Introducción a Excel: Seleccionar, editar y manipular datos en hojas de cálculo - Prof. Za, Ejercicios de Sistemas Informáticos

¡Descarga Introducción a Excel: Seleccionar, editar y manipular datos en hojas de cálculo - Prof. Za y más Ejercicios en PDF de Sistemas Informáticos solo en Docsity!

Desarrollo de

Competencias Digitales

Hoja de cálculo

Microsoft Excel 2010

Miquel Mazuque Periz

ÍNDICE:

• 1. Uso de la aplicación........................................................................................................
  • 1.1. Primeros pasos
  • 1.2. Configuración del entorno
• 2. Operaciones básicas
  • 2.1. Insertar datos
  • 2.2. Editar datos
  • 2.3. Seleccionar celdas
  • 2.4. Borrar el contenido de las celdas........................................................................
  • 2.5. Filas y columnas
  • 2.6. Duplicar y mover celdas
  • 2.7. Facilitar la entrada de datos
  • 2.8. Buscar y Reemplazar
  • 2.9. Ordenar datos
  • 2.10. Hojas de cálculo
• 3. Formato
  • 3.1. Formatos de número
  • 3.2. Formatos de letra
  • 3.3. Alineación y orientación
  • 3.4. Añadir bordes y color de fondo
  • 3.5. Copiar formatos entre celdas
• 4. Cálculos
  • 4.1. Fórmulas simples
  • 4.2. Mensajes de error
  • 4.3. Referencias a celdas
  • 4.4. Funciones
  • 4.5. Revisar los cálculos
• 5. Gráficos
  • 5.1. Crear un gráfico para el análisis de datos
  • 5.2. Modificar un gráfico
  • 5.3. Duplicar, mover y eliminar un gráfico
• 6. Impresión

1.1.2. La ventana de Excel

Una vez abierta la aplicación, aparece la pantalla de Microsoft Excel, con un libro de trabajo que contiene 3 hojas ( Libro1 ):

La interface de Excel 2010 presenta muchos cambios respecto a la versión 2003: la barra de menús, las barras de herramientas y la mayoría de subventanas de tareas han sido substituidas por la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones. Respecto a la versión 2007, el cambio principal es la sustitución del Botón de Microsoft Office por la ficha Archivo.

Algunas partes de la ventana mantienen las mismas funcionalidades que en versiones anteriores:

 Barra de título : contiene el nombre de la aplicación, el del documento y los botones para minimizar, maximizar y cerrar la aplicación.  Barras de desplazamiento : Permiten ver las diferentes partes del documento.  Barra de estado : Muestra información.  Botones de vistas : Permiten indicar qué vista del documento queremos tener.  Zoom : Barra que nos permite indicar el porcentaje de visualización del documento.

Hay dos elementos específicos de la ventana de Excel:

 Cuadro de nombres: este cuadro está situado a la izquierda de la ventana; nos permite identificar la celda activa.  Barra de fórmulas : está situada a la derecha del cuadro de nombres y muestra el contenido de la celda activa.

Respecto a la versión 2003, encontramos las novedades en la parte superior:

Barra de herramientas de acceso rápido : Contiene botones usados frecuentemente. Esta barra se puede personalizar con el último botón:

Cinta de opciones : Contiene las opciones, agrupadas según la tarea a hacer.

 Fichas : En cada ficha hay herramientas necesarias para tareas concretas.  Grupos : Cada ficha se divide en grupos, es decir, en subtareas.  Botones de comando : Realizan una tarea concreta.  Indicador de cuadro de diálogo : Aparece en algunos grupos y da acceso a un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con el grupo.

Dependiendo de lo que se esté haciendo, aparecen nuevas fichas ( fichas contextuales ) con las opciones necesarias para lo que se está haciendo.

Podéis ocultarla con el botón que hay en la esquina inferior derecha o haciendo doble clic a la etiqueta de cualquier ficha.

Inicialmente el número de hojas de cálculo de un libro es tres, encara que puede aumentar o disminuir si es necesario. En principio las hojas de cálculo se llaman de forma genérica Hoja1, Hoja2, Hoja3... Más adelante veréis la manera de cambiar este nombre.

Cada hoja de cálculo está constituida por un conjunto de filas y columnas. El número de columnas es de 16.384; cada una se nombra con una o más letras, comenzando por la A.

El número de filas es de 1.048.576; cada una se nombra con un número comenzando por el 1. La intersección entre una fila y una columna se llama celda , y aquí se almacena la información. La forma de nombrar una celda es con la letra de la columna y el número de la fila. Así, la celda H4 es la intersección de la columna H con la fila 4. Llamamos celda activa a la celda seleccionada.

1.1.5. Crear un nuevo libro de hojas de cálculo

En cualquier momento podéis pedir un libro nuevo, con la opción Nuevo de la ficha Archivo o clicando el botón de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Si se pide por el botón , crea un documento nuevo sin preguntar nada.

Si se pide por la ficha Archivo , os preguntará qué plantilla que queréis usar.

Por defecto, Excel utiliza la plantilla Libro en blanco. Una plantilla es un documento preparado para una tarea específica, por ejemplo, un presupuesto. Escogiendo una plantilla os podéis ahorrar trabajo.

El cuadro de diálogo os mostrará las plantillas disponibles clasificadas:

 Plantillas de ejemplo : Se instalan en el ordenador en el instalar Office.

 Mis plantillas : Plantillas que habéis creado vosotros.

 Nuevo a partir de existente : Utilizar, como plantilla, un libro existente.

 Plantillas de Office.com : Plantillas que ofrece Microsoft en su web (hay que estar conectado a Internet). Están clasificadas según su función:

Si escogéis una de las plantillas, crearéis un libro preparado par a esta tarea específica. Se trata de un libro normal y, por tanto, trabajaréis igual que con cualquier otro libro; la única diferencia es que no está en blanco, sino que ya tiene alguna cosa.

1.1.6. Guardar un libro en el disco duro o en un USB

Todo lo que habéis escrito en el documento está guardado en memoria RAM y, por tanto, si desconectáis el ordenador, o si se quedara sin corriente eléctrica o si se produce algún error de sistema, todo lo que habéis hecho se pierde y no hay manera de recuperarlo. Para evitar esta pérdida tenéis que guardar el trabajo en el disco duro o en un USB. Es aconsejable guardar a menudo el documento si no queréis perder el trabajo.

Para hacerlo, seleccionad la opción Guardar de la ficha Archivo o clicad el botón de la Barra de herramientas de acceso rápido.

La primera vez que guardéis el documento, aparece el cuadro de diálogo Guardar como , que pide:

El nombre que le queréis dar (lo tenéis que escribir en Nombre de archivo ) y dónde lo queréis guardar (lo escogéis en Guardar en o en los botones de la izquierda).

Con la opción Opciones generales del botón podéis determinar otras opciones, como la creación de una copia de seguridad o la protección del documento.

A partir de ahora, cada vez que volváis a guardar, ya no preguntará nada porque el documento ya tiene nombre y sabe dónde ha de guardarlo.

1.1.7. Guardar un libro con un nombre, ubicación o formato diferente

Si queréis guardar el documento con otro nombre o en otra carpeta o en un USB, los pasos que han de seguirse son:

1. Seleccionad la opción Guardar como de la ficha Archivo. De esta manera volverá a aparecer el cuadro de diálogo de Guardar.
2. Con la opción Guardar en del cuadro de diálogo, indicad dónde queréis guardar la copia. Si se quiere guardar la copia en un USB, seleccionad la unidad Disco extraíble Si se quiere guardar la copia en otra carpeta, buscadla en la lista desplegable o en el panel de navegación de la izquierda.
3. Si queréis guardar el archivo con otro nombre, en la opción Nombre de archivo , poned el nuevo nombre.
4. Finalmente haced clic sobre el botón Guardar y habréis finalizado la copia. Hay que tener en cuenta que ahora tenéis dos copias del mismo documento.

Normalmente se usa este procedimiento para guardar una copia de seguridad. Cuando acabéis el trabajo con el documento, guardadlo (en el disco duro) y después seleccionad Guardar como para tener una copia en otro soporte.

1.2. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO

1.2.1. Utilizar el zoom

El zoom es la herramienta que permite aumentar o disminuir la vista del documento. Tenéis dos sitios donde podéis determinar el porcentaje de visualización:

 En la Barra de Zoom ( ) que hay a la derecha de la Barra de Estado. Clicando sobre el 100% que tenéis a su izquierda, mostrará el cuadro de diálogo de zoom.

 En el grupo Zoom de la ficha Vista : o Con el botón Zoom mostrará el cuadro de diálogo de zoom donde indicaréis el porcentaje de ampliación o reducción. o El botón 100% mostrará el documento a tamaño real. o El botón Ampliar selección hará una ampliación del 400%.

1.2.2. Inmovilizar y movilizar paneles (filas y/o columnas de títulos)

Las hojas pueden contener muchos datos y, para tanto, no siempre podréis verlos todos en pantalla a la vez. Imaginad que tenéis una tabla que recoge el resultado de 100 pruebas hechas a 150 alumnos:

En pantalla sólo veis hasta la prueba 12 (columna M) y hasta el alumno de la fila 14.

Si utilizáis las barras de desplazamiento para ver datos situados más a la derecha y/o más abajo, perderéis de vista los títulos (la primera fila y las dos primeras columnas).

Por ejemplo, no se puede saber de quién es ni de qué prueba la puntuación de la celda R15.

Para evitar perder de vista los títulos, podéis inmovilizar la fila o filas y la columna o columnas de títulos con las opciones del botón Inmovilizar (grupo Ventana de la ficha Vista ):

 Inmovilizar fila superior : sólo la primera fila.  Inmovilizar primera columna : sólo la primera columna.  Inmovilizar paneles : inmoviliza filas y columnas a la vez. Hay que seleccionar, primero, la primera celda que se desplazará.

En el ejemplo anterior, seleccionaríais la celda B2 y, entonces, la primera fila y la primera columna quedarían fijadas. Al desplazaros, veis que la puntuación de la celda R15 es de la prueba 17 de Albert M.

1.2.3. Modificar las preferencias de la aplicación

La opción Opciones de la ficha Archivo permite visualizar y modificar las preferencias de la aplicación: qué ha de verse, dónde y cómo guardar, cómo imprimir,…

Las diferentes opciones están clasificadas por temas (a la izquierda). Es conveniente echar un vistazo para ver si alguna de las opciones nos puede ser útil modificarla.

Para introducir datos en una celda, sólo hay que activarla y escribir el valor correspondiente. También lo podéis hacer situando el cursor en la barra de fórmulas o haciendo un doble clic sobre la celda. Una vez hayáis acabado de escribir, pulsad la tecla Intro para aceptar el

dato o usad el botón de la barra de fórmulas. El

botón o la tecla Esc anulan lo introducido.

El valor introducido en una celda se visualiza en la barra de fórmulas si la celda está activada.

Si se pulsa la tecla Intro , se pasa a la siguiente celda; por tanto, no se puede usar para hacer un salto de línea dentro de una celda. Para hacerlo, hay que presionar la combinación de teclas Alt + Intro.

Los textos quedan alineados a la izquierda de la celda mientras que los números y las fechas lo hacen a la derecha de la celda. Después, mediante formatos, podréis alinear el contenido de la celda donde queráis. Si un número o fecha quedan alineados a la izquierda significa que no se ha introducido correctamente.

La celda C1 contiene un 1 y una “O mayúscula”; aunque parece el número 10 no lo ha aceptado como tal y lo considera un texto. Lo mismo pasa en la celda C3 ya que la fecha escrita no existe.

2.2. EDITAR DATOS

El contenido de una celda se puede modificar en cualquier momento seleccionándola y escribiendo el nuevo contenido. Si queréis modificar sólo una parte del contenido de una celda lo podéis hacer en la barra de fórmulas, haciendo un doble clic para entrar en la celda o con la tecla F2 ; una vez dentro, colocad el cursor allí donde queréis hacer la modificación.

El botón Deshacer ( ) de la barra de acceso rápido se usa para volver atrás en las acciones que vais realizando. Si, por ejemplo, borráis una tabla, podéis volver a recuperarla. Podéis ir deshaciendo todo lo que habéis hecho desde la última vez que se ha guardado el documento.

Igual que utilizáis el botón Deshacer para anular las últimas acciones, también encontraréis, en la

barra de acceso rápido , el botón Rehacer ( ) que permite anular la acción de deshacer.

2.3. SELECCIONAR CELDAS

Para seleccionar una celda tenéis que hacerle un clic. Sabréis que está seleccionada porque aparece un rectángulo más negro a su alrededor.

Cada celda tiene un nombre según la letra de la columna y el número de fila donde está. Por ejemplo, en la imagen anterior, la celda seleccionada es la B2.

Se define un rango de celdas como un conjunto de celdas. Los rangos se identifican por la celda inicial seguida de dos puntos y la celda final. Por ejemplo, el rango A5:A20 representa todas las celdas que hay entre la A5 y la A20, ambas incluidas.

Para seleccionar un rango de celdas contiguas , haced un clic sobre la primera y, manteniendo pulsado el ratón, seleccionad el resto. En el ejemplo está seleccionado el rango B1:B4.

Para seleccionar un rango de celdas no contiguas , pulsad la tecla Control a la vez que vais seleccionando los rangos separadamente. En este ejemplo, están seleccionados los rangos: A1:A3 y C3:C5.

En cualquier selección siempre la primera celda queda en blanco y el resto pintadas. Si tecleáis un valor, se introducirá en la celda en blanco.

Para seleccionar la hoja entera, clicad la casilla gris situada a la izquierda de las etiquetas de columnas y sobre las etiquetas de filas.

Podéis dar un nombre a un rango de celdas para hacerle referencia más tarde. Seleccionad el rango, haced clic dentro del cuadro de nombres , escribid el nombre y, para acabar, pulsad la tecla Intro. En la figura, el rango A2:B4 tiene el nombre de "dades". Si en cualquier momento quisierais seleccionar este rango, sólo tendríais que desplegar el cuadro de nombres y escogerlo.

2.5.2. Insertar y eliminar filas y columnas

Para insertar una fila o columna, primero seleccionad la fila o columna que queréis que quede por debajo o a la derecha de la nueva. Después clicad el botón Insertar del grupo Celdas (ficha Inicio ). En el desplegable del botón escoged la opción deseada y quedará insertada una nueva fila o columna y desplazará las otras hacia abajo o hacia la derecha.

Si queréis insertar más de una fila o columna sólo hay que seleccionar tantas filas o columnas como se quieran añadir.

Para borrar el contenido de una fila o de una columna, primero seleccionad y después presionad la tecla Supr.

Para eliminar la fila o columna completa, seleccionad toda la fila o toda la columna y clicad el botón Eliminar del grupo Celdas (ficha Inicio ). En el desplegable del botón escoged la opción deseada.

2.5.3. Altura de fila y ancho de columna

Para modificar la altura de una fila, seleccionad la fila que queréis modificar y pedid la opción Alto de fila del botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio ). En la ventana que aparece, introducid la altura de la fila.

Para modificar el ancho de una columna, seleccionadla y pedid la opción Ancho de columna del botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio ). En la ventana que aparece, introducid el ancho de la columna.

También podéis modificar la altura y el ancho con el ratón; poned el cursor sobre la línea de separación de las etiquetas de las filas o columnas y, cuando el cursor cambia de forma (flecha doble), podréis modificar el tamaño arrastrando.

Si seleccionáis un rango de filas o columnas y modificáis la altura o el ancho de una de las filas o columnas seleccionadas, todas tendrán la misma altura o ancho. Si le hacéis un doble clic, cuando el cursor cambia, la altura o el ancho se adaptará en el contenido de las celdas.

2.5.4. Ocultar filas y columnas

Podéis ocultar filas y columnas con las opciones Ocultar filas y Ocultar columnas de la opción Ocultar y mostrar. Las encontraréis en el botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio ).

Para volver a mostrarlas tenéis que seleccionar las filas o columnas anterior y posterior a la amagada y pedir Mostrar filas o Mostrar columnas.

2.6. DUPLICAR Y MOVER CELDAS

2.6.1. Duplicar el contenido de una celda

Para copiar el contenido de una celda en otra, seguid los pasos siguientes:

1. Seleccionad la celda que queráis copiar.
2. Clicad el botón Copiar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio ). Una copia de la celda seleccionada queda guardada en el Portapapeles (parte de la memoria RAM).
3. Seleccionad la celda de destino, donde queréis copiar el contenido.
4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio ). Esta opción inserta el contenido del Portapapeles (aquello que previamente habéis copiado).

Para copiar y pegar un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito pero seleccionando el rango previamente. Una vez copiada una celda o un rango de celdas, podéis activar otra hoja o abrir otro libro y pegarla.

Otra forma de copiar y pegar un texto seleccionado es mediante el teclado: se pulsa Control+C para copiar y Control+V para pegar.

2.6.2. Mover el contenido de una celda

Para mover el contenido de una celda a otra seguid los pasos siguientes:

1. Seleccionad la celda que queréis mover.
2. Clicad el botón Cortar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio ). La celda seleccionada queda enmarcada con una línea discontinua y guarda una copia en el Portapapeles.
3. Seleccionad la celda de destino, donde queráis dejar el contenido.
4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio ). Esta opción inserta el contenido del Portapapeles y deja vacía la celda donde se había cortado.

Para mover un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito, pero seleccionando el rango previamente. Una vez cortada una celda o un rango de celdas podéis activar otra hoja o abrir otro libro y pegarla.

Con el teclado, las combinaciones son: Control+X (cortar) y Control+V (pegar).

Otra manera de mover celdas o rangos de celdas es seleccionar y arrastrar, cogiendo la selección por el borde (no comencéis a arrastrar hasta que el puntero del ratón sea una flecha en lugar de una cruz). Tenéis que tener en cuenta que, si la celda de destino contiene algún valor, os aparecerá un cuadro de diálogo en que preguntará si queréis reemplazar el contenido. Si hacéis lo mismo, pero con la tecla Control presionada, lo que haréis es duplicar.

Las series de días y meses sólo la puede hacer en castellano; si la queréis en catalán le tenéis que enseñar con el botón Modificar listas personalizadas que encontraréis en el apartado Avanzadas (subapartado General ) de la opción Opciones (ficha Archivo ).

Escribid la lista en Entradas de la lista ; la separación entre los elementos de la lista ha de ser una coma o un Intro. Finalmente pulsad el botón Agregar.

Dispondréis de más posibilidades si pedís las series con la opción Series del botón Rellenar (grupo Modificar de la ficha Inicio ). Antes de pedir la serie hay que escribir el primer valor de la serie y seleccionarlo.

Si escribís como valor inicial 1/1/10 y pedís la serie de la imagen, el resultado sería todos los días del año 2010 sin los sábados ni domingos.

Según el tipo de serie modificaréis las diferentes opciones:

 Series en : la serie se puede hacer hacia a la derecha ( Filas ) o hacia abajo ( Columnas ).

 Tipo : tipo de incremento, que puede ser sumando el incremento ( Lineal ), multiplicando por el incremento ( Geométrica ), por fechas ( Cronológica ) o de repetición del valor ( Autorrellenar ). Para pedir el último tipo hay que seleccionar el rango de celdas donde se repetirá, junto con el valor a repetir.

 Unidad de tiempo : si pedís una serie de fecha, especificad si el incremento será en días, días laborables (sin sábados y domingos), meses o años.

 Incremento : unidad de incremento.

 Límite : número o fecha final de la serie.

2.8. BUSCAR Y REEMPLAZAR

Podéis buscar un determinado valor en las celdas con la opción Buscar del botón Buscar y seleccionar (grupo Modificar de la ficha Inicio ).

En el campo Buscar escribiréis el valor que buscáis. Después tenéis que ir haciendo clic sobre el botón Buscar siguiente. Os mostrará, una a una, las celdas que tengan el valor indicado.

Si clicáis el botón Buscar todos , os pondrá, debajo, el listado de celdas que contienen el valor indicado.

Clicando en cualquier línea os mostrará la celda correspondiente.

Para ver todas las opciones disponibles hay que clicar el botón Opciones :

 Botón Formato : especificar que busque el valor con un determinado formato. Os aparecerá un cuadro de diálogo donde escoger el formato buscado. Si clicáis sobre el triangulo del botón os mostrará 2 opciones más:

 Elegir formato de celda : determinar el formato clicando en una celda que tenga este formato.

 Borrar formato de búsqueda : quita el formato escogido y vuelve a buscar sin tener en cuenta el formato.

 Dentro de : indicar que la búsqueda se haga sólo en la hoja activa o en todo el libro.

 Buscar : indicar que la búsqueda se haga por filas o por columnas.

 Buscar dentro de : indicar que la búsqueda se haga dentro de las fórmulas, valores o comentarios.