PRESUPUESTOS Y ADMINISTRACION CONTABLE, Ejercicios de Análisis presupuestario y principios contables

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Planeación y Control de Presupuestos

S E S I Ó N 1

Sesión No. 1

Nombre:Presupuesto. Parte I

Objetivo de la sesión:

El alumno comprenderá el objetivo del presupuesto y los diferentes tipos de presupuestos que existen dentro del proceso de mejora continua en la organización.

Contextualización

Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está interesada en conseguir una meta u objetivos económicos-administrativos determinados. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron formulas, técnicas y fundamentos que integrados en uno solo, dan como resultado lo que se conoce como presupuestos. Entender los distintos tipos de presupuestos que existen y elegir el que mejor se adapte a las necesidades permitirá planear, elaborar y controlar contablemente la empresa y permitirá una mejora continua de la organización. Al final de la sesión comprenderás las generalidades, objetivos y tipos de presupuestos, así como sus ventajas y usos en la empresa.

Explicación

1. Generalidades del presupuesto El presupuesto es una importante herramienta de administración que permite, por un lado, planificar actividades. El controlar correctamente el proceso que se planeó es fundamental para lograr los objetivos trazados. Dentro de este contexto, es importante priorizar las actividades a realizar, por lo que el orden que se les dé depende de las necesidades de cada usuario. Entender cómo se clasifican y controlan los presupuestos resulta importante para decidir el tipo de presupuesto que se debe de aplicar en cada circunstancia o momento en la empresa. 1. Objetivo y características de los presupuestos La formulación de un presupuesto debe estar relacionada con las características y objetivos de la empresa; esto es, la adopción de un sistema presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado aplicable a todas las empresas. El presupuesto no sólo es estimación; su implantación requiere del estudio detallado de las operaciones pasadas de la compañía en la que se va a instaurar; del conocimiento de otras empresas similares a ella; y del pronóstico de las operaciones futuras (proyecciones) (Del Río, 2000 ).

2. Tipos de presupuestos El presupuesto es un instrumento que hace posible controlar aquello que ha sido planificado. Igualmente, los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades de cada usuario. Los principales tipos de presupuestos son: - Presupuesto maestro. - Presupuesto por programas. - Presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad. - Presupuestos flexibles. - Presupuesto base cero. A continuación se desarrollan los presupuestos antes mencionados: 1. 2. 1 Presupuesto maestro Según el campo en el que se aplican en la empresa se puede mencionar al presupuesto maestro que incluye las actividades a realizar en un periodo siguiente, su contenido se expresa en una Estado de resultados proforma. Este presupuesto, es la base financiera de una empresa. El presupuesto maestro considera todos los aspectos de un negocio, como se puede apreciar en la siguiente figura: Un presupuesto maestro traza el rumbo de una empresa durante el año, describiendo los planes del negocio en términos monetarios. Este puede ayudar

1. 2. 4 Presupuesto flexible Según González ( 2005 ), existen las siguientes categorías de presupuestos tomando en consideración su flexibilidad, aquellos que son: estáticos (permanecen sin cambios, durante cierta vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios) y flexibles (no permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios). Según Welsch, Hilton, Gordon, Rivera ( 2005 ), el presupuesto flexible se elabora para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Los presupuestos flexibles son dinámicos y adaptativos, se desarrollan bajo el supuesto de que todos los costos son variables o fijos, respecto a las unidades producidas (Ramírez, 1994 ). Por ejemplo, como estudiante haces probablemente un presupuesto estático, cuando el domingo por la noche planeas cuánto vas a gastar en camiones durante la semana. Suponiendo que el camión cuesta $ 10 pesos, considerando que usas un camión de ida y otro de regreso para ir a la escuela de lunes a viernes, esto nos da un total de 10 viajes en camión durante la semana. 10 viajes x $ 10 = $ 100 pesos (presupuesto estático de gasto en camiones). Ahora el viernes te das cuenta que gastaste $ 120 pesos ¿Qué sucedió? Recordaste que tuviste que ir a asesorías el martes por la tarde por lo que realizaste dos viajes extras, que no tenías contemplados inicialmente. 12 viajes X $ 10 pesos = $ 120 pesos (esto es un presupuesto flexible). Se puede definir entonces al presupuesto flexible como aquel que toma en cuenta la variaciones (en este caso viajes en camión) pero respetando el costo original ($ 10 pesos).

1. 2. 5 Presupuesto base cero Los presupuestos base cero se utilizan cuando existe una continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles (es el que generalmente se utiliza, especialmente en la iniciativa privada). Según Ramírez ( 1994 ), una de las técnicas que en la actualidad ha cobrado mayor importancia para facilitar una correcta asignación de los recursos es el denominado presupuesto base cero. El presupuesto base cero , es un proceso que se aplica tanto en las empresas como en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar. El procedimiento debe identificar todas las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad (Del Rio, 2000 ). Esta técnica entonces, está sujeta al análisis costo–beneficio que busca que toda actividad que se realiza en una empresa, si no se demuestra su beneficio, deba eliminarse. Lo anterior obliga a justificar cualquier incremento en las actividades y exige jerarquizarlas de acuerdo con el beneficio y la importancia que reporten para la empresa. Resulta importante aclarar que esta técnica no se aplica a materias primas, mano de obra o gastos indirectos de fabricación (Ramírez, 1994 ). Para Welsch, Hilton, Gordon, Rivera ( 2005 ), este presupuesto se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas o pasadas. Es especialmente útil cuando se presenta una continua elevación de los precios, baja rentabilidad, presupuesto anuales rutinarios, y por el aumento continuo de costos en todos los niveles.

Conclusiones

Con la elaboración de los presupuestos se puede averiguar cuál será la ganancia o utilidad de una empresa. Además, brinda dos grandes beneficios, el saber de antemano qué compromisos (deudas, compras), se pueden llegar a contraer, y motivar a la empresa hacia el logro de un objetivo real y posible. Cómo se revisó durante esta sesión, hay diversas formas en la que los presupuestos pueden clasificarse. Estas dependen de la necesidad y “del punto de vista” de quien lo realice. También se comentó que una parte muy importante de la planeación tiene que ver con controlar lo planeado, se busca básicamente cumplir con lo planeado y aplicar correctivos de ser necesario. Para elaborar un presupuesto es necesario conocer las particularidades y metas de la empresa. Una vez que se decide cuál es el sistema presupuestario correcto entonces se podrá cumplir con esos objetivos. En estos tiempos inciertos, cuando las condiciones económicas cambian y hay que hacer malabarismos con los recursos disponibles es importante tener un sistema flexible que permita calcular el presupuesto con las unidades actuales, pero respetando los precios que se habían calculado en un principio. Ahora que se sabe el significado tan amplio del objetivo y tipos de presupuestos, en la siguiente sesión aprenderás sobre otros aspectos de las generalidades del presupuesto.

Para aprender más

Para conocer más acerca dela generalidades del presupuesto, sus tipos e importancia, te invito a consultar los siguientes recursos:  García, de Q. F. (2013). La importancia del presupuesto para mejorar tu negocio. Video disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=_4vriu_bicA  TecFinUcaldas (2013). Generalidades del presupuesto. Video disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=JvqNCjlSfu  Víctor (2011). Tipos de presupuesto. Video disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=2cKQltHpwuQ