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GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

FUNDAÇÃO ESCOLA DE GOVERNO DE MATO GROSSO DO SUL

ESCOLAGOV - MS

PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS GERAIS

MS PROJECT TEORIA, CONTEXTUALIZAÇÃO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

CAMPO GRANDE-MS

Somente serão aceitas as fichas enviadas pelos(as) Coordenadores de Capacitação.

A inscrição não garante a participação no curso. O(A) interessado(a) deverá aguardar a confirmação da matrícula por e-mail.

1.6. Quais são as regras para a participação nos cursos?

Para a participação nos cursos devem ser observadas as seguintes regras:

 A freqüência mínima exigida para certificação é de 75% da carga horária total dos cursos.

 Somente as disciplinas transversais podem ser justificadas e o servidor(a) será orientado para fazer a disciplina em outro curso. O cumprimento da carga horária destinada aos temas transversais é obrigatório para a certificação.

 Quando o(a) servidor(a) já tiver participado de alguma disciplina transversal, deverá comunicar a coordenação do curso, por escrito, quando e em qual curso foi cumprida a carga horária.

 Em caso de desistência do curso o(a) servidor(a) deverá imprimir o Formulário de Justificativa da Desistência , encontrado no site www.escolagov.ms.gov.br , preenchê-lo, solicitar a assinatura pela chefia imediata e entregar na Fundação Escola de Governo. Sem esse procedimento o(a) servidor(a) perderá, por um prazo de 02 (dois) anos, a oportunidade de matricular-se em outro curso oferecido na ESCOLAGOV.

 Em caso de desistência em até 03 (três dias) antes do início do curso, o(a) servidor(a) NÃO precisa apresentar uma justificativa formal, MAS deverá entrar em contato com a coordenação do curso para informar a desistência. Caso ele(a) não faça a comunicação, incidirá as penalidades de desistente sem justificativa.

 O certificado será expedido em até 30 dias após a conclusão do curso e o(a) servidor(a) deverá retirá-lo na ESCOLAGOV.

 A avaliação da aprendizagem será processual e definida pelo(a) instrutor(a) no plano de curso. Em alguns cursos o aproveitamento dos(as) participantes será avaliado mediante uma média final.

 Os dirigentes dos órgãos públicos serão informados a respeito do aproveitamento que seus respectivos servidores obtiverem nos cursos.

1.7. Como obter o material didático (apostilas, livros, textos) usados nos cursos? As apostilas e textos ficam disponibilizados no site www.escolagov.ms.gov.br, acessando o link “cursos” para os(as) servidores(as) matriculados(as) nos cursos. Os(As) mesmos(as) deverão imprimir o seu material e encaderná-los quando for o caso.

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

FUNDAÇÃO ESCOLA DE GOVERNO DE MATO GROSSO DO SUL

ESCOLAGOV - MS

PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS ADMINISTRATIVAS E OPERACIONAIS

MS PROJECT

CAMPO GRANDE-MS

• INTRODUÇÃO
• 1. O MS Project
  • 1.1. O que é
  • 1.2. Características Básicas
  • 1.3. A Tela Principal
• 2. Criando um Projeto Simples
  • 2.1. Criando um Novo Projeto e Entrando com os Dados
  • 2.2. O Gráfico de Gantt
  • 2.3. O Diagrama de Rede (ou Rede de Precedências)
  • 2.4. Salvando os Dados
• 3. Criando um Projeto Simples (continuação)
  • 3.1. A Tela Informações da tarefa
  • 3.2. Adicionando Anotações às Tarefas
  • 3.3. Alterando Dados de Entrada
  • 3.4. Alterando a Constituição de uma Tabela
  • 3.5. Emitindo Relatórios
  • 3.6. A Visualização “Calendário”
  • 3.7. Criando uma Linha de Base
• 4. A Duração do Projeto
  • 4.1. Cálculos de Datas no MS Project
  • 4.2. Caminho Crítico
  • 4.3. O Calendário de Trabalho
  • 4.4. Relações de Dependência entre Tarefas
  • 4.5. Tarefas Recorrentes (Repetitivas ou Periódicas)
  • 4.6. Divisão da Tarefa
  • 4.7. Restrição de Datas
  • 4.8. Data Limite
  • 4.9. Visualizando os Controladores (Drivers) da Tarefa
  • 4.10. Reduzindo a Duração de um Projeto
• 5. Organizando o Projeto
  • 5.1. Tarefa de Resumo
  • 5.2. Marcos (Milestones) ou Etapas
• 6. Usando Recursos - Parte I
  • 6.1. Definições Preliminares
  • 6.2. Atribuindo Recursos
  • 6.3. Gráficos e Visualizações
  • 6.4. Relatórios Disponíveis para Recursos
• 7. Usando Recursos - Parte II
  • 7.1. A Planilha de Recursos
  • 7.2. Atribuindo Recursos
  • 7.3. A Caixa de Diálogo Atribuir Recursos
  • 7.4. A Caixa de Diálogo Informações sobre o Recurso
  • 7.5. A Caixa de Diálogo Informações sobre a Atribuição
• 8. Duração versus Recursos
  • 8.1. Tipos de Tarefas
  • 8.2. Uso do Campo Tipo de Tarefa Padrão
  • 8.3. Uso do Campo Controlada pelo empenho
  • 8.4. A Tabela Trabalho
  • 8.5. Utilizando Percentuais
  • 8.6. Uso Parcial do Recurso
  • 8.7. O Calendário de Recursos
• 9. Custos
  • 9.1. Trabalhando com Custos Fixos
  • 9.2. Trabalhando com Custos em Recursos
  • 9.3. Definições Preliminares
• 10. Custos Fixos
  • 10.1. Um Exemplo de Aplicação de Custo Fixo
  • 10.2. Relatórios, Gráficos e Visualizações
  • 10.3. Uso do Ícone Estatísticas
• 11. Custos em Recursos
  • 11.1. Fornecendo Dados ao MS Project
  • 11.2. Outras Opções de Fornecimento de Dados
  • 11.3. Solicitando Relatórios
  • 11.4. Uso do Ícone Estatísticas
• 12. Tempo: Executando um Projeto Simples
  • 12.1. Revendo a Linha de Base do Projeto
  • 12.2. Fornecendo Dados de Execução de Tempo
  • 12.3. Apagando Dados de Execução
  • 12.4. Uso de Caixas de Diálogo
  • 12.5. Novas Opções de Cálculo
• 13. Tempo: Executando um Projeto Simples (continuação)
  • 13.1. Comparando Dados Atuais com Linha de Base: o Gantt de Controle
  • 13.2. Uso de Indicadores Gráficos
  • 13.3. Replanejando o Projeto
• 14. Recursos: Execução
  • 14.1. Fornecendo Dados de Execução
  • 14.2. Exemplo: Acompanhamento da Execução
  • 14.3. Acompanhamento Periódico
  • 14.4. Uso de Indicadores Gráficos
• 15. Custos Fixos: Acompanhamento da Execução
  • 15.1. A Tabela Custo
  • 15.2. As Definições Preliminares
  • 15.3. Fornecendo Dados de Execução do Projeto
  • 15.4. Relatórios de Acompanhamento de Custos
  • 15.5. Uso de Indicadores Gráficos
  • 15.6. Uso do Ícone Estatísticas
  • 15.7. Atualização Periódica de Custos
• 16. Custos em Recursos: Acompanhamento da Execução
  • 16.1. Definições Preliminares
  • 16.2. Fornecendo Dados de Execução
  • 16.3. Relatórios de Acompanhamento
  • 16.4. Uso de Indicadores Gráficos
  • 16.5. Acompanhamento Periódico
  • 16.6. Acompanhamento pelo Ícone Estatísticas
• 17. Superalocação de Recursos
  • 17.1. Um Exemplo
  • 17.2. Localizando Recursos Superalocados
  • 17.3. Substituição de Recurso
  • 17.4. Trabalhando em Hora Extra
  • 17.5. Modificando o Período de Trabalho de um Recurso
• 18. Nivelamento de Recursos
  • 18.1. Nivelamento Efetuado pelo Usuário
  • 18.2. Nivelamento Efetuado pelo Programa
  • 18.3. Retirando o Nivelamento
  • 18.4. Escolhendo a Melhor Estratégia
• 19. Múltiplos Projetos
  • 19.1. Subprojetos
  • 19.2. Trabalhando com o Projeto Mestre
  • 19.3. O Conjunto de Recursos (Resource Pool)
• 20. O Organizador
  • 20.1. O Organizador

1. O MS Project

1.1. O que é

O MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares entre os programas atualmente existentes. Sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em

1985. A principal característica deste programa sempre foi a facilidade de uso. Assim, apesar de nem sempre ter oferecido o “estado-da-arte” no assunto gerenciamento de projetos, sua simplicidade de uso atraía simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável.

1.2. Características Básicas

Dentre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:

Geral

 Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede.  Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados.  Aceitam-se relações de precedências entre tarefas do tipo Fim-Início, Início- Início, Fim-Fim e Início-Fim.  Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras.  Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).  Permite uso de subprojetos.  Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas.  Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios.

Tempo (datas e folgas)

 O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente.  Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados.  O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”.  Permite uso de “datas programadas” para as tarefas.  Permite uso do modelo probabilístico.

Recursos

 Os recursos são ligados diretamente às tarefas.  Existem dois tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento) e material.  Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automático.

Custos

Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou indiretamente na forma de custos dos recursos.

1.3. A Tela Principal

Ao se ativar o MS Project (ambiente Windows), surge a tela inicial do programa que tem o formato da figura abaixo.

Figura 1.1: Tela Inicial do MS Project.

1. Menu principal: é a barra tradicional dos produtos da Microsoft que contém comandos tipo “cortina”. Todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Os mais usados aparecem também nas Barras de Ferramentas e na Barra de Modos na forma de ícones.
2. Barra de Ferramentas: contêm ícones para os comandos mais utilizados pelo usuário. Podem ser modificadas pelo usuário.
3. Coluna de identificação da tarefa: o MS Project numera automaticamente as tarefas criadas e coloca a identificação nesta coluna.
4. Área de tabelas: neste espaço são colocadas as diversas tabelas do banco de dados do MS Project.
5. Área Gráfica: aqui aparecem as visualizações gráficas, tais como o Gráfico de Gantt.

1 2

(^3 ) 5

6

7

coluna “Descrição” da tabela mostrada acima. Observe que você NÃO DEVE DIGITAR os dados constantes das colunas Início (data de início) e Término (data de término): eles serão calculados automaticamente pelo programa. No capítulo 4 (item 4.7) abordamos as situações em que podemos preencher os campos Início e Término desta tabela. Algumas observações são importantes:

 Na coluna Predecessoras utilizou-se ponto e vírgula (;) para separar diversos itens.  Na coluna Duração usou-se “s” para significar semana. As opções são: o m: minutos o h: horas o d: dias o s: semanas o me: meses

Ao final, a tabela de dados deve ter um formato conforme a Figura 2.2.

Figura 2.2: Entrando com Dados.

Após a entrada de dados, o Gráfico de Gantt tem o formato da Figura 2.3. Neste gráfico alterou-se a definição da escala de tempo; a principal mostra meses e a secundária indica semanas. Este tópico é explicado no item 2.2.

Figura 2.3: O Gráfico de Gantt.

Padronização de Procedimentos

A Tela Opções A entrada de dados pode ser facilitada pela criação de “padrões” de uso do MS Project, por meio da tela Opções. Para acessá-la, clique no menu Arquivo seguido de Opções. Dentre as opções, merece destaque, neste momento, a padronização da unidade de duração das tarefas, visto que o padrão do MS Project é “Dias” e, para o exemplo anterior, o conveniente seria usar “Semanas”. Para alterar este padrão, após acessar a tela Opções , clique em Cronograma e altere convenientemente o campo “ Duração inserida em ”. Por exemplo, conforme padrão inicial, sempre que se clicar “2” na coluna duração, o programa entende “ dias”. Após a alteração sugerida acima, sempre que se clicar “2” na coluna duração, o programa entende “2 semanas”. Para este novo cenário, desejando-se informar que a duração de uma tarefa é de 3 dias deve-se digitar “3d”. Outra opção a ser utilizada refere-se ao tipo de tarefa: na mesma tela anterior preenche-se o campo “ Tipo de tarefa padrão ” como “ Duração fixa ”, ou seja, sua duração não é modificada por alterações na quantidade de recursos (este assunto será novamente abordado nos capítulos sobre recursos). Aproveite a oportunidade e navegue pelas opções disponíveis para ir se familiarizando com elas.

O Período de Trabalho No MS Project as informações de duração de uma tarefa pressupõem que ela vai utilizar um determinado calendário (especificação da semana de trabalho, expediente e feriados). O calendário chamado de Padrão ( Standard ) deste programa baseia-se nos seguintes dados:

 A semana começa no domingo e termina no sábado.  Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira.  Os dias de não-trabalho são o sábado e o domingo.  O expediente de trabalho é composto de 9:00 às 12:00 e 13:00 às 18:00.  Nenhum feriado.

Para os nossos exemplos, foi efetuada a alteração no dia de início da semana para segunda-feira (veja campo “ A semana começa no (a) ” da tela _Arquivo + Opções

• Cronograma_ ). A consequência desta informação aparece na visualização da escala de tempo do Gráfico de Gantt, conforme se pode verificar. Por exemplo, o gráfico da Figura 2.3 mostra a semana “ 12 ” no mês “Jun 17”, que significa a semana que se inicia em 12/06/17 (uma segunda-feira). As outras informações fornecidas acima serão abordadas no capítulo 4 (item 4.3). Por enquanto é suficiente informar que os dados de um calendário qualquer podem ser alterados (clicando-se em Projeto + Alterar Período de Trabalho ) ou podem-se construir outros calendários.

2.2. O Gráfico de Gantt

Após digitar todos os dados, pode-se visualizar o Gráfico de Gantt, conforme se viu na Figura 2.3. Esta figura mostra uma visualização gráfica com uma escala de tempo diferente da padrão (em que a unidade de tempo é o dia). Usando a escala de tempo padrão não se consegue visualizar todo o projeto em uma única tela. Para

2.3. O Diagrama de Rede (ou Rede de Precedências)

Para se visualizar a rede de precedências (chamada de Diagrama de Rede no MS Project), clique no ícone Diagrama de Rede da Barra de Modos ou então clique em Exibir no menu principal e escolha Diagrama de Rede. Use os botões Ampliar e Reduzir para focalizar o desenho dentro da tabela.

Após obter uma tela como a Figura 2.5, você pode percorrer as tarefas deste diagrama utilizando as teclas com setas no teclado de seu computador.

Figura 2.5: O Diagrama de Rede (Diagrama de Precedências).

Botão Direito do Mouse O botão direito do mouse é válido também para o Diagrama de Rede: basta clicar em qualquer posição vazia da porção gráfica (Figura 2.5). Assim, pode-se alterar o conteúdo de um bloco, suas cores, tamanho, etc. Por exemplo, desejando-se alterar o tamanho de cada bloco do diagrama, faça:  Dê um clique no botão direito do mouse, estando o cursor em qualquer ponto vazio da área gráfica e escolha Estilos de Caixa.

Figura 2.6: Acionando o Botão Direito do Mouse com o Diagrama de Precedências.

Imprimindo o Diagrama de Rede Para imprimir, clique em Arquivo + Imprimir.

Personalizando o Diagrama de Rede Para personalizar o Diagrama de Rede, coloque o cursor num ponto vazio, clique no botão direito do mouse e efetue as alterações desejadas.

2.4. Salvando os Dados

Neste ponto podem-se salvar os dados que foram fornecidos. Para isto, efetue:

 Clique em Arquivo e escolha Salvar.  Forneça o nome do arquivo (Tempo1.mpp).  Clique em OK.

Salvando Automático O usuário pode preparar o MS Project para efetuar salvamento automático. Para isto clique em Arquivo + Opções + Salvar e preencha os minutos de “Salvar automaticamente a cada”.

Formato e Caminho Padrão para Salvamento O usuário pode especificar um formato padrão (por exemplo: Projeto) e um caminho padrão para salvamento. Para isto, clique em Arquivo + Opções + Salvar.

3. Criando um Projeto Simples (continuação)

Vamos agregar mais informações de planejamento ao exemplo Tempo1.mpp criado no capítulo anterior. Na Figura 3.1 temos a visualização do Gráfico de Gantt. A tabela ali presente tem o nome de Entrada (confirme este dado em Exibir + Tabelas ). Mostraremos, neste capítulo, como fornecer informações, utilizando a tela “ Informações da tarefa ” e como manipular as tabelas de entrada de dados e emitir relatórios. Finalmente mostraremos o importante conceito Linha de Base.

Figura 3.1: O Gráfico de Gantt.

3.1. A Tela Informações da tarefa

Uma forma simples de acessar simultaneamente diversas informações importantes de uma tarefa selecionada é fornecida pela tela Informações da tarefa (Figura 3.2), que pode ser ativada por meio de um duplo clique na linha da tarefa

Figura 3.3: Acessando detalhes sobre a tarefa Instalações Elétricas.

O recurso “inserir anotações” tem muitas aplicações. Por exemplo, ele contribui para se reduzir o tamanho de uma rede, evitando-se a criação de uma rede com uma grande quantidade de tarefas que mostram pequenos detalhes, sujeita a erros e de uso difícil no processo de execução do projeto. Assim, em lugar de criar diversas tarefas, pode-se criar uma única e escrever, no campo de comentários, dados sobre como a tarefa deve ser realizada. Obviamente, não se deve utilizar este recurso quando é fundamental a criação de outras tarefas.

Na Figura 3.3 mostram-se os comentários que foram inseridos para a tarefa “Instalações Elétricas”. Observe, na Figura 3.1, que a coluna Indicadores na linha 7 possui um símbolo. Quando encostamos o cursor neste símbolo, parte das anotações correspondentes é automaticamente mostrada.

O recurso “Anotações” pode também ser usado para inserir lembretes, pendências, designar pessoas, etc.

As anotações podem ser impressas em relatórios, conforme mostramos à frente na Figura 3.5.

Importante: qualquer que seja o uso de Anotações, seu conteúdo não tem nenhum efeito no cálculo da rede.

3.3. Alterando Dados de Entrada

A alteração de dados de uma rede é realizada na própria tabela de dados. Alguns comentários são importantes:

Alterando dados de uma célula Para alterar conteúdo de uma célula de dados basta levar o cursor ao campo e digitar novamente os dados. Desejando efetuar uma pequena alteração no conteúdo de um campo, conservando o restante, basta colocar o cursor na posição desejada dentro do próprio campo e digitar a correção.

Apagando uma linha de dados Para apagar uma linha de dados, coloque o cursor na coluna de identificação da tarefa e clique em Delete.

Preenchendo um conjunto de células com o mesmo conteúdo Para preencher um conjunto de células na vertical com o mesmo conteúdo, preencha inicialmente a primeira célula. A seguir, temos as opções:

 Destaque todas as células abaixo (inclusive a que foi preenchida) e clique no grupo Edição em Preencher + Para Baixo.  Ou, então, arraste para baixo o sinal + existente no canto direito inferior da célula.

3.4. Alterando a Constituição de uma Tabela

Uma tabela é constituída de colunas (veja a tabela Entrada na Figura 3.1) e cada coluna está associada a um campo do banco de dados do MS Project. Por exemplo, a coluna cujo título é “ Nome da Tarefa ” está associada ao campo “ Nome ”. Podemos facilmente alterar o título de uma coluna: basta clicar com o botão direito do mouse em cima do título da coluna, selecionar Configurações de Campo e alterar o campo Título da tela Configurações de Campo (veja Figura 3.4).

Além disso, as tabelas de um projeto podem sofrer as seguintes alterações:  Inclusão de novas colunas.  Exclusão de colunas.

Figura 3.4: Tela Definição de coluna.

3.5. Emitindo Relatórios

O MS Project permite imprimir uma série de relatórios (veja Figura 3.5). Clique na guia Relatório e depois no ícone desejado_._

Figura 3.5: Tela de Escolha de Relatórios.

 Painéis: o Burndown o Tarefas Futuras o Visão Geral do Custo o Visão Geral do Projeto o Visão Geral do Trabalho

 Recursos: o Recursos Superalocados