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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL
RODOLFO LOERO ARISMENDI
EXTENSIÓN MATURÍN SEDE 1
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO
PARA EL REGISTRO DE CLIENTES EN EL DEPARTAMENTO DE
COBRANZAS DE LA EMPRESA FRIGORIFICO ALCA, C.A.
MATURIN ESTADO MONAGAS
Proyecto de Nivelación de Índices presentado como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en la carrera de Informática. Autor: Serradez Franco Argenis Yunasky; C.I: 21.347. Tutor: Ing. Asdrúbal Gómez Maturín, Octubre 2021
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Este capítulo se refiere al planteamiento del problema y sus generalidades el objetivo general y los específicos, la justificación y delimitación de la investigación y una breve reseña histórica de la empresa. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Hoy en día las organizaciones avanzan significativamente en la modernización de sus técnicas de registro de información para mantenerse al margen de la competitividad, utilizando diversas herramientas para la adaptación de sistemas que permitan la recolección de datos de forma precisa y oportuna para así obtener un registro eficiente y oportuno de cada una de sus operaciones y transacciones económicas, para así, dar paso a los nuevos estándares tecnológicos de registro de información automatizado. En este sentido, los sistemas de información automatizados constituyen un conjunto de funciones o componentes que interrelacionados forman un todo; es decir, obtienen, procesan, almacenan y distribuyen la información de forma ordenada sin necesidad de llevar un registro manual, liberando al recurso humano de tareas rutinarias y extenuantes que requieran la utilización de un mayor esfuerzo físico y de tiempo. En la actualidad muchas son las empresas que no cuentan con un sistema de información automatizado producto de los altos costos de inversión que requiere tal fin, razón por la cual optan por llevar un registro manual de las operaciones lo que conlleva procesos de manera deficiente aunado
Parte de esta situación se viene presentando ya que en la misma se lleva la base datos de los clientes de manera manual, razón por la cual producto de la gran cantidad del volumen de clientes se dificulta la obtención de información de manera veraz y rápida lo que dificulta la facturación, resultando que muchas de éstas no son debidamente declaradas por omitir datos de interés como: nombre de la empresa, RIF, dirección, teléfono y fecha de emisión del documento y el lapso para pagar dicha factura. Al no llevar un registro eficiente de la facturación, viene ocasionando un retardo en las cobranzas, ya que muchas veces las facturas pasan al lapso de vencimiento debido a que no se lleva de manera detallada un seguimiento de los clientes por la ausencia de una base de datos que permita notificar con días de anticipación los cobros a realizar, razón por la cual, muchas de estas facturas tienen un periodo de tiempo superior a dos meses, lo que obliga a la empresa a darlas como incobrables producto de la antigüedad de las mismas, generando pérdidas monetarias. En consecuencia, ya que no existe una base de datos de los clientes de manera eficiente viene generando problemas para la facturación y cobranzas, lo que conlleva que la empresa no de cumplimiento a los deberes formales establecidos por la Administración Tributaria en cuanto a los requisitos que deben contener las facturas, al mismo tiempo que se le dificulta a la misma llevar un control eficiente sobre las ventas a crédito lo que retrasa el cobro de las facturas vencidas. De lo expuesto anteriormente la empresa Frigorífico Alca, C.A. posee diversas características que permiten identificar las fallas existentes en la recopilación de datos para el registro de clientes de la empresa producto de la ausencia de un sistema de información automatizado, lo que impide llevar a cabo la facturación y posterior cobranza de manera eficaz. En cuanto a lo antes expuesto, surgen las siguientes características: Falta de información de los clientes de la empresa. Incumplimiento de los deberes formales para la facturación.
No se lleva un control sobre las ventas a créditos, razón por la cual no se realiza las cobranzas en el lapso establecido. Carencia de un sistema de información automatizado para el registro de clientes. Ante la problemática que presenta la empresa surgen las siguientes interrogantes: ¿Qué teorías y leyes puedan dar soporte a la presente investigación? ¿Cuál es el procedimiento que lleva a cabo actualmente la empresa para el registro de sus clientes? ¿Cuáles son los factores internos que afectan el registro de los datos de los clientes? ¿Cómo se puede diseñar un sistema de información automatizado acorde a la empresa que permita el registro de sus clientes? OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION Objetivo General Diseñar un Sistema de Información Automatizado que permita el registro de clientes para mejorar el control de las cobranzas en la empresa Frigorífico Alca, C.A. Maturín estado Monagas. Objetivos específicos Definir las bases teóricas y legales que sustentan la investigación. Identificar el procedimiento que lleva a cabo actualmente la empresa para diagnosticar las fallas existentes en el registro de sus clientes. Establecer los requerimientos de datos que afectan el registro de los clientes para visualizar los procedimientos internos. Diseñar una interfaz gráfica y una base de datos que permita el registro de sus clientes acorde a las necesidades de la empresa. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
profesionales, empresarios e interesados en la materia de base de datos e informática. Para el investigador, es de suma importancia no solo porque le permite culminar su formación académica, sino porque también podrán incorporar nuevos conocimientos sobre el tema, con la finalidad de incorporarse al mercado laboral al poseer las competencias requeridas como Técnico Superior Universitario en Informática. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION Este proyecto de investigación se llevará a cabo en el departamento de cobranzas de la empresa Frigorífico Alca, C.A. ubicada en la vía San Jaime en el Mercado Mayorista de Maturín (MERCAMAT) en el Galpón A Oficinas 06 – 07 y estará orientada en diseñar un sistema de información automatizado para el registro de sus clientes. El periodo de desarrollo estará comprendido entre los meses de Septiembre hasta Octubre del año 2021. RESEÑA HISTORICA Frigorífico Alca, C.A. nace en Febrero del año 2001 convirtiéndose en una de las primeras empresas distribuidora al mayor de lácteos y sus derivados, huevos y pollos del Estado Monagas convirtiéndose en una empresa de referencia y trayectoria con el pasar de los años. La misma se encuentra ubicada en el Mercado Mayorista de la Ciudad de Maturín. En el año 2010 la misma se expandió a lo largo del oriente del país al aumentar sus operaciones comerciales en los estados foráneos, con la finalidad de posicionarse como una de las principales empresas distribuidora de frigoríficos en el Oriente.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Este capítulo estará conformado por los antecedentes de la investigación, las bases teóricas y legales, la definición de las variables y una breve definición de términos. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION Para realizar este estudio, se consultaron otros trabajos de investigación con características similares: Rojas, C. (2020) en su trabajo de grado, presentado para optar al título de Técnico Superior Universitario en Informática en el Instituto Universitario de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero Arismendi” titulado “Sistema de Información Automatizado Diseñado como propuesta pata la gestión de Historias Médicas del Consultorio Doctora María Acosta Maturín Estado Monagas” concluyó que en el consultorio odontológico presenta una problemática originada a partir del uso de procedimientos manuales para gestionar las tareas que se realizan a diario, lo que trae como consecuencia la saturación del archivo físico, extravió de documentos, altos costos por talonarios y formularios, pérdida de tiempo, entre otros. Por lo cual se desarrolló un sistema de información automatizado como propuesta para dar solución a la problemática minimizando perdidas y errores, reduciendo costos de operatividad. Este antecedente es de mucha relevancia ya que al incluir un sistema automatizado que permita tener mejor control en el registro y ubicación de la información, agilizara el trabajo en el área correspondiente, reduciendo las fallas existentes en el registro de información, por lo cual este trabajo será tomado por la relación directa que guarda con la investigación que se llevara a cabo.
investigación fueron la revisión directa, la encuesta y la entrevista no estructurada, a través de esta propuesta se pretendió dar solución a la problemática que presenta el centro médico en los procesos mencionados ya que se han estado llevando de forma manual durante muchos años y sin duda a dado resultado pero poco productivo para el centro, se pretende que el sistema automatizado agilice el tiempo de respuesta y el orden en los procesos, y la distribución de la información que se posee. Este trabajo aporta conocimientos necesarios para esta investigación con el fin que la empresa pueda adaptarse a un método de trabajo utilizando herramientas tecnológicas para que facilite su gestión respecto al registro de la información de los clientes, optimizando así recursos financieros y humanos garantizando una eficiencia en los procesos de recopilación de datos. Por lo que esta investigación servirá como antecedente, pues indica aspectos relacionados a los sistemas de información automatizados, por lo cual la misma aportará una referencia teórica a la investigación. BASES TEORICAS Las bases teóricas constituyen un sistema coordinado de elementos que sustentan el desarrollo de la presente investigación. Por ello, se hace una revisión investigativa de las bases conceptuales referidas al tema que deben ser tomadas en cuenta como la que se exponen a continuación. Sistemas Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común, es la organización de partes interactuantes e interdependientes que se encuentran unidas y relacionadas para formar un cedula compleja. Es decir, es un grupo de elementos que realizan actividades para alcanzar un objetivo común, ya sea operando sobre los datos, la energía o la materia para suministrar información. Los sistemas proporcionan información tanto de problemas como de oportunidades.
Al respecto Chiavenato (2011) establece que un sistema puede definirse como “un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito operando como datos, energía, materias unidos al ambiente que rodea el sistema para suministrar información, energía y materia”. (p. 13). En concordancia con lo expuesto anteriormente, un sistema se caracteriza por contar con cierta composición, entorno a la estructura y por ello tiene muchas connotaciones y en general es un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo y cuyo resultado es mayor a la unidad. Tipos de Sistemas La clasificación y el análisis de las características de un sistema es un proceso que requiere conocer quién lo realiza, el objetivo que se pretende alcanzar y las condiciones particulares en las que se desarrolla. Sin embargo, antes de emprender el análisis de un sistema, conviene estar al tanto de la clasificación general de los sistemas. Existen tres tipos de sistemas reales, principalmente los sistemas abiertos los cuales presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas pueden intercambiar energía y materia con el ambiente y son adaptivos para sobrevivir, igualmente se tienen los sistemas abstractos que son aquellos compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas, un ejemplo claro de ello es el software, aplicaciones, y todo tipo de interacción no tangible. Por último, se consideran los sistemas cerrados que no presentan intercambio con el medio ambiente que lo rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. Es importante destacar que da el nombre de sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia
Sistemas de Información Automatizados Es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Desde la posición de Lucey, (2010) un sistema de información automatizado es: Un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en información y para comunicar está en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables. (p. 143). Así mismo, los componentes interrelacionados para la culminación de las acciones que se esperan como resultado son la respuesta a un conjunto de datos de entrada que pueden generar una salida con los efectos deseados, de esta manera lo explica O’Brien (2001), definiéndolo de esta forma: Un grupo de elementos interrelacionados o que interactúan conformando un todo unificado, además añade, que un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. (p. 28). Estos conceptos son muy amplios, debido a que se pueden aplicar en cualquier ámbito, entre éstos, se encuentra el ámbito organizacional, de allí, que los directivos han comprendido que la productividad del personal dependerá de la calidad de los sistemas que empleen. También, el concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden afectarlo. Por consiguiente, una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un súper-sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios
para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. En tal sentido, todos los sistemas tienen una razón de ser y un propósito que deben seguir para poder ser efectivos y tener una utilidad. Elementos del Sistema Automatizado de Información Son muchos de elementos de un sistema de información automatizado, los más importantes de estos componentes de agrupan en seis bloques elementales: base de datos, transacciones, informes, procesos, usuarios y procedimientos administrativos: Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables; Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información; Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos. Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí que aparezca en línea de puntos); Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. Base de Datos La base de datos es un administrador de datos que puede ayudar a aliviar las sobrecargas de información; estas hacen posible que todo el mundo pueda almacenar, organizar, recuperar, comunicar y administrar información de un modo que sería imposible sin una computadora. Para controlar este todo este flujo de información, los usuarios utilizan base de datos de todas las formas y tamaño, desde los voluminosos administradores para mainframes que mantienen las listas de pasajeros de las compañías áreas hasta los pequeños calendarios incluidos en cualquier computadora de bolsillo. Al igual que los procesadores de texto, las hojas de cálculo y los programas de tratamiento de gráficos, una base de datos es una aplicación (programas para convertir una computadora en una herramienta productiva). Se puede decir que una base de datos es un archivador informatizado; estos
están diseñados para mantener bases de datos (una colección de información almacenada en los discos de la computadora). Reinosa y Maldonado (2012), refieren que “una base de datos es un conjunto de datos estructurados y definidos a través de un proceso especifico, que busca evitar la redundancia, y que se almacenara en algún medo de almacenamiento masivo, como un disco” (p. 23). Cuando se hace referencia a término redundancia, se alude a la repetición que puede producirse en el momento de definir almacenamientos. Se llama base de datos a los bancos de información que contienen manera, pero que comparten entre si algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjuntos. Microsoft Access Es un sistema de gestión de bases de datos para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información. Microsoft Access es una simple aplicación de escritorio que no requiere ningún hardware específico o licencia para funcionar. Por lo tanto, es ideal para usuarios individuales y equipos pequeños que no requieren bases de datos más grandes y complicadas por un precio adicional. Microsoft Access ofrece numerosas ventajas sobre las soluciones de bases de datos en comparación con SQL Server y Oracle, en las que la necesidad de bases de datos no es muy elevada. Muchos equipos pequeños pueden ahora evitar la compra de recursos masivos para sus necesidades básicas y simples con la
distintos tipos de lenguajes de programación que respondan a cada necesidad tecnológica. Wilson (1993) define que “un lenguaje de programación es un idioma artificial diseñado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por máquinas como las computadoras”. (p. 75). De hecho, se puede deducir que el lenguaje de programación es el idioma con que las computadoras formulan sus procesos y que son traducidos por sus diseñadores y analistas. Microsoft Visual Basic Es un lenguaje de programación diseñado por el alemán Alan Cooper para Microsoft. Su primera versión fue presentada en 1991, con la intención de simplificar la programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas y, en cierta medida, también la Programación misma. Desde el 2001 Microsoft ha propuesto abandonar el desarrollo basado en la API Win32 y pasar a trabajar sobre un framework o marco común de librerías independiente de la versión del sistema operativo, NET Framework, a través de Visual Basic, NET (y otros lenguajes como C Sharp (C#) de fácil transición de código entre ellos). El Visual Basic ha sido desarrollado con el objetivo de entregar a los usuarios de programación informática un paquete de utilidades simples y accesibles. Es por esto que el Visual Basic puede ser usado y fácilmente comprendido por expertos como también por usuarios principiantes. Su base parte del dialecto BASIC pero con componentes novedosos que lo adaptan a los lenguajes informáticos modernos. A esto se suma que el Visual Basic es además un lenguaje de programación guiado por eventos que permite mayor operatividad y mejores resultados. La creación de interfaces gráficas para diferentes utilidades es una de las principales funciones del Visual Basic y es por esto que es altamente usado en espacios profesionales donde se requieren soportes gráficos para mayor
organización de los contenidos y materiales. La programación gráfica se puede llevar a cabo directamente ya que el Visual Basic no requerirá de los usuarios la escritura de los códigos de programación. Ai, el Visual Basic trabaja a partir de lenguajes RAD, en inglés Rapid Application Development, o desarrollo rápido de aplicaciones específicas para cada necesidad y función. Al mismo tiempo, el Visual Basic, gracias a su simple lenguaje, es perfectamente adaptable a las plataformas de los sistemas Windows y es fácilmente transformable a otros lenguajes más complejos. Bembibre (2009) se refiere al programa como “uno de los lenguajes más populares y conocidos, ya que permite programar contenidos informáticos gráficos de manera simple y accesible.” (p. 25). Señalando así que, en la actualidad, este tipo de lenguaje es uno de los más usados por los diseñadores y usuarios informáticos, por su versatilidad y sin restricciones. Interfaz Gráfica Conocida también como Interfaz Gráfica de Usuario, es un programa informático que actúa utilizando un conjunto de imágenes y objetos gráficos para representar la información y acciones disponibles en la interfaz. Su principal uso es proporcionar un entorno visual sencillo para facilitar la comunicación con el sistema operativo de un computador. Antes de que se desarrollaran y popularizaron las GUI, solo las personas con conocimientos profundos de informática podían usar un computador, pero las interfaces gráficas sustituyeron la complejidad de los comandos por acciones predeterminadas simbolizadas por elementos visuales muy sencillos de comprender. Al respecto Bonsiepe (2004) describe a la interfaz “no como un objeto, sino como un espacio en el cual recae la interacción entre el cuerpo humano, la herramienta y el objeto de acción” (p. 16) en base a lo anteriormente descrito la interfaz en un medio donde se relaciona la persona y el instrumento para ejecutar una acción, una tarea.
