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Guía técnica para elaborar manual de organización, Apuntes de Estructura y Organización Social
Esta guía técnica, proporcionada por la Dirección de Desarrollo Administrativo del Gobierno Constitucional del Estado de Chiapas, ofrece recomendaciones para la elaboración y actualización de manuales de organización en dependencias y entidades. Se abordan temas como la utilidad del manual, criterios básicos para la descripción de funciones, motivos para actualizar el manual y conceptos clave en la administración pública.
Tipo: Apuntes
2021/2022
1 / 9
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Guía Técnica para
elaborar
Manual de
Organización
Contenido
Pág.
1.- Definición
2
2.- Utilidad del manual
3
3.- Criterios básicos para la descripción de funciones
4
Verbos utilizados por nivel jerárquico
6
4.- Motivos por los que se actualiza el manual
7
Como se estructura una función
6
5.- Glosario
7
6.- Anexos
11
1.- Definición:Manual de Organización Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, informaciónsobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos,misión, visión, objetivos, organización y funciones de la dependencia oentidad, constituyéndose como un instrumento de apoyo que describe lasrelaciones
orgánicas
que
se
dan
entre
los
elementos
de
la
estructura
organizacional. Deberá
considerarse
en
la
Unidad
de
Apoyo
Administrativo
u
órgano
equivalente, la función de coordinación de los trabajos de elaboración yactualización de los manuales administrativos.
1
2
Guía técnica para elaborar manual de organización
Dirección de Desarrollo Administrativo
Dirección de Desarrollo Administrativo
3.- Criterios básicos para la descripción de funciones •^
Depurar
aquellas
funciones
que
en
su
contenido
indiquen
ser
consecuencia de otra función del mismo órgano, y estructurar unanueva función.
-^
Depurar aquellas funciones que en su contenido refieran lo mismopero descritas en forma distinta.
-^
Eliminar
las
funciones
generales,
propias
de
la
administración
interna
de
cualquier
área,
como
por
ejemplo:
Supervisar
los
trabajos de los subordinados; atender la correspondencia de laoficina; asistir a reuniones de trabajo; etc.
-^
Eliminar
aquellas
frases
como
“aplicar
las
políticas,
normas
y
procedimientos que en materia de……., establezca la Dir…..”; “lasdemás
que
en
el
ámbito
de
su
competencia
le
asigne
el
C.
Director,
Subsecretario,
etc.”,
debido
a^
que
no
pueden
ser
evaluables ni cuantificables.
-^
Depurar aquellas actividades que previo análisis, se determine queno se consideran como función.
-^
Evitar que en el contenido de una función, se utilicen abreviaturaso siglas de instituciones, de programas, de empresas, etc.; asícomo el subrayado de palabras.
-^
Ordenar las funciones de acuerdo con su importancia o de acuerdoa su proceso lógico de ejecución.
5
6
Verbos utilizables por nivel jerárquico
Superior
Mando Medio
Mando Operativo
AdministrarAsegurarAutorizarCoordinarControlarDefinirDeterminarDirigirEstablecerEvaluarFirmarOrganizarPlanear
AdministrarAprobarAsegurarAsignarAutorizarComunicarConsolidarControlarCoordinarDesarrollarDeterminarDiseñarDistribuirDirigirEntrevistarEstablecerEstandarizarEstudiar
EvaluarExaminarExpedirFacilitarFirmarFormularInspeccionarInstalarInstrumentarIntegrarInterpretarOrganizarPlanearPresupuestarProgramarRecomendarRepresentarRevisarSupervisarVerificar
AcumularAlmacenarAnalizarAuditarCalcularCalificarCompilarComprobarComunicarEjecutarElaborarEntrevistarEstimarEstudiarExpedir
InformarIniciarInstalarObtenerOperarParticiparPresentarPresupuestarProducirProgramarProponerProporcionarRealizarRecabarRecomendarRegistrarSistematizar
Nota: La lista de verbos no es limitativa, es solamente una referenciade uso. Como se estructura una función
Ejemplo:
“Asesorar a funcionarios públicos en el desarrollo
de proyectos de mejoramiento administrativo e instrumentosde
organización
del
trabajo,
que
permitan
fortalecer
el
funcionamiento de dependencias y entidades”.
que
permitan
fortalecer
el
funcionamiento
de
dependencias y entidades.
a funcionarios públicos enel desarrollo de proyectosde
mejoramiento
administrativo
e
instrumentos
de
organización
del
trabajo……………..
Asesorar
Condición
Objeto
Verbo
Guía técnica para elaborar manual de organización
Dirección de Desarrollo Administrativo
Dirección de Desarrollo Administrativo
4.- Motivos por los que se actualiza el manual •^
Cuando existe un ordenamiento que modifique la base legaldel
organismo
(Ley
Orgánica,
Decreto
de
creación,
Reglamento Interior, etc.).
-^
Cuando se autorice la modificación de la estructura orgánicadel
organismo
(cancelación,
creación,
cambio
de
denominación de órgano administrativo, etc.).
-^
Como resultado del proceso de simplificación administrativa.
Análisis: Es
el
examen
detallado
de
los
hechos
para
conocer
sus
elementos constitutivos, sus características representativas, asícomo sus interrelaciones y la vinculación de cada elemento enel todo. Atribución: Facultad u obligación que se da a una unidad administrativacomo de su exclusiva competencia, mediante un instrumentojurídico o administrativo. Estructura orgánica: Forma
en
que
están
ordenas
por
jerarquía
los
diferentes
órganos administrativos de una dependencia o entidad, y larelación
que
guardan
entre
sí.
La
estructura
orgánica
debe
corresponder o coincidir con su representación gráfica en elorganigrama. Facultad: Autoridad jurídica que tiene una persona, de ejecutar bajo suresponsabilidad determinados actos administrativos.
8
7
Guía técnica para elaborar manual de organización
Dirección de Desarrollo Administrativo
Dirección de Desarrollo Administrativo
5.- GlosarioAdministración Centralizada: Es la integrada por las dependencias y unidades administrativasque se encuentran directamente adscritas al Titular del EjecutivoEstatal, incluyendo los órganos desconcentrados. Administración Pública: Es la parte de los órganos del Estado que dependen directa oindirectamente, del Poder Ejecutivo del Estado y tiene a sucargo toda la actividad estatal que no desarrollan los otrospoderes, su acción es continua y permanente, siempre persigueel
interés
público,
adopta
una
forma
de
organización
jerarquizada
y
cuenta
con
elementos
personales,
elementos
patrimoniales estructura jurídica y procedimientos técnicos. Actividad: Grupo
de
operaciones
afines,
ejecutadas
por
una
misma
persona
o^
una
misma
área,
como
parte
de
una
función
determinada.
ANEXOS
11
12
Apartados que conforman el manual de organizació^ Apartados que conforman el manual de organizaci
ón
n
Autorización En este apartado, se hará mención de los servidores públicosque
autorizarán
y^
darán
el
visto
bueno
al
manual;
para
dependencias
y^
entidades,
el
titular
de
la
misma;
por
la
Secretaría
de
Administración,
el
titular
de
la
Dirección
de
Desarrollo Administrativo.Importante: No deberá mencionarse vigencia de autorización.^ Introducción^ Es una breve explicación del contenido del documento, asícomo de los motivos y propósitos que se pretenden con suutilización.^ Antecedentes^ Describir el origen, evolución y cambios significativos de lainstitución,
desde
su
creación,
derivados
de
las
disposiciones jurídicas administrativas de su organización.^ Base legal^ Es la relación jerárquica de los principales ordenamientosjurídicos administrativos vigentes, que dan origen y
regulan
el funcionamiento del organismo.Ordenar
y
mencionar
los
documentos
de
acuerdo
con el
orden
jerárquico
siguiente:
leyes,
códigos,
reglamentos,
decretos,
acuerdos,
convenios,
manuales,
circulares,
etcétera.
Guía técnica para elaborar manual de organización
Dirección de Desarrollo Administrativo
Dirección de Desarrollo Administrativo
Atribuciones Describir las atribuciones conferidas por la Ley Orgánicade la Administración Pública del Estado de Chiapas, parael caso de dependencias, y Ley o Decreto de creaciónpara las entidades. Misión Describir la razón de ser y existir de la dependencia o entidad.La definición de la misión, deberá responder a las siguientespreguntas:¿Qué es la institución?¿Qué hace la institución?¿A quién se dirige?¿Para qué lo hace?¿A través de qué lo hace? Visión La visión, es la imagen del futuro que se quiere crear; fijar unameta; ésta deber ser clara, inspiradora, conocida y compartida.Responde a las siguientes preguntas:¿Qué queremos ser o deseamos lograr?¿Cómo queremos que nos describan los usuarios de nuestrosservicios?¿A través de qué medios lograremos lo que deseamos?¿Cuáles son nuestros valores?¿Por qué debemos cambiar?
13
14
GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Órgano Funciones:
Administrativo:
Nombre
del
órgano
administrativo
que
tiene
asignadas las funciones a describirse en este apartado^ Propósito:
Indicar el resultado que se pretende lograr
con
la^
ejecución de
las
funciones.
Se recomienda
que
el^
propósito general se realice
después de haber requisitado todas las funciones que desarrolla el área.Deberá redactarse en forma clara y concisa, respondiendo a las preguntas:¿Qué se hace? y ¿Para qué se hace?^ Emisión anterior
Actualización
Próxima Revisión
Página
Como se estructura una función
“Asesorar
a
funcionarios
públicos
en
el
desarrollo
de
proyectos
de
mejoramiento
administrativo
e
instrumentos de organización del trabajo, que permitanfortalecer
el
funcionamiento
de
dependencias
y
entidades.”^ Verbo
Objeto
Asesorar
a^
funcionarios
públicos
en
el^
desarrollo
de
proyectos
de
mejoramientoadministrativo
e
instrumentos
de
organización del trabajo,
Condición
que permitan fortalecer elfuncionamiento
de
dependencias
y
entidades.
Dependencia o Entidad
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Dirección de Desarrollo Administrativo