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CONTROLES DE GESTÃO: UM ESTUDO TEÓRICO
Autor: Edemar Luiz Balbinot 1 Orientador: Prof. Antonio Reske Filho^2
RESUMO
O aumento da competição empresarial faz com que as empresas busquem se adequar ao dinâmico ambiente de negócios. A busca da continuidade das atividades das empresas requer, cada vez mais, ações administrativas eficazes que permitam aumentar a produtividade e a eficiência organizacional, visando melhorar a lucratividade. O objetivo deste artigo é mostrar a importância de um controle de gestão adequado às particularidades da organização, como instrumento gerencial eficaz e essencial na orientação dos procedimentos relacionados ao planejamento, à execução e aos controles das atividades organizacionais, com vistas a alcançar os objetivos planejados, especialmente frente às mudanças que impactam a administração das empresas.
Palavras-chaves: Gestão, controle.
ABSTRACT
The business competition rise is responsible for the search of enterprises to adequate to the dynamic business area. The search to the continuity of the enterprises activities demands efficient managerial actions which permit to increase the productivity and the organizational efficiency, aiming to improve the lucrativeness. The objective of this paper is to show the important of a right control of management to the particularities of the organization, as an efficient and essential managerial instrument in the orientation of the procedures related to the planning, the execution and the control of managerial activities, in order to achieve the planned objectives, especially face to the changes which impact the management of enterprises.
Key words: Management, control.
(^1) Aluno do Curso de Pós-Graduação em Controladoria da UFSM/RS, Nível de Especialização. (^2) Mestre em Administração pela UFSC/SC, Especialista em Metodologia de Pesquisa pela UFRR/RR e Professor do Departamento de Ciências Contábeis da UFSM/RS.
INTRODUÇÃO
O aumento da competição entre as empresas, no atual cenário de negócios, não está mais limitado ao espaço local ou nacional, em decorrência da abertura dos mercados que acompanhou o processo de globalização. A cada dia que passa, a maior parte das empresas está atenta a programas de aumento de produtividade e eficiência, visando melhorar sua lucratividade. A estabilidade econômica levou as empresas a buscarem formas de se adequar à nova realidade do mercado. A busca da adequação está se colocando como um desafio permanente aos gestores das organizações e demandando crescentes níveis de criatividade e uso competente de instrumentos gerenciais. O controle de gestão aparece como instrumento gerencial eficaz na orientação dos procedimentos relacionados ao planejamento, à execução e ao controle das atividades empresariais, com vistas a alcançar os objetivos planejados, frente às mudanças que impactam a administração das empresas e, conseqüentemente, os gestores das organizações estão entre os mais influenciados. O objetivo deste artigo é tratar do controle de gestão, explorando seus elementos, características, limitações, classificação e processos, com a finalidade de ressaltar sua importância aos gestores de empresas, como instrumento facilitador para alcançar os objetivos organizacionais planejados.
ADMINISTRAÇÃO
A sobrevivência das empresas no ambiente competitivo e inovador, ora vigente no mundo empresarial, requer um adequado processo de gestão que lhe oportunize atingir os objetivos planejados. Na administração de qualquer empreendimento, estão envolvidas as funções administrativas básicas de planejar, organizar, dirigir e controlar, que formam um processo administrativo cíclico, dinâmico e interativo. De acordo com Oliveira; Perez Jr.; Silva (2002), o termo gestão deriva do latim gestione e significa gerir, gerência, administração.
tendo como finalidade principal a coordenação em grupo para o desempenho das funções de planejamento, de organização, de direção e de controle em relação a certos fatores básicos, através de esforços motivacionais apropriados, de maneira que os vários objetivos do grupo e das pessoas que fazem parte da administração possam ser alcançados em grau ótimo e com eficiência ótima. De uma forma geral, aceita-se, atualmente, que as funções básicas do administrador compreendem o planejamento, a organização, a direção e o controle. Quando estão sendo desempenhadas, isto é, consideradas como um todo, elas formam o processo administrativo, que se caracteriza como um processo dinâmico, cíclico e interativo. Quando consideradas isoladamente, representam as funções administrativas, conceituadas por Chiavenato (1999), da seguinte forma: a) o planejamento define aonde se pretende chegar, determina os objetivos da organização a serem atingidos; é a primeira função administrativa; b) a organização consiste no agrupamento das atividades necessárias para realizar aquilo que foi planejado; c) a direção orienta e indica o comportamento das pessoas na direção dos objetivos a serem alcançados; d) o controle tem como finalidade assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem, tanto quanto possível, aos objetivos previamente estabelecidos, pois sua essência reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados desejados. Na administração de uma empresa, são facilmente identificadas as funções mencionadas, pois elas permeiam as áreas e atividades da organização, distribuindo-se desde a fase de planejamento, passando pela execução e alcançando o controle das atividades, isto é, o processo de gestão envolve claramente todas as funções administrativas.
MODELO DE GESTÃO
O modelo de gestão pode ser definido como o conjunto de normas e princípios que devem orientar os gestores na escolha das melhores alternativas para levar a empresa a cumprir sua missão com eficácia. É representado na empresa por um processo orientado, que
permita a ordenação de sua administração para o fluxo do processo de tomada de decisão em todos os planos empresariais e níveis hierárquicos, recebendo, então, a denominação de processo de gestão. O processo de gestão tem por finalidade permitir à empresa alcançar seus resultados dentro de um conjunto coordenado de diretrizes, para atingir as metas e objetivos explicitados na declaração da visão empresarial (PADOVEZE, 2003). De acordo com Figueiredo; Caggiano (1997), um modelo de gestão poderia ser definido como um conjunto de princípios e definições que decorrem de crenças específicas e traduzem o conjunto de idéias, crenças e valores dos principais executivos, impactando, assim, todos os demais subsistemas empresariais. É, em síntese, um grande modelo de controle, pois nele são difundidas as diretrizes de como os gestores serão avaliados e os princípios de como a empresa vai ser administrada. Segundo Oliveira; Perez Jr.; Silva (2002), o modelo de gestão representa os princípios básicos que norteiam uma organização, servindo como referencial para orientar a atuação dos gestores nos processos de planejamento, tomada de decisões e controle. Ele representa a forma pela qual a empresa desenvolverá seu negócio.
O PROCESSO DE GESTÃO
O processo de gestão, composto das etapas de planejamento, execução e controle é o instrumento utilizado pelos gestores para conduzir a organização a um futuro desejado a partir de uma situação atual. Nele são definidos o planejamento das atividades, as técnicas e os métodos de execução e os respectivos mecanismos de controle. Normalmente o processo depende do modelo de gestão adotado pela empresa. São requisitos básicos de um processo de gestão: indicação de como chegar aos objetivos definidos; atuação coordenada dos gestores convergindo para o planejamento estratégico; definição do plano estratégico e realização do planejamento operacional, detalhado em planos de curto, médio e longo prazo (PELEIAS, 2002). Para Padoveze (2003), o processo de gestão caracteriza-se
operações; f) aprovação do programa operacional; g) execução das operações e transações; h) controle; e i) ações corretivas.
CONTROLE
A palavra controle origina-se do vocábulo francês controle; significa o ato ou o poder de controlar, verificar, averiguar (RESKE FILHO, 2004). O controle pode ser definido como um processo de assegurar que os objetivos organizacionais e administrativos sejam alcançados. Logo, preocupa-se com a maneira de as coisas acontecerem de acordo com o planejado (MEGGINSON; MOSLEY; PIETRI JR., 1998). O controle é um processo fundamental para assegurar que as atividades de uma empresa se realizem da forma desejada pelos membros da organização e contribuam para a manutenção e a melhoria da posição competitiva e a consecução das estratégias, dos planos, dos programas e das operações, consentâneos com as necessidades identificadas pelos clientes (GOMES; SALAS, 1997). Para Padoveze (2003), o controle é um processo contínuo e recorrente, que avalia o grau de aderência entre os planos e a sua execução, compreendendo a análise dos desvios ocorridos, procurando-se identificar suas causas e direcionando ações corretivas, de tal sorte que permita observar a ocorrência de variáveis no cenário futuro, visando assegurar o alcance dos objetivos propostos. O ciclo gerencial se completa na medida em que acontece um processo sistemático de avaliação dos resultados obtidos na execução das operações em relação ao que foi previsto ou planejado. Este processo se realiza através da função de controle. Logo, a essência do controle está na comparação entre os resultados previstos e os realizados (ARANTES, 1994). De acordo com Migliavacca (2002), controle é uma ação tomada para certificar-se de que algo se cumpriu. Os controles também são meios usados para verificar que certa ação é eficiente ao seu propósito. Ambos, os controles e os meios de controle, devem ser dirigidos para um fim
ou um objetivo que se busca atender. O controle pode ser definido como a ação necessária para verificar se os objetivos, os planos, as políticas e os padrões estão sendo obedecidos. O controle pressupõe o estabelecimento e a comunicação dos itens verificáveis (objetivos, planos, políticas e padrões) aos responsáveis por sua realização e deverão, necessariamente, basear-se no planejamento administrativo (WELSCH, 1983). Para Mosimann; Fisch (1999), o controle é uma fase do processo decisório em que, com base no sistema de informações, é avaliada a eficácia de cada área da empresa, não apenas em termos econômicos, resultando, daí, ações que se destinam a corrigir eventuais distorções. Segundo Sanvicente; Santos (2000), controlar é, essencialmente, acompanhar a execução de atividades da maneira mais rápida possível, e comparar o desempenho efetivo com o planejado, isto é, o que tenha sido originalmente considerado desejável, satisfatório ou viável para a empresa. Percebe-se que a função de controle não deve se limitar ao puro e simples acompanhamento, mas contribuir com o processo de geração de informações que subsidiem a tomada de decisões. O planejamento, a execução e o controle constituem-se no processo de gestão, compreendendo as etapas nas quais ocorrem as decisões dos gestores. Já o controle é a etapa do processo de gestão, contínua e recorrente, que avalia o grau de aderência entre os planos e sua execução; analisa os desvios, procurando identificar as causas, sejam elas internas ou externas; e direciona as ações corretivas, observando a ocorrência de variáveis no cenário futuro, visando alcançar os objetivos propostos (PELEIAS, 2002). O posicionamento dos autores por meio dos conceitos expostos evidencia a importância do controle como instrumento norteador de ações para assegurar o acompanhamento da execução das atividades da empresa, de forma que elas aconteçam de acordo com o planejado, facilitando-se que os objetivos, planos, políticas e padrões sejam atendidos. Também permite analisar os desvios e identificar as causas que servirão de subsídios à adoção de ações corretivas, com vistas a observar a ocorrência de variáveis no cenário futuro, como forma de assegurar o efetivo alcance
CONTROLE DE GESTÃO
Segundo Campiglia; Campiglia (1995, p.11), o “controle de gestão deve ser entendido como o conjunto de informações e de ações cujo objetivo é manter o curso das operações dentro de um rumo desejado”. Sobre a ocorrência de desvios de rumo, os autores enfatizam a necessidade de que eles devem ser rapidamente detectados, medidos, investigados para a identificação de suas causas e, por fim, corrigidos através de ações eficazes. Horngren; Foster; Datar (2000, p.636), afirmam sobre o sistema de controle de gestão: É o meio de se obter e utilizar a informação para ajudar e coordenar as decisões de planejamento e controle em uma organização e para orientar o comportamento do empregado. O objetivo do sistema é melhorar as decisões coletivas dentro de uma organização.
Tratando de dados e fontes de informações, Beuren (2002) diz que o sistema de controle de gestão reúne dados financeiros e não- financeiros. Os dados financeiros referem-se ao valor das vendas, custos, despesas, resultados do período da empresa ou de uma área dela. Já os dados não-financeiros contemplam o tempo de atendimento dos pedidos dos clientes, absenteísmos, acidentes, etc. As informações são obtidas em duas fontes: aquelas originárias do ambiente externo da organização e que se referem ao valor das ações, aos preços dos concorrentes, aos principais produtos que concorrem com os da empresa no mercado, entre outras; e aquelas coletadas dentro da empresa, como, por exemplo, os dados históricos sobre o desempenho das diversas áreas, a produtividade por empregado, a quantidade e o valor dos equipamentos utilizados na empresa ou num setor dela. O sistema de controle de gestão abriga elementos formais e informais. A parte formal está nas regras explícitas, nos planos que orientam o comportamento dos gestores, nos procedimentos e nas medidas de desempenho. Já o sistema informal de controle reporta-se a regras não escritas sobre o comportamento aceitável das pessoas em uma organização, tais como lealdade e compromissos recíprocos entre os
membros da organização (BEUREN, 2002). Nesse contexto, no planejamento da empresa, são definidas as diretrizes estratégicas e as políticas operacionais, que, por sua vez, são traduzidas e desdobradas em planos e padrões de controle quantificados física e monetariamente por meio dos planos orçamentários. Esse conjunto de instrumentos serve de parâmetro para se atingir maior eficácia no desempenho de cada área e, conseqüentemente, da empresa como um todo, devendo ser controlado para que seja alcançada a situação planejada e para se corrigir eventuais falhas, já com vistas ao planejamento de períodos futuros (BEUREN, 2002).
CARACTERÍSTICAS DO CONTROLE DE GESTÃO
Para que uma empresa tenha bons controles, algumas características devem ser destacadas: a) o controle deve estar orientado para a futuro, a fim de que não aconteçam surpresas indesejáveis, uma vez que o passado não é relevante, exceto como um guia para o futuro; b) os controles devem estar direcionados para os objetivos estabelecidos, significando dizer que o desempenho de uma área ou de toda a empresa deve ser considerado em todas as dimensões (gerenciamento de ativos, qualidade, etc.); c) nem sempre ter controles que assegurem o alcance dos objetivos e metas fixados pela organização é economicamente conveniente, em decorrência do custo de implementar controles que garantam o desempenho desejado (BEUREN, 2002). Embora de avaliação difícil, porque subjetiva, uma análise de custo-benefício deve sempre estar presente no dimensionamento e na adoção do sistema de controle de gestão. Na concepção de Horngren; Foster; Datar (2002), a efetividade dos sistemas de controle de gestão demandam algumas características básicas em seus fundamentos: a) devem estar estritamente alinhados com as estratégias e metas da organização; b) devem ser planejados para compatibilizar a estrutura organizacional com a responsabilidade de decidir de cada gestor; e c) devem motivar os gestores e os empregados a cumprirem uma determinada meta associada à respectiva orientação para
PROCESSO DE CONTROLE
O processo de controle contempla um amplo conjunto de atividades que podem ser assim resumidas: a) estabelecimento de objetivos, metas e padrões que se refletem em procedimentos, normas de conduta, ética profissional e normas de trabalho de perfeita compreensão e relacionados ao resultado desejado; b) observação do desempenho de maneira sistemática e coerente com os objetivos, metas e padrões estabelecidos, selecionando-se o que medir e como medir, com a finalidade de alimentar o sistema de informações com os dados referentes às atividades realizadas; c) comparação do desempenho real com o esperado, abrangendo os dados sobre as atividades realizadas e as respectivas variações, o padrão de execução e o realizado; d) comunicação do desempenho com as alternativas de ação em decorrência de variações relevantes; e) adoção de medidas ou providências para eliminar os desvios significativos apontados (as ações corretivas podem levar à alteração dos padrões ou até mesmo das metas estabelecidas para um determinado período); e f) acompanhamento das ações corretivas e aproveitamento das informações decorrentes para alimentar o processo de planejamento do próximo ciclo decisório (MOSIMANN; FISCH, 1999).
LIMITAÇÕES DO CONTROLE
Fernandez (1989 apud MOSIMANN; FISCH, 1999), destaca alguns perigos acerca da formalização de controles: a) o perigo de que as regras se tornem mais importantes que os próprios objetivos, para cuja consecução elas devem contribuir; b) as regras se converterem em segurança para determinados empregados; c) a adoção excessiva de normas, gerando conseqüências negativas decorrentes de tratamentos de forma impessoal; d) a preocupação excessiva com a rigidez no cumprimento das regras, levando as pessoas a se comportarem com grau exagerado de conservadorismo e tecnicismo; e e) a formalização tende a ser menor nos níveis mais altos da organização. A existência de controles que auxiliem o acompanhamento das
atividades e dos resultados da empresa é de fundamental importância para o administrador. No entanto, o conjunto de controles não deve ser exagerado, pois poderá inibir a execução de atividades e, destarte, prejudicar o desempenho de funcionários ou setores. Mais importante do que a quantidade, é a qualidade dos controles existentes e operacionalizados para controlar as atividades da empresa.
CLASSIFICAÇÃO DOS CONTROLES
Os controles podem ser caracterizados de diversas formas, dependendo do enfoque que lhes é dado. Para o presente caso, serão abordadas as fases relativas ao processo de gestão. Na concepção de Mosimann; Fisch (1999) quanto à fase do processo de gestão, os controles podem ser caracterizados em pré-controle, controle concomitante e pós-controle. A fase do pré-controle refere-se às atividades de controle e avaliação efetuadas antes da ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar, com o intuito de prevenir ou impedir a ocorrência de atos indesejáveis. O modelo de gestão, o plano estratégico e os planos operacionais, principalmente os planos orçamentários, funcionam como instrumentos do pré-controle. A fase do controle concomitante reporta-se às atividades de controle e avaliação efetuadas ao mesmo tempo da ocorrência do evento ou fato que se pretenda controlar, ajustando-se o desempenho ainda em curso a fim de se alcançar o objetivo. O pós-controle refere-se às atividades de controle e avaliação efetuadas após a ocorrência do evento ou fato. Não permite qualquer ação corretiva relativamente ao desempenho completado. Limita-se a verificar se os eventos resultaram da maneira desejada e, em caso de desvios ocorridos, poderá auxiliar na determinação das causas para subsidiar o gestor na implementação de futuras ações para corrigir o desempenho da empresa. Já para Campiglia; Campiglia (1995), os controles básicos de gestão compreendem três funções temporais: a fase prévia, a fase
Tendo presente que as decisões nas organizações são tomadas a partir de dados, fatos e informações, os controles de gestão, entendidos como um conjunto de ações que tem o objetivo de auxiliar a manter o curso das operações no rumo planejado, tornam-se um relevante instrumento gerencial, com vistas a alcançar os objetivos organizacionais propostos, porque permitem avaliar como os recursos estão sendo usados e subsidiar as ações corretivas quando necessárias.
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