Aperfeiçoamento de Processos na KL Serviços: Organização, Entendimento e Controle, Trabalhos de Administração Empresarial

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Aperfeiçoamento de Processos Empresariais (APE)

Nomes:  Ana Beatriz Santos Vieira, 58010005826;  Maria Eduarda de Azevedo Siqueira, 58010004843;  Vitória do Rosa Salomon, 58010004750.

A empresa KL SERVIÇOS DE QUALIDADE LTDA possui segmento em mercado de serviços, o representando há 14 anos. Atua com a terceirização de mão de obra, na área da qualidade e manutenção, para as indústrias. Possui grandes clientes no Vale do Paraíba como a Pilkington, Daido, Lear, Grupo Antolin, etc., também possuem clientes em Minas Gerais, Paraná e em municípios próximos a grande São Paulo. Sua Matriz, o escritório administrativo, se localiza em Taubaté - SP, com aproximadamente nove pessoas atuando nas áreas do comercial, financeiro, administrativo, recursos humanos e marketing.  Princípios do Aperfeiçoamento de Processos Empresariais

1. Organizar: O processo que utilizado para o aperfeiçoamento neste trabalho, se integra na área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, que tem como integrantes uma coordenadora, uma assistente e uma estagiária. Além disso, outros envolvidos são os líderes da produção, os terceiros que trabalham na mão de obra, e consequentemente os clientes, que também serão afetados. O objetivo será a melhoria dos processos de lançamento e cálculo das horas trabalhadas, dos funcionários que denominamos “volantes”, que atuam em diversas plantas/empresas diferentes. 2. Entender: Alguns clientes da empresa, como a Pilkington, na qual há uma grande quantidade de funcionários fixos trabalhando, coloca-se um relógio de ponto digital, isso facilita o processo de tratamento do ponto. Porém, com os clientes em que não há um contrato fixo, é inviável o gasto com relógio de ponto digital em todos eles, para serem utilizados esporadicamente, às vezes até apenas uma única vez. Portanto, utilizamos um cartão de ponto manual, que se assemelha a esse abaixo.

O que acontece em todo esse processo, é que infelizmente nenhum desses processos são utilizados corretamente. Os funcionários não enviam foto do cartão de ponto, ultrapassam o limite de tolerância de 10 minutos diários, gerando horas extras que não foram solicitadas. Os líderes não preenchem o documento de solicitação de horas extras, mesmo quando são realmente solicitadas. O fato de que o lançamento ocorre manualmente, as margens de erro aumentam significativamente. E nisso tudo, a empresa também perde dinheiro, além da credibilidade, por exemplo, se há a cobrança de horas extras do funcionário x, e o cliente diz que não solicitou, e também não possui nenhum documento comprovando a autorização. São diversos processos em conjunto, com muitas falhas, que precisam de melhorias.

3. Aperfeiçoar Nós identificamos acima que o problema da empresa é devido ao controle do horário de ponto, no qual gera um retrabalho muito grande para os colaboradores do RH, como mencionado na parte do entendimento, estes fatos acabam gerando muitas chances de erro, falta de credibilidade para a empresa terceira. Para aperfeiçoar este ponto, é necessário pontuar cada passo do problema e ver sua solução:  Problema n° 1: Funcionário não manda foto do cartão de ponto: Solução: instalação de ponto on-line, assim, os contratados podem bater o ponto de acordo com a localização de trabalho, facilitando o processo de responsabilidade de envio de ponto manual semanalmente.  Problema n° 2: Funcionário faz hora extra e líder não solicitou, ou esqueceu-se de preencher o papel: Solução: fazer documentação na hora do contrato do volante informando que se ele não possuir o papel de solicitação preenchida pelo líder de hora extra, não irá fazê-lo, independente da urgência. Pode também virar uma solução isentar essa pratica de solicitação pelo líder, já que o relógio de ponto já mostra o local onde o volante está na hora de bater o mesmo.

4. Medir e Controlar É necessário na implantação do sistema mencionado acima que o funcionário “volante” não se esqueça de bater o ponto, pois poderá causar problemas na hora do pagamento, é de extrema importância que ele tenha noção disto. O aplicativo de ponto já facilita muito no controle, pois ele não permite que o volante bata o ponto fora do local de trabalho permitido. A segunda alternativa de medida é notificar aos volantes e funcionários, se possível com documento assinado a ciência de ambas as partes que só irá pagar horas a mais se solicitado mediante algum método de comprovação 5. Aperfeiçoamento Contínuo Consiste em aprimorar os processos que já estão com esboço de desenvolvimento, também é necessário verificar como os processos aplicados estão sendo utilizados pelos colaboradores, a fim de ter feedbacks sobre a melhoria de trabalho, resultando um serviço mais prático e confortável ao RH, além de evitar a probabilidade de erro na hora de pagamento do funcionário.