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Proyecto: Taller de Alimentos de la UAJMS El taller de alimentos es una unidad productora perteneciente a la Facultad de Ciencias y Tecnología de la UAJMS. El taller ha experimentado en los últimos años un crecimiento de casi el 150% de la capacidad de producción, con el consiguiente incremento de sus ventas y las compras de materia prima. El jefe del taller de alimentos indica que los reportes que requiere para realizar una planificación adecuada toman demasiado tiempo y que requiere de mayor personal para elaborarlos, los jefes de producción, almacenes y ventas coinciden en que para ellos es muy moroso el elaborar los informes que les solicitan puesto que deben revisar muchas órdenes de compra, de venta y de modificación de stocks de materia prima y productos terminados. El personal de ventas indica que muchos de los clientes se quejan porque la elaboración de las facturas y comprobantes de venta son morosos y en algunos casos tienen errores. La UNADEF indica que la contabilidad es un proceso muy moroso y que en muchos casos no pueden cumplir con los plazos establecidos lo que ocasiona llamadas de atención por parte de autoridades y jefes superiores. La DAF indica que pese a los esfuerzos realizados por la UNADEF y personeros del taller, los estados financieros son entregados en muchos de los casos fuera del tiempo establecido. Los clientes se quejan por la demora en la atención y en muchos casos deben soportar largas filas, así mismo, en muchas ocasiones no alcanzan a adquirir los productos porque producción no planifica adecuadamente. El jefe del taller también indica que le falta información para planificar adecuadamente la producción, puesto que los reportes sobre el comportamiento de las ventas de acuerdo a periodos de tiempo no son elaborados. Los clientes que compran al crédito se quejan porque no reciben las facturas correspondientes cuando los créditos son cancelados.
Cuadro de involucrados Grupo Intereses Problemas Recursos/Mandatos Jefatura del Taller Contar con reportes actualizados Mejorar la atención al cliente
No cuenta con reportes actualizados sobre el accionar del taller para realizar una adecuada planificación (para tener un reporte, los funcionarios tardan mucho en elaborarlo)
R: Presupuesto anual M: Determinar políticas administrativas del taller
Producción Contar a tiempo con la materia prima El equipamiento este en buenas condiciones Mejorar el control de la materia prima utilizada Mejorar el control de los productos que se entrega a comercialización
No se cuenta a tiempo con la materia prima requerida No existe una programación de mantenimiento de los equipos El control de stock de la materia prima no es adecuado El control de producción y entrega no es adecuado
M: Realizar la producción de acuerdo a las normas de calidad
R: Personal capacitado
Comercialización Contar con el equipamiento necesario para dar una mejor atención al cliente
Clientes se quejan por las largas colas El proceso de ventas es muy lento La elaboración de los recibos o facturas es moroso. El control de entrega de productos por parte de producción no es adecuado Elaborar reportes de ventas es moroso Elaborar reportes de existencia es moroso
M: Realizar las ventas al crédito y al contado de acuerdo a normativa vigente
R: Personal capacitado
Almacenes Cambiar la forma de realizar el control de existencias Elaborar mas rápidamente los reportes solicitados
El control de existencias es muy moroso Las tarjetas de control de existencias se deterioran o se pierden Elaborar reportes de existencia es un trabajo moroso
M: Realizar compras de materia prima de acuerdo a plan de producción
La elaboración de reportes y documentos de control es morosa y en muchos casos con errores
Clientes se quejan por la atención del taller
La planificación del taller no es adecuada
No existe una programación de mantenimiento de los equipos
El control de producción y entrega no es adecuado
El control de almacenes no es adecuado
El proceso contable es El proceso de moroso ventas es moroso
Hay diferencias entre el registro de producción y la recepción por parte de comercialización
Hay diferencias entre la producción y almacenes
El control de stock no coincide con el inventario real
No se cuenta con un kardex de venta por cliente
El control de stock de MP y el inventario real no coinciden
La revisión de documentos contables es morosa
Elaborar el estado de un cliente es moroso
La elaboración de reportes y documentos de control es oportuna y pertinente
Clientes satisfechos por la atención del taller
La planificación del taller es adecuada
Se realizar una programación anual para mantenimiento de los equipos
El control de producción y entrega es adecuado
El control de almacenes es adecuado
El proceso de^ El proceso contable es^ ágil ventas es ágil
Hay una coordinación adecuada entre producción y comercialización
Hay una coordinación adecuada entre producción y almacenes
El control de stock coincide con el inventario real
Se cuenta con un kardex de venta por cliente
El control de stock de MP y el inventario real coinciden
La revisión de documentos contables es ágil y pertinente
Fin Mejorar la atención a los clientes del Taller de Alimentos de la UAJMS Mejorar la planificación del Taller de Alimentos de la UAJMS Indicadores A dos años de terminado el proyecto (Tiempo), la percepción de los clientes en cuanto a la atención recibida es satisfactoria (calidad) al menos en un 80% mayor (cantidad) a la percibida en el año base (2014), en el Taller de Alimentos de la UAJMS (Focalización)
Medios de Verificación Resultados de encuestas realizadas en el año base (2014) y en el 2016, con referencia a la percepción de los clientes del Taller de Alimentos en cuanto a la atención recibida.
Supuestos La UAJMS, determina presupuesto anual para garantizar la tecnología y equipamiento necesarios para el funcionamiento del Taller de Alimentos.
Propósito Administración Mejorada del Taller de Alimentos Indicadores Al Finalizar el proyecto (Tiempo), la percepción de los clientes en cuanto a la atención recibida es satisfactoria (calidad) al menos en un 80% mayor (cantidad) a la percibida en el año base (2014), en el Taller de Alimentos de la UAJMS (Focalización)
Medios de Verificación Resultados de encuestas realizadas en el año base (2014) y en el 2016, con referencia a la percepción de los clientes del Taller de Alimentos en cuanto a la atención recibida.
Supuestos La UAJMS, determina presupuesto anual para garantizar la tecnología y equipamiento necesarios para el funcionamiento del Taller de Alimentos.
Componentes
Actividades
