Informativa sul trattamento dei dati personali (Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati n. 679/2016 - Art. 13)

La società Ladybird S.r.l., con sede in Via Leonardo da Vinci n. 16 -- CAP 10126 Torino, (di seguito, la "Società") informa di essere Titolare del trattamento ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, "Regolamento") dei dati personali raccolti sul sito web www.docsity.com ("Sito") con particolare riferimento: (1) ai trattamenti relativi alle procedure di registrazione degli utenti sul Sito (di seguito, con i termini "Interessato" o "Utente", sia al singolare che al plurale, si intenderanno complessivamente le persone fisiche maggiori di età, come studenti, professori, tutor, professionisti; le persone fisiche di anni sedici in proprio; i minori di anni sedici autorizzati da chi esercita la potestà genitoriale); (2) ai trattamenti connessi alla fornitura di spazio web, cloud e/o di piattaforme elettroniche messe a disposizione dal Titolare -- anche tramite terzi -- per consentire la fruizione dei servizi e dei contenuti digitali in base a quanto previsto dalle relative Condizioni generali di contratto.

Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, anche se non registrati in una banca di dati, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'elaborazione, la selezione, il blocco, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

I dati verranno trattati per le seguenti finalità, in via manuale e/o con il supporto di mezzi informatici o telematici.

Come richiesto dalle Linee Guida in materia di trasparenza WP 260/2017, si forniscono in prima battuta gli estremi identificativi del Titolare del trattamento dei dati e tutte le informazioni per contattarlo rapidamente.
Ladybird S.r.l.
Via Leonardo da Vinci n. 16 -- CAP 10126 Torino
P. IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Torino 10816460017
Capitale sociale Euro 20.000,00
Tel: 011/6938436
Email: dpo@docsity.com
PEC: ladybirdsrl@legalmail.it
Sito web: www.docsity.com
La registrazione al Sito è consentita soltanto a persone maggiori di età, ovvero a soggetti minori di età che abbiano già compiuto 16 anni: ai sensi dell'art. 8 del Regolamento il minore che abbia compiuto i sedici anni può esprimere in proprio il consenso al trattamento di propri dati personali in relazione all'offerta dei servizi offerti dalla Società sul Sito.
Sempre in base a quanto previsto dall'art. 8 del Regolamento, il trattamento dei dati personali del minore di età che non abbia compiuto per lo meno sedici anni può fondarsi su un consenso validamente prestato dal minore esclusivamente a condizione che egli sia stato autorizzato da chi esercita la responsabilità genitoriale a prestare il consenso oppure a condizione che il consenso sia prestato direttamente dall'esercente la potestà genitoriale. Non è consentita la registrazione di utenti minori di anni sedici non autorizzati. Registrandosi al Sito l'interessato conferma di essere in possesso dei predetti requisiti di età.
A.1 Finalità pre-contrattuali e contrattuali di adempimento del contratto stipulato con l'interessato.
In primo luogo il trattamento dei dati personali richiesti che l'interessato è tenuto a indicare persegue le finalità di rendere possibile la stipula di un contratto tra l'interessato e la Società. Per "Contratto" si intende complessivamente, e a seconda dei casi:
1. la stipula di uno o più rapporti contrattuali con l'interessato per l'attivazione di un abbonamento ai servizi offerti dalla Società, sia a titolo gratuito che a titolo oneroso [es: Servizi Base, Servizi Premium (Abbonamento Standard), Servizi Marketplace, Abbonamenti All Inclusive, nonché ulteriori servizi di volta in volta forniti e/o resi accessibili dalla Società attraverso il Sito];
2. l'adempimento del contratto di mandato all'incasso conferito dall'Utente alla Società ogni qual volta l'interessato stipuli in proprio -- e quale autonomo titolare del trattamento - con altri utenti del sito (attraverso il servizio di Marketplace e la funzione Store) contratti di vendita e/o acquisto di Contenuti Digitali (cioè testi, elaborati e materiali in genere a contenuto didattico e/o informativo in formato digitale) e la Società proceda ad incassare e rigirare il pagamento all'utente interessato.
Per consentire alla Società di adempiere alle proprie obbligazioni ai sensi del Contratto, saranno trattati i relativi dati personali degli utenti interessati. Inoltre, prima della conclusione del Contratto, il trattamento dei dati personali dell'interessato potrebbe altresì perseguire finalità pre-contrattuali, come ad esempio rispondere a specifiche richieste provenienti dall'interessato, prestare assistenza tecnica e negoziale per il processo di registrazione, od effettuare verifiche lecite e pertinenti -- nel rispetto anche dei vigenti codici di deontologia e buona condotta sul trattamento dei dati personali - relativamente alla veridicità dei dati forniti (soprattutto in caso di minori che richiedono la registrazione). A titolo esemplificativo e non esaustivo, e per maggiore trasparenza nei confronti dell'interessato, le finalità primarie del trattamento connesse all'adempimento del Contratto (in ogni sua fase) possono essere nello specifico anche finalità di: fornitura dei servizi come complessivamente definiti dalle Condizioni Generali di Contratto, manutenzione e assistenza tecnica, gestione dei pagamenti tra utenti, gestione degli incassi da parte della Società delle somme ad essa spettanti sui servizi resi; gestione di eventuali reclami e/o contenziosi, archiviazione dei dati personali, utilizzo dei dati personali per effettuare comunicazioni relative allo svolgimento del rapporto contrattuale instaurato, verifiche sul corretto adempimento delle obbligazioni assunte, contestazione di comportamenti illeciti o fraudolenti.
Ai sensi dell'articolo 6 del Regolamento, la base giuridica del trattamento, in tutti i casi e trattamenti previsti dal presente paragrafo A, è rappresentata da quanto segue: il trattamento è necessario all'esecuzione del Contratto (o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato).
Le categorie di dati personali oggetto del trattamento sono rappresentate da dati personali comuni.
A.2 Finalità di adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da normative UE. Finalità di far valere o difendere diritti.
In secondo luogo, i dati personali saranno altresì trattati anche per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria e per finalità civilistiche, amministrative, contabili e fiscali.
Infine, i dati personali potranno essere trattati per far valere o difendere nelle sedi competenti (giudiziarie, arbitrali, amministrative, etc) diritti di qualsiasi natura, siano essi connessi o meno al Contratto (es: inadempimento) o ad altri termini e condizioni legali del Sito.
La base giuridica del trattamento, in questi casi, è rappresentata dalla necessità di adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetta la Società. Inoltre, nel caso di azioni per far valere o difendere un diritto in giudizio, la base giuridica del trattamento è rappresentata dall'interesse legittimo.
Le categorie di dati personali oggetto del trattamento sono rappresentate da dati personali comuni.
A.3 Finalità di consentire la registrazione dell'interessato al Sito web della Società.
L'accesso e la navigazione del Sito ove la Società offre i propri servizi connessi al Contratto e alla gestione di un'area riservata (la Dashboard dell'utente) sono liberi ma la possibilità di fruire dei suddetti servizi (anche di quelli gratuiti, come la creazione della Dashboard personale) è consentita solo previa registrazione dell'interessato. Il processo di registrazione consiste nella compilazione di un modulo on line nel quale è richiesto all'utente di indicare taluni dati personali per l'attivazione di credenziali di autenticazione (login + password) con le quali successivamente accederà a tutte le aree e ai servizi riservati agli utenti registrati.
Quindi ulteriori finalità primarie del trattamento sono rappresentate dalla necessità di consentire l'espletamento delle richieste procedure di previa registrazione on-line e la creazione di un account nonché di consentire ai gestori del Sito la generazione e la successiva gestione tecnica e amministrativa (ivi incluse le finalità di fornire supporto e assistenza tecnica su richiesta) dell'account, dei Client ID, dei codici di attivazione, delle password e similari credenziali di autenticazione così come creati nell'ambito del processo di registrazione. In tali finalità primarie e principali del trattamento dei dati dell'interessato registrato rientrano anche quelle di consentirgli di accedere alle pagine web del Sito e, ove è possibile, fruire di servizi on-line e di assistenza pre e post-contrattuale per la gestione di ogni profilo contrattuale, amministrativo, tecnico o legale conseguente. Con riferimento a tale ultimo trattamento, la finalità è altresì quella di gestire qualsiasi tipo di richiesta di assistenza -- tecnica, commerciale e/o di natura contrattuale -- pervenuta alla Società interessate e fornire i relativi riscontri.
Infine, tra le finalità primarie rientrano anche taluni trattamenti tecnici svolti mediante i cosiddetti "cookies tecnici". In questi casi specifici, i trattamenti tecnici sono finalizzati unicamente ad effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica nella misura strettamente necessaria alla Società per fornire i servizi esplicitamente richiesti dall'utente contrattualizzato.
La base giuridica del trattamento, in questi casi, è rappresentata dalla necessità di dare esecuzione al Contratto di cui l'interessato è parte o a misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
Le categorie di dati personali oggetto del trattamento sono rappresentate da dati personali comuni.
In tutti i casi sopra illustrati - ed in base alla applicabile disciplina normativa di cui al Regolamento e al vigente decreto legislativo italiano di coordinamento della normativa nazionale sulla protezione dei dati personali -- la Società comunicherà i dati personali ai seguenti destinatari esterni. Come richiesto dalle Linee Guida in materia di trasparenza WP 260/2017, si forniscono le relative indicazioni sui destinatari della comunicazione dei dati in base agli obblighi ivi previsti (obbligatoria indicazione -- ove possibile - dei soggetti e delle entità che ricevono in comunicazione i dati, ivi inclusi responsabili esterni, contitolari del trattamento, responsabili interni).
1. a terzi fornitori di servizi cui la comunicazione sia necessaria per l'adempimento delle prestazioni oggetto del Contratto. Come richiesto dalle Linee Guida in materia di trasparenza WP 260/2017 ove il Titolare scelga di indicare per categorie i destinatari dei dati, egli deve giustificare perché ritiene tale approccio corretto e in ogni caso il riferimento alla categoria non deve essere generico ma specifico, facendo riferimento alle attività svolte, al settore, alla industria, e alla ubicazione territoriale dei destinatari individuati per categoria. In tale prospettiva la Società ritiene in tale caso corretto l'approccio per categorie di destinatari della comunicazione in quanto la indicazione nominativa dei fornitori e sub-fornitori sarebbe esorbitante. E' sempre possibile per l'interessato fare comunque richiesta informale alla email dpo@docsity.com dell'elenco completo dei destinatari dei dati. I terzi destinatari dei dati personali sono rappresentati dalle seguenti categorie: società del comparto bancario e creditizio che forniscono servizi per la gestione delle transazioni finanziarie connesse ad incassi e pagamenti; fornitori del comparto dei servizi ICT per servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici e telematici e di tutti i servizi funzionalmente connessi e necessari per l'adempimento delle prestazioni oggetto del Contratto; soggetti che svolgono attività di archiviazione della documentazione relative ai rapporti intercorsi con l'interessato; soggetti che forniscono servizi per la gestione delle piattaforme telematiche della Società; soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dalla Società; soggetti che svolgono attività di recupero crediti; società che svolgono attività di assistenza contrattuale alla clientela (es. call center); persone, società o studi professionali, che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione alla Società in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria relativamente al Contratto; società e soggetti istituzionali che operano nell'ambito della prevenzione di frodi; fornitori di servizi finalizzati alla verifica, esattezza e validità dei dati anagrafici e fiscali;
2. ad altri addetti interni e persone autorizzate al trattamento facenti parte dell'organigramma della Società, in base a ruoli o funzioni e/o a specifiche procedure aziendali interne. I dati personali saranno resi accessibili solo a coloro i quali ne abbiano necessità a causa della propria mansione o posizione gerarchica. Tali soggetti sono opportunamente individuati quali persone autorizzate al trattamento ai sensi degli articoli 29 e 32 del Regolamento e sono obbligati all'impegno legale alla riservatezza e appositamente istruiti al fine di evitare perdite, distruzione, accessi non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi.
I dati personali riferiti a persone fisiche non saranno oggetto di diffusione, a meno che sulla Dashboard personale dell'utente (che egli gestisce in proprio quale autonomo Titolare del trattamento) altrove sul Sito non vi siano opzioni o funzioni a scelta dell'interessato (che in tal caso stabilirebbe in proprio quale autonomo titolare del trattamento l'ambito di diffusione) che rendano visibili le informazioni a destinatari non individuati o individuabili.
In tutti i casi sopra illustrati ai Paragrafi A e B (per le ipotesi di comunicazione a terzi destinatari) -- e viste le basi giuridiche di cui all'art. 6 del Regolamento -- la Società non ha l'obbligo di acquisire lo specifico consenso al trattamento dell'interessato. Tutti i trattamenti sopra illustrati perseguono infatti finalità primarie per le quali il Regolamento esclude la necessità di acquisire un consenso specifico, applicandosi in alternativa differenti basi giuridico-legali che legittimano e rendono lecito il trattamento in assenza di consenso. Si tratta in particolare delle basi giuridiche del trattamento necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l'interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell'interessato; del trattamento necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria o -- infine -- del trattamento necessario per finalità di azione o difesa di un diritto in sede giudiziaria o per perseguire un legittimo interesse della Società.
Laddove l'interessato non intendesse conferire comunque i dati personali richiesti e necessari in base a quanto precede, la conseguenza sarebbe quella della impossibilità di procedere alla esecuzione del Contratto e alla erogazione dei prodotti e dei servizi che di volta in volta ne sono oggetto. In tale caso la navigazione del Sito quale utente non registrato sarebbe comunque sempre possibile.
I dati personali raccolti saranno trattati -- previo consenso dell'interessato - anche per le seguenti finalità secondarie ed omogenee del trattamento: per perseguire finalità di promozione commerciale, comunicazione pubblicitaria, sollecitazione a comportamenti di acquisto, ricerche di mercato, sondaggi (on-line o mediante formulari), elaborazioni statistiche (in forma identificativa), altre ricerche campionarie di marketing in senso lato (incluse le manifestazioni a premio, giochi e concorsi) di prodotti e/o servizi riferibili alla Società (di seguito, complessivamente, "Trattamento per Finalità di Marketing"). Per trasparenza informativa, e come richiesto dalle Linee Guida WP259 sul consenso ai sensi del Regolamento emanate dal Gruppo dei Garanti europei, come eccezione alla regola della granularità del consenso (tanti consensi da richiedere quante sono le finalità e le operazioni di trattamento, se eterogenee tra di loro) si segnala che tali Linee Guida autorizzano una unica formula di consenso "a copertura di diverse operazioni di trattamento, ove tali operazioni di trattamento perseguano una serie di finalità unitarie"; inoltre, in base al Considerando 32 del Regolamento, un unico consenso si può applicare "a tutte le attività di trattamento svolte per la stessa o le stesse finalità". Le finalità sopra puntualmente indicate sono oggettivamente riconducibili al perseguimento di uno scopo unitario, per essendo diverse le operazioni del trattamento, che è quello di promozione commerciale e marketing in senso lato. Di conseguenza, mediante il conferimento dell'unitario consenso al Trattamento per Finalità di Marketing l'interessato prende specificatamente atto delle omogenee e diverse finalità promozionali, commerciali e di marketing sopra in dettaglio specificate (incluse le attività gestionali e amministrative conseguenti) e autorizza espressamente detti trattamenti e detti scopi, sia ove i mezzi impiegati per il Trattamento per Finalità di Marketing siano il telefono con operatore o altri mezzi non elettronici, non telematici o non supportati da meccanismi e/o procedure automatiche, elettroniche o telematiche che ove i mezzi impiegati siano la posta elettronica, il fax, gli sms, gli mms, sistemi automatici senza intervento di operatore e similari, incluse piattaforme elettroniche e altri mezzi telematici) che -- infine - ai sensi dell'art. 6, comma 1, lettera (a) del Regolamento, quale specifica e ulteriore base giuridica del Trattamento per Finalità di Marketing.
Ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la privacy del 15 Maggio 2013 intitolato "Consenso al trattamento dei dati personali per finalità di "marketing diretto" attraverso strumenti tradizionali e automatizzati di contatto", applicabile ai sensi del criterio di compatibilità con il Regolamento, si richiama poi specificatamente l'attenzione dell'interessato sul fatto che:
1. il consenso eventualmente prestato per l'invio di comunicazioni commerciali e promozionali mediante l'impiego di posta elettronica, fax, sms, mms, sistemi automatici senza intervento di operatore e similari, incluse piattaforme elettroniche e altri mezzi telematici) implicherà la ricezione di tali comunicazioni, non solo attraverso dette modalità automatizzate di contatto, ma anche attraverso modalità tradizionali, come la posta cartacea o le chiamate tramite operatore;
2. il diritto di opposizione dell'interessato trattamento dei propri dati personali per finalità di "marketing diretto" attraverso le sopra citate modalità automatizzate di contatto, si estenderà in ogni caso a quelle tradizionali e, anche in tal caso, resta salva la possibilità di esercitare tale diritto in parte, così come previsto dall'art. 21 del Regolamento, sia rispetto a determinati mezzi che rispetto a determinati trattamenti;
3. resta ferma la possibilità per l'interessato il quale non intenda prestare il consenso nei termini sopra indicati, di manifestare l'eventuale volontà di ricevere comunicazioni per le suddette finalità di marketing esclusivamente attraverso modalità tradizionali di contatto, ove previste; tale volontà potrà essere esercitata gratuitamente inviando semplicemente una email a dpo@docsity.com.
Ai fini del principio di adempimento degli obblighi privacy per il titolare nel rispetto dei principi di semplificazione dei medesimi adempimenti ed ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la privacy del 15 Maggio 2013 intitolato "Consenso al trattamento dei dati personali per finalità di "marketing diretto" attraverso strumenti tradizionali e automatizzati di contatto", la Società informa l'interessato che la formula di consenso specifica a disposizione in base alle procedura di raccolta del consenso di volta in volta prevista sarà unitaria e complessiva e farà riferimento a tutti i possibili mezzi del trattamento marketing, ferma restando la possibilità per l'interessato di esprimere una diversa volontà quanto all'impiego di taluni mezzi e non di altri per la ricezione, previo consenso, delle comunicazioni marketing inviando semplicemente una email a dpo@docsity.com Inoltre, sempre ai fini del principio di adempimento degli obblighi privacy per il titolare nel rispetto dei principi di semplificazione dei medesimi adempimenti la Società informa l'interessato, anche ai sensi del Regolamento e delle Guida WP259 sul consenso ai sensi del Regolamento emanate dal Gruppo dei Garanti europei, che la formula di consenso specifica sarà unitaria e complessiva e farà altresì riferimento a tutte le diverse e possibili finalità marketing qui esplicitate (senza cioè moltiplicare le formule di consenso per ciascuna distinta finalità di marketing perseguita dal titolare), ferma restando la possibilità per l'interessato di notificare una diversa volontà selettiva quanto al consenso o al diniego del consenso o alla revoca del consenso per singole finalità di marketing inviando semplicemente una email a dpo@docsity.com
Per procedere al Trattamento per Finalità di Marketing è obbligatorio per ogni Titolare del trattamento acquisire presso l'interessato un consenso informato, libero, inequivoco, specifico, separato, espresso, documentato, preventivo e del tutto facoltativo.
Conseguentemente, laddove l'interessato decida di prestare lo specifico consenso come sopra richiesto, deve essere preventivamente informato e consapevole che le finalità del trattamento perseguite sono esclusivamente di specifica natura commerciale, pubblicitaria, promozionale e di marketing in senso lato, con la conseguenza che ove l'interessato non intenda sottoporre i suoi dati al Trattamento per Finalità di Marketing, egli sarà libero e nessuna conseguenza vi sarà per il vigente Contratto (anche in caso di revoca successiva del consenso ove prestato, fermi restando ai sensi dell'art. 21 del Regolamento i trattamenti dei dati fino a quel momento legittimamente svolti). In un'ottica di assoluta trasparenza, la Società riepiloga con maggiore dettaglio le finalità del trattamento:
1. inviare materiale pubblicitario ed informativo (es. Newsletters), a carattere promozionale o comunque a carattere di sollecitazione commerciale;
2. compiere attività dirette di vendita o di collocamento di prodotti o servizi della Società;
3. inviare informazioni commerciali o effettuare comunicazioni commerciali interattive anche ai sensi del Decreto legislativo 206/2005 attraverso reti e servizi di comunicazione elettronica;
4. elaborare studi, ricerche, statistiche di mercato, ricerche campionarie, effettuare sondaggi anche in forma identificativa;
5. organizzare e/o comunque promuovere manifestazioni a premio (giochi, concorsi ed operazioni a premio) ai sensi del d.p.r. 430/2001;
6. inviare comunicazioni commerciali non sollecitate ai sensi dell'articolo 9 del Decreto Legislativo 9 Aprile 2003 n. 70.
Prestando dunque il consenso del tutto opzionale, l'interessato prende specificatamente atto ed autorizza tali trattamenti e/o trattamenti che perseguono gli omogenei scopi diversi qui previsti.
In ogni caso, anche laddove l'interessato abbia prestato il consenso per autorizzare la Società a perseguire tutte le finalità del Trattamento per Finalità di Marketing, egli resterà comunque libero in ogni momento di revocarlo, inviando semplicemente una email a dpo@docsity.com oppure utilizzando le funzione di gestione delle impostazioni privacy nell'area riservata sul Sito (es: modificando le impostazioni dalla dashboard personale). A seguito della ricezione di tale richiesta di opt-out, la Società procederà tempestivamente alla rimozione e cancellazione dei dati dai database utilizzati per il Trattamento per Finalità di Marketing. La semplice ricezione della richiesta di cancellazione varrà automaticamente quale conferma di avvenuta cancellazione.
Si informa specificatamente e separatamente, come richiesto dall'art. 21 del Regolamento, che l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità e che qualora l'interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità.
Con riferimento all'invio di Newsletter a scopo promozionale, per massima trasparenza si specifica quanto segue. Con la registrazione alla newsletter, l'indirizzo email dell'utente viene automaticamente inserito in una lista di contatti a cui viene inviata una newsletter mensile. Per l'invio e la gestione della newsletter, la Società utilizza il servizio offerto da MailChimp (The Rocket Science Group, LLC, 512 Means St., Suite 404 -- 30318 -- Atlanta, Georgia), cui i dati vengono comunicati (di seguito semplicemente "MailChimp"). I dati raccolti vengono memorizzati sui server sicuri di MailChimp. MailChimp dà informazioni su chi apre le newsletter e clicca sui link in essa contenuti. Ove l'utente non voglia che chi invia la newsletter sappia che l'hai aperta, egli dovrà leggere la newsletter senza scaricare le immagini; se l'utente non vuole che i suoi click sui link di una newsletter vengano tracciati, egli dovrà copiare i link e aprili direttamente nel browser. Ai sensi della privacy policy di MailChimp i dati dell'utente non verranno mai utilizzati direttamente da MailChimp o da essa comunicati a terzi. MailChimp si serve di operatori opportunamente autorizzati per il mantenimento del servizio e nell'esercizio di detta funzione essi potrebbero avere accesso ai dati. Valgono, in ogni caso, le garanzie previste dalla privacy policy di MailChimp, visionabili al seguente link: https://mailchimp.com/legal/privacy/
La Società utilizzerà queste informazioni a scopi statistici aggregati per fornire un servizio sempre migliore ai propri utenti. L'utente può cancellarsi dalla newsletter in qualunque momento, attraverso il link apposito contenuto in ogni messaggio di invio della newsletter. Lo specifico consenso al trattamento, ai sensi dell'art. 21 del Regolamento, è sempre revocabile e ci si può in qualsiasi momento opporre al trattamento per finalità di marketing.
I dati oggetto del Trattamento per Finalità di Marketing non saranno oggetto né di comunicazione a terzi né di diffusione
Richiamiamo con particolare attenzione il fatto che il conferimento dei dati personali alla Società e la prestazione del consenso al Trattamento per Finalità di Marketing per gli scopi e con le modalità sopra illustrate sono assolutamente facoltativi ed opzionali (e comunque revocabili senza formalità anche successivamente alla prestazione) e il mancato conferimento non determinerà conseguenze diverse dall'impossibilità per la Società di procedere ai trattamenti marketing menzionati.
In caso di diniego del consenso marketing non vi sarà alcuna interferenza e/o conseguenza sui rapporti negoziali, contrattuali o di altro tipo di cui al Contratto e i cui trattamenti dei dati personali rientrino nelle finalità primarie del trattamento di cui ai Paragrafo A e B della presente Informativa privacy.
Esclusivamente con riferimento all'utilizzo della email indicata dall'interessato al momento della conclusione del Contratto, sarà possibile per la Società inviare (senza necessità di acquisire uno specifico consenso) materiale informativo e pubblicitario solo se relativo esclusivamente a prodotti e/o servizi analoghi a quelli oggetto del Contratto. Resta in tale particolare ipotesi fermo il diritto dell'interessato di opporsi in ogni momento al trattamento (notificando il suo opt-out a alla email dpo@docsity.com) in occasione della ricezione. In ogni caso l'interessato, in occasione dell'invio di ogni comunicazione email effettuata dalle Società per le finalità qui previste, sarà debitamente informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente. Tale opposizione non produrrà alcuna conseguenza sul Contratto.
Negli altri diversi casi di utilizzo della email dell'interessato per inviare materiale informativo e pubblicitario diverso e non analogo ai prodotti e/o servizi oggetto del Contratto già stipulato, resta fermo l'obbligo di acquisire un consenso specifico e separato.
E' possibile che per finalità di marketing e di miglioramento dei servizi la Società proceda a trattamenti dei dati cosiddetti di "profilazione".
Per tali trattamenti, ed ai fini di una compiuta informazione, si fa riferimento alla definizione di cui all'art. 4, comma 1, n. (4) del Regolamento UE: «profilazione»: qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell'utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica".
L'attività di profilazione può concernere dati personali "individuali" o dati personali "aggregati" derivanti da dati personali individuali dettagliati. Per chiarire in cosa consiste la "profilazione", si può fare esemplificativamente riferimento ai parametri che seguono:
- i dati sono strutturati e coordinati in base a parametri predefiniti individuati di volta in volta, a seconda delle esigenze aziendali (indipendentemente dalle finalità marketing, contrattuali, amministrative, etc.);
- i dati di partenza, singolarmente considerati, possono comprendere informazioni personali di tipo variegato, tra cui dati di carattere contrattuale e dati relativi alle transazioni fatte, o ai Contenuti Digitali o di Tutoring scaricati; o agli introiti conseguiti nell'ambito dei Servizi di Marketplace, etc, ma è solo in seguito alla profilazione (cioè la strutturazione secondo parametri prestabiliti) che è possibile desumere indicazioni ulteriori riferibili a ciascun interessato, indicazioni ulteriori (cioè il "profilo") che non deriverebbero dalla mera attitudine informativa dei dati singolarmente o separatamente considerati.
In altri termini, dalla profilazione in senso stretto può conseguire la disponibilità di un patrimonio informativo che va ben al di là delle informazioni considerate singolarmente e relative a ciascun interessato; inoltre la profilazione in senso stretto fornisce un valore aggiunto dato dalle molteplici correlazioni che è possibile istituire tra i dati singoli raccolti, al fine di ricavarne informazioni aggiuntive utili.
Quanto agli obblighi per le Società di fornire -- ai sensi dell'art. 13, comma 2, lettera f) del Regolamento -- informazioni sulla logica del trattamento di profilazione nonché l'importanza e le conseguenze di un tale trattamento, si chiarisce ulteriormente quanto segue. Elementi fondanti del trattamento di profilazione saranno:
1. la predeterminazione dei parametri per la strutturazione dei dati singolarmente considerati;
2. il confronto, l'incrocio, la messa in relazione di tali dati tra di loro e l'analisi comparativa svolta in base ai parametri predefiniti, anche mediante processi automatizzati (cioè la catalogazione dei singoli dati in clusters);
3. l'ottenimento di un profilo attraverso le attività che precedono e che permette di individuare i PdV interessati e le indicazioni analitiche aggiuntive rispetto ai dati singoli e consente di generare la mappatura/segmentazione in gruppi omogenei di comportamento (creazione dinamica di profili comportamentali).
I trattamenti sopra illustrati saranno nel prosieguo complessivamente definiti "Trattamento di Profilazione".
La Società potrebbe procedere ai seguenti Trattamenti di Profilazione, come nel caso di rilevazione di:
- numero e tipologia di acquisto di abbonamenti ai servizi della Società effettuati in un orizzonte temporale predeterminato;
- numero e tipologia di spese effettuate in un orizzonte temporale predeterminato;
- numero e tipologia di nuovi contratti sul Marketplace stipulati in un orizzonte temporale predeterminato;
- numero e tipologia di richieste di assistenza inviate in un orizzonte temporale predeterminato;
- numero e tipologia di corsi di contestazioni ricevute e/o inviate in un orizzonte temporale predeterminato.
Per procedere ad un Trattamento di Profilazione è obbligatorio acquisire un consenso specifico, separato (anche dal consenso marketing di cui al paragrafo C sopra riportato), espresso, documentato, preventivo e del tutto facoltativo.
Conseguentemente, laddove l'interessato interessato decida di prestare lo specifico consenso, deve essere preventivamente informato e consapevole che le finalità del trattamento perseguite sono di specifica natura commerciale, pubblicitaria, promozionale e di marketing in senso lato basato su un Trattamento di Profilazione. In un'ottica di assoluta trasparenza, la Società informa dunque che i dati raccolti in base a specifica prestazione di consenso potranno essere oggetto di un Trattamento di Profilazione per le medesime finalità di cui al paragrafo C della presente informativa.
Richiamiamo con particolare attenzione il fatto che il conferimento dei dati personali alla Società e la prestazione del consenso al Trattamento di Profilazione sono assolutamente facoltativi ed opzionali (e comunque revocabili senza formalità anche successivamente alla prestazione) e il mancato conferimento non determinerà conseguenze diverse dall'impossibilità per la Società di procedere ai trattamenti menzionati.
In caso di diniego del consenso al Trattamento di Profilazione non vi sarà alcuna interferenza e/o conseguenza sui rapporti negoziali di cui al Contratto.
I dati oggetto del Trattamento di Profilazione non saranno oggetto né di comunicazione a terzi né di diffusione
Ai sensi dell'art. 13, comma 1, lettera (f) del Regolamento, si informa che alcuni dati personali dell'interessato potranno essere trasferiti a un paese terzo al di fuori della Unione Europea. Si tratta in particolare degli Stati Uniti d'America e del Brasile ove hanno sede alcune società fornitrici di servizi connessi alla gestione del Contratto e del Sito.
Tale trasferimento, avverrà ai sensi dell'articolo 46 (Trasferimento soggetto a garanzie adeguate), comma 2, lettera c) del Regolamento, e cioè mediante l'adozione di un Contratto per il trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi che incorpora le clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione UE.
Presso la sede di ciascuna delle Società come sopra indicate è a disposizione il Contratto di trasferimento dei dati personali che potrà essere richiesto per estratto dagli interessati, come prescritto dall'articolo 13 del Regolamento.
I dati saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento, che di seguito si specificano ai sensi dell'art. 13, comma 2, lettera (a) del Regolamento: dieci anni decorrenti dalla cessazione del rapporto contrattuale per i documenti e relativi dati di natura civilistica, contabile e fiscale come previsti dalle leggi in vigore.
Con riferimento invece ai dati personali oggetto di Trattamento per Finalità di Marketing o di Trattamento per finalità di Profilazione gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e minimizzazione per la sola durata del Contratto o - se pure il Contratto continui ad essere vigente - fino a che non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell'interessato ai trattamenti accessori e secondari di marketing e profilazione (ivi inclusa la comunicazione a terzi per i medesimi scopi), e dunque i tempi di conservazione in questo caso sono legati alla scelta dell'interessato di procedere alla revoca.
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), da 15 a 22 del Regolamento, si informa l'interessato che:
1. ha il diritto di chiedere alla Società l'accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, nei casi previsti; in particolare, per quanto riguarda la cancellazione, l’utente del servizio può utilizzare una funzionalità di cancellazione automatizzata entrando nel pannello di gestione del proprio account, e selezionare la voce "Vuoi eliminare definitivamente il tuo account?" nelle impostazioni del profilo. Per ulteriori informazioni vedi la FAQ "In cosa consiste l’eliminazione dell’account?"
2. ha il diritto di proporre -- in Italia - un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, se Autorità competente, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell'Autorità su www.garanteprivacy.it;
3. in alternativa, ha diritto di proporre un reclamo ad altra competente Autorità privacy europea ubicata nel luogo di abituale residenza o domicilio in Europa di chi contesta una violazione dei propri diritti, seguendo le procedure e le indicazioni del caso;
4. le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su richiesta dell'interessato - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato -- saranno comunicate dalla Società a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali. La Società potrà comunicare all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.
L'esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Solo in caso di richiesta di ulteriori copie dei dati richieste dall'interessato, la Società potrà addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l'interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell'interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune. Lo specifico indirizzo della Società per trasmettere istanze di esercizio dei diritti come riconosciuti dal Regolamento è il seguente: dpo@docsity.com Non sono richieste altre formalità. Il riscontro verrà dato nei termini previsti dall'articolo 12, comma 3 del Regolamento ("Il titolare del trattamento fornisce all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l'interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l'interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell'interessato")
In base a quanto previsto dalle Linee Guida in materia di trasparenza WP 260/2017 emanate dal Gruppo dei Garanti UE, nella indicazione dei diritti dell'interessato il titolare del trattamento deve specificare un sommario/sintesi di ciascun diritto in questione e deve fornire separate indicazioni sul diritto alla portabilità.
La Società informa l'interessato circa lo specifico diritto alla portabilità. L'articolo 20 del Regolamento generale sulla protezione dei dati introduce il nuovo diritto alla portabilità dei dati. Tale diritto consente all'interessato di ricevere i dati personali forniti alla Società in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e - a certe condizioni - di trasmetterli a un altro titolare del trattamento senza impedimenti.
Sono portabili i soli dati personali che (a) riguardano l'interessato, e (b) sono stati forniti dall'interessato alla Società; (c) sono trattati elettronicamente nell'ambito della stipula di un contratto.
La portabilità dei dati comprende il diritto dell'interessato di ricevere un sottoinsieme dei dati personali che lo riguardano trattati dalla Società e di conservarli in vista di un utilizzo ulteriore per scopi personali. Tale conservazione può avvenire su un supporto personale o su un cloud privato, senza comportare necessariamente la trasmissione dei dati a un altro titolare. La portabilità è una sorta di integrazione e rafforzamento del diverso diritto di accesso ai dati personali, pure previsto dall'art. 15 del Regolamento.
Nel caso l'interessato richieda la portabilità unitamente alla trasmissione diretta dei suoi dati ad altro titolare del trattamento, si ricorda che tale diritto è sottoposto alla condizione della fattibilità tecnica: l'art. 20, comma 2 del Regolamento prevede infatti che i dati possono essere trasmessi direttamente da un titolare all'altro su richiesta dell'interessato, e ove ciò sia tecnicamente possibile. La fattibilità tecnica della trasmissione da un titolare all'altro va valutata caso per caso. Il Considerando 68 del Regolamento chiarisce i limiti di ciò che è "tecnicamente fattibile", specificando che "non dovrebbe comportare l'obbligo per i titolari di adottare o mantenere sistemi di trattamento tecnicamente compatibili". Pertanto, la trasmissione diretta dei dati dalla Società ad altro titolare potrà avvenire se è possibile instaurare una comunicazione fra i sistemi dei due titolari (trasferente e ricevente) e in modo sicuro, e se il sistema ricevente è tecnicamente in grado di ricevere i dati in ingresso. Qualora impedimenti di ordine tecnico precludano la trasmissione diretta, la Società ne darà compiuta informazione e spiegazione di dettaglio all'interessato. Per quanto riguarda la interoperabilità dei formati atta a garantire la portabilità, la Società si adeguerà a quanto previsto dal comma 1021, lettera (b) della Legge 205/2017 ("presenza di adeguate infrastrutture per l'interoperabili' dei formati con cui i dati sono messi a disposizione dei soggetti interessati") se vigente dopo il 25 Maggio 2018 e comunque nei limiti di quanto chiarito dalle Linee Guida sulla portabilità dei dati WP242 emanate dal Gruppo dei garanti europei ("L'aspettativa è che il titolare trasmetta i dati personali in un formato interoperabile, ma ciò non configura alcun obbligo in capo agli altri titolari di supportare tale formato").
Si informa poi che ai sensi delle Linee Guida sulla portabilità dei dati WP242 i titolari che ottemperano a una richiesta di portabilità non hanno alcun obbligo specifico di verificare la qualità dei dati prima di trasmetterli. Inoltre, la portabilità non impone alla Società alcun obbligo di conservazione dei dati per un periodo superiore al necessario ovvero ulteriore rispetto a quello specificato. Soprattutto, non impone alcun obbligo ulteriore di conservazione dei dati personali al solo scopo di adempiere a una potenziale richiesta di portabilità.
L'esercizio del diritto alla portabilità dei dati (o di qualsiasi altro diritto ai sensi del Regolamento) non pregiudica nessuno degli altri diritti. L'interessato può continuare a fruire e beneficiare del servizio offerto dalle Società anche dopo che sia compiuta un'operazione di portabilità. La portabilità non comporta la cancellazione automatica dei dati conservati nei sistemi della Società e non incide sul periodo di conservazione previsto originariamente per i dati oggetto di trasmissione. L'interessato può esercitare i diritti fintanto che prosegue il trattamento effettuato dalla Società.
La Società si impegna ad evadere le richieste di portabilità entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, riservandosi, ai sensi dell'art. 12, comma 3 del Regolamento, la facoltà di riscontrare la richiesta nel termine più lungo di tre mesi nei casi di maggiore complessità. La richiesta di portabilità va indirizzata al seguente, specifico indirizzo email: dpo@docsity.com
Il Regolamento conferisce all'interessato una serie di diritti che ai sensi delle Linee Guida sulla Trasparenza WP 260 è obbligatorio riassumere nel loro contenuto principale all'interno dell'informativa. Di seguito tali diritti si riassumono e sintetizzano:
Diritto di accesso (ai soli propri dati personali): diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che riguardano l'interessato e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e di essere informato sulle finalità del trattamento; sulle categorie di dati personali in questione; sui destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; quando possibile, sul periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, sui criteri utilizzati per determinare tale periodo; qualora i dati non siano stati raccolti presso l'interessato, diritto a ricevere tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; diritto a ricevere l'informazione sulla esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e le informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.
Diritto di rettifica e integrazione: L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa. ll titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.
Diritto alla cancellazione: l'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo (e ove non sussistano le specifiche ragioni dell'art. 17 comma 3 del Regolamento che al contrario sollevano il titolare dall'obbligo di cancellazione) se i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; oppure se l'interessato revoca il consenso e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; oppure se l'interessato si oppone al trattamento a scopi marketing o profilazione, anche revocando il consenso ; se i dati personali sono stati trattati illecitamente o riguardano informazioni raccolte presso minori, in violazione dell'art. 8 del Regolamento. ll titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali cancellazioni salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.
Diritto alla limitazione del trattamento: l'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento (cioè, ai sensi della definizione di "limitazione del trattamento" fornita dall'articolo 4 del Regolamento: "il il contrassegno dei dati personali conservati con l'obiettivo di limitarne il trattamento in futuro") quando ricorre una delle seguenti ipotesi: l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; l'interessato si è opposto al trattamento marketing, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato. Se il trattamento è limitato tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante L'interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata. ll titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali limitazioni, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.
Diritto di opposizione: l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano svolto dal titolare o per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento o svolto per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi (ivi inclusa la profilazione). Inoltre l'interessato, qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto o di profilazione commerciale, ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità.
Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate, compresa la profilazione: l'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, salvo nei casi in cui la decisione automatizzata sia necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto tra l'interessato e un titolare del trattamento; sia prevista dalla legge, nel rispetto di misure e cautele; si basi sul consenso esplicito dell'interessato.
Per utilità è comunque di seguito riportato il link agli articoli da 15 a 23 del Regolamento sui diritti dell'interessato.