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A abordagem dos papéis gerenciais de
Mintzberg e sua aplicação a bibliotecas
e centros de informações
Mintzberg's managerial roles approach and is
applicability to the study of library managers
**EDUARDO JOSÉ WENSE DIAS ***
Existem várias abordagens para o estudo do trabalho gerencial. Uma abordagem moderna de grande impacto é a dos papéis gerenciais, desen volvida por Mintzberg, que descreve o conteúdo daquele trabalho em termos de dez papéis classificados em três grupos: papéis interpessoais, papéis informacionais e papéis decisórios. O impacto dessa abordagem é atestado pelo grande número de estudos que têm utilizado o modelo como referencial teórico. Um desses estudos descreve o trabalho de administradores de biblio tecas públicas e universitárias nos Estados Unidos. Enfatiza-se a necessidade de estudos do trabalho gerencial em bibliotecas brasileiras, utilizando-se uma abordagem moderna, como a de Mintzberg.
- P ro fe sso r A d ju n to da Escola de B ib lio te c o n o m ia da UFMG
1. INTRODUÇÃO
Qualquer organização precisa ser bem adminis trada (* * ) para que atinja seus objetivos através da melhor utilização possível de seus recursos. Entretanto, administradores eficientes parecem escassear. Estatísticas norte-americanas revelam que, de cada cem novas firmas comerciais que se estabelecem, cerca de 50% fecham suas portas nos dois anos seguintes, e passados cinco anos de seu estabelecimento, 2 /3 dessas cem firmas não mais continuarão a existir (9, p. 82). A causa principal desses fracassos, afirma-se, é a falta de administradores competentes (10, p. 4).
Uma questão básica de administração, portanto, é como preparar administradores competentes. Para Mintz- berg, a primeira providência nesse sentido é estudar o que fazem os administradores em seu trabalho de forma que se possa chegar a um conhecimento de suas ativi dades e, assim, prepará-los para o melhor desempenho dessas mesmas atividades (15, p. 3). Várias abordagens são possíveis para tal estudo, mas neste artigo vamos nos concentrar exatamente na que parece ser a mais adequada dentro da teoria administrativa contemporânea. Essa abordagem — a dos papéis gerenciais — foi desenvolvida pelo próprio Mintzberg a partir de uma pesquisa acadê mica. Nosso objetivo é despertar a atenção dos biblio tecários e estudiosos da área para essa abordagem e sua possível aplicação no campo da biblioteconomia e da ciência da informação.
- • Os t e r m o s « a d m i n is t r a ç ã o » e «ge rê n cia » , e re spe ct ivo s co g n a to s ( « a d m i n i s t r a d o r » e «ge re n te », etc.) são usado s c o m o s i n ô n i m o s neste artigo.
Escola do Empreendedor — Esta abordagem foi desenvolvida principalmente por economistas e vê o administrador apenas como tomador de decisões. Nela predomina uma visão racional do processo decisório, definido por Collins e Moore como «a busca da melhor alternativa num ambiente de dimensões muito limitadas e altamente especificadas» (15; p. 12). Como observa Mintzberg, «problemas ambíguos, objetivos conflitantes e mal expressos, e conseqüências imprevisíveis simples mente não existem. Assim, o administrador tem pouca importância para o economista. É o fundador-empreen- dedor que lhe interessa, pois este tem uma dimensão de liberdade: ele pode criar organizações». (15; p. 12-13). Escola da Teoria das Decisões — Ao contrário da escola anterior, esta vê a tomada de decisões como um processo complexo ao qual não é possível aplicar métodos predeterminados. Os teóricos desta escola asseguram que o administrador não tem «objetivos sistêmicos explícitos nem preferência por determinadas funções; que uma etapa muito importante mas muito ignorada do processo decisório é a definição do problema; que alternativas e suas conseqüências raramente são conhecidas com clareza; e, finalmente, que as decisões são tomadas com a finalidade de atender às limitações da situação e não para maximizar objetivos» (15; p. 14). A figura preemi- nente desta escola é Herbert Simon, autor de Comporta mento Administrativo. Escola da Eficácia do Líder — Esta, como as duas escolas seguintes, tratam do administrador como líder, relegando a segundo plano os outros aspectos da atividade gerencial. A ênfase, no caso desta primeira escola, entretanto, é mais no homem do que na tarefa. Típico desta escola são as abordagens que procuram associar eficácia administrativa com características pessoais ou com estilos de administração. Um exemplo é a teoria
(^40) R. Esc. Biblíotecon. U FM G , Belo Horizonte, 1 4 (l):3 7 -5 4 , mar. 1985
das relações humanas, cujo autor mais conhecido é McGregor e seu livro O Lado Humano da Empresa (13).
Escola do Poder do Líder — Os estudiosos desta escola estão interessados nos aspectos de poder e influência dos líderes, e na utilização e manipulação que fazem desses dois elementos. Um estudo famoso nesta linha é o de Melville Dalton, Men Who Manage. (5). Escola do Comportamento do Líder — Mintzberg deu este nome a um grupo de pesquisadores e escritores que têm em comum o fato de terem analisado o conteúdo do trabalho efetivamente desempenhado por administra dores. Mas os métodos adotados foram muito variados, e nem há uma interação entre diversos autores. Não há também um tema central nem uma linha de pensa mento a uni-los. O mais conhecido representante desta escola é, provavelmente, o Ohio State Leadership Group, um grupo de pesquisa baseado na Universidade Estadual de Ohio (Estados Unidos) no período que vai do final da década de 40 até meados da década de 60, respon sáveis por uma série de estudos sobre liderança (14, p. 209-215). Escola da Atividade de Trabalho — Como a escola anterior, esta também procura estudar o trabalho efeti vamente realizado por administradores. Mas ao contrário da outra escola, há nesta uma decidida integração entre os pesquisadores, bem como similaridade nos métodos utilizados. Na análise de Mintzberg, é esta escola que oferece a abordagem mais adequada ao estudo da função gerencial. Tal supremacia se deve, principalmente, a uma metodologia mais sofisticada e à utilização de dados empíricos nas conclusões de seus estudiosos, o que tem contribuído para uma visão mais abrangente da realidade administrativa. As outras escolas, como o nome de algu mas delas já sugere, quase todas se caracterizam por uma ênfase demasiada a um aspecto da administração
abordagem é que «tais atividades não podem ser definidas de forma precisa o bastante para que revelem identi dade entre o trabalho de diferentes administradores quando estes a elas se referem (15, p. 24). Mintzberg procurou ver nas metodologias que vinham sendo utilizadas a razão para a dificuldade em se descrever o conteúdo do trabalho gerencial. Por isso, ele mesmo realizou um estudo em que empregava uma metodologia nova — a observação estruturada, «mas com uma importante diferença em relação ao modo como «essa metodologia tinha sido empregada antes. As catego rias foram desenvolvidas durante e depois da observação». (15, p. 25). Foi a partir desse estudo, mas com base também em outros estudos de pesquisadores da escola da Atividade de Trabalho, que Mintzberg chegou à identificação de papéis administrativos que representam o conteúdo do trabalho gerencial.
- A TEORIA DOS PAPÉIS GERENCIAIS
Mintezberg identificou dez papéis básicos, que se agrupam em três grandes categorias:
I — Papéis interpessoais
- Representante da organização
- Líder
- Contato II — Papéis Informacionais
- Monitor
- Disseminador
- Porta-voz III — Papéis Decisórios
- Empreendedor
- Manipulador de distúrbios
- Alocador de recursos
- Negociador
Esses papéis podem ser assim descritos:
I) PAPÉIS INTERPESSOAIS — Decorrem diretamen te do status e da autoridade que são inerentes aos cargos administrativos, e concernem basicamente ao desenvolvimento de relações interpessoais:
- Representante da organização — Com este papel, o administrador desempenha uma série de atividades de natureza legal, social, motivadora e cerimonial, em virtude do fato de a sua pessoa ser um símbolo da organização ou da unidade de trabalho de que é responsável. Muitas dessas atividades são triviais, todas implicam alguma forma de relacionamento interpessoal, mas nenhuma implica qualquer tarefa significativa de processamento de informação ou tomada de decisão.
- Líder — Refere-se ao relacionamento do admi nistrador com seus subordinados. Inclui responsabilidades como seleção, treinamento, acompanhamento, motivação, promoção e exoneração de pessoal.
- Contato — Refere-se ao relacionamento do administrador com numerosos grupos e indivíduos fora de sua unidade/organização. O papel visa manter esses relacionamentos que são fontes importantes de informação e de favores. II) PAPÉIS INFORMACIONAIS — Estes papéis dizem respeito ao recebimento e transmissão de informação. O aspecto de relacionamento interpessoal é apenas inci- dental à maioria dessas atividades; a informação é sim plesmente deslocada ou processada nesta etapa, que não envolve qualquer atividade significativa de tomada de decisão.
- Monitor — Com este papel, o administrador continuamente busca e é bombardeado com informações que o habilitam a entender o que acontece em sua
(^44) Esc. Bibliotecon. ÜFM G, Belo H orizonte, 1 4 (l):3 7 -5 4 , mar. 1985
nistradores. Essa tese tem sido confirmada por vários estudos que utilizaram o modelo (1; 4; 11; 12; 16).
Entretanto, é possível ainda haver outros tipos de papéis desempenhados por grupos específicos de admi nistradores. É o caso do papel de especialista (technical expert, na terminologia inglesa), a que ainda faremos referência neste artigo, que é um papel geralmente desem penhado por gerentes técnicos, e apenas por esse tipo de gerente. Mintzberg vê esses papéis adicionais como um desdobramento dos papéis básicos. Assim, o papel de especialista, por exemplo, é visto como um desdobra mento do papel de porta-voz.
Embora esses papéis sejam universais, uma das conclusões mais seguras a que têm chegado as pesquisas é a de que a ênfase dada a cada papel ou grupo de papéis por um determinado administrador é influenciada por uma série de fatores. Os dois mais importantes desses fatores são a área de atuação do gerente e seu nível na hierarquia. Por exemplo, o estudo de Alexander mostrou que os gerentes de vendas enfatizam muito mais os papéis interpessoais do que os outros dois grupos de papéis, ao passo que os gerentes técnicos (*) enfatizam mais os papéis informacionais (1). O modelo de Mintzberg tem tido um enorme impacto na teoria administrativa contemporânea. Prova disso são os numerosos estudos que têm utilizado ou testado o modelo em organizações de negócios (1; 3; 7; 22; 23), em instituições de serviço (6; 16), assim como para comparar administradores do setor público com admi nistradores do setor privado (11). O modelo também tem sido utilizado em outros países que não os Estados Unidos; o estudo de Costin (4), por exemplo, foi realizado com administradores canadenses.
- Cat eg o ri a em que c l a s s i fi c a r ía m o s os b i b l io t e c á r i o s - a d m in i s tr a d o r e s.
5. UM ESTUDO DA FUNÇÃO GERENCIAL
EM BIBLIOTECAS
Só mais recentemente é que os profissionais da biblioteconomia e da ciência da informação passaram a se preocupar mais seriamente com a administração de bibliotecas. Nos Estados Unidos, segundo Evans, as técnicas de administração só começaram a merecer a atenção dos bibliotecários em meados da década de 50, «quando a biblioteca passou a ser reconhecida como um recurso comunitário e, em conseqüência, sucedem-se as verbas federais» (8, p. 1). Como seria de se esperar, estudos da função geren cial em bibliotecas e centros de informação escasseiam e padecem das mesmas limitações acima identificadas, já que via de regra tomam por modelo as teorias da administração de negócios. Entretanto, acreditamos que esse é um tópico da maior importância, de vez que a biblioteca, como qualquer outra organização, precisa ser bem administrada. Não é bastante nem suficiente que nos valhamos das conclusões derivadas de estudos feitos em outras áreas, notadamente em empresas comerciais e industriais. É necessário que sejam feitos estudos específicos de administradores de biblioteca, já que há aspetcos carac terísticos desse trabalho e do ambiente onde é realizado. Mintzberg enfatiza essa necessidade de estudos especí ficos de grupos de administradores com características peculiares: administradores de nível intermediário, admi nistradores públicos, administradores inexperientes, etc. A razão para isso é o fato de que essas diferenças repre sentam fatores importantes a determinar o comportamento do gerente.
De que tenhamos notícia, o único estudo de admi nistradores de biblioteca a utilizar o modelo de Mintzberg,
- Contato
- Porta-voz
- Manipulador de distúrbios
- Negociador
- Representante da organização
Nessa categorização, chama-nos a atenção o fato de o papel de empreendedor vir em primeiro lugar. Em nenhum outro grupo de administradores esse papel aparece com tanto destaque. Na análise de Person, isso parece demonstrar um desejo dos bibliotecários de participarem do processo de mudança/aperfeiçoamento em suas organizações, já que é através desse papel que os administradores introduzem inovações numa orga nização.
- Uma análise das diferenças entre os dois sexos mostrou que apenas em relação ao papel de manipulador de distúrbios elas são significativas. As mulheres mos traram um maior envolvimento com esse papel do que os homens, mas demonstraram também um desejo de reduzir esse envolvimento.
- As diferenças e semelhanças mais interessantes ocorreram na análise comparativa por tipo de biblioteca. Os administradores de bibliotecas públicas mostraram um envolvimento maior em três papéis (líder, manipulador de distúrbios e especialista) ao passo que os de bibliotecas universitárias têm um envolvimento maior em apenas um papel (negociador). Por outro lado, a análise dentro de cada grupo mostra que os administradores de bibliotecas públicas estão mais envolvidos com papéis cujas atividades e responsabilidades são voltadas para dentro de sua própria unidade de trabalho. São cinco esses papéis: líder, manipulador de distúrbios, especialista, disseminador, e alocador de recursos, papéis que implicam um grande
envolvimento do administrador com membros da sua unidade de trabalho. Ao contrário, os administradores de bibliotecas universitárias envolvem-se mais com os papéis de negociador, contato, porta-voz, e empreendedor, que são papéis mais voltados para atividades e responsabili dades externas à unidade que dirigem.
- Não obstante as diferenças constatadas, impor tantes semelhanças foram também detectadas começando pelo fato de todos os administradores mostrarem algum grau de envolvimento nos diferentes papéis. Uma das implicações disso, conforme observa Person, é que a preparação de administradores por tipo de biblioteca talvez não se justifique, já que basicamente eles têm um mesmo padrão de comportamento. Assim, a experiên cia gerencial de um tipo de biblioteca poderia e até deveria ser aproveitada em outros tipos de bibliotecas.
- UTILIZAÇÃO DO MODELO DE MINTZBERG
Ao longo deste artigo, fizemos referência a vários níveis de utilização de uma abordagem classificatória do conteúdo do trabalho gerencial, como é a de Mintzberg. Esses níveis são:
- em pesquisa, como referencial teórico e como base para a coleta de dados;
- na organização de textos e cursos de admi nistração;
- na análise ou auto-análise do trabalho de admi nistradores.
Nesta altura, não custa repetir que essa abordagem refere-se a apenas um aspecto da realidade do trabalho gerencial, ao seu conteúdo. Este é entretanto considerado senão o mais pelo menos um dos mais importantes aspectos desse trabalho.
estudos específicos ou mesmo o simples mocelo teórico. Por exemplo, se se trata de analisar o trabalho de um bibliotecário (*) e utilizar as conclusões desses estudos como base para a análise de casos particulares. Assim, tomando como exemplo uma conclusão do estudo de Person — a categorização geral dos papéis — o biblio tecário pode-se comparar com essa conclusão e analisar a sua própria conduta. Por exemplo: a importância dada aos papéis nessa situação particular corresponde àquela do estudo de Person? Não importa se a resposta é positiva ou negativa, o importante é que o bibliotecário analise, com o auxilio de quaisquer meios, a sua própria postura e as implicações que esta representa. Sabendo o que significa cada papel e cada grupo de papéis, ele terá condições de avaliar o seu próprio desempenho gerencial.
CONCLUSÃO
Não é possível num artigo como este explorar todos os aspectos de um modelo como o de Mintzberg. Nosso objetivo foi mais o de chamar a atenção dos bibliotecários para o modelo, que acreditamos ser um instrumento muito mais adequado para o estudo da função gerencial do que a abordagem clássica que tem predominado na área. Há uma grande necessidade de se dar mais atenção à admi nistração de bibliotecas como um meio de enfrentar os problemas, sempre presentes, de escassez de recursos, e também para aumentar a eficácia nesse aspecto do trabalho do bibliotecário.
There are several approaches to th e study o f m anagerial work. A m odern approach o f great im pact was developed by M intzberg, w ho described the co n te n t o f managerial work as con sistin g o f
- Com o o estudo de Person ac im a d is cu tid o.
ten roles ciassified in to three groups: interpersonal roles, in fo rm a tio n a l roles, and declslonal roles. The im p act o f M intzberg’s model is evidenced by the num erous studies which have b u ilt on his findings. One such study used the m odel to describe the work o f public and academ ic lib ra ry m anagers in th e United States. There is a need to stud y work o f library managers in Brazil and it is strongly suggested th a t a m odern approach, such as M intzberg’s, be used.
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