Baixe Controle de informações documentadas e outras Esquemas em PDF para Engenharia de Produção, somente na Docsity!
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 1 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001:
1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes e responsabilidades para o controle adequado das informações documentadas dentro do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), conforme os requisitos da ISO 9001:2015, item 7.5. Este procedimento visa assegurar que as informações documentadas sejam controladas de maneira eficaz, garantindo que sejam acessíveis, compreensíveis e utilizáveis quando necessário. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO / ESCOPO Este procedimento se aplica a todas as informações documentadas relacionadas ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da organização, incluindo documentos e registros, seja em formato eletrônico ou físico. 3. RESPONSABILIDADE/AUTORIDADE Gestor executivo: Aprova o escopo e a Política da Qualidade. Responsável pelo SGQ: Garantir que todas as informações documentadas sejam controladas de acordo com os requisitos estabelecidos neste procedimento, bem como, distribuição dos procedimentos operacionais, instruções de trabalho e demais documentos, bem como, normas de sistema da qualidade e documentos contratuais junto ao órgão certificador. O SGQ também deve acompanhar (quando aplicável) a elaboração e o treinamento das instruções de trabalho, formulários, procedimentos e demais documentos junto as áreas. Gestores de Área: Verificar a conformidade e a necessidade de documentos dentro de suas respectivas áreas de operação. Departamento de TI: Manter a segurança e integridade das informações documentadas em formato eletrônico. Coordenadores, Supervisores, Líderes e técnicos dos setores: Solicitam ao SGQ a necessidade de elaborar um documento. São também responsáveis em elaborar, treinar e aplicar todos os documentos sob sua responsabilidade. A criação de um documento é livre, porém, DEVE ser informada ao SGQ antes de colocar em uso. Gestor de P&D e/ou técnico de desenvolvimento de produtos: Identificam e controlam as normas e documentos externos provenientes de clientes e/ou fornecedores aplicáveis ao desenvolvimento de produtos.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 2 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001:
4. PROCESSOS ENVOLVIDOS Alta Direção, comercial, composto, compras, engenharia de manutenção, engenharia de produção, expedição, faturamento e logística, financeiro, laminação, PCP, P&D, recebimento, RH, S.A.C., S.G.Q. PCP, MKT e TI. 5. DESCRIÇÃO Entende-se como informação documentada o manual da qualidade, os procedimentos, as instruções de trabalho, os registros, os documentos internos e externos necessários para execução de todas as operações essenciais para o funcionamento eficaz do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). 5.1 PADRONIZAÇÃO DA FOLHA, DAS FONTES E MARGENS. As informações documentadas devem ser descritas em papel formato “A4”, com as seguintes configurações de margens: Margem superior esquerda 2 cm (centímetro) e margem esquerda 1,5 cm (centímetro). Margem superior direita e margem direita 1,5 cm (centímetro). É utilizado papel tamanho “A4” e a fonte padrão será a TAHOMA, ARIAL ou TIMES NEW ROMAN, sem detalhes estéticos para facilitar a leitura. O tamanho da fonte deve ser 12 para títulos e subtítulos), na cor preta e ao discorrer a descrição, notas de rodapé, paginação, legendas das ilustrações e tabelas utilizar o tamanho de fonte 11. Margem superior esquerda 2 cm (centímetro) e margem esquerda 1,5 cm (centímetro). Margem superior direita e margem direita 1,5 cm (centímetro). 5.2 PARAGRAFOS, ESPEÇAMENTO ALINHAMENTO Todo o texto deve ser digitado com espaçamento 1,15 entre linhas, notas de rodapé, legendas das ilustrações e das tabelas que devem ser digitados em espaço simples.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 4 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001: ÁREAS ENVOLVIDAS: definir cada departamento envolvido nas atividades descritas no procedimento. DESCRIÇÃO: descrever passo, a passo o que deve ser feito. Usar referências, quando apropriado. Manter uma sequência lógica. Mencionar quaisquer exceções ou áreas específicas importantes. Observação: O desenvolvimento da descrição é livre para que o elaborador possa criar o documento que mais se adequa ao seu processo, podendo ser redação (ver anexo 1), por logigrama (ver anexo 2), fotos (ver anexo 3), e outros conforme necessidade do departamento. REFERÊNCIAS: identificar os documentos referenciados no procedimento, como normas técnicas ou referências cruzadas a outros procedimentos. ANEXOS: Utilizado quando aplicável. 5.4.1 APROVAÇÃO E EMISSÃO DE DOCUMENTOS E DADOS Todos os documentos que compõem o SGQ devem ser controlados pela lista mestra de documentos ( FRM-13.001 “Lista Mestra para o controle de Controle de Documentos e formulários”) e a sua disposição deve ser feita por meio eletrônico, somente para consulta dos demais processos. Qualquer colaborador pode elaborar um documento do Sistema de Gestão da Qualidade, porém, sob o consenso e orientação do gestor da sua respectiva área. Para a elaboração do documento, deve-se seguir o descrito no procedimento (PO-13.001 – Controle de documentos e dados). A aprovação de procedimentos operacionais, métodos de ensaios e instruções de trabalho, formulários, entre outros devem ser realizadas pelo Gestor de cada área ou por um responsável designado por ele. É de responsabilidade pelo Analista do Sistema de Gestão da Qualidade a emissão, distribuição e controle dos documentos aprovados e autorizados. Este controle deve-se utilizar o formulário FRM-13.001 “Lista Mestra para o controle de Controle de Documentos e formulários”, onde, é possível realizar a identificação, a distribuição (localização), a situação da revisão, a vigência e aprovação do mesmo, permitindo o fácil acesso aos demais colaboradores, através da rede informatizada: /ISO 9001:2015, somente para leitura.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 5 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001: É de responsabilidade do Analista do Sistema de Gestão da Qualidade a coordenação e arquivamento eletrônico dos documentos obsoletos em uma pasta específica da qualidade. Estes arquivos devem permanece pelo menos 06 meses para consultas, sendo obrigatória à guarda da última revisão anterior a revisão atual. 5.4.2 DEMAIS DOCUMENTOS DO SGQ Os formulários, normas de origem externa, padrões, tabelas, desenhos e outros documentos do sistema da qualidade, são encaminhados ao SGQ para o cadastro, o controle de atualizações e arquivamento dos modelos. Necessidades de inclusões ou exclusões de documentos devem ser notificadas ao SGQ pelo usuário para a devida atualização e registro no controle de documentos. O Técnico da Qualidade com base no FRM-13.013 “Calendário Anual de Eventos do Sistema de Gestão da Qualidade” e FRM-12.001 “Reunião de Análise Crítica pela Alta Direção”, verifica junto aos organismos, em intervalos de aproximadamente 01 ano, a necessidade de atualização das normas de origem externa. O responsável pelo setor verifica e assinala para fins de validação, quando aplicável. Critérios de controle, originalidade, distribuição (localização do original e cópias), validade (quando aplicável) identificação do responsável pela emissão, controle e aprovação do documento, ocorrem conforme cadastro de documentos no FRM-13.001 “Lista Mestra para o controle de Controle de Documentos e formulários”. A originalidade dos documentos e o controle da distribuição (localização) das cópias do documento são identificadas através de sua disposição no formulário FRM-13.001 “Lista Mestra para o controle de Controle de Documentos e formulários”, que é utilizado somente por pessoas autorizadas do SGQ. O controle da distribuição (localização) das cópias do documento é realizado pelo SGQ. As cópias obsoletas são apagadas e os originais dos mesmos são retidos e arquivados pelo SGQ, quando aplicável, após disponibiliza–lós em uma pasta específica no arquivo do SGQ. Os clientes e fornecedores são responsáveis pela destruição das cópias obsoletas quando do recebimento da revisão atualizada. 5.4.3 ALTERAÇÕES DOS DOCUMENTOS DO SGQ É de responsabilidade dos colaboradores dos processos, realizarem formalmente, a solicitação para que se realize as alterações nos procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários, documentos, entre outros.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 7 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001:
- Manual da Qualidade: é o documento que formaliza o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Matsuko, documentando o seu funcionamento de maneira clara, bem como, a forma que a empresa age para garantir a qualidade de seus produtos e serviços.
- Políticas: São as condutas por motivos e fatos intelectuais. Politicas tem um domínio maior de ações em termos de responsabilidades administrativas. Exemplo: Políticas salariais, Política patrimonial, política de ética, política ambiental, política de qualidade entre outras.
- Procedimentos: É a conduta pelo fatos e desempenho para estabelecer os objetivos estabelecidos. Os procedimentos estão sempre subordinados às políticas.
- Instruções de trabalho: Documento que fornece instruções destelhadas e prescritivas de como executar uma determinada tarefa dentro do processo.
- Métodos de ensaios: Trata-se de uma abordagem sistemática e estruturada para a realização de experimentos e testes em diversas áreas do conhecimento.
- Formulários: Formulários são todos os documentos utilizados no processo para armazenar informações. Após o seu preenchimento o formulário passa a se chamar registro da Qualidade. Logo, as letras iniciais da codificação se referem ao tipo de documento. Para o Manual da Qualidade (MQ), para os procedimentos operacionais de cada processo (PO), Instruções de trabalho (IT), para os métodos de ensaios (ME), documentos (DOC) e para os formulários (FORM). Na sequência, os dois números referem-se a origem do documento, como segue: 01 Compras 07 Logística e Faturamento 1 3 SGQ 02 Comercial 08 Expedição 1 4 Eng. de Manutenção 03 Financeiro 09 Recursos Humanos 1 5 Compostos e Preparação 04 Recebimento 10 Pesquisa e desenvolvimento 1 6 Unidade Texima 05 PCP 11 Tecnologia da Informação 1 7 SAC 06 Laminação 12 Alta Direção 1 8 Vazio E por fim, os três números se refere a sequência da documentação iniciando em 000 e finalizando em 999.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 8 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001: 5.6 ANÁLISE CRÍTICA E ATUALIZAÇÃO / REPROVAÇÃO O controle da atualização dos documentos contidos no SGQ é realizado através do FRM-13. “Lista Mestra para o controle de Controle de Documentos e formulários”, disponível no sistema, onde, estão listados todos os procedimentos, instruções de trabalho, metodologias de ensaio, formulários e documentos, contendo o processo, o responsável, a data da emissão e o prazo de validade. Os documentos têm validade indeterminada. A análise crítica é demonstrada através da revisão dos documentos (quando existir necessidade) e da informação do motivo da nova edição é registrada no FRM-13.001 “Lista Mestra para o controle de Controle de Documentos e formulários” e a disposição do mesmo em sistema. Observação: A atualização dos padrões de produtos acabados, localizados na área do Laboratório é realizada pelo Analista de desenvolvimento de produtos, o qual deve controlar a data de validade dos mesmos para garantir a substituição ou validação de forma antecipada.
6. REFERÊNCIAS FRM-13.001 - Lista Mestra de Documentos e Registros FRM-13.002 – Controle de Mudanças FRM-10.012 - Consulta para Desenvolvimento FRM-12.001 - Reunião de Análise Crítica pela Alta Direção FRM-13.013 - Calendário Anual de Eventos do Sistema de Gestão de Qualidade
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 10 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001: ANEXO 2 - Fluxograma
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Eliseu Ramalho
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES DOCUMENTADAS
Aprovador: Milton Astrath DOC-13. Rev.: 00 Emissão: 05/04/2025 Página 11 de 11 Item da 7.5.3 da ISO9001: ANEXO 3 - Logigrama A estruturação do logigrama deve conter pelo menos os campos para o fluxograma das atividades, para as responsabilidades de cada atividade e para a descrição das instruções e/ou registros necessários.
