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5W2H – PLANO DE AÇÃO PARA EMPREENDEDORES. Movimento Empreenda, 2016. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: Conceitos,.
Tipologia: Resumos
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A UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA 5W2H: Uma Proposta de Melhoria no Setor Produtivo de Uma Empresa Industrial de Artefatos em Acrílico NATAL 2021
A UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA 5W2H: Uma Proposta de Melhoria no Setor Produtivo de Uma Empresa Industrial de Artefatos em Acrílico Monografia apresentada à Coordenação do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal do Rio Grande do Norte como requisito para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis Orientadora: Profa. Dra. Edzana Roberta Ferreira da Cunha Vieira Lucena NATAL 2021
A UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA 5W2H: Uma Proposta de Melhoria no Setor Produtivo de Uma Empresa Industrial de Artefatos em Acrílico Monografia apresentada à Coordenação do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal do Rio Grande do Norte como requisito para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis Natal, __ de ____________ de ____ BANCA EXAMINADORA
Prof. Dra. Edzana Roberta Ferreira da Cunha Vieira Lucena Universidade Federal do Rio Grande do Norte – DCC
Prof. Me. João Maria Montenegro Ribeiro Universidade Federal do Rio Grande do Norte – DCC
Prof. Me. Daniele da Rocha Carvalho Universidade Federal do Rio Grande do Norte – DCC
A esta singular Criatura Divina que perenemente está de braços estendidos a nos recolher em seu regaço. Por sua abnegação, sabedoria e amor, os meus mais sinceros votos de gratidão.
A presente pesquisa tem como objetivo implementar a ferramenta 5W2H em uma empresa privada que atua no mercado do RN e estados circunvizinhos, desde os anos 90, com vistas a otimizar o seu processo produtivo. O referido empreendimento tem como objeto principal de trabalho a construção de artefatos personalizados e produzidos em acrílico. De modo específico, a investigação procura criar planos de ações, com a finalidade de solucionar os problemas que geram dificuldades de entendimentos entre os empregados no setor de produção, melhorar a comunicação interna e avaliar se o 5W2H ajudou no controle operacional pelo gerente de produção da empresa. Para alcançar tais objetivos, o trabalho fundamentou-se essencialmente nas obras de Balbinot (2014), Kotler (2011), Araújo (2017), Lucinda (2016), Martins (2017) e na literatura existente baseada em artigos científicos, TCC, monografias, dissertação de mestrado, publicações em revistas, além de livros publicados. No que se refere à metodologia, a pesquisa se trata de um estudo de caso segundo a abordagem qualitativa, do tipo descritivo e observacional. A construção de dados se deu por meio de observação não participante, análise documental e entrevistas semiestruturadas com três sujeitos - dois coordenadores setoriais e o gerente da produção. A entrevista com os dois supervisores ocorreu antes da implementação da ferramenta. Já a entrevista com o gerente, ocorreu em dois momentos: um antes da implementação do 5W2H e outra após duas semanas de implementação. Foi realizada uma triangulação de dados para uma melhor análise das informações e o software utilizado para esse fim foi o ATLAS.ti®️ , a partir da técnica de análise do conteúdo. Como resultado, obteve-se que a ferramenta, de modo geral, ajudou a gerência de produção a organizar melhor a sua rotina de trabalho, bem como trouxe sugestões de melhorias para outros problemas que surgiram no decorrer desse estudo, tais como: o aprimoramento comunicativo entre setores, melhor redistribuição de tarefas e melhor reaproveitamento de resíduos de acrílico. Palavras-chave: 5W2H. Artefatos em acrílico. Plano de Ação.
This research aims to implement the 5W2H tool in a private company that operates in the market of RN and surrounding states, since the 1990s, with a view to optimizing its production process. This project's main object of work is the construction of personalized artifacts produced in acrylic. Specifically, the investigation seeks to create action plans, with the purpose of solving the problems that generate difficulties for understanding among employees in the production sector, improving internal communication and evaluating whether the 5W2H helped in the operational control by the production manager of the company. To achieve these goals, the work was essentially based on the works of Balbinot (2014), Kotler (2011), Araújo (2017), Lucinda (2016), Martins (2017) and on the existing literature based on scientific articles, TCC, monographs, master's thesis, publications in magazines, in addition to published books. With regard to methodology, the research is a case study according to a qualitative approach, descriptive and observational. Data construction took place through non-participant observation, document analysis and semi-structured interviews with three subjects - two sector coordinators and the production manager. The interview with the two supervisors took place before the tool was implemented. The interview with the manager took place in two moments: one before the implementation of 5W2H and another after two weeks of implementation. Data triangulation was performed for a better analysis of the information and the software used for this purpose was ATLAS.ti ®️ , based on the content analysis technique. As a result, it was found that the tool, in general, helped the production management to better organize their work routine, as well as brought suggestions for improvements to other problems that arose during this study, such as: communicative improvement between sectors, better redistribution of tasks and better reuse of acrylic waste. Keywords: 5W2H. Acrylic artifacts. Action plan.
O.S. Ordem de Serviço 5W2H What, Who, Where, When, Why, How, How much
aos administradores na consecução de seus labores. A autora cita como exemplos: o Gráfico de Pareto, o Gráfico de Dispersão, o Diagrama de Ishikawa, o Controle Estatístico de Processo, o Diagrama de Afinidade, o Diagrama de Relações, o Diagrama de Árvore, o Diagrama de Matriz, o Diagrama de Seta e o 5W2H. Dentre as ferramentas elencadas, Martins (2017) destaca também o 5W2H pela simplicidade e potencial de aprimoramento de um produto, serviço ou na execução de um processo. Acerca dessa questão, Silva (2017, p. 14), revela que: "a praticidade e eficiência do 5W2H é a principal característica da aplicabilidade desse método". Meira (2003) segue as autoras supracitadas quando reforça que o 5W2H atua como suporte no planejamento estratégico, porquanto permite de forma garantida que as informações básicas e mais relevantes sejam apresentadas de maneira clara e objetiva e, dessa forma, as ações propostas apresentem todos os detalhes necessários para a materialização do projeto, sem abandonar, contudo, a facilidade de entendimento. Portanto, devido a essa ausência de complicação e potencial de realização, esta pesquisa escolheu tal ferramenta para dar suporte nesse estudo de caso. Tomando por base as questões éticas, visto que a administração requisitou que o nome real da empresa não fosse divulgado, o pesquisador deliberou por nomear a empresa em questão de Acrílicos Ltda. Este empreendimento possui estrutura administrativa familiar. Os administradores não possuíam formação acadêmica na área de gestão e desde sua fundação todas as decisões foram fundamentadas no empirismo. A Acrílicos Ltda atua no mercado de fabricação de peças personalizadas em acrílico de acordo com o desejo do cliente, ou seja, em um formato mais artesanal e personalizado. Durante o processo dessa pesquisa, foi observado que a Acrílicos Ltda apresenta dificuldades no gerenciamento de suas operações, sobretudo no setor de produção. Diante desse cenário questiona-se: como a ferramenta 5W2H poderia ser implementada para otimizar o processo produtivo da Acrílicos Ltda? No que se refere a implementação do 5W2H nas empresas alguns trabalhos serão apresentados, laconicamente, com a finalidade de enriquecer o debate. Roratto et al. (2013) apresentou uma proposta de estudo com a finalidade de criar planos de ações para abrir uma empresa do ramo de condicionadores de ar automotivos. Lisbôa e Godoy (2012) da mesma forma publicou estudo implementando o 5W2H em uma pequena empresa do comércio de joias no Rio Grande do Sul. Alves (2010) também apresentou trabalho implementando o 5W2H em uma empresa do setor metalúrgico de São Paulo. Martins (2017) realizou um estudo mais
aprofundado da ferramenta quando, em sua dissertação de mestrado, pesquisou sobre a implementação do 5W2H em uma empresa de artefatos têxteis. Dessa forma pode-se observar que a aplicabilidade dessa ferramenta em empresas não é fato singular. Não obstante possua tentativa semelhante de sedimentar o 5W2H em um empreendimento, esse estudo difere dos apresentados no parágrafo anterior por apresentar uma triangulação de dados e por utilizar técnica de análise de conteúdo mediante o software de análise qualitativa ATLAS.ti ®️. Dessarte, esta pesquisa tem como objetivo geral implementar a ferramenta 5W2H para otimizar o processo produtivo da Acrílicos Ltda, como também, auxiliar no mapeamento de suas dificuldades operacionais de forma mais concreta, assegurando a fiabilidade dos processos e assim possam lograr êxitos em seus cometimentos, posicionando-se melhor competitivamente no mercado. Como objetivos específicos, têm-se: ■ Identificar os principais problemas que geram dificuldades de entendimento entre os empregados no setor de produção da empresa campo de pesquisa, apresentando propostas para visualizar as melhores alternativas para resolução imediata desses óbices; ■ Criar planos de ações com a finalidade de auxiliar a empresa na resolução de seus problemas mais urgentes; ■ Identificar as expectativas do gestor quanto a aplicabilidade da ferramenta 5W2H.
Kotler (2011) afirma que a satisfação é um sentimento de prazer que é resultado de um comparativo entre o desempenho esperado por um determinado produto ou serviço prestado em relação as expectativas criadas pelo cliente. O autor revela que os consumidores ao escolherem as empresas pelas quais farão suas compras, testarão seus produtos e serviços e, "após serem atendidos, comparam o serviço recebido com o serviço esperado. Se a expectativa for atendida, a tendência é o cliente se tornar fiel àquela empresa" (KOTLER, 2011). Balbinot (2014) aponta que um cliente satisfeito voltará a realizar negócios, entretanto, se esse cliente estiver insatisfeito, facilmente irá procurar um concorrente. Lovelock, Wirtz (2006) complementam que clientes encantados com o resultado obtido, além de se permanecerem fieis, tendem a se tornarem leais a empresa, realizando, muitas vezes, um trabalho de divulgação gratuito para seus amigos. Dessa forma, fica claro que a busca pela satisfação plena do cliente deverá ser a maior demanda da empresa. Uma das maneiras mais relevantes de um negócio prosperar e se diferenciar de seus concorrentes nessa busca pela satisfação é oferecer produtos e serviços de alta qualidade. No que tange a gestão da qualidade dessas produções, Grosbelli (2014) afirma que desde os séculos XIII e XIX existe uma preocupação com a qualidade daquilo que é fabricado. Nesse tempo, revela a autora, que a produção era realizada em pequena quantidade e seus ajustes eram manuais. Nos tempos hodiernos com a alta competitividade existente entre as empresas, a qualidade surge como um dos fatores mais relevantes a serem considerados para satisfazer seus clientes. Juran (2016) aponta uma trilogia de gestão para o aprimoramento da qualidade nas corporações, são elas: planejamento, melhoria e o controle de qualidade. O autor revela que no planejamento a ideia é estabelecer os objetivos da qualidade e o que tem que ser feito para lográ-los; no controle, o intuito é realizar uma análise de desempenho de um processo corrente e observar se esse processo está no mesmo caminho dos objetivos a qual se pretende e, por fim, a melhoria que visa burilar os níveis de desempenho, seja mediante a melhoria contínua ou mesmo da melhoria radical. Outros autores trouxeram benefícios em relação a essa temática. Moreira (1996) estabelece que existem três tipos de qualidade. O autor enumerou-as da seguinte forma: a primeira se refere a qualidade de conformação, ou seja, esse evento acontece quando um serviço é executado de acordo com as especificações requisitadas; a segunda seria a qualidade de necessidade, que nesse caso, o serviço realizado possui uma qualidade que satisfaz plenamente as necessidades do cliente e, finalmente, a qualidade em espécie que diz respeito ao ápice da
qualidade, ou seja, o serviço foi tão bem executado que sobrepujou as expectativas do consumidor. A completa satisfação de um cliente já é uma tarefa árdua de se obter. Sobrepujar essa expectativa é ainda mais difícil. Dessa forma, a fim de se diferenciar no mercado, as corporações necessitam de um planejamento estratégico, buscando pela excelência no serviço perenemente. De acordo com Soares e Souza (2019) o planejamento é uma das fases mais relevantes para que uma meta pré-estabelecida seja atingida. É por meio dessa etapa que uma empresa consegue lobrigar oportunidades de mercado, antecipar problemas, obter maiores assertividades nas ações, se tornam mais produtivas, conseguem ter acompanhamento constante dos resultados, entre outros benefícios. Diversos autores definem planejamento estratégico de sua maneira. Oliveira (2007, p. 17 ), por exemplo, aponta que é o processo administrativo que visa proporcionar "uma base metodológica a fim de se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com os fatores externos - não controláveis - e atuando de forma inovadora e diferenciada” Já Kotler (1992, p. 63) o define como "o processo gerencial de desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades de mercado”. Destarte, suscintamente, planejar é elaborar sistematicamente algumas metas e propósitos, definindo ações que irão implicar em decisões no porvir. Roratto et al. (2013) entende que planejar deverá ser, de maneira genérica, de responsabilidade dos administradores das empresas, porquanto planejar requer além de formular objetivos e traçar planos, levar em conta a maneira, ou seja, a senda pela qual o negócio terá que trilhar para que esses objetivos sejam concretizados e é ponto pacífico que essas tomadas de decisões cabem, necessariamente, aos gestores. Portanto, fica patente que o planejamento estratégico é de suma importância para os gerentes e administradores; que deverá ser um processo continuado e sistematizado e, se possível, que possa antever os problemas vindouros, facilitando as tomadas de decisões e, com isso, minimizando os riscos de surpresas desagradáveis. Nesse contexto, como o planejamento estratégico pressupõe a necessidade de tomadas de decisões, que são realizadas pela gestão das empresas, por que não recorrer a uma ferramenta que os auxiliem nas suas atividades decisórias? E diante de tantas ferramentas no mercado com essa finalidade, qual escolher? Nesse estudo, devido ao potencial de eficácia e simplicidade de aplicação, optou-se por utilizar a ferramenta 5W2H.
De acordo com o quadro 1, para pôr em prática o plano de ação com o 5W2H, deve-se responder qual objetivo da ação utilizando-se da pergunta “O que?”, depois justificar o porquê dessa ação ter que ser realizada, passando pela definição de qual local será realizada, que prazo terá para se concretizar e quem será o responsável pela sua execução. Uma vez esclarecidas essas perguntas, deve-se planejar como será realizada essa atividade e, por fim, quanto será o orçamento para que tudo isso seja de fato concluído. Com a finalidade de exemplificar a eficácia do 5W2H, Roratto et al. (2013), em seu estudo acerca da criação de plano de ação necessário para abrir uma empresa do ramo de condicionadores de ar automotivos, utilizaram do método da pesquisa-ação, buscando soluções práticas para os problemas reais que vão surgindo no decorrer do projeto de pesquisa. Eles esclarecem que foram utilizadas as fases da pesquisa-ação preparatória e exploratória, no qual se definiu o problema pesquisado (nesse caso foi a aplicação do 5W2H na proposição de planos para a abertura de uma empresa) e, aliado a isso, uma busca por literaturas de autores destacadas na área de qualidade e ferramentas da qualidade. Na prática, após definirem a problemática de pesquisa, elencaram os passos a serem seguidos até o início das atividades da empresa, assim explicaram: primeiramente foram pesquisar sobre as empresas que atuavam na área de ar condicionado automotivo no município de Santa Rosa, depois foram analisar a viabilidade econômica, busca de capacitação técnica, o local para instalação, buscar por fornecedores, a reformulação de um prédio alugado, compra de equipamentos e ferramentas e por fim criar um CNPJ. Após elaboradas as etapas a serem trilhadas, os autores criaram um modelo padrão de planilha 5W2H para coleta de dados e aplicação do plano de ação. Após alimentadas todas as planilhas com os planos de ação elaborados, Roratto et al. (2013) apresentaram como resultados: que na cidade na qual houve a pesquisa, existia apenas uma empresa que trabalhava exclusivamente no ramo pesquisado, e mais três empresas que atuavam com manutenção de condicionadores de ar para automóveis, mas que por possuírem oficina mecânica em conjunto, não tinham foco exclusivo na área. Além disso, os autores constataram que nas cidades propínquas o serviço prestado de condicionadores de ar automotivos era escasso e de custo bastante elevado. E por fim, no que concerne à demanda, verificou-se que a procura pelos serviços é bem maior do que os mesmos são capazes de resolver e, que por esse motivo, as pessoas que necessitavam desse trabalho, estavam reféns da espera.
Lisbôa e Godoy (2012) apresentaram um estudo utilizando da ferramenta 5W2H. Essa pesquisa teve como o propósito de identificar situações da cadeia produtiva de joias em uma empresa de pequeno porte do Rio Grande do Sul, a partir do desenvolvimento de uma coleção denominada ‘Gauchidade’. As pesquisadoras apontaram que seu estudo faria (como metodologia) um desmembramento das várias fases do processo, diagnosticando cada uma delas, respondendo o que era realizado etapa por etapa, o custo, quem eram os profissionais envolvidos e sua relevância para todo o processo, sugerindo soluções separadamente. Como resultado as pesquisadoras relataram que o objetivo do estudo foi concretizado. Cada etapa elencada por elas obtiveram os detalhes que procuravam, ou seja, qual foi custo operacional, quem seria o responsável, onde seria realizado o trabalho, o que e como seria feito, o porquê e qual seria o prazo para que as joias ficassem prontas. O 5W2H foi a ferramenta utilizada por Alves (2010), em seu trabalho de conclusão do curso de engenharia de produção na Universidade Anhembi Morumbi. O seu estudo teve como objetivo analisar o estado atual do processo produtivo para fabricação de Bacias Catódicas, bem como tentar aprimorar os custos por meio da utilização das ferramentas de melhorias contínuas (pensamento enxuto, método 5S, pensamento A3, mapeamento do fluxo de valor, entre outras) em uma empresa do setor metalúrgico de São Paulo. O autor se utilizou do método de pesquisa de estudo de caso de natureza qualitativa, utilizando a técnica de entrevista, aplicada a três colaboradores que tinham papéis na área gerencial da empresa. O trabalho iniciou com uma investigação bibliográfica sobre o assunto abordado, depois foram realizadas as entrevistas com os colaboradores da empresa e logo após a entrevista foi dado início ao estudo de caso, sugerindo as melhorias necessárias. Como resultados do estudo, o autor revela que a empresa logrou êxito na melhoria de resolução de problemas de ordem funcional e de comunicação entre os setores da metalúrgica. Alves (2010) aponta que esta estratégia permitiu à empresa e aos empregados um maior crescimento tanto pessoal como profissional, visto que obtiveram a capacidade de estar permanentemente inovando seus processos e melhorando sua produtividade. Em termos de números, o pesquisador revela que os resultados obtidos após a implantação de melhoria contínua foi de melhorar o lead time de produção de 32,5 para 19,5 dias. Além do mais "a empresa estudada obteve ganhos em horas de processo realizando o processo de 01 bacia em 292 horas contra 300 horas vendidas" (ALVES, 2010). Martins (2017), em sua dissertação de mestrado, apresentou um estudo acerca da implementação da ferramenta 5W2H no suporte à gestão de uma empresa do setor de artefatos
