Mejora de gestión de procesos en D'QS S.A.S de Medellín, Colombia, Monografías, Ensayos de Economía

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Plan para la Mejora en la Gestión

de los Procesos de

Programación, Elaboración de

Presupuesto, Control y Calidad

de Obra en la Empresa D’QS

S.A.S. de Medellín, Colombia

Abstract

The developed work consists in the intervention of four constructive process from the company D’QS S.A.S. in Medellín, Colombia. The objective is to develop an integral plan for improve the management of the processes of programming, budget preparation, control and quality on site, for which are applied documental reviews, SWOT analysis, surveys, the current structures are modified and adapted, and they are new mechanisms incorporated. As a result of the directed actions, four improved tools are obtained with standardized work formats and integrated between each other. The implementation strategy consists of six phases that allow the incorporation of new tools and enhance the actions of the company for its growth. Among the main conclusions is that the SWOT analysis shows qualities such as knowledge, experience, dynamism and initiative for the growth of the company, the intervened processes now have new tools to manage projects with up to 340 tasks, and the implementation strategy requires the investment of approximately 17 months including the actions that enhance the company's growth. Keywords: Improvement Plan, Management, Budget, Project Programming, Costs Control, Quality on Site, Diagnosis, Implementation Strategy.

Resumen

El trabajo desarrollado consiste en la intervención de cuatro procesos constructivos de la empresa D’QS S.A.S. en Medellín, Colombia. El objetivo es desarrollar un plan integral para la mejora en la gestión de los procesos de programación, elaboración de presupuesto, control y calidad de obra, para lo cual se aplican revisiones documentales, análisis FODA, encuestas, se modifican y adecuan las estructuras existentes, y se incorporan nuevos mecanismos. Como resultado de las acciones dirigidas se obtienen cuatro herramientas mejoradas con formatos de trabajo estandarizados e integrados entre sí. La estrategia de implementación consta de seis fases que permiten la incorporación de las nuevas herramientas y potencian las acciones de la empresa para su crecimiento. Entre las principales conclusiones se tiene que el análisis FODA evidencia cualidades como conocimiento, experiencia, dinamismo e iniciativa para el crecimiento de la empresa, los procesos intervenidos cuentan ahora con nuevas herramientas para gestionar proyectos hasta con 340 tareas, y la estrategia de implementación requiere la inversión de aproximadamente 17 meses incluyendo las acciones que potencien el crecimiento de la empresa. Palabras claves: Plan de Mejora, Gestión, Presupuesto, Programación de Proyectos, Control de Costos, Calidad de Obra, Diagnóstico, Estrategia de Implementación.

Plan para la Mejora en la Gestión

de los Procesos de

Programación, Elaboración de

Presupuesto, Control y Calidad

de Obra en la Empresa D’QS

S.A.S. de Medellín, Colombia

MARCOS ANTONIO MONTENEGRO MÉNDEZ

Proyecto final de graduación para optar por el

grado de Licenciatura en Ingeniería

en Construcción

Diciembre del 2017

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA

RICA ESCUELA DE INGENIERÍA EN

CONSTRUCCIÓN

PLAN PARA LA MEJORA EN LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE PROGRAMACIÓN, ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO, CONTROL Y

CALIDAD DE OBRA DE LA EMPRESA D’QS S.A.S. DE MEDELLÍN, COLOMBIA. 1

Prefacio

El desarrollo de este trabajo de graduación, denominado “Plan para la mejora en la gestión de los procesos de programación, elaboración de presupuesto, control y calidad de obra en la empresa D’QS S.A.S. de Medellín, Colombia” se lleva a cabo debido a la necesidad que evidencia la empresa D’QS por adecuar sus mecanismos existentes a las demandas del sector construcción dentro de sus áreas de trabajo. La ejecución de proyectos que desde la primera etapa de planeación se vean respaldados por herramientas de gestión adecuadas, eficientes e integrales permite dar una mejor dirección en etapas posteriores, y que apoyadas por mecanismos igualmente especializados para los diversos controles que en obra deben efectuarse, conllevan a mejores resultados en las últimas etapas del desarrollo de las obras. Con una adecuada evolución en los mecanismos de gestión, las empresas constructoras pueden ampliar sus áreas de trabajo y diversificar las actividades que ejecutan. Bajo esta premisa, la empresa D’QS se proyecta en un crecimiento progresivo que aumente sus actividades actuales en la construcción de vías y urbanismos, y adicione el área de construcción de vivienda y edificaciones. Así entonces, los resultados que en este documento se presentan conducen a una serie de conclusiones y recomendaciones que deben tomarse en consideración al momento de tener participación en un proyecto, desde su presupuestación hasta su control y ejecución, para desarrollar obras de manera más eficiente y con mejores utilidades. Adicionalmente, se responde al objetivo de desarrollar un plan integral para la mejora en la gestión de los procesos de programación, elaboración de presupuesto, control y calidad de obra en la empresa D’QS S.A.S. de Medellín, Colombia. Finalmente, extender mi más sincero agradecimiento a mi familia, amigos, compañeros y en general a todas aquellas personas que de una u otra manera me han dado su apoyo durante

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CALIDAD DE OBRA DE LA EMPRESA D’QS S.A.S. DE MEDELLÍN, COLOMBIA. todo este tiempo de gran trabajo y esfuerzo, así como a la empresa D’QS por abrirme sus puertas como practicante, a la Escuela de Ingeniería en Construcción y sus docentes por la formación profesional de tan alta calidad, y al Tecnológico de Costa Rica y todas sus oficinas, por ser el alma máter que acogió darme la oportunidad de convertirme en un profesional con todo su respaldo y apoyo.

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CALIDAD DE OBRA DE LA EMPRESA D’QS S.A.S. DE MEDELLÍN, COLOMBIA. detallando aspectos positivos y por mejorar, acompañado por el análisis FODA al mes de julio 2017 y la aplicación de una encuesta para el diagnóstico. Como resultado de la intervención en los cuatro procesos se obtuvo la adecuación de una herramienta para la elaboración de presupuestos, el desarrollo de una herramienta para el control de costos y de obra, y para el control de calidad, y se obtuvo una mejora en el procedimiento de programación de proyectos. Todas estas intervenciones se orientan a la creación de formatos estandarizados de trabajo, permitiendo la integración entre las distintas herramientas mejoradas. Así mismo, la propuesta de una estrategia de implementación a las mejoras en los procesos generó como resultado un plan de seis fases que tiene en cuenta la incorporación y validación de las mejoras en los cuatro procesos de interés, sumados a la implementación de acciones para potencializar el crecimiento y desarrollo de la empresa. Habiendo realizado cada una de las acciones comprendidas en la intervención a la empresa D’QS se llegó a las siguientes conclusiones:  El análisis FODA elaborado para el diagnóstico de la empresa evidencia cualidades como conocimiento, experiencia, dinamismo e iniciativa para el crecimiento de la empresa al incorporar otras líneas de trabajo (como vivienda y edificaciones) y crear vínculos con otras empresas constructoras.  Los cuatro procesos internos intervenidos por el desarrollo de mejoras cuentan ahora con nuevas herramientas que tienen capacidad para gestionar proyectos con grandes alcances (más de 340 tareas y/o actividades), estandarizando los formatos de trabajo para la empresa.  El proceso de elaboración de presupuestos evidenció la herramienta de mayor semejanza al manejo que se daba

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del proceso originalmente, considerándose una adecuación de mejora e integración de los mecanismos conocidos.  El proceso de control de costos y de obra representó la intervención de mayor complejidad realizada a la empresa, la herramienta desarrollada contiene una cantidad importante de hojas o mecanismos nuevos para la gestión, control y seguimiento de las obras (18 en total).  La estrategia de implementación de las mejoras mostró que la adaptación a las nuevas herramientas requiere la inversión de aproximadamente 17 meses incluyendo las acciones que potencien el crecimiento de la empresa, y amerita de una inversión económica porcentual y equivalente a cada fase de la implementación total de las mejoras.

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y su capacidad para ejecutarla adecuadamente ante cada proceso. Este documento se aboca a desarrollar la problemática detallada párrafos anteriores, y propone un plan general que conduzca a la mejora de varios procesos constructivos, desde etapas previas hasta la finalización de las obras. Aunado a lo anterior y en plena contextualización de la problemática existente, este texto se enfoca al objetivo principal de elaborar una intervención en la empresa constructora D’QS S.A.S., y así desarrollar un plan integral para la mejora en la gestión de los procesos de programación, elaboración de presupuesto, control y calidad de obra. Los objetivos específicos se detallan en el siguiente apartado. A su vez, el plan se acompaña de una serie de herramientas preparadas y adecuadas para el uso interno de esta empresa colombiana, con las cuales se puede llevar a cabo un mejor desarrollo de los proyectos de ingeniería en cuanto a costo, plazo y alcance dentro de los procesos mejorados. Objetivo s específic os Los objetivos específicos del proyecto son:  Realizar un diagnóstico del estado actual de los proyectos en la empresa D’QS S.A.S.  Desarrollar los procedimientos, herramientas y técnicas para la mejora de los procesos actuales.  Proponer una estrategia de implementación para los procesos mejorados.

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CALIDAD DE OBRA DE LA EMPRESA D’QS S.A.S. DE MEDELLÍN, COLOMBIA. Limitaciones Considerando el alcance efectivo de este proyecto, su realización presentó las siguientes limitaciones.  Escasa ejecución de obras durante el levantamiento del diagnóstico, lo cual derivó en un número reducido de visitas a campo para la toma de observaciones en obra.  Escasa documentación de referencia para el levantamiento de algunos procesos, como control y programación.  Ausencia de la ejecución de proyectos con un alcance adecuado para someter a prueba de forma parcial las facilidades adscritas a las mejoras desarrolladas.  Ausencia de un proyecto piloto donde aplicar todas las herramientas desarrolladas en los cuatro procesos intervenidos como prueba en campo de su funcionalidad.  Tiempo limitado para dar seguimiento a las capacitaciones generadas en torno a los cuatro procesos mejorados.  Tiempo limitado para llevar al campo las herramientas de mejora, a fin de poder optimizarlas de manera temprana

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CALIDAD DE OBRA DE LA EMPRESA D’QS S.A.S. DE MEDELLÍN, COLOMBIA. reflejan en el análisis de programas de crecimiento.

Métodos y técnicas aplicadas

Revisión documental de oficina

y revisión del trabajo en campo

Comprende la revisión en detalle de las evidencias en la gestión y manejo de los procesos en estudio por parte de la empresa en el pasado. Esto no significa la revisión de todo el historial de proyectos, sino que se seleccionan dos o tres casos bajo el acompañamiento de la gerencia para realizar la inspección respectiva. Por su parte, en campo se revisan los procesos de interés (en caso de estarse ejecutando alguno de ellos) mediante la gestión que se da del mismo, el uso de herramientas y mecanismos, y su alcance para desarrollar la acción de control, seguimiento, programación o presupuestos, según corresponda.

Evaluación de bases de datos

Este método es referente a la revisión en mayor detalle de las bases de datos que se disponen en la empresa, identificando factores importantes como la dimensión, contenidos, organización, actualizaciones, entre otros. Con estas acciones se permite alimentar la base del diagnóstico a elaborar con base en las experiencias pasadas y el estado actual de uso y gestión de cada proceso con sus respectivas herramientas o mecanismos.

Análisis FODA

El análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) permite tomar una instantánea del estado de una situación o empresa. En este caso, aplicado a la empresa

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D’QS, posibilita el obtener información desde una posición neutral para destacar aspectos positivos que deben mantenerse y fortalecerse, y aspectos negativos que deben ser controlados, eliminados o minimizados para que tengan la menor interferencia en las actividades de la empresa. La particularidad del análisis FODA es que refleja un estado transparente del sujeto en estudio, pero su validez no perdura en el tiempo, por lo que el FODA realizado aplica aproximadamente por seis meses a partir de la presentación de su informe.

Aplicación de encuestas

y entrevistas

También perteneciente al objetivo del diagnóstico, la aplicación de estas técnicas de investigación refleja el punto de vista de una persona ante una situación o aspectos particulares. Aplicadas al personal de la empresa D’QS, representan una de las fuentes más confiables de información para obtener el parecer, desde adentro, de los procesos en estudio. Sin embargo, la principal desventaja de esta técnica es la gran variabilidad de opiniones que se pueden obtener si no se detalla una encuesta o entrevista adecuadamente dirigida sobre los intereses de la intervención de mejora.

Análisis de funcionalidad

e identificación de

factores críticos

Ambos métodos de investigación se pueden abordar desde el levantamiento de cada uno de los procesos en estudio. Buscan como principal fin destacar el procedimiento de uso de las herramientas disponibles, para revisar su funcionalidad real dentro de un marco de mejora que se apoya en la detección de factores o aspectos críticos, positivos y negativos sobre cada proceso.

Adaptación y optimización

de mecanismos

originales

Posterior a la aplicación de los métodos anteriores, los procesos se pueden someter a una adaptación de mejora u optimización de su manejo y gestión, fortaleciendo sus estructuras y formatos de trabajo. En el caso que se detecte un gran número

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Fuentes primarias de información

Para el primer objetivo se consultó de forma directa la documentación disponible en la empresa, sus mecanismos (físicos o digitales) y las bases de datos. Para el segundo objetivo, se consultó el diagnóstico realizado y los mecanismos existentes para estas fuentes. Finalmente, para detallar el tercer objetivo del proyecto se acudió a los mecanismos mejorados y observaciones de los usuarios.

Documentación de oficina

Estas fuentes son los diferentes documentos que se refieren a proyectos en los cuales la empresa ha tenido participación, así como planos, especificaciones, bitácoras, hojas de control. La documentación de oficina puede ser física o digital, e incluso incluir fotografías, y se emplea para el levantamiento de las experiencias de la empresa dentro del diagnóstico.

Mecanismos actuales (físicos

y/o digitales)

Forman parte del diagnóstico como fuentes primarias debido que a partir de estos se intervienen los procesos, y por dicha razón deben ser sometidos a la revisión, ya sea como formatos físicos de trabajo, o documento y herramientas digitales para la presupuestación, programación, control de costos y de calidad en obra.

Bases de datos

Estas se requieren para lograr los objetivos y aplicar las evaluaciones correspondientes, mediante la revisión de los aspectos mencionados anteriormente.

Diagnóstico de estado actual

Este proceso no solo es una fuente de información, sino que también es un producto de la intervención a los procesos de la empresa, como se estableció en el primer objetivo específico de este trabajo. Mediante la información generada en el diagnóstico se pueden definir las condiciones más críticas que se encuentran en la empresa, así

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Y CALIDAD DE OBRA DE LA EMPRESA D’QS S.A.S. DE MEDELLÍN, COLOMBIA. como los aspectos más fuertes, y de este modo, establecer el orden y prioridad de la intervención a la empresa. Adicionalmente, este diagnóstico permite identificar y prever posibles soluciones a las falencias detectadas, lo que deriva en mejoras a los procesos mucho más adecuadas a las necesidades de la empresa.

Mecanismos existentes y

mejorados

Son fuentes primarias para el desarrollo de las mejoras debido a que, como ya se ha comentado, son los mecanismos que se deben intervenir y adecuar con los requerimientos de la empresa D’QS. Por su parte, los mecanismos ya mejorados siguen siendo fuentes de información debido a que se busca la generación de una mejora completa mediante el plan integral de mejoramiento a los procesos.

Observaciones de los usuarios

Las observaciones de los usuarios hacen parte de las principales fuentes de información porque reflejan directamente el alcance que han tenido las intervenciones realizadas, avalan y respaldan o cuestionan su funcionalidad dentro de los mecanismos de trabajo de la empresa.

Fuentes secundarias de

información

Para lograr el primer objetivo específico, se consultaron exclusivamente los apuntes del coordinador de obras sobre el manejo de las distintas herramientas disponibles. Para el segundo objetivo, las fuentes consistieron en la bibliografía vinculante disponible, y manuales de las herramientas originales o por adaptar. El tercer objetivo se cubrió con fuentes secundarias de bibliografía referente.

Bibliografía referente

La consulta bibliográfica representa una fuente secundaria ya que la consulta no es obligatoria, y sirven más como un apoyo o respaldo para aportar mayor beneficio a la intervención realizada a cada proceso de estudio.