FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS E ECONOMIA
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
WILIAN PAIVA UGARTE
AUDITORIA INTERNA NA CONTRATAÇÃO DE RECURSOS
HUMANOS EM UMA REDE DE SUPERMERCADOS DE MATO
GROSSO DO SUL
DOURADOS/MS
2020
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Controle interno de documentos em uma rede de supermercados - Prof. Ferreira, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão de Recursos Humanos
Estudo de caso sobre a importância do controle interno de documentos em uma rede de supermercados no Mato Grosso do Sul. Objetiva identificar como o controle de documentos contribui na contratação de recursos humanos e avaliar a gestão documental. Análise de 84 pastas de funcionários, com foco em documentos importantes. Resultados mostram ausência de documentos, gerando prejuízos e multas. Empresa apresenta sucesso em alguns itens, como manutenção do livro de inspeção do trabalho. Destaca a importância de um bom controle interno para prevenir problemas e preservar a imagem da empresa.
Tipologia: Manuais, Projetos, Pesquisas
2024
1 / 31
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FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS E ECONOMIA
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
WILIAN PAIVA UGARTE
AUDITORIA INTERNA NA CONTRATAÇÃO DE RECURSOS
HUMANOS EM UMA REDE DE SUPERMERCADOS DE MATO
GROSSO DO SUL
DOURADOS/MS
WILIAN PAIVA UGARTE
AUDITORIA INTERNA NA CONTRATAÇÃO DE RECURSOS
HUMANOS EM UMA REDE DE SUPERMERCADOS DE MATO
GROSSO DO SUL
Trabalho de Graduação apresentado à Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Economia da Universidade Federal da Grande Dourados, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis Orientadora: Drª Maria Aparecida Farias de Souza Nogueira Dourados/MS 2020
©Direitos reservados. Permitido a reprodução parcial desde que citada a fonte. MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS E ECONOMIA - FACE/UFGD AUDITORIA INTERNA NA CONTRATAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS EM UMA REDE DE SUPERMERCADOS DE MATO GROSSO DO SUL WILIAN PAIVA UGARTE Esta monografia, realizada via web conferência ( Google Meet ), foi julgada adequada para aprovação na atividade acadêmica específica de Trabalho de Graduação II, que faz parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Economia – FACE da Universidade Federal da Grande Dourados – UFGD. Apresentado à Banca Examinadora integrada pelos professores: Profª Drª Maria Aparecida Farias de Souza Nogueira Presidente Prof. Dr. António Carlos Vaz Lopes Avaliador Profª Me. Gabrielli do Carmo Martinelli Avaliadora DOURADOS-MS, 10 novembro de 2020 REGISTRO: AB- 01/
RESUMO
Na contemporaneidade, com avanços tecnológicos e nível de escolaridade cada vez mais qualificados, se destacar no mercado de trabalho tem sido um desafio presente e futuro também. Nesse contexto o auditor interno possui um papel importante nas organizações em todo o mundo. Diante disso, o destaque do mesmo exige uma série de conhecimentos e domínio de técnicas de gestão que irão contribuir no planejamento estratégico e maestria ao lidar com os recursos humanos. Assim, este estudo tem como objetivo identificar como o controle interno de documentos pode contribuir para contratação de recursos humanos em uma rede de supermercados de Mato Grosso do Sul. Para isso foi utilizado um estudo de caso, com pesquisa de campo através da coleta de dados e pesquisa documental por se tratar de uma análise de documentos arquivados em pastas e por fim, a pesquisa qualitativa. Com a pesquisa, identificou-se a importância de se manter todos os documentos arquivados corretamente nas pastas dos funcionários, visto que os documentos são comprovações legais de que estão sendo cumprido os controles, procedimentos e normas que a empresa estabelece e comprova também que a mesma está trabalhando dentro da legalidade. Verificando os resultados, identificou-se que a rede de supermercados apresenta um problema de ausência de documentos arquivados. Algumas das pastas analisadas apresentam a falta de documentos importantes, documentos que podem ser solicitados em futuras auditorias ou processos judiciais, os quais podem vir a gerar prejuízos e multas para a organização. Palavras-chave: auditoria, estratégia, check list.
LISTA DE TABELAS
- TABELA
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- TABELA
- 1 INTRODUÇÃO SUMÁRIO
- 1.1 DEFINIÇÃO DA PROBLEMÁTICA
- 1.2 OBJETIVOS
- 1.2.1 Objetivo Geral
- 1.2.2 Objetivos Específicos
- 1.3 JUSTIFICATIVA
- 2 REVISÃO TEÓRICA
- 2.1 AUDITORIA
- 2.2 TIPOS DE AUDITORIAS
- 2.2.1 Auditorias de gestão documental de recursos humanos
- 3 CONTROLE INTERNO
- 4 CHECK LIST
- 3 METODOLOGIA................................................................................................................
- 3.1 DELINEAMENTO DA PESQUISA
- 3.2 DEFINIÇÃO DA ÁREA/POP.-ALVO/AMOSTRA/UNID. ANÁLISE
- 3.3 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS
- 3.4 TÉCNICAS DE ANÁLISE DE DADOS
- 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO
- 4 .1 RESULTADOS DA AMOSTRA
- 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
- REFERÊNCIAS
- ANEXO A - CHECK LIST
7 uma equipe, com objetivos estabelecidos, em que cada um tenha a ciência de seu papel e alcance os resultados almejados pela organização. Assim, se questiona: como os recrutadores utilizam o controle interno para contribuir na eficiência da auditoria de gestão de recursos humanos? 1.2 OBJETIVOS Esse tópico é composto por dois subtópicos que definem o objetivo geral e os específicos do trabalho. O objetivo geral compõe toda a proposta do trabalho e os específicos apresentam meios para que o objetivo geral seja alcançado. Se divide em dois: geral e específico. 1.2.1 Objetivo geral − Identificar como o Controle Interno de documentos pode contribuir para contratação de recursos humanos em uma rede de supermercados de Mato Grosso do Sul. 1.2.2 Objetivo específico − Identificar os procedimentos de check list em relação à auditoria interna; − Fazer o levantamento de documentação de controle interno nas contratações efetuadas; − Analisar os procedimentos de controle de documentos na rede de supermercado. 1.3 JUSTIFICATIVA Pretende-se contribuir com a área acadêmica, acrescentando mais um referencial na temática de auditoria. Para os profissionais, espera-se contribuir como uma possibilidade de consulta profissional, bem como para os acadêmicos, busca-se despertar para novos trabalhos nessa mesma temática de gestão de recursos humanos em outros segmentos, como complementação.
8 2 REVISÃO TEÓRICA Nesta seção será abordado conceitos de auditoria, tipos de auditoria, controle interno e checklist. 2.1 AUDITORIA Segundo Marcondes (2003) aconteceu na Inglaterra, que no passado como dominadora dos mares e do comércio precisavam realizar exames nos seus investimentos mantidos fora dos seus ambientes locais, pois estavam começando a disseminar investimentos nos mais diversos países e locais. Para Aguirre (2002) a origem da auditoria é equívoca, o autor acredita ter surgido com os guarda-livros italianos, prestadores de serviços aos comerciantes, assessorando-os na atividade de escrituração das transações. De acordo com Crepaldi (2011) o objetivo da auditoria é relatar o processo sobre as demonstrações feitas pela empresa, no qual o auditor se certifica da veracidade por meio de provas, afirmando a efetividade dos registros. Enquanto que Pinho (20 09 ) relata que compete ao auditor fazer este exame completo à empresa com o objetivo de transmitir uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira da empresa no período de tempo considerado. Marcondes (2003, p. 04 ) salienta que o principal objetivo de uma auditoria, reside em emitir pareceres adequados sobre as demonstrações financeiras, sempre de acordo com os princípios mais comumente aceitos. Ainda de acordo com o autor, o outro objetivo, não menos importante sobre a auditoria, é auxiliar a administração no processo de implementação de estratégias gerenciais, as quais se destacam: − Assistência nos processos de planejamento, execução e controle das operações empresariais; − Assessorar nas implementações de tecnologias gerenciais, materiais, tecnologias de indústrias e dos processos; − Detectar fraudes, desfalques e promover a investigação a ponto de quantificar os efeitos nos resultados dos negócios; − Prevenir fraudes e erros relevantes em tempo. Para Attie (1998, p. 25), “auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado”.
10 2.2.1 Auditorias de gestão documental de recursos humanos Chiavenato (2010) relata que a administração de Recursos Humanos (RH) pode ser utilizada como uma grande preocupação por parte dos administradores, pois encerra desde o recrutamento e seleção, até o aperfeiçoamento de um grupo de pessoas, com o intuito de formar uma equipe, com objetivos estabelecidos, onde cada um tenha ciência de seu papel e alcance os resultados almejados pela organização. Conforme Aquino (1980, p. 15 - 16 ), “o perfil de um auditor de RH deve abranger uma excelente formação intelectual e técnica, ser alguém experiente e de alto conceito na empresa, para que possa desempenhar suas funções a contento e com liberdade”. Segundo Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004, p. 4): O papel do arquivista nas empresas é fundamental. Compete a este profissional delinear a organização do arquivo, considerando as qualidades essenciais aos documentos de arquivo, a importância da organicidade e do ciclo vital dos documentos. Ele deve apontar tais documentos de outros conjuntos documentais acumulados por interesses particulares como, por exemplo, os jornais colecionados por um dirigente da empresa. Em seguida, deve-se distinguir as atividades de apoio (materiais, recursos humanos, financeiros, etc.), conhecidas como atividades-meio, das atividades-fim, que são aquelas que justificam a própria existência da empresa e a razão pela qual ela foi criada. Por fim, um passo importante na organização de arquivos, é identificar no desenvolvimento de cada atividade institucional a série de documentos que se compõe, natural e inevitavelmente. Manter a ordem original dos documentos ou restabelecê-la quando for perdida é outra tarefa do arquivista. Assim como a função do arquivista, existem inúmeros papéis e funções a serem desempenhadas dentro da empresa que devem funcionar em perfeição, o que só é possível, existindo um bom serviço de controle interno. 2.3 CONTROLE INTERNO Para Almeida (1996), o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Para fins de melhor controle, toda organização deve fundamentar–se sobre uma missão, estabelecendo objetivos e estratégias. Para fins de controles internos, podem-se incluir os
11 controles dentro das seguintes categorias: eficácia e eficiência operacional, mensuração de desempenho e divulgação financeira, de cumprimento de leis e regulamentos e de proteção de ativos (D’AVILA; OLIVEIRA, 2002). Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) apud Crepaldi (2007, p. 269) define controle interno como aquele que “compreende o plano de organização e o conjunto ordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração”. Segundo Franco e Marra ( 2001 , p. 284 ), os controles internos relativos ao sistema contábil se ocupam com atingir objetivos, como por exemplo: − Que as transações sejam executadas de acordo com autorização geral ou específica da administração; − Que o acesso a ativos e registros somente seja permitido com autorização da administração; − Que os ativos registrados sejam comparados com os ativos viventes a intervalos razoáveis e que se tomem medidas apropriadas quando houver qualquer diferença. 2.4 CHECK LIST Checklist é uma palavra em inglês, considerada um americanismo, que significa “Lista de Verificações”. Esta palavra é a junção de check (verificar) e list (lista). Um checklist é um instrumento de controle, composto por um conjunto de condutas, nomes, itens ou tarefas que devem ser lembradas e/ou seguidas. Checklist é a expressão mais básica de um questionário pedagógico. Consiste em uma folha de controle, que contém vários comportamentos ou traços, e que tem como objetivo conduzir a uma observação sistemática (PORTAL DE AUDITORIA, 2019). O modelo que se pretende utilizar na pesquisa está presente no Anexo A, sendo o modelo disponibilizado gratuitamente pelo Portal de Auditoria, onde consta os procedimentos de auditoria para diversas situações como: contrato, acordo compensação de horas, salário família, exames médicos, Comprovante de Entrega e Devolução da CTPS, Declaração de Dependentes
- I. R., Declaração de Utilização do Vale-transporte, Ficha Registro de Funcionários, entre outras (PORTAL DE AUDITORIA, 2019).
13 reduzidos à operacionalização de variáveis. Na pesquisa em questão, foi verificado o motivo, caso ocorra ausência de documentação, ou até mesmo incompletos. 3.2 DEFINIÇÃO DA AMOSTRA A pesquisa foi elaborada através da coleta de dados direto das pastas de colaboradores da empresa do ramo de supermercados do Estado de Mato Grosso do Sul. A empresa autorizou o acesso às pastas, sendo realizado a verificação dos documentos. Desta forma, foram avaliadas aleatoriamente 84 pastas e assim respondidos os questionários de check list para soma da amostra na data de 23/09/2019, sendo considerada essa data como o período de corte da pesquisa. A história da rede de supermercados teve início em 1987. A primeira loja foi estabelecida na cidade de Caarapó. Doze anos se passaram e foi inaugurada a primeira loja no município de Dourados em 1999. Com o objetivo de oferecer produtos e serviços de qualidade, atuando de maneira competitiva e inovadora, atendendo as expectativas dos clientes, fornecedores e colaboradores, conduzindo os negócios de maneira ética, o grupo continuou a sua expansão na cidade de Dourados e municípios adjacentes. No ano de 2003 foi inaugurada a loja de Três Lagoas e em 2007 inaugurado uma loja em Maracaju. Em 2009 é inaugurada mais uma loja na cidade de Itaporã e em 2014 na cidade de Rio Brilhante. Em 2016 se inaugura mais uma loja na cidade de Nova Andradina, 2018 na Cidade de Paranaíba. Durante esses 32 anos a rede de supermercados vem crescendo e se fortalecendo, sendo uma das 90 maiores empresas do Ranking Nacional, Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS) e Ranking da Revista Supermercado Moderno. Com foco no futuro, busca sempre criar condições de melhorias, investindo em tecnologia, aumentando e organizando o espaço físico das unidades, a fim de proporcionar um melhor ambiente de trabalho aos colaboradores e com vistas à satisfação dos clientes. A empresa mantém não apenas funcionários, mas 1.300 colaboradores e suas famílias. Proporciona a inclusão social de idosos, adolescentes e pessoas com deficiência, bem como, contribui para uma sociedade mais justa através de ações de cunho social na área da educação e assistência social, em prol das crianças e adolescentes, idosos, mulheres e outros segmentos da sociedade onde está inserido. Assim, considerando esse universo de colaboradores, foi delimitado a amostra, considerando a representação de todos os cargos da empresa. Ainda considerando a documentação dos diversos cargos, conforme Tabela 01.
14 Tabela 01 – Delimitação da Amostra Cargo Quantidade Percentual % Açougue 10 12% Aprendiz 10 12% Administrativo 10 12% Caixa 13 15% Comercial 7 8% Depósito 6 7% Gerente 5 6% Padaria 6 7% Repositor 7 8% Recursos Humanos 5 6% Zeladora 5 6% Total 84 100% Fonte: Elaboração do autor, com dados da pesquisa 3.3 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS As técnicas de coletas de dados utilizadas foram através de aplicação de questionário em formato de checklist aplicado pelo autor, com cedência do Portal de Auditoria (2019). Foram selecionadas aleatoriamente, para evitar resultados tendenciosos, 84 pastas de funcionários, no setor de recursos humanos, para serem analisadas as documentações e coletar as informações para a elaboração da pesquisa. 3.4 TÉCNICAS DE ANÁLISE DE DADOS As técnicas de análise de dados empregadas foram através do software Excel para quantificação dos dados e futuras análises. Todos os dados levantados foram inclusos e planilhados.
16 Tabela 2 – Contratos de trabalho Fonte: Elaborado pelo autor, com dados da pesquisa. Legenda: AÇO (açougue); APR (Aprendiz); ADM (Administrativo); CX (Caixa); COM (Comercial); DEP (Depósito); GER (Gerente); PAD (Padaria); REP (Repositor); RH (Recursos Humanos); ZEL (Zelador); L (Localizado); LN (Não localizado). Nesse mesmo sentido Rondinelli (2002, p.129), os documentos de arquivo se caracterizam por deter “[...] conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de prova [...]” de uma atividade institucional. São aqueles capazes de informar sobre atividades administrativas, para o exercício do poder, para o reconhecimento de direitos, para o registro da memória e para a sua utilização futura. Na sequência, foram analisados os acordos de compensação de horas, conforme dados constantes na Tabela 3. Tabela 3 – Acordo compensação de horas 2 – Acordo Compensação de Horas AÇO^ APR^ ADM^ CX^ COM^ DEP^ GER^ PAD^ REP^ RH^ ZEL^ %L^ %NL a) Verificar se há o acordo de compensação de horas, ocasionado pela supressão ou diminuição relativa à jornada do sábado. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 100 % Fonte: Elaborado pelo autor, com dados da pesquisa. Legenda: AÇO (açougue); APR (Aprendiz); ADM (Administrativo); CX (Caixa); COM (Comercial); DEP (Depósito); GER (Gerente); PAD (Padaria); REP (Repositor); RH (Recursos Humanos); ZEL (Zelador); L (Localizado); LN (Não localizado). 1 – Contrato AÇO APR ADM CX COM DEP GER PAD REP RH ZEL %L %NL a) Verificar se o contrato de trabalho é celebrado por escrito; 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98%^ 2% b) Se o contrato está assinado pela empresa e pelo funcionário; 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98%^2 % c) Verificar se está devidamente preenchido; 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98%^2 % d) Verificar se consta cláusula de horário de trabalho; 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98%^2 % e) Verificar se consta cláusula autorizando o desconto de vales, farmácia, seguros, associações, mercado, etc. (confrontar com os descontos em folha de pagamento); 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98% 2 % f) Averiguar se houve alteração do horário de trabalho do funcionário, a qual deverá ser feita mediante aditivo contratual; 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 10 0% g) Analisar se está documentado, qualquer alteração do contrato a pedido do funcionário, mediante solicitação da alteração e respectivo termo de aditivo contratual; 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 10 0% h) Observar se é respeitado os prazos legais de contrato de experiência e prorrogação de trabalho; 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98% 2 % i) Verificar se o contrato de experiência foi prorrogado apenas 02 vezes, no prazo de 90 dias; 8 10 10 13 7 6 5 6 7 5 5 98% 2 %
17 A Tabela 3 traz as informações referentes a acordo de compensação de horas. A alínea correspondente, informa um percentual de 0%, em razão da empresa não realizar a emissão deste tipo de acordo, ou seja, não trabalha com regime de compensação de horas. Já a Tabela 4 retrata a respeito do salário família e, desta forma, pode-se verificar que das alíneas A e B, as quais se referem às conferências das Fichas Salário-Família se estão devidamente preenchidas e assinadas e do Termo de Responsabilidade para fins de salário- família, assinado pelo funcionário, onde encontrou-se que cerca de 48% dos funcionários possuem os documentos arquivados em suas pastas; o restante dos 52% dos funcionários não possuem filhos ou os filhos já são maiores de 14 anos, ou ainda, o documentação possa ter sido extraviado. Da alínea C a E, as quais se relacionam a apresentação da cópia do cartão de vacinação para filhos, comprovante de frequência escolar e baixa dos filhos na Ficha de Salário-família, não foram localizados os documentos e, assim, apresentaram o resultado de 0%, porque na pesquisa realizada os filhos eram maiores de 7 anos; porém o comprovante de frequência escolar só é apresentado no momento da contratação, e não possui baixa de filho maior de 14 anos na ficha de salário família. Concluindo, a empresa não emite ou solicita para seu colaborador que apresente a documentação solicitada na pesquisa. A alínea F, em relação à confrontação das quantidades de quotas salário família pagas em folha de pagamento com as fichas e os termos de responsabilidade, apresentou um percentual de 27%, porque nem todos os colaboradores que têm filhos menores, apresentaram holerites de comprovação nas pastas para verificação. Tabela 4 – Salário Família 3 - Salário Família AÇO APR ADM CX COM DEP GER PAD REP RH ZEL %L %NL a) Averiguar se as Fichas de Salário-Família estão devidamente preenchidas e assinadas pelo funcionário; 6 0 5 5 3 2 5 6 3 0 5 48%^52 % b) Verificar se há Termo de Responsabilidade para fins de salário-família, assinado pelo funcionário; 6 0 5 5 3 2 5 6 3 0 5 48%^52 % c) Averiguar se Anualmente é apresentada a cópia do Cartão de vacinação para filhos até 06 anos de idade; 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%^10 0% d) Verificar se é apresentada semestralmente o comprovante de frequência escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade, nos meses de maio e novembro de cada ano; 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 10 0% e) Constatar se é efetuada a baixa dos filhos maiores de 14 anos, na Ficha de Salário-Família; 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%^10 0% f) Confrontar as Quantidades de quotas salário família pagas em folha de pagamento com as fichas e os termos de responsabilidade; 2 0 0 5 0 0 4 5 3 0 4 27% 73 % Fonte: Elaborado pelo autor, com dados da pesquisa. Legenda: AÇO (açougue); APR (Aprendiz); ADM (Administrativo); CX (Caixa); COM (Comercial); DEP (Depósito); GER (Gerente); PAD (Padaria); REP (Repositor); RH (Recursos Humanos); ZEL (Zelador); L (Localizado); LN (Não localizado).