Aprovisionamento, logística e gestão de stocks, Resumos de Logística

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Formadora: Mónica Gonçalves

Aprovisionamento, logística e

gestão de stocks

Delegação Regional Norte

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1. Objetivos  Estabelecer e implementar metodologias de gestão de aprovisionamentos e de logística industrial.  Identificar e caracterizar técnicas de gestão de stocks.  Identificar as diferentes etapas da compra e estratégias de negociação com os fornecedores. Identificar e analisar os diferentes custos associados aos stocks e armazenamento.  Utilizar os principais instrumentos de controlo e informação de stocks. 2. Introdução Embora se confundam muitas vezes, compras e aprovisionamento não são sinónimos. Na realidade, compras refere-se a um conjunto de atuações iniciadas pela identificação de uma necessidade e compreendem, normalmente a seleção de um ou mais fornecedores, negociação de preço e de restantes condições de venda. Por outro lado, o aprovisionamento pode ou não incluir a atuação de compra, de material e de encomenda dos stocks, na receção e armazenamento dos produtos, etc. Atualmente, o aprovisionamento, com a sua subcomponente compras, é considerado um sector fulcral da atividade comercial, sendo, quase sempre, decisivo relativamente aos resultados finais, uma vez que é sempre fácil vender bem o que foi comprado. As ligações funcionais do aprovisionamento com os outros departamentos ou sectores da empresa, são variadas e, quando eficazes otimizam a rentabilidade da empresa. 3. Aprovisionamento O "Aprovisionamento”, por si só, representa geralmente a maior despesa das empresas, é de esperar que seja uma área muito pressionada em termos de eficiência e eficácia. É uma área em evolução dentro das empresas , com cada vez mais responsabilidades , pois o que antes se chamava simplesmente “aprovisionamento", hoje apresenta nomes como sourcing, supply manegement, etc. A par desta “mudança” de nome, verifica-se um crescente reconhecimento da importância das atividades de “aprovisionamentos" no sucesso da empresa.

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3.1. As fases da compra Desde a deteção da necessidade que origina um processo de compra, até à receção da mercadoria, toda a operação decorre numa sucessão de etapas que têm que ser percorridas, quer sejam simples, ou extensas. Essas etapas são basicamente três: 1º A fase da pré-compra que comporta toda a preparação da compra e o estudo do mercado fornecedor. 2º A compra propriamente dita, que inclui uma sucessão de atuações que são basicamente:  A seleção da base de fornecedores;  A consulta;  A análise comparativa das propostas;  A seleção das ofertas consideradas mais vantajosas;  A negociação com os fornecedores selecionados;  A decisão final sobre o fornecedor e as condições de fornecimento;  O estabelecimento de um contrato. 3º O acompanhamento e controlo da compra contratada especialmente nos seguintes aspetos:  Receção qualitativa, quantitativa e documental;  Controlo dos prazos de entrega e validade dos produtos;  Controlo da faturação.

3.1.1. A Pré-compra A pré-compra reporta a toda a fase que antecede a seleção da base de fornecedores e tem essencialmente duas componentes: a primeira clarifica dentro da própria empresa a necessidade a satisfazer e a segunda, externa, baliza o mercado fornecedor onde essa necessidade pode ser satisfeita.

3.1.1.1. O estudo da necessidade interna A compra a efetuar vai refletir, não somente a satisfação de uma necessidade, mas os parâmetros que definem essa necessidade em termos de quantidade, preço, qualidade e prazo de entrega. De uma maneira geral, a definição desses parâmetros passa por respostas a perguntas do género:

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3.1.1.3. A análise das empresas fornecedoras É sempre vantajoso, especialmente no caso de compras importantes, ter um bom conhecimento da empresa fornecedora, para além do eventual contacto com o vendedor. Conhecer as suas instalações, os seus equipamentos, a sua estrutura de distribuição e mesmo alguns dos seus quadros, permite inferir a qualidade global da empresa, a qual deve ser tomada em linha de conta na decisão final do produto a comprar.

3.1.2. As fases da compra propriamente dita 3.1.2.1. A consulta Designa-se por consulta a sondagem das empresas fornecedoras, recolhendo, organizando e sistematizando as informações transmitidas. Existem no entanto, algumas opções que são necessárias tomar relativamente a:  Tipos de fornecedores a contactar (fabricantes, grossistas, etc.)  Distribuição geográfica dos eventuais fornecedores  Forma de consulta (carta, telefone, fax, entrevista, internet)  Conteúdo da consulta (gama de itens a cobrir) Estas opções decorrem, evidentemente, dos dados que originaram a consulta e os fatores nomeadamente:  Maior ou menor prazo da exigência da compra;  Especificidade técnica do produto a comprar;  Condicionalismos geográficos, económicos ou outros. É evidente que a resposta à consulta por parte do fornecedor representa, de certa forma, um compromisso relativamente a condições de qualidade, preço, entrega, etc. De uma maneira geral, os elementos a solicitar numa consulta devem abranger:  As especificações técnicas do produto a fornecer com limitações qualitativas ou outras;  As características relativamente a pesos, volumes, embalagens, etc.;  A solicitação de preços da forma mais específica possível e em todas as opções que possa ser considerada (relativamente aos produtos, às embalagens, aos locais de entrega, etc.)  O prazo de garantia, condições de assistência, fornecimento de acessórios, etc. É obvio que, quanto maior for o prazo que o comprador tiver para sondar o mercado e negociar a melhor opção de compra, maiores possibilidades terá de conseguir uma boa

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compra. E como desse sucesso advém a avaliação do comprador como profissional, este pressuposto deve ser levado em conta (com o necessário bom senso), mesmo quando sujeito à pressão das urgências da lógica empresarial.

3.1.3. A análise comparativa das propostas Precedendo a negociação, a análise comparativa das propostas, por poder ser muito diversificada em relação a diferentes fatores, implica logo à partida a classificação em dois aspetos:  O estabelecimento de limites (de qualidade, preços, condições de pagamento, quantidades, prazos de entrega e outros) que por não serem aceitáveis eliminam a proposta.  O peso ponderado comparativo dos diferentes fatores de forma a poder hierarquizar as diferentes propostas na sua globalidade. Entre os fatores aos quais é necessário atribuir uma valorização ponderada estão:  Qualidade do produto  Preço com todas as suas variantes de desconto  Prazos de entrega  Condições de pagamento  Condições de garantia, assistência técnica, etc.  Credibilidade da empresa fornecedora (com especial importância quando se pretendem estabelecer relações comerciais a prazo)

3.1.3.1. A seleção A seleção, complementar da análise comparativa da proposta, decide-se por dois ou três fornecedores que serão abordados para se passar à fase de negociação. Convém no entanto manter presente alguns fatores do mundo empresarial, nomeadamente:  É mais fácil negociar preços e prazos de pagamento do que qualidade e prazos de entrega (por serem inerentes ao produto e à empresa). As negociações são sempre confidenciais. A fuga de informação para a concorrência, gera falta de credibilidade do negociador e ocasionará prejuízos futuros.  Por vezes é possível negociar condições diferentes das propostas pelo fornecedor (embalagem, entregas repartidas, condições promocionais, cooperação em ações de marketing, etc.)

Delegação Regional Norte Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes  Especificar as condições económicas e técnicas de maneira objetiva;  Prevenir no contrato, de modo objetivo, todas as eventuais situações decorrentes da compra, não aceitando eventuais mal-entendidos;  Estudar todas as possíveis consequências das cláusulas incluídas pela entidade fornecedora, nomeadamente qualquer uma que reveja as condições do contrato;  Formalizar a receção de mercadorias.

3.1.3.5. O controlo de execução do contrato Qualquer contrato pressupõe um jogo de obrigações mútuas que, quando não cumpridas parcialmente ou totalmente por um dos lados, implica penalizações clausuladas no próprio contrato ou a cessação das obrigações contratuais da outra parte. As cláusulas de um contrato podem cobrir inúmeros aspetos e detalhes. Entre outros assuntos reportam-se normalmente:  À qualidade, tipo, referências, etc. da mercadoria a entregar;  Às quantidades a entregar;  Às datas e locais de entrega;  Ao transporte das mercadorias;  Aos preços;  Às embalagens de transporte, venda, etc.;  À rotulagem, etiquetagem, etc.;  Aos prazos de validade de mercadorias;  Às eventuais garantias;  À eventual assistência técnica;  Aos documentos de origem, certificados a mercadoria (seguro, certificados de origem, certificados de qualidade, etc.). Deste modo, o serviço de compras (ou quanto for caso disso, de aprovisionamento), tem de montar um sistema de controlo de execução de contratos para que não exista qualquer falha da sua parte e a detetar em devido tempo falhas de empresa fornecedora. Neste caso, consoante a gravidade, procurar-se-á conjuntamente com o fornecedor, soluções de compromisso, ou acionar-se-á as penalizações previstas. Neste contexto os prazos de entrega da mercadoria assumem frequentemente enorme importância por poderem colocar em causa stocks e vendas. Para o comprador, no entanto, também os

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prazos de pagamento ao fornecedor podem ter influencia acrescentada pois podem melhorar ou piorar a capacidade de negociação em futuras conversações.

3.1.3.6. A verificação de faturas A verificação de faturas, sendo feita com base no contrato ou acordo estabelecido com o fornecedor, é frequentemente uma tarefa do sector administrativo-financeiro da empresa. Normalmente verifica-se:  Se as quantidades e qualidade (modelos, referencias, embalagens, etc.) rececionados correspondem aos mencionados na fatura;  Se os preços e restantes condições afins (descontos, etc.) correspondem ao acordado;  Se o pagamento solicitado corresponde ao prazo estipulado. Caso tudo se encontre de acordo com o indicado pelo serviço de compras, a fatura segue então para a contabilidade a fim de ser colocada a pagamento.

3.2. Os documentos a utilizar pelo serviço de compras 3.2.1. A requisição de compra A requisição de compra é um documento interno elaborado pelo sector que necessita a mercadoria e dirigida ao sector de compra. De uma maneira geral deve conter:  Nº de ordem  Entidade requisitante  Responsável pela requisição  Referencia qualitativa detalhada do produto  Quantidade (s) a requisitar para uma data ou sucessão de datas  Aprovação da requisição

3.2.2. A ficha do fornecedor A ficha do fornecedor é, tal como o nome indica, a ficha identificativa do fornecedor. O ficheiro deve ser organizado por ordem alfabética e cada ficha inclui:  Nome da empresa  Moradas de: o Sede o Representante o Fábrica

Delegação Regional Norte Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes  Preços, descontos  Prazos de pagamento  Quantidades a entregar  Valor da encomenda

3.2.5. A nota de devolução A nota de devolução é o documento a utilizar na devolução total ou parcial de uma encomenda, mercadoria fora do prazo, mercadoria deriorada coberta pelo acordo de compra, vasilhame e que implique a obtenção de um crédito ou pagamento por parte do fornecedor.

3.2.6. O diário de compras O diário de compras consta do registo diário das compras efetuadas e das datas previstas de pagamento, assim como, do seu acompanhamento face ao orçamento de compras.

4. Stocks A Gestão de Stocks assume nas empresas modernas um papel fundamental, sendo uma das ferramentas mais importantes ao dispor da gestão para maximizar os seus resultados líquidos. A manutenção de um nível adequado de stockagem e um desafio que e colocado aos gestores, já que e necessário minimizar os custos de stockagem, não pondo em risco a operacionalidade de toda a logística das empresas. Um stock e um conjunto de artigos que esperam uma utilização mais ou menos próxima. Assim, tanto e stock a mercadoria existente num espaço de venda como a que existe num armazém, como a que há na despensa de nossa casa. A gestão de stocks e, dito de forma simplificada, o conjunto de ações que visa manter o stock ao mais baixo nível em termos quantitativos e de custo, garantindo simultaneamente o fornecimento regular da empresa e a melhor execução das tarefas de aprovisionamento e armazenagem. Assim, a gestão de stocks tem como objetivo definir quais os produtos a encomendar, qual a altura em que devem ser encomendados e em que quantidade. A complexidade desta missão e proporcional ao número de produtos comercializados pela empresa e ao volume de vendas de cada um deles.

Delegação Regional Norte Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes 4.1. Noção Stocks, consiste em todos bens e materiais que são armazenados por uma determinada organização para serem consumidos/utilizados no futuro. Gestão de stocks é um Conjunto de operações que permite, após conhecer a evolução dos stocks, que se verificou na empresa, formular previsões destes e tomar decisões de quanto e quando encomendar na finalidade de conseguir a melhor qualidade de serviço ao mínimo de custo. O objetivo da gestão de stocks envolve a determinação de três decisões principais:  O que comprar  Quanto comprar  Quando comprar

4.2. Função Exemplo do abastecimento de água:

Os consumos só excecionalmente são regulares, por isso o gestor é obrigado a estudar, em função do consumo, qual o nível ou stock de água mais conveniente que deve manter no reservatório, ou seja, que quantidade de água deve mandar fornecer e em que períodos de tempo de modo há que não haja desperdício, nem de menos, o que ocasionaria faltas de água.

4.3. Vantagens e desvantagens da constituição do stock 4.3.1. Vantagens Fatores mais relevantes que levam as organizações a constituir stock :  Para assegurar o consumo regular de um produto em caso de a sua produção ser irregular;

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Stock máximo: valor máximo atingido pelo stock normal num determinado período de tempo. Stock mínimo: valor mínimo atingido pelo stock normal num determinado período de tempo.

Stock médio, é a média aritmética de todas as existências calculadas entre duas recepções de artigos.

No período de t1, será igual a Q0+Q  No período de t2, será igual a Q1+Q  Simultaneamente no período de t1 e t2, será igual a Q0+Q1+Q1+Q E assim sucessivamente Cada sucessão das semi-rectas verticais entre duas entregas de material aos armazéns, pode ser substituída por uma única recta contínua, como se procede na figura seguinte.

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Se o stock anual for de 2400 unidades e tiver o mesmo consumo mensal de 200 unidades por mês, mas passar a ser comprado por duas vezes durante o ano, o stock médio é reduzido a metade, ou seja a 600 unidades. Portanto o stock médio torna-se tanto menor quanto mais encomendas foram feitas, diminuindo assim o investimento em stock. Porem, é conveniente verificar se essa redução no investimento compensa o aumento do custo das encomendas.

4.4. Tipos de stocks 4.4.1. Stock normal O stock normal agrupa todos os artigos consumidos de modo mais ou menos regular. Este divide-se em stocks ativos e stocks de reserva.  Stock ativo: artigo que no armazém ocupam o espaço dos equipamentos de arrumação (estantes, caixas, etc.) de onde são retirados para satisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores.  Stock de reserva: constitui as existências do stock normal que não tem no local destinado ao stock ativo.

4.4.2. Stock de segurança O stock de segurança (ou de proteção): parte do stock global destinado a tentar prevenir ruturas de material, provenientes de:  Eventuais excessos de consumo em relação aos previstos;  Aumentos de prazo de entrega em relação aos que tinham sido acordados;  Rejeições de material na sua receção;  Falta de material por deterioração, roubos, etc.

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Embalagens. Produtos finais (produtos acabados). Baseado na sua utilidade, os stocks podem ainda ser colocados numa destas categorias  Stock em lotes - constitui o stock adquirido no sentido de antecipar as exigências, nesse sentido, é feita uma encomenda em lotes numa quantidade maior do que o necessário;  Stock de segurança - é o stock destinado a fazer face a incertezas tanto do ponto de vista do fornecimento como das vendas;  Stock sazonal - trata-se do stock constituído para afrontar picos de procura sazonais, ou rupturas na capacidade produtiva.  Stock em trânsito - são artigos armazenados com vista a entrarem no processo produtivo;  Stock de desacoplamento - trata-se do stock acumulado entre actividade da produção ou em fases dependentes.

Exemplos de utilização de Outras “Classificações”  Numa empresa Comercial, haverá, essencialmente, stocks de produtos finais, materiais de consumo e, eventualmente, peças de reserva.  Numa empresa de investimentos financeiros ou num banco haverá, certamente, stocks de títulos e de moeda.  Num estabelecimento hospitalar os stocks de medicamentos poderão ser classificados de acordo com os diferentes usos previstos.

4.6. Entidades intervenientes O Controlo Operacional do Armazém Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de existir informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a medir a eficiência da utilização dos seus recursos. Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de informação de gestão de stocks, as entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem, de um modo único e genérico, se bem que na realidade os nomes possam variar consoante a nomenclatura usada em cada organismo.  Serviço – Entidade pertencente a um Organismo e que consome bens.  Fornecedor – Entidade designada para fornecer, ou já fornecedora, de um bem.

Delegação Regional Norte Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes  Firma – Entidade passível de consulta para fornecimento e que pode vir a ser Fornecedor.  Economato – Serviço que gere o material em armazém e a sua entrega aos outros Serviços de um Organismo.  Compras – Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de um bem.  Armazém – Serviço ou espaço onde são depositados, de um modo provisório, os bens adquiridos pelo Organismo. Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o fornecimento, de um bem a um Serviço, podem descrever-se do seguinte modo: a) Quando um serviço necessita de um bem pede-o à secção de Economato através de uma Requisição interna. b) O Economato verifica a existência do bem em armazém. c) Se houver no Armazém o bem pretendido este é entregue ao Serviço acompanhado de uma Guia de entrega. d) Se não houver no Armazém, dá-se início a um processo de aquisição através de um pedido à secção de Compras. e) A secção de Compras efetua o processo de consulta ao mercado e é tomada uma decisão de aquisição de um bem a uma dada Firma, a qual é formalizada por uma Requisição oficial ou Nota de encomenda. f) O Fornecedor, após a receção da Requisição oficial ou Nota de encomenda, entrega o bem ao Organismo. A entrega, dependendo do tipo de bem, pode ser no Armazém ou no Serviço. No entanto, quem acusa a receção do bem é o Economato através da receção da Guia de remessa/Fatura do Fornecedor. g) Após entendimento de boa receção do bem, este é passível de pagamento