Trabajar con eficacia mediante bloques de tiempo y gestión de tareas | Resúmenes de Administración de Empresas

1. Trabajar por bloques de tiempo

Este método consiste en planificar con antelación lo que harás el día siguiente y dedicar unas

horas específicas a completar una tarea bloqueando ciertas horas en tu agenda.

Para aplicar esta técnica, es esencial saber de antemano qué quieres conseguir y cuándo. Una vez

que tienes clara la tarea y el tiempo que necesitas para terminarla, inclúyela en tu calendario y

trabaja en ella durante el tiempo que has establecido.

Cuando organices tu trabajo siguiendo esta técnica, recuerda bloquear intervalos proactivos y

reactivos.

«¿Bloques reactivos y proactivos?»

Te explico. 🙂

Los bloques de tiempo proactivos se refieren a aquellos en los que te centras en las tareas

importantes que debes acabar y los reactivos son los intervalos de tiempo en los que atiendes el

email, las redes sociales o las reuniones.

Por ejemplo, podrías bloquear las primeras 2 horas del día para dedicarlas a las tareas más

complejas del día y revisar el correo electrónico por la tarde, cuando los niveles de energía han

bajado.

Además de mejorar la productividad porque aprovechas en tareas importantes tus horas de mayor

concentración y rendimiento, esta estrategia te permite trabajar sin interrupciones sabiendo que

no dejarás de atender otras cosas.

El método de los bloques de tiempo tiene otra ventaja: te ayuda a saber exactamente cómo usarás

el tiempo y cuándo terminarás tareas específicas.

Trabajar por bloques de tiempo te ayuda a aprovechar mejor el tiempo #emprender

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A diferencia de las listas de tareas en las que solo aparecen las acciones que en algún momento

tienes que hacer, los bloques de tiempo te permiten saber qué hacer y cuándo hacerlo.

Además, al obligarte a trabajar dentro de un horario rígido y a conseguir un objetivo en un plazo

determinado, te fuerzas a ti mismo a concentrarte más en cada actividad que hagas.

Cal Newport, experto en productividad, define así los beneficios del método de trabajar por

bloques de tiempo para mejorar la productividad:

A veces la gente me pregunta por qué me molesto en planificar mi tiempo con tanto detalle. Mi

respuesta es simple: me proporciona una gran productividad. Una semana laboral de 40 horas

organizadas por bloques de tiempo produce la misma productividad que una de más de 60 horas

sin estructura.

40 horas bien organizadas cunden más que 60 sin organizar #emprender

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Trabajar por bloques de tiempo Este método consiste en planificar con antelación lo que harás el día siguiente y dedicar unas horas específicas a completar una tarea bloqueando ciertas horas en tu agenda. Para aplicar esta técnica, es esencial saber de antemano qué quieres conseguir y cuándo. Una vez que tienes clara la tarea y el tiempo que necesitas para terminarla, inclúyela en tu calendario y trabaja en ella durante el tiempo que has establecido. Cuando organices tu trabajo siguiendo esta técnica, recuerda bloquear intervalos proactivos y reactivos. «¿Bloques reactivos y proactivos?» Te explico. 🙂 Los bloques de tiempo proactivos se refieren a aquellos en los que te centras en las tareas importantes que debes acabar y los reactivos son los intervalos de tiempo en los que atiendes el email, las redes sociales o las reuniones. Por ejemplo, podrías bloquear las primeras 2 horas del día para dedicarlas a las tareas más complejas del día y revisar el correo electrónico por la tarde, cuando los niveles de energía han bajado. Además de mejorar la productividad porque aprovechas en tareas importantes tus horas de mayor concentración y rendimiento, esta estrategia te permite trabajar sin interrupciones sabiendo que no dejarás de atender otras cosas. El método de los bloques de tiempo tiene otra ventaja: te ayuda a saber exactamente cómo usarás el tiempo y cuándo terminarás tareas específicas. Trabajar por bloques de tiempo te ayuda a aprovechar mejor el tiempo #emprender CLICK TO TWEET A diferencia de las listas de tareas en las que solo aparecen las acciones que en algún momento tienes que hacer, los bloques de tiempo te permiten saber qué hacer y cuándo hacerlo. Además, al obligarte a trabajar dentro de un horario rígido y a conseguir un objetivo en un plazo determinado, te fuerzas a ti mismo a concentrarte más en cada actividad que hagas. Cal Newport, experto en productividad, define así los beneficios del método de trabajar por bloques de tiempo para mejorar la productividad: A veces la gente me pregunta por qué me molesto en planificar mi tiempo con tanto detalle. Mi respuesta es simple: me proporciona una gran productividad. Una semana laboral de 40 horas organizadas por bloques de tiempo produce la misma productividad que una de más de 60 horas sin estructura. 40 horas bien organizadas cunden más que 60 sin organizar #emprender CLICK TO TWEET

El desafío de trabajar por bloques de tiempo es que hay veces en las que las interrupciones son inevitables. Y cuando una tarea se interrumpe, hay que reestructurar el horario para esa tarea o dejarla hasta el día siguiente. Además, solemos subestimar el tiempo que llevará una tarea, por lo que no es raro que el tiempo pensado para una, acabe pisando a la siguiente. Por eso, hay expertos que prefieren no usar el calendario como una lista de tareas. Como dice David Allen en su libro Getting Things Done: «Intentar mantener una lista de tareas en el calendario que hay que reubicar en otro día si no se terminan es desmoralizador y una pérdida de tiempo. No obstante, planificar el día con antelación con el calendario te puede ayudar a centrarte en las tareas más importantes que tienes que llevar a cabo y mejorar la productividad.

Poner el foco en lo prioritario El método MIT (Most Important Task) consiste en centrarse en lo esencial e importante. En lugar de escribir una lista interminable de tareas e intentar conseguir todas, determina un máximo de 3 que son prioritarias y trabaja en ellas durante todo el día. Deja de perseguir mil objetivos. Elige 3 y céntrate en ellos #emprender CLICK TO TWEET No quiero decir que debas solo hacer 3 cosas en cada día, sino que no empieces ninguna otra tarea hasta que hayas terminado por completo las 3 más importantes. La realidad es que 3 suenan a poco porque tendemos a considerar que toda la lista es importante. Sí, hay muchas voces reclamando nuestra atención, pero en realidad la mayoría no son cruciales. Y aquí hablamos de esas tareas absolutamente prioritarias. De verdad, las notificaciones del teléfono y del email pueden esperar. Si eres capaz de terminar entre una y 3 tareas esenciales, te darás cuenta de la cantidad de acciones que son secundarias o incluso innecesarias. 😉 Esta es la premisa que defienden Gary Keller y Jaya Papasan en su libro The ONE Thing: ¿Cuál es la ÚNICA cosa que puedes hacer esta semana y que si la completas hará más fácil la ejecución del resto de tareas o incluso las convierte en irrelevantes? Una vez que defines estas 3 tareas fundamentales, debes agendarlas como prioritarias en tu orden del día. De este modo, avanzarás en lo importante antes de que te bombardeen las distracciones y habrás conseguido mejorar la productividad. Créeme, cuando adquieres el hábito de centrarte casi de forma obsesiva en las tareas fundamentales o complejas, cada día es productivo y abandonas la sensación de haber perdido tiempo con tareas de poca importancia.

Es decir que si alguien o algo reclama tu atención en ese momento, solo tienes 2 opciones: declinar o parar la sesión completa. No obstante, cuando te acostumbras a trabajar de este modo, compruebas que de verdad es una buena forma de gestionar el tiempo y mejorar la productividad. Si poner el temporizador del móvil te parece un latazo, puedes ayudarte de herramientas como Focus Booster, Pomo Done o Marinara Timer. Si quieres conocer más herramientas para mejorar la productividad, aquí tienes una buena selección:

10 herramientas online para ser más productivo

Trabajar en intervalos de 90 minutos El cuerpo humano se rige por los llamados ritmos ultradianos. Durante estos ciclos, se producen picos de máxima actividad (cuando tenemos más energía) y de mínima actividad (cuando estamos más cansados). mejorar-la-productividad Pues bien, la técnica de los 90 minutos se basa en estos ciclos para aprovechar los picos de mayor energía que se producen durante el día: trabajar durante 90 minutos y descansar durante 20- minutos. En un estudio sobre los ciclos ultradianos realizado en 1993, Anders Ericcson señaló los beneficios de este método, en el que destacó que esos periodos de descanso entre las sesiones de trabajo intenso son esenciales para conseguir un rendimiento más alto. Por lo tanto, no vale aplicar esta técnica a medias y trabajar a tope durante 90 minutos y descansar solo 5 minutos. Si lo haces, hazlo bien. 😉 Esta técnica para mejorar la productividad es interesante porque la mayoría de nosotros apenas prestamos atención a los ritmos naturales del cuerpo y utilizamos estimulantes como el café para compensar los periodos de baja energía. Esto se traduce en un bajón inevitable en torno a las 2:30 p. m., que, casualmente, se corresponde con un bajón de los ciclos ultradianos. ¿Qué pasaría si escucháramos más nuestro reloj interno? Exacto: aprovecharíamos mejor los niveles de máxima energía y mejoraríamos la productividad. En definitiva, se trata de trabajar con tu cuerpo y no contra él. Aprende a trabajar en sintonía con tu cuerpo, no contra él #emprender CLICK TO TWEET Como dice Tom Gibson (especialista en estrategia digital):

Necesitamos empezar a pensar en términos de productividad y resultados de acuerdo con nuestros ciclos más que en términos lineales. Mucha gente reconoce que experimenta picos a lo largo del día en los que son mejores ejecutando. En otros momentos son mejores pensadores; en otros, son buenos viendo series en Netflix. Buena observación, esta última. 😀 El problema de base es que desde pequeños nos educan para afrontar jornadas de 8 horas y se presume que podemos trabajar de 8 a 5 con un único descanso a la hora de comer. Y este viejo sistema es terrible para la productividad. Por supuesto, esta técnica tiene sus desventajas. Por ejemplo, si tu jefe te pilla echándote una siesta en la oficina, es muy posible que no le guste, aunque le expliques que no estás vagueando, sino trabajando de acuerdo con tus ritmos ultradianos. 😀 Eso por no mencionar los plazos que muchas veces hay que cumplir y que hacen que sea inevitable pegar la nariz a la pantalla del ordenador y obviar las señales de cansancio que envía el cuerpo (el estrés ultradiano). Pero nosotros somos emprendedores, ¿no? Eso quiere decir que no somos esclavos de un horario y podemos tener en cuenta los ciclos naturales, decidir en qué horas trabajar a tope y ajustar nuestro horario. Pero como esto no es una cuestión matemática, mi consejo para mejorar la productividad es que monitores tus niveles de energía a lo largo del día durante varias semanas y encuentres el patrón que mejor se adapte a ti. Tú también tienes ciclos ultradianos y debes escucharlos para conseguir tus objetivos #emprender CLICK TO TWEET

El método del sueño polifásico Esta técnica para mejorar la productividad es un poco rara, la ciencia ha llegado a cuestionarla por los peligros intrínsecos que tiene para la salud y puede que solo sea eficaz para algunas personas (así que no te empeñes en seguirla si ves que no va contigo). Sin embargo, si la pruebas y ves que te funciona, puedes conseguir unos niveles de rendimiento extraordinarios. ¿En qué consiste? Para explicártelo, antes tenemos que hablar un poco sobre los hábitos del sueño. Los humanos nos caracterizamos por tener un sueño monofásico. Es decir, que solo dormimos una vez cada 24 horas (por norma general, por la noche).

Sin embargo, aparte de las posibles consecuencias que pueda tener en la salud, este método tiene otras desventajas, como la dificultad de conciliar este ritmo con una vida familiar normal o romper el descanso del día si se pierde alguno de los intervalos de sueño. Si quieres recuperar cada semana una media de 28 horas, quizá debas probarla (pero con cuidado, ¿eh?). ¿Serías capaz de dormir solo 4 horas al día durante 2 años? #emprender CLICK TO TWEET El reto para encontrar la solución perfecta y mejorar tu productividad en 7 semanas Como ves, no existe una fórmula mágica para dar con el horario óptimo y mejorar la productividad. De hecho, es posible que se necesario crear un sistema híbrido que englobe varias de estas técnicas. Por ejemplo, el método MIT funciona bien con el de bloques de tiempo. Tres Pomodoros se acercan a la sesiones de 90 minutos. Y el sistema de sueño polifásico… bueno, este lo dejamos solo para los más valientes. 🙂 Elijas la técnica que elijas, lo importante es que planifiques tu día y tus horarios, que respetes las horas que tu organismo necesite para reponerse y puedas avanzar en tus proyectos sin dejar de lado otras parcelas de tu vida. El objetivo final es que consigas las metas que te propongas. Y… ¿no estamos aquí para eso? Bueno, pues para ayudarte en el camino, te propongo un reto. En realidad son 7 retos, que ya hemos empezado a lanzar en el grupo de Facebook de Más y Mejor. Bajo el hashtag #RetoMasyMejor, cada semana, durante 7 semanas, plantearemos un reto para que entre todos vayamos adquiriendo hábitos de productividad saludables. ¿Te apuntas? Además de la satisfacción personal de dar pequeños pasos para ser una mejor versión de ti mismo, hay ganadores semanales ¡y premios!

Accede ahora al grupo de Emprendedores de Más y Mejor y súmate al reto Y tras visitar el grupo, vuelve y cuéntame: ¿te atreves a probar el método del sueño polifásico? ¿Alguna vez te has parado a observar tu cuerpo para saber cuándo aumenta tu productividad? ¿Has puesto alguna de estas 5 técnicas en práctica? Seguimos en los comentarios. ¡Te espero!

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