UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS
NATÁLIA CRISTIANE DE SOUZA DAMIANI
CONTROLES INTERNOS: conceitos e técnicas
para implementação em empresas.
BELO HORIZONTE
2011
Prepare-se para as provas
Estude fácil! Tem muito documento disponível na Docsity
Ganhe pontos para baixar
Ganhe pontos ajudando outros esrudantes ou compre um plano Premium
Guias e Dicas
Prepare-se para as provas
Estude fácil! Tem muito documento disponível na Docsity
Encontrar documentos
Prepare-se para as provas com trabalhos de outros alunos como você, aqui na Docsity
Pesquisar documentos Store
Os melhores documentos à venda: Trabalhos de alunos formados
Videoaulas
Prepare-se com as videoaulas e exercícios resolvidos criados a partir da grade da sua Universidade
Quiz
Responda perguntas de provas passadas e avalie sua preparação.
Ganhe pontos para baixar
Ganhe pontos ajudando outros esrudantes ou compre um plano Premium
Comunidade
Pergunte à comunidade
Peça ajuda à comunidade e tire suas dúvidas relacionadas ao estudo
Ranking universidades
Descubra as melhores universidades em seu país de acordo com os usuários da Docsity
Guias grátis
Os eBooks que salvam estudantes!
Baixe gratuitamente nossos guias de estudo, métodos para diminuir a ansiedade, dicas de TCC preparadas pelos professores da Docsity
CONTROLES INTERNOS: conceitos e técnicas para ..., Notas de aula de Economia
O cenário atual de mudanças da economia e do mercado empresarial tem estimulado empresas na busca contínua por procedimentos, métodos ou rotinas de controle ...
Tipologia: Notas de aula
2022
1 / 44
Esta página não é visível na pré-visualização
Não perca as partes importantes!
Documentos relacionados
Pré-visualização parcial do texto
Baixe CONTROLES INTERNOS: conceitos e técnicas para ... e outras Notas de aula em PDF para Economia, somente na Docsity!
UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS
FACULDADE DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS
NATÁLIA CRISTIANE DE SOUZA DAMIANI
CONTROLES INTERNOS: conceitos e técnicas
para implementação em empresas.
BELO HORIZONTE
Natalia Cristiane de Souza Damiani
CONTROLES INTERNOS: conceitos e técnicas para
implementação em empresas.
Monografia apresentada, ao Centro de Pós- Graduação e Pesquisas em Contabilidade e Controladoria da Universidade Federal de Minas Gerais, como requisito parcial à obtenção do Título de Especialista em Auditoria Externa.
Orientador: Prof. Wagner Moura Lamounier, Dr.
Belo Horizonte
RESUMO
O cenário atual de mudanças da economia e do mercado empresarial tem estimulado empresas na busca contínua por procedimentos, métodos ou rotinas de controle administrativos e contábeis que auxiliem os gestores quanto à tomada de decisão, obtendo mais segurança nos processos operacionais, atuando de forma preventiva no combate a possíveis erros e fraudes. Para tanto, a utilização da ferramenta de controle interno se torna imprescindível, uma vez que garante a segurança da empresa quanto à integridade de seus ativos, dos registros e dos demonstrativos contábeis. A implementação do controle interno nas empresas exige tanto políticas com procedimentos uniformes, quanto a capacitação de colaboradores, os tornando mais ágeis, conscientes e envolvidos nas questões da empresa. O presente estudo apresenta as principais técnicas e procedimentos para implementação de controles internos em uma empresa, evidenciando a importância dessa ferramenta na literatura pertinente, no que tange o gerenciamento dos processos voltados para identificar a dinâmica do mercado, com base em controles que atuem de forma preventiva, visando à eficácia da operação; a detecção de fraudes; controle de gastos; custo x benefícios; organização e qualificação dos gestores.
Palavras-chave: Controle interno, ferramentas de controle, gestão empresarial.
LISTA DE FIGURAS
1. INTRODUÇÃO
Não há dúvidas de que, nos últimos tempos, a expansão da economia de marcado tem acirrado a competitividade das empresas em geral, exigindo atenção especial das organizações quanto ao processo de gestão adotado. Esse movimento tem criado desafios e estimulado as empresas a buscarem informações inovadoras que subsidiem a tomada de decisões diferenciadas, bem como a se adaptarem à realidade que se consolida em âmbito global. Isso ocorre através do gerenciamento dos processos voltados para identificar a dinâmica do mercado, com base em controles que atuem de forma preventiva, objetivando a eficácia das operações (GOMES, 1997). Nesse contexto, pesquisas sobre o assunto têm apontado que os sistemas de controles existentes em muitas empresas se encontram desorganizados, o que tem dificultado a identificação das ocorrências de desvios e fraudes; acarretando problemas em diversos setores da organização (tais como: área de vendas, compras, tesouraria etc.). Quando isso acontece, se torna prudente verificar a dinâmica empresarial, apurando, por exemplo, se há concentração de funções, principalmente nas áreas gerenciais. De acordo com Chiavenato (2003), cada organização requer um sistema básico de controle para monitorar seus recursos financeiros, desenvolver relações de trabalho, analisar seu desempenho e avaliar a produtividade operacional. Em função disso, cada vez mais, o “Controle Interno” tem sido utilizado pelas companhias visando garantir a organização dos processos administrativos e possibilitar a customização de suas atividades. Crepaldi (2004, p.241) define essa ferramenta, assim:
O controle interno constitui-se em um conjunto de instrumentos que possibilita às organizações seguir na direção certa e atentar para os diversos setores, a fim de conhecer a situação atual proposta e com isto, ter a vantagem de prever se pode empreender em seu negócio, ou se necessário corrigir algumas falhas para a melhoria do processo, dando novos rumos a sua gestão.
Consoante Gomes (1997, p.26) considera que “em forma de sistema, esse controle monitora as operações que viabilizam o funcionamento da empresa, permitindo alocar recursos (humanos, físicos e financeiros) nas diversas divisões do ambiente de trabalho.” Para além dessas questões, quando usado adequadamente, tal controle é capaz de: produzir informações confiáveis, reduzir custos com políticas de ajustes administrativos, possibilitando
a reestruturação da empresa, ajudando a resguardar seus ativos, garantindo a integridade dos registros, bem como assegurando que as informações reflitam, de fato, a realidade empresarial. No que diz respeito à proteção do patrimônio e a segurança dos negócios, a literatura aponta que diferentes tipos de controle interno têm sido utilizados; dentre os quais se destacam: “segregação de funções, sistemas de autorização e sistemas de registro”. Estes conferem mais eficiência operacional, respondendo positivamente a política interna de cada empresa. Vale destacar que o êxito desse mecanismo está condicionado à qualidade das informações geradas ao logo de suas atividades. Ou seja, a qualidade dos negócios está diretamente relacionada à forma como os mesmos são conduzidos e, principalmente, o modo como está sendo controlado o sistema desenvolvido. Nesse sentido, este estudo buscou definir (com base na literatura existente) o controle interno, evidenciando a importância em adotá-lo como ferramenta de alta gestão. Para isso, foram descritos os procedimentos necessários para a implantação desse controle, identificando os benefícios tanto para a área administrativa como para a saúde patrimonial das empresas.
1.1. Problema
Para Lakatos e Marconi (2001, p.103), o problema da pesquisa “é uma questão que envolve intrinsecamente uma dificuldade teórica ou prática, para a qual se deve encontrar uma solução”. Por isso, a formulação do problema deve ser em forma de uma pergunta, a fim de que haja a possibilidade de resposta. Com base nessa premissa, este estudo está fundamentado na seguinte questão: Qual a importância do controle interno e quais os procedimentos necessários para se implementar as ferramentas de controle em uma empresa?
Considerando a relevância do tema, a justificativa teórica para a realização desta monografia fundamenta-se na importância da implantação e manutenção de controles que possibilitem o aperfeiçoamento das informações geradas e sua divulgação às partes interessadas (que podem estar relacionadas ao público interno e/ou externo), levando em conta a fidedignidade dos dados e prestação de contas aos acionistas. O estudo procurou descrever os procedimentos para implantação do controle interno em uma organização, estendendo o entendimento acerca do uso desses controles e sua aplicabilidade junto ao mercado. Particularmente, como aluna do curso de pós-graduação em Auditoria Externa, a pesquisa me propiciou aprofundamento conceitual do assunto, bem como ampliou minha criticidade com relação ao mercado de trabalho. No âmbito acadêmico, esperamos, também, que o este trabalho sirva como mais uma fonte de estudo, uma vez que permitiu a conversão de uma aprendizagem de ordem teórica em uma técnica de cunho prático.
2. METODOLOGIA
2.1. Tipo de Pesquisa
Para o desenvolvimento teórico deste trabalho foram utilizados dois critérios distintos: quanto aos fins e quanto aos meios. Sendo que, o primeiro caracteriza a pesquisa exploratória, cujo objetivo é “proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou a constituir hipóteses, conferindo o aprimoramento das idéias” (GIL, 2002, p.41). O segundo se refere à produção da pesquisa bibliográfica, desenvolvida a partir da literatura existente (como: livros, jornais e artigos científicos). Consoante Longaray et al (2003) afirmam que os estudos exploratórios são aqueles que buscam a construção de um conhecimento meticuloso para a elaboração de pesquisas científicas. Por isso, na maioria dos casos, “esse tipo de pesquisa, envolve levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado” (SILVA, 2003, p.65). Adotou-se também a pesquisa documental, através de documentos para a comprovação dos dados pesquisados, ajudando a estruturar e ordenar o conhecimento científico necessário ao estudo.
2.2. Coleta de Dados
Esta pesquisa busca mais o aprofundamento das questões propostas do que a distribuição das características da população, propriamente dita. Assim, após algumas visitas à empresa investigada, se deu a coleta de dados “em observância aos objetivos e ao plano de pesquisa”, conforme argumentado por Gil (2002, p.88). A fundamentação teórica contou com a pesquisa em livros, apostilas, manuais, publicações da internet, visando subsidiar a adequada estruturação e levantamento de informações sobre os Controles Internos. A revisão da literatura propiciou reunir elementos necessários que atendesse o objetivo principal deste trabalho, apresentando, assim, um modelo de controle interno.
O sistema contábil e de controles internos compreende o plano de organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela companhia na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade os seus registros e demonstrações contábeis, e da sua eficácia operacional (CFC, 2003, p. 137).
Com base nessas definições, verificamos que a implantação do controle interno é necessária porque analisa a complexidade do sistema, levando em conta os riscos propostos durante a execução dos processos e os riscos acerca da atividade empresarial, haja vista que se trata de um sistema burocrático e minucioso na delimitação da rotina e dos procedimentos (CHIAVENATO, 2003). Nesse caso, é lícito dizer que: a filosofia da administração determina a capacidade da implementação dos controles internos. Ou, dito de outro modo, cada organização tem o controle que sua administração consegue construir. Em Attie (1998, p.114 – grifo nosso), por exemplo, encontramos algumas importantes características de um eficiente sistema de controle interno, conforme transcrição abaixo:
a) Plano de organização : a estrutura organizacional precisa corresponder a uma divisão adequada de trabalho, de forma que se estabeleçam as relações de autoridade e responsabilidade entre os vários níveis. b) Métodos e medidas : estabelecem as medidas e os meios de comparação e julgamento para se chegar ao objetivo preestabelecido. c) Proteção ao patrimônio : compreende o sistema pelo qual são garantidos e definidos os bens e direitos da empresa, assegurando seus interesses. d) Exatidão e fidedignidade dos dados contábeis : compreendem a adequada precisão e observância aos elementos contábeis, para garantir a fidelidade da escrituração contábil. e) Eficiência operacional : significa ter pessoal com adequada qualificação técnica e profissional para a execução de suas atribuições. f) Políticas administrativas : compreendem o sistema de regras relativas ao gerenciamento dos negócios e à prática dos princípios, normas e funções para a obtenção do resultado esperado.
Segundo o autor, “um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir controles orçamentários, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programa de treinamento de pessoal e inclusive auditoria interna” (ATTIE, 2000, p.192). Logo, ele representa um compêndio organizacional de todas as rotinas internas da administração capaz de fornecer planejamento, organização e direção, assim como fornece respostas sobre as operações que fazem parte da rotina interna (como, por exemplo, salvaguardar o patrimônio da empresa, obter a informação adequada, promover a eficiência operacional, estimular a obediência e o respeito às políticas da administração). Nesse sentido, conforme afirma Baraldi (2005), para delinear os controles internos é preciso tirar os olhos do passado e lançá-los no futuro. É preciso analisar a realidade da
empresa, tendo claras as metas a alcançar e visando conhecer o risco de credibilidade sobre o que está sendo feito.
3.2. Objetivos dos controles internos
Como visto, o controle interno pode assumir vários significados sendo distinguido pelo contexto em que é abordado. Assim, no exercício de suas funções, destacam-se as seguintes atribuições:
[...] assegurar que não ocorram erros potenciais, através do controle de suas causas, destacando-se entre objetivos específicos e atingidos: como se antecipar, preventivamente, ao cometimento de erros, desperdícios, práticas antieconômicas e fraudes; salvaguardar os ativos financeiros e físicos quanto a sua boa e regular utilização e assegurar a legitimidade do passivo; permitir a implementação de programas, projetos, atividades, sistemas e operações, visando à eficácia, eficiência e economicidade dos recursos; observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos (FRANCO e MARRA, 1992, p. 104).
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC), através da NBC T 16.8, estabelece como principais objetivos do controle interno:
salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos componentes patrimoniais; dar conformidade ao registro contábil em relação ao ato correspondente; propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada; estimular adesão às normas e às diretrizes fixadas; contribuir para a promoção da eficiência operacional da companhia; auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações.
Ainda sobre os objetivos dos controles internos, Araújo (2000) destaca que eles visam à proteção do patrimônio da empresa, à obtenção de informações adequadas, ao estímulo da eficiência operacional da empresa e à promoção da obediência e do respeito às políticas da administração. No âmbito administrativo, esses controles são imprescindíveis para que o auditor possa fundamentar suas atividades e, com isto, fornecer dados corretos à contabilidade, evitando falhas, erros ou desperdícios, que podem comprometer o patrimônio da empresa.
Contemplando-se os elementos que são primordiais para a existência de controles internos em uma empresa, qualquer que seja ela, importa saber que tais elementos contribuem para que os controles sejam eficazes e atendam às expectativas em sua funcionalidade através do monitoramento exercido pela auditoria. Portanto, para que isso ocorra: os gestores precisam ter claro aos conceitos referentes aos controles internos, visando garantir à empresa a salvaguarda de seus interesses, ou seja, a proteção de seus ativos (patrimônio) contra qualquer tipo de perda ou risco que ele venha correr devido a erros ou irregularidades.
3.4. Princípios de observância para implementação do controle interno
Não existe um modelo padrão para implementar a ferramenta de controle interno, mas sim princípios que devem ser observados, a fim de dirimir os riscos e auxiliar as organizações a alcançarem seus objetivos; tais como: análise do custo x benefício, qualificação e treinamento de funcionários, segregação de funções, acesso aos ativos e amarrações do sistema. Princípios estes que serão descritos abaixo:
3.4.1. Análise do custo x benefício
É sabido que, constantemente, os controles adotados pela empresa devem ser monitorados e avaliados, certificando se realmente são necessários no exercício da atividade e se conseguem minimizar e mitigar as falhas existentes no processo sem prejudicar os resultados. Em função disso, Peter e Machado (2003, p.25) são categóricos em afirmar que “o custo de um controle não deve exceder aos benefícios que o mesmo possa proporcionar.” Por isso, é imprescindível a apuração minuciosa das necessidades de implantação dos controles internos, certificando-se de que haverá equilíbrio quanto à adequação da empresa aos sistemas propostos. A título de exemplificação sobre a aplicação desses controles, verificamos alguns procedimentos (quanto ao custo) na área de compras, conforme disposto no QUADRO 1 :
Quadro 1 - Procedimentos de compra Descrição do Procedimento (Fase de análise) Situação Até 01 salário mínimo Não necessita de licitação De 02 a 10 salários mínimos Licitação por telefone com mínimo de 02 fornecedores Acima de 11 salários mínimos Licitação por meio de formulário próprio com mínimo 03fornecedores Fonte: Crepaldi (2002, p.222).
Vale lembrar que, de fato, essa avaliação (de custo x benefício) só é coerente e eficaz quando os objetos de estudo são submetidos à análise qualitativa e quantitativa da organização, para se estabelecer os controles específicos a serem implementados. Assim, enquanto os controles rígidos, por exemplo, devem ser adotados para situações que derivam de transações menos importantes; os controles mais onerosos devem tratar de valores relevantes, conforme sugere Almeida (2003).
3.4.2. Qualificação e treinamento dos colaboradores
O bom funcionamento do sistema de controle interno depende necessariamente da ação de colaboradores capacitados que estejam, realmente, envolvidos no processo. Para isso, a empresa deve investir em: programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal; métodos de controle de avaliação de atividades; sistemas de avaliação de desempenho e estudos de tempos e movimentos. De acordo com Atie (1998, p.117), “todas as pessoas que compõem a empresa precisam receber informações adequadas para a realização de suas tarefas, bem como necessitam de treinamentos apropriados no âmbito técnico, gerencial e operacional”. A adoção desse processo visa minimizar erros e capacitar às pessoas no exercício de suas funções, gerando maior confiabilidade na informação e qualidade do serviço. Com isso os agentes da organização (operacionais e administrativos) se tornam mais críticos e atuantes na empresa, porque podem visualizar melhor todo o processo, deixando de agir de forma mecânica na execução de suas tarefas.
avaliação, periódica, quanto à estrutura organizacional. Portanto, é importante que os atos praticados por um colaborador sejam conferidos ou aprovados por outro.
3.4.4. Acesso aos ativos
No que tange a funções exercidas pelos colaboradores da empresa, é preciso observar se as responsabilidades estão compatíveis com os cargos exercidos, a fim de proteger o patrimônio da companhia contra quaisquer perdas e riscos, causados por erros ou irregularidades, conforme Attie (2011, p.195):
Uma empresa dispõe de bens, direitos e obrigações que se encontram divididos por diversos departamentos e setores que cuidam individualmente da parte que lhes cabe. Desta forma, o almoxarifado tem ao seu dispor o material estocado da empresa e requer cuidado na sua manutenção, guarda e distribuição. A tesouraria, por sua vez, controla os saldos bancários, entradas e saídas de numerários, e assim por diante. O setor de pessoal é responsável pelo cálculo e controle da folha de pagamento, assim como, pelo recolhimento dos encargos sociais.
Consoante Crepaldi (2004) argumenta que é preciso estabelecer controles ideais sobre o acesso dos colaboradores e a salvaguardar os ativos da empresa, haja vista que a elaboração de controles internos serve para evitar o abuso de poder, o erro, a fraude e principalmente, a ineficiência dos colaboradores. Deste modo, o autor enfatiza que o controle interno aborda a segregação de responsabilidades para se obter um controle interno eficaz, sua abrangência nos níveis estratégico, tático e operacional, assim como a inserção do controle interno em cada um destes níveis. Nessa perspectiva, o QUADRO 2 apresenta alguns exemplos de controles físicos sobre os ativos para os acessos aos ativos das empresas:
Quadro 2 - Controles Físicos Acesso aos Ativos Controle Interno
- Manuseio de numerário de caixa recebido;
- Dinheiro em caixa;
- Emissão de cheque com única assinatura;
- Manuseio de cheques assinados
- Controle de sangria estabelecido em norma, com nível de numerário em caixa;
- Envio periódico de numerário para depósito em bancos, com registro do comprovante do depósito como saída do caixa;
- Manter o caixa em local apropriado de devidamente conferido periodicamente;
- Borderô diário assinado pelo responsável e conferido por superior hierárquico;
- Dificultar pagamentos para fins pessoais;
- Estabelecer regras para o registro, controle e conciliação das operações, que definem responsabilidades;
- Segregar funções.
- Cheque, duplicatas e contratos em geral
- Estabelecer norma interna para o preenchimento de cheque recebido com os dados da Companhia (e devidamente cruzado);
- Salvaguarda dos cheques ou duplicatas em local seguro (cofre), com restrição de acesso ou envio dos mesmos para custódia bancária, mediante elaboração de borderô;
- Controle de arquivamento dos contratos assinados pela Companhia, devidamente numerados sequencialmente.
- Estoques
- Estabelecer níveis de segurança física condizentes com os recursos físicos estocados, com estabelecimento de restrições de acesso e de movimentação física;
- Restrição do acesso à movimentação no sistema utilizado, com registro de login e senha;
- Estabelecimento de sistema de monitoramento eletrônico de acordo com nível de criticidade;
- Estabelecimento de rotina de inventário, com apuração de perdas e de responsabilidade; com acompanhamento de auditoria.
- Imobilizado
- Criação e manutenção de controle numérico seqüencial dos ativos imobilizados adquiridos;
- Arquivamento adequado das notas fiscais de aquisição de imobilizado;
- Registro do patrimônio de acordo com os critérios de depreciação estabelecidos pela legislação vigente;
- Estabelecimento de rotina de inventário periódico.
Fonte: Adaptado de Crepaldi (2004).
3.4.5. Amarrações do sistema
Para Crepaldi (2004, p.253), “o sistema de controle interno deve ser conhecido, de modo que, sejam registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência.” Para tanto, os sistemas devem ser amarrados com a finalidade de integrar e coordenar os setores com suas atividades para manter um fluxo de informações eficiente.