¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?
Es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de
un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de
las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de
cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su
duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de
finalización prevista.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el diagrama se
muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar
en secuencias de tiempo concretas. Las acciones entre sí quedan vinculadas por
su posición en el cronograma: con un enlace del tipo fin-inicio. Además, se pueden
asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita, con el fin de controlar los
costes y personal requeridos. Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y
planes de acción, procesos de mejora y resolución de problemas. Se puede
utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, que sean menos de
veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En ocasiones, se emplea
para fragmentar proyectos grandes y complejos en diferentes partes compuestas
de tareas más pequeñas organizadas en el tiempo.
Para la gestión de proyectos, es un método muy eficaz. Se trata de una forma
visual de transmitir las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su
temporalización. Esta especialmente recomendado cuando el propósito es
comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas de la
forma más clara posible. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de
información y la gente se sentiría abrumada.
El primer paso para construir un diagrama de Gantt pasa por listar todas las
actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado,
obtengamos una relación bastante larga. Definiremos tiempos realistas para la
realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Agruparemos las
actividades para simplificar al máximo la gráfica. El diseño debe ser lo más
esquemático posible, debe transmitir lo más importante, ya que será consultado
con frecuencia. Las personas implicadas deben quedarse con una idea clara de lo
que está sucediendo en un momento concreto del proceso. Gracias al diagrama
de Gantt se descubren con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad
y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles
costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas
condiciones. Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo
coste, se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.
