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CLASIFICACIÓN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS.
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos, y las utilidades de un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales, resultado o de ganancias o pérdidas, y de orden. CUENTAS REALES O DE BALANCE: Estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
1. ACTIVO: Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o bancos, las mercancías, los muebles, los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor. Características del activo: Estar en capacidad de generar beneficios o servicios. Estar bajo control de la empresa. Generar derechos de reclamación. Movimientos de las cuentas de activo: Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es débito.
CUENTAS
REALES ACTIVO PASIVO PATRIMONIO COSTOS GASTOS INGRESOS DEUDORAS ACREEDORAS NOMINALES DE ORDEN
EJEMPLO: En la cuenta de Activo, Flota y Equipo de Transporte, la compra de un carro por $5’000. constituye el primer registro; la adquisición de otro vehículo por $7’000.000 significa otro registro y aumenta la cuenta; sumado al valor anterior da un movimiento débito por un total de $12’000.000. Al vender el primer vehículo por $5’000.000 se registra en el Haber porque constituye una disminución del Activo. El movimiento crédito es de $5’000.000. Como se debe aplicar la partida doble, es necesario afectar un mínimo de dos cuentas, en este caso la otra cuenta a afectar sería, Caja General; supongamos que antes de comprar el primer vehículo en caja había un saldo debito de $20’000.000 al comprar el primer vehículo sale de caja $5’000.000 por lo cual se registra en el haber, al comprar el segundo vehículo se registra de la misma forma, los $7’000.000 en el Haber; Al vender el primer vehículo se registran los $5’000.000 en el debe porque constituyen una entrada de dinero. (1540) FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE DEBE HABER 5.000. 0 5.000. 0 7.000. 0 12.000. 00 5.000. 0 7.000. 0 Saldo debito
2. PASIVO: Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son deudas que debe pagar por cualquier concepto. Características del pasivo: La obligación tiene que haberse casado lo cual implica que debe de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario cierto. CUENTAS DE ACTIVO DEBE HABER Aquí empiezan y aumentan.
Saldo Débito Aquí disminuyen y se cancelan.
(1105) CAJA GENERAL DEBE HABER 20.000. 0 5.000. 0 5.000. 0 7.000. 0 25.000. 0 12.000. 0 13.000. 0 Saldo debito
Movimientos de las cuentas de Patrimonio: Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe; por lo general, su saldo es crédito. EJEMPLO: Para constituir una empresa, tres socios aportan $10’000.000, $20’000.000 y $40’000.000 respectivamente. Al contabilizar los aportes se registran en el Haber de la cuenta Aportes Sociales, por constituir un aumento del patrimonio; Al retirarse el socio que aporto $20’000.000 por ser una disminución del patrimonio se registra en el Debe. Por consecuencia de que todos los aportes hayan sido en efectivo, solo se afectará una cuenta más (Caja General); Los aportes iniciales se registran del lado debe por ser una entrada de dinero y, al retirarse el socio el registro se realiza en el Haber porque constituye una disminución del activo. (3115) APORTES SOCIALES DEBE HABER 20.000. 0 10.000. 0 20.000. 0 40.000. 0 20.000. 0 70.000. 0 50.000. 0 Saldo Crédito CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS: Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Comprende las cuentas del estado de ganancias y pérdidas: Ingresos, Gastos y Costos.
4. INGRESOS: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. (1105) CAJA GENERAL DEBE HABER 10.000. 0 20.000. 0 20.000. 0 40.000. 0 70.000. 0 20.000. 0 5.000. 0 Saldo Debito
Movimientos de las cuentas de Ingresos: Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber, normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo. EJEMPLO: se reciben $250.000 mensual por concepto de arrendamiento de un local por los meses de enero, febrero y marzo. Estos valores se registran en el haber porque representan un ingreso; y en la cuenta de Caja General se registran los valores en el Debe. (4155) ACTIVIDADES INMOBILIARIAS DEBE HABER
Saldo Crédito 5. GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una perdida porque esos valores no son recuperables. Movimientos de las cuentas de Gastos: Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito. EJEMPLO: se pagan servicios públicos del mes de Mayo, así: luz $180.000, Agua $60.000 y telefonía $150.000; estos valores se registran al Debe porque representan aumento de los gastos para la empresa y se sacan de la Caja General por lo cual se registran en el Haber de esta. (5135) SERVICIOS DEBE HABER
0
0
0
0 Saldo Debito (1105) CAJA GENERAL DEBE HABER
Saldo Debito (1105) CAJA GENERAL DEBE HABER 20.000. 0
0
0
0 20.000. 0
0 19.610. 0 Saldo Debito
- GASTOS DE OPERACIÓN.
- REGLONES NO OPERACIONALES. RETENCIÓN EN LA FUENTE La retención en la fuente no es un impuesto, sino que es el simple cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio. La retención en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, ésta se puede descontar en la respectiva declaración, ya sea de IVA, de Renta o de Ica. Hay diferentes tarifas de retención en la fuente respecto a los diferentes impuestos; para que se pueda aplicar la retención el monto debe superar la base establecida según el concepto (valor UVT para el año 2014 ($27.485)). Las tarifas más comunes son las siguientes: Para compras mayores a $742.000 la retención es del 2.5% para personas declarantes y 3.5% para no declarantes. Por servicios mayores a $110.000 la retención es del 4% para declarantes y del 6% para no declarantes. Por honorarios mayores a un $1 la retención es del 11% para declarantes y del 10% para no declarantes. Para arriendos mayores a $742.000 es del 2.5% para declarantes y del 3.5% para no declarantes. La retención del IVA equivale al 15% del monto del impuesto. La retención del ICA se calcula dependiendo de la tarifa de la empresa. COMERCIALIZADORA XY S.A.S. ESTADO DE RESULTADO JULIO 1 - 31, DE 2014
- 41 INGRESOS BRUTOS OPERACIONALES 33.500.
- 4175 DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS 1.100. = INGRESOS OPERACIONALES NETOS 32.400.
- 61 COSTOS DE VENTAS 10.000. = UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 22.400.
- 5 GASTOS OPERACIONALES DE 1.436. 51 ADMINISTRACION 616. 52 VENTAS 820. = UTILIDAD OPERACIONAL 20.964.
- 42 INGRESOS NO OPERACIONALES 5.000.
- 53 GASTOS NO OPERACIONALES - = UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 25.964.
- 54 PROVISION DE RENTA 25% 6.491. = 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO 19.473.
IVA (IMPUESTO AL VALOR AGREGADO)
El IVA es el impuesto al consumo el cual se estará pagando por el valor que agreguemos a los productos o servicios que hayamos adquirido, siempre y cuando no seamos el consumir final. Quien paga la totalidad el IVA es el consumidor final, pues al no poderlo vender o agregarle valor, no puede descontar el IVA pagado como en el caso del comerciante. RESPONSABLES DEL IMPUESTO A LAS VENTAS Son responsables del Impuesto sobre las ventas todas las personas jurídicas y naturales que vendan productos o presten servicios gravados. Los responsables del impuesto a las ventas se dividen en dos grupos:
- Régimen simplificado
- Régimen común Los responsables que pertenecen al régimen común son las personas naturales que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado. Vale recalcar, que toda persona jurídica, por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común en el impuesto sobre las ventas. Pero en el caso de las personas naturales, solo pertenecen al Régimen común aquellas personas que no cumplen con uno de los requisitos para pertenecer al régimen simplificado. REQUISITOS PARA PERTENECER AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO: Los siguientes requisitos son como lo establece el estatuto tributario.
- Que los ingresos obtenidos en el 2013 hayan sido inferiores a $107.364.000.
- Que no tenga más de un establecimiento de comercio u oficina.
- Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
- Que no sean usuarios aduaneros.
- Que en el año gravable 2013 no haya celebrados contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 Uvt($88.575.000).
La codificación está estructurada de la siguiente manera. CLASE: El primer digito. GRUPO: Los dos primeros dígitos. CUENTA: Los cuatro primeros dígitos. SUBCUENTA: Los seis primeros dígitos. CLASE 1: Activo CLASE 2: Pasivo CLASE 3: Patrimonio CLASE 4: Ingresos CLASE 5: Gastos CLASE 6: Costos de Venta CLASE 7: Costos de producción u operación CLASE 8: Cuentas de orden deudoras CLASE 9: Cuentas de orden acreedora 1 ACTIVO 11 Disponible (cuando dispone de dinero inmediatamente) 1105 Caja 110505 Caja general 110510 Cajas menores 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 111010 Moneda extranjera 1120 Cuentas de ahorro 112005 Bancos 12 Inversiones (cuando compra títulos valores) 1205 Acciones 1210 Cuotas o partes de interés 1215 Bonos 1295 Otras inversiones 1299 Provisiones 13 Deudores (cuando tiene cuentas por cobrar) 1305 Clientes 130505 Nacionales 130510 Del exterior 1320 Cuentas por cobrar 1325 Cuentas por cobrar a socios 1345 Ingresos por cobrar 1355 Anticipo de impuestos (saldos a favor)
135505 Anticipo de renta y complementarios 135510 Anticipo de impuesto ICA 135515 Retención en la fuente 135517 Impuesto a las ventas retenido 135517 Impuesto de ICA retenido 135595 Otros 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 1370 Prestamos a particulares 1380 Deudores varios 1399 Provisiones 139905 Clientes 14 Inventarios (mercancías disponible para la venta) 1405 Materias primas 1410 Productos en proceso 1430 Productos terminados 1435 Mercancía no fabricada x la empresa 1450 Terrenos 1499 Provisiones 15 Propiedad, planta y equipo ( compra activos fijos para uso de la empresa) 1504 Terrenos 1516 Construcciones y edificaciones 1520 Maquinaria y equipo 1524 Equipo de oficina 1528 Equipo de computación 152805 Equipos de procesamiento de Datos 1540 Flota y equipo de transporte 1544 Flota y equipo fluvial 1548 Flota y equipo aéreo 1592 Depreciación acumulada 159205 Construcciones y edificaciones 159210 Maquinaria y equipo 159220 Equipo de computación y comunicación 159235 Flota y equipo de transporte 16 Intangibles (cuando se tiene marcas, patentes) 1605 Crédito mercantil 1610 Marcas 1615 Patentes 1620 Franquicias 1625 Derechos 17 Diferidos (pago de gastos por anticipado) 1705 Gastos pagados por anticipado
253025 Otras 2532 Pensiones por pagar 2540 Indemnizaciones laborales 26 Pasivos estimados y provisiones (cxp a empleados por prestaciones soc.) 2605 Para costos y gastos 2610 Para obligaciones laborales 2615 Para obligaciones fiscales 2695 Provisiones diversas 27 Diferidos (ingresos recibidos por anticipado) 2705 Ingresos recibidos por anticipado 2710 Abonos diferidos 2725 Impuestos diferidos 28 Otros pasivos (cuando no se pueda incluir en otro) 2805 Anticipos y avances recibidos 2890 Diversos 29 Bonos y papeles comerciales (documentos que soportan obligaciones) 2905 Bonos de circulación 2915 Papeles comerciales 2925 Títulos pensiónales 3 PATRIMONIO 31 Capital social 3105 Capital suscrito y pagado 310505 capital autorizado 3115 Aportes sociales 3140 Fondo social 32 Superávit capital 3210 Donaciones 3215 Crédito mercantil 33 Reservas 3305 Reservas obligatorias 330505 Reserva legal 330510 Reserva por disposiciones fiscales 330595 Otras 3310 Reservas estatutarias 3315 Reservas ocasionales 34 Revalorización del patrimonio 3405 Ajustes por inflación 3410 Saneamiento fiscal 36 Resultados del ejercicio 3605 Utilidad del ejercicio 3610 Pérdida del ejercicio
37 Resultados del ejercicio 3705 Utilidades o excedentes acumulados 3710 Pérdidas acumuladas 4 INGRESOS (ventas) 41 Operacionales (cuando la venta corresponde a actividad económica de la empresa) 4105 Agricultura, ganadería, caza y silvicultura 4115 Explotación de minas y canteras 4120 Industria manufacturera 4135 Comercio al por mayor y al por menor 4175 Devoluciones rebajas y descuentos 42 No operacionales (cuando la venta no corresponde a la actividad económica de la empresa) 4205 Otras ventas 4210 Financieros 4215 Dividendos 4220 Arrendamientos 4230 Honorarios 4235 Servicios 4240 Utilidad en venta de inversiones 4245 Utilidad en venta de propiedad planta y equipo 5 GASTOS (s.d.n.r) 51 operacionales de administración (cuando corresponden al área admitiva) 5105 Gastos de personal 5110 Honorarios 5115 Impuestos 5120 Arrendamientos 5130 Seguros 5135 Servicio 5140 Gastos legales 5145 Mantenimiento y reparaciones 5160 Depreciaciones 5165 Amortizaciones 52 Operacionales de ventas (cuando corresponden al área de venta) 5205 Gastos de personal 5210 Honorarios 5215 Impuestos 5230 Seguros 5235 Servicios 5240 Gastos legales 5245 Mantenimiento y reparaciones
