo de produção o ou a ser vendida. 5.5.3 UEPS
Gonçalves (2010) ainda afirma que, Método “UEPS” (Último a entrar, primeiro a sair) que realiza a avaliação dos estoques considera que as saídas de estoques deverão ser valoradas de acordo com as últimas entradas em ordem cronológica, a exemplo do que apresentamos no método PEPS. As saídas são processadas conforme as quantidades de cada entrada, reduzindo as quantidades de acordo com o histórico das entradas; porém. Considerando sempre que as primeiras unidades a sair devem ser valorizadas com base na última entrada e, assim, sucessivamente. Se para o autor acima no Método do Último a Entrar, Primeiro a Sair, Considera que sempre que as primeiras unidades a sair devem ser valorizadas com base na última entrada, Segundo VanDerbeck ( 2001 ) o método do último a entrar, primeiro a sair (UEPS) de custeio de materiais, como o nome implica, supõe que os materiais baixados para fabricação são os materiais que foram comprados mais recentemente. Assim, materiais baixados são custeados com base nos preços da compra mais recente e os estoques em mãos no final do período são custeados com base nos preços pagos pelas compras mais antigas. O método UEPS de custeio se aproxima muito do fluxo físico de materiais em algumas indústrias. Por exemplo, na fundição de minério de ferro, a matéria-prima é armazenada em pilhas montanhosas. Quando se precisa de minério para produção, ele é retirado da pilha de forma que o material sendo usado é o último minério a ser recebido. No entanto, como já foi enfatizado anteriormente, o fluxo físico não determina o método de custeio usado. 5.5.4 Curva ABC De acordo com Gonçalves ( 2010 ) a utilização do sistema ABC ou, como muitos autores o denominam, classificação ABC foi fundamentada com base nos estudos realizados por Vilfredo Pareto, economista italiano que estudou a distribuição de renda entre as populações. Ele verificou que existia uma lei geral de "má distribuição de renda" que uma pequena parcela da população absorvia uma grande porcentagem da renda, restando uma pequena percentagem da renda que era compartilhada pela maior parte da população. No início da década de 1950, os engenheiros da General Eletric, nos Estados Unidos, sob a orientação de H. Ford Dickei, começaram a estudar esse "efeito de distribuição da renda" na
prioridades, como uma tarefa a cumprir mais importante que outra, uma obrigação mais significativa que outra, de modo que a soma de algumas partes dessas tarefas ou obrigações de importância elevada representa, provavelmente, uma grande parcela das obrigações totais. Após ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas assim, conforme Viana (2002): Classe A: Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com atenção especial; Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C; Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção. Assim, a classificação ABC poderá ser implementada de várias maneiras, como tempo de reposição, valor de demanda/consumo, inventário, aquisições realizadas e outras. Se para Viana o método ABC em um método cujo fundamento é aplicável a quaisquer situações em que seja possível estabelecer prioridades, para Dias ( 1993 ) a curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a sequência dos itens e sua classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativa, conforme a importância dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para a definição de políticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a programação da produção e unia série de outros problemas usuais nas empresas. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras: Classe A: Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma atenção bem especial pela administração. Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C. Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção por parte da administração.
Portanto, as classes da curva ABC podem ser definidas assim. Se para Viana ( 2002 ) o método ABC em um método cujo fundamento é aplicável a quaisquer situações em que seja possível estabelecer prioridades, para Dias (1993) a curva ABC é um importante instrumento para o administrador; Ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração.
Segundo Gil (2008, p. 28 ), dentre as pesquisas descritivas salientam-se aquelas que têm por objetivo estudar as características de um grupo: sua distribuição por idade, sexo, procedência, nível de escolaridade, nível de renda, estado de saúde física e mental, etc. Outras pesquisas deste tipo são as que se propõem estudar o nível de atendimento dos órgãos públicos de uma comunidade, as condições de habitação de seus habitantes, o índice de criminalidade que se registra etc. Ademais, são incluídas neste grupo as pesquisas que tem por objetivo levantar as opiniões, atitudes e crenças de uma população. Também são pesquisas descritivas aquelas que visam descobrir a existência de associações entre variáveis, como, por exemplo, as pesquisas eleitorais que indicam a relação entre preferência político-partidária e nível de rendimentos ou de escolaridade. As pesquisas descritivas são, juntamente com as exploratórias, as que habitualmente realizam os pesquisadores sociais preocupados com a atuação prática. São também as mais solicitadas por organizações como instituições e educacionais, empresas comerciais, partidos políticos, etc. Segundo Gil (2008, p. 175 ), a análise dos dados nas pesquisas experimentais e nos levantamentos é essencialmente quantitativa. O mesmo não ocorre, no entanto, com as pesquisas definidas como estudo de campo, estudos de caso, pesquisa-ação ou pesquisa participante. Nestas, os procedimentos analíticos são principalmente de natureza qualitativa. E ao contrário do que ocorre nas pesquisas experimentais e levantamentos em que os procedimentos analíticos podem ser definidos previamente, não há formas ou receitas pré- definidas para orientas os pesquisadores. Assim, a análise dos dados na pesquisa qualitativa passa a depender muito da capacidade e do estilo do pesquisador.
Roesch (1999, p. 128), observa que, o tipo de dado coletado delimita as possibilidades de análise. Nesta seção sugere-se que o aluno imagine como fara a descrição e analise dos resultados de seu estágio. Poderá prever a utilização de gráficos, tabelas e estatísticas. Pensar a analise ajuda a criticar a própria coleta de dados. É, todavia, na fase de coleta de dados que o seu papel se torna mais evidente. A observação é sempre utilizada nessa etapa, conjugada a outras técnicas ou utilizadas de forma exclusiva. Por ser utilizada, exclusivamente, para a obtenção de dados em muitas pesquisas, e por estar presente também em outros momentos da pesquisa, a observação chega mesmo a ser considerada como método de investigação. A observação do participante, ou observação ativa, consiste na participação real do conhecimento na vida da comunidade, do grupo ou de uma situação determinada. Neste caso, o observador assume, pelo menos ate certo ponto, o papel de um membro do grupo. Daí por que se pode definir observação participante como a técnica pela qual se chega ao conhecimento da vida de um grupo a partir do interior dele mesmo. Pode-se definir entrevista como a técnica em que o investigador se apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obtenção dos dados que interessam a investigação. A entrevista é, portanto, uma forma de interação social. Mas especificamente, é uma forma de diálogo assimétrico, em que uma das partes busca coletar dados e a outra se apresenta como fonte de informação. Roesch (1999, p. 128), afirma que, um projeto pode combinar técnicas desenvolvidas em um ou outro paradigma. Se se trata de coleta de dados primários, através de entrevistas, questionários, observação ou testes, é importante especificar nesta seção a fontes dos dados (a população será entrevistada), quando estes serão levantados e através de que instrumentos (anexar os instrumentos, como roteiro de entrevista ou questionário). O ideal é que, até o final da preparação do projeto, o aluno tenha elaborado e testado instrumento de coleta. No caso de uma pesquisa tipo survey, isto é fundamental, já que a coleta de dados sempre leva mais tempo que o esperado.
BALLOU, Ronald h. Logística Empresarial 1.ed São Paulo; Atlas, 2007. BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. 2.ed.rev. e atual. São Paulo: Saraiva, 2009.
BOWERSOX, Donald J; CLOSS, David J; COOPER, M. Bixby; Tradução Camila Teixeira Nakagawa, Gabriela Teixeira Nakagawa – Porto Alegre: Bokman, 2006. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4.ed. São Paulo: Atlas, 1993. FLEURY, Paulo Fernando; WANKE, Peter; FIGUEIREDO, Kleber Fossati. Logística Empresarial: a perspectiva brasileira. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2008. GIL, Antônio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social 6.ed. 4.– São Paulo : atlas 20 08. GONÇALVES, Paulo Sergio. Administração de Materiais. 3.ed Rio de Janeiro: Elsevier,
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