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Planificación de reuniones, materia electiva
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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Universidad de Oriente Núcleo Anzoátegui Escuela de Cursos Básicos Departamento de Humanidades Dirección de Reuniones Secc 03 (0113053)
Profesora: Bachilleres :
Giomar Ríos Solorzano Ayala Carmen C.I 31865092 González Gilberto C.I 30954983 Russian José C.I 31001963 Ramos Valentina C.I 31.583. Zarraga Cerley C.I 30220372
Barcelona, 11 de diciembre del 2024.
En el contexto de reuniones, una sala es un espacio físico designado para llevar a cabo actividades de grupo, como discusiones, presentaciones o decisiones importantes. Las salas de reuniones pueden variar en tamaño y equipamiento, dependiendo del tipo de reuniones que se realicen.
● Sala de Conferencias: Un espacio amplio destinado a la celebración de reuniones formales y presentaciones. Está equipada con una mesa grande y sillas dispuestas alrededor.
Características: Espacio amplio, equipado con una mesa grande y sillas alrededor.
Ventajas: Adecuada para reuniones formales, presentaciones y discusiones en grupo. Generalmente equipada con tecnología como proyectores, pantallas y sistemas de videoconferencia.
Desventajas: Puede ser menos flexible en términos de disposición de los asientos. No siempre es adecuada para reuniones pequeñas.
● Sala de Juntas: Un espacio similar a la sala de conferencias pero más formal, generalmente usado por la alta dirección para reuniones ejecutivas.
Características: Similar a la sala de conferencias, pero generalmente más formal y con asientos asignados.
Ventajas: Ideal para reuniones ejecutivas y decisiones estratégicas. Ofrece un ambiente profesional.
Desventajas: Puede ser intimidante para algunos participantes, lo que puede limitar la participación abierta.
Sala de Reuniones Informales: Un espacio diseñado para reuniones más relajadas y casuales, fomentando la creatividad y la colaboración abierta.
Características: Ambiente más relajado y casual, con muebles cómodos como sofás y sillas.
Ventajas: Fomenta la creatividad y la colaboración abierta. Ideal para sesiones de lluvia de ideas y discusiones informales.
Desventajas: Puede ser percibida como poco profesional para reuniones formales o presentaciones.
● Sala de Trabajo en Equipo: Espacio diseñado para la colaboración activa entre los miembros del equipo, con mesas modulares y áreas de trabajo en grupo.
Características: Espacio diseñado para la colaboración activa, a menudo con mesas modulares y áreas para trabajo en grupo.
Ventajas: Promueve la cooperación y la interacción entre los miembros del equipo. Flexibilidad en la disposición de los muebles.
Desventajas: Puede ser ruidosa y distraer si no se gestiona bien el uso del espacio.
● Sala de Videoconferencias: Espacio optimizado para reuniones virtuales, equipado con cámaras, micrófonos y pantallas.
Características: Optimizada para reuniones virtuales, equipada con cámaras, micrófonos y pantallas.
Ventajas: Facilita la comunicación con participantes remotos. Reduce la necesidad de viajar.
Desventajas: Depende de la tecnología, que puede fallar. La interacción puede ser menos fluida que en reuniones presenciales.
CONVOCATORIA
● Convocatorias de congresos: Se trata de un tipo de reunión en el que se encuentran especialistas del mismo sector para dar a conocer información de interés para desarrollar en sus campos laborales. ● Convocatorias de empleo: Así se define al anuncio en el cual se especifican las características de un puesto de trabajo ofrecido y, además, se añade el perfil de quien deberá ocupar dicho puesto. ● Convocatorias a eventos: Es una invitación a asistir a un acontecimiento determinado, ya sea como asistente o como protagonista. Una de las convocatorias más populares es la que realiza un entrenador deportivo para que los jugadores de un equipo formen parte de una competición. Esta clase de convocatoria responde a ciertas reglamentaciones y suele denominarse como convocatoria deportiva. Otro ejemplo se refiere a las convocatorias artísticas para participar en eventos culturales como festivales. ● Convocatorias de premios: Las convocatorias de premios son encuentros en los cuales se concederán premios correspondientes a ciertas categorías de participación. En muchas ocasiones, las personas invitadas son las mismas que ya han sido elegidas con el galardón. Solo que, al formalizar la invitación, pasa a hacerse oficial la entrega del mismo.
AGENDA
Una agenda es una herramienta utilizada para la organización y gestión del tiempo, que permite a las personas anotar y programar actividades, citas y tareas. Su función principal es facilitar la planificación y asegurar que se cumplan los compromisos establecidos. Las agendas pueden ser físicas, como cuadernos o planificadores, o digitales, disponibles en aplicaciones y plataformas en línea.
TIPOS
Existen varios tipos de agendas, cada una diseñada para satisfacer diferentes necesidades:
● Agenda diaria: Este tipo de agenda proporciona un espacio específico para cada día, permitiendo a los usuarios anotar sus actividades y compromisos de manera detallada. Es ideal para quienes tienen un horario muy ocupado y necesitan gestionar su tiempo de forma precisa. ● Agenda semanal: La agenda semanal presenta una vista de toda la semana en una o dos páginas. Este formato permite a los usuarios planificar sus tareas y compromisos con una perspectiva más amplia, facilitando la distribución de actividades a lo largo de la semana. ● Agenda mensual: Diseñada para ofrecer una vista general del mes completo, la agenda mensual permite a los usuarios anotar eventos importantes, fechas límite y compromisos a largo plazo. Es útil para quienes desean tener una visión clara de su agenda en un periodo más extenso. ● Agenda académica: Esta agenda está dirigida especialmente a estudiantes e incluye secciones para anotar tareas, exámenes y horarios de clases. Además, puede incluir espacios para establecer metas académicas y hacer un seguimiento del rendimiento escolar. ● Agenda digital: En la era digital, las agendas han evolucionado hacia aplicaciones que permiten la programación de eventos, recordatorios y tareas desde dispositivos móviles o computadoras. Ejemplos populares incluyen Google Calendar y aplicaciones como Todoist o Notion. ● Agenda de trabajo: Utilizada en entornos profesionales, este tipo de agenda se centra en la gestión del tiempo laboral. Incluye calendarios de reuniones, plazos para proyectos y notas relevantes para el desarrollo del trabajo diario. ● Agenda personal: Abarca aspectos tanto laborales como personales, permitiendo a los usuarios gestionar su vida integralmente. Puede incluir metas relacionadas con la salud, finanzas o desarrollo personal, combinando diferentes áreas en una única herramienta.
Responsable: Coordinador de la reunión
Objetivo: Resolver cualquier duda o pregunta de los participantes.
Responsable: Coordinador de la reunión
Objetivo: Resumir los puntos discutidos y confirmar las tareas asignadas.
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROLAR Y DIRIGIR UNA REUNIÓN
Director, características y atribuciones:
El director de una reunión, también conocido como moderador, presidente o facilitador, es la persona responsable de guiar y controlar el desarrollo de una reunión para asegurar que se logre su objetivo de forma eficiente y efectiva. No se trata simplemente de quien preside la reunión, sino de alguien que la facilita activamente. Sus funciones van más allá de simplemente iniciar y cerrar la sesión.
Características ideales de un director de reunión:
● Organización y planificación: Debe ser capaz de planificar la reunión con anticipación, establecer una agenda clara y distribuirla previamente a los asistentes. Esto demuestra preparación y respeto por el tiempo de todos. ● Habilidades de comunicación: Es esencial que se comunique de forma clara, concisa y efectiva. Debe ser capaz de transmitir información de manera comprensible para todos los participantes, incluso aquellos con diferentes niveles de conocimiento del tema. La comunicación debe ser tanto verbal como no verbal (lenguaje corporal). ● Liderazgo: Un buen director guía la reunión con firmeza y autoridad, sin ser autoritario. Debe ser capaz de mantener el control, dirigiendo el flujo de la conversación y asegurando que todos tengan la oportunidad de participar. ● Neutralidad: Debe mantenerse imparcial y objetivo, evitando tomar partido en debates o discusiones. Su papel es facilitar la comunicación y la toma de decisiones, no imponer su propia opinión.
● Habilidades de escucha activa: Debe escuchar atentamente las contribuciones de todos los participantes, mostrando interés y respeto por sus opiniones. Esto facilita la construcción de un ambiente colaborativo. ● Capacidad de toma de decisiones: En algunos casos, el director debe ser capaz de tomar decisiones rápidas y efectivas, especialmente cuando se presentan imprevistos o desacuerdos. ● Flexibilidad: Debe estar preparado para adaptarse a imprevistos y cambios en el curso de la reunión, manteniendo siempre el enfoque en los objetivos principales. ● Empatía: Entender las perspectivas y necesidades de los participantes ayuda a crear un ambiente inclusivo y colaborativo. ● Conocimiento del tema: Aunque no necesita ser un experto en todos los temas, un conocimiento básico de los puntos a tratar le ayudará a guiar la conversación con mayor eficacia.
Atribuciones del director de una reunión:
❖ Establecer la agenda y el objetivo de la reunión. ❖ Distribuir la agenda y los materiales de apoyo con antelación. ❖ Comenzar y finalizar la reunión a tiempo. ❖ Guiar la discusión, manteniendo el enfoque en los temas relevantes. ❖ Dar la palabra a los participantes, asegurando la participación equitativa. ❖ Gestionar el tiempo de manera eficiente. ❖ Resumir los puntos clave y las decisiones tomadas. ❖ Asignar responsabilidades y plazos para las acciones acordadas. ❖ Documentar las decisiones y acciones de la reunión (actas). ❖ Distribuir las actas a los participantes después de la reunión. ❖ Realizar un seguimiento de las acciones asignadas. ❖ Manejar los conflictos de manera constructiva.
TIPOS DE PARTICIPANTES
Un participante es cualquier persona que asiste y toma parte activamente en una reunión, evento, actividad o proyecto. Los participantes pueden tener diferentes roles y
● Preguntas exploratorias: Estas preguntas son usadas para obtener un entendimiento más profundo de los pensamientos y sentimientos de los participantes. Por ejemplo: '¿Qué piensas sobre el diseño de este producto?" ● Preguntas semiestructuradas: Estas preguntas combinan preguntas cerradas y abiertas para dar más flexibilidad y profundidad a la conversación. ● Preguntas directas: Estas preguntas son específicas y directas, y buscan una respuesta concreta. Por ejemplo: '¿Cuánto tiempo pasa usando este producto cada semana?'. ● Preguntas guiadas: Estas preguntas ofrecen orientación al participante y pueden ayudar a desarrollar un tema. ● Preguntas que buscan la confirmación: Estas preguntas intentan confirmar que la respuesta del participante coincide con la información previa. Por Ejemplo: “¿ Es correcto decir que usas este producto diariamente?
TÉCNICAS PARA CONTROLAR SITUACIONES ESPECÍFICAS
Existen 2 tipos de situaciones que pueden generarse en una reunión estas son:
1.Dificultades.
2.Conflictos.
Para ello es necesario poseer la noción general de las siguientes técnicas para erradicarlas.
DIFICULTADES
El concepto hace referencia al problema, brete o aprieto que surge cuando una persona intenta lograr algo. Las dificultades, por lo tanto, son inconvenientes o barreras que hay que superar para conseguir un determinado objetivo. Cuando surgen dificultades, por graves que éstas sean, es fundamental que el director no trate de "maquillar" la situación.Si en sus ámbitos respectivos surgen dificultades deben comunicarlas inmediatamente para que el equipo pueda tomar las medidas oportunas.
Para ello es fundamental que la filosofía que impere en el equipo sea la de ante los problemas no buscar culpables sino soluciones.
Los problemas hay que afrontarlos con decisión, tomando las medidas necesarias por drásticas que sean (en estos momentos no valen las contemplaciones).
Si hacen falta más recursos (humanos y/o técnicos) hay que solicitarlos a la dirección.
Si el problema es grave (pone en peligro el proyecto, impide que se puedan cumplir los plazos establecidos, etc.) hay que ponerlo inmediatamente en conocimiento de la dirección.
CONFLICTOS
Un conflicto es una situación de desacuerdo, oposición o confrontación entre dos o más personas que tienen intereses, opiniones o puntos de vista que no pueden desarrollarse al mismo tiempo. Puede manifestarse como una discusión, malentendido, disputa, pelea o guerra.
Los conflictos pueden tener muchas causas, como: Los rasgos de la personalidad, Los roles sociales, La relación emocional con el entorno, La percepción y evaluación del entorno social, El comportamiento de la persona.
En el desarrollo de un equipo de trabajo es frecuente que en algún momento puedan surgir conflictos personales, lo que en sí no tiene mayor importancia ya que es normal que en una relación intensa y prolongada entre personas surjan ocasionalmente roces.
El problema se presenta cuando este conflicto termina generando un enfrentamiento grave entre dos o más miembros del equipo esto hace imposible coordinar y avanzar en una reunión cuando dentro del equipo hay enfrentamientos.
Para que un equipo de trabajo sea eficiente es absolutamente necesario que sus miembros estén perfectamente compenetrados. Todos los participantes, pero especialmente el director, están obligados a velar porque exista una buena armonía, un buen ambiente de trabajo, lo que reducirá considerablemente las posibilidades de enfrentamientos.
Inicialmente el director dará un margen prudencial a los miembros enfrentados para que ellos mismos resuelvan sus diferencias (a los participantes siempre hay que tratarlos como adultos).
● Moderación: Dirige la reunión de acuerdo a la agenda, asegurándote de que todos los puntos se trate. Mantén el enfoque en los temas relevantes y evita desviaciones. ● Inclusión: Anima a los participantes a compartir sus opiniones y asegurar que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas.
Control de la reunión
● Tiempo: Mantén un control del tiempo para que se respeten los límites establecidos para cada punto de la agenda. ● Registro: Toma notas sobre los puntos discutidos, decisiones tomadas y tareas asignadas. Es útil designar a alguien para que se encargue de esto. ● Cierre: Al final de la reunión, resume los acuerdos alcanzados y las próximas acciones acordadas. Agradece a todos por su participación.
Una reunión bien planificada y dirigida puede ser una herramienta poderosa para el logro de objetivos organizacionales. Entender los tipos de convocatorias, preparar agendas adecuadas y aplicar técnicas para el control de la reunión son esenciales para garantizar resultados productivos. Además, reconocer las características y atribuciones del director, así como gestionar la diversidad de participantes, permite un entorno de colaboración efectiva. Implementar estos conocimientos y técnicas no solo mejora la dinámica de las reuniones, sino que también contribuye a una cultura organizacional más sólida y orientada a resultados.
